مساعد إداري

مساعد اداري تنفيذي

تتمحور وظيفة المساعد الإداري حول تقديم الدعم الإداري اليومي للمدير العام والفريق الإداري، وضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة. تتطلب الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، والقدرة على العمل تحت الضغط، والحفاظ على السرية. يقوم المساعد الإداري بإدارة المراسلات، تنظيم الاجتماعات، وإعداد الوثائق اللازمة لتحقيق الكفاءة في بيئة العمل. الملخص

الدعم الإداري:

• إدارة الجداول الزمنية وتنظيم الاجتماعات والفعاليات

• إعداد ترتيبات السفر وحجوزات الإقامة

• تجهيز المستندات والعروض التقديمية

إدارة الوثائق:

• تحرير ومراجعة المراسلات والتقارير باللغتين العربية والإنجليزية

• حفظ الملفات بنظام وترتيب (إلكترونياً وورقياً)

• ضمان توثيق المراسلات الداخلية والخارجية

تنسيق المكتب:

• إدارة الطلبات المكتبية وضمان توفر المستلزمات

• التعامل مع الموردين ومقدمي الخدمات الخارجية

• دعم عملية استقبال الموظفين الجدد

التواصل:

• الرد على الاستفسارات الروتينية وتحويلها إلى الجهات المختصة

• إعداد وتوزيع الإعلانات والمذكرات الإدارية

• تسهيل التواصل بين الأقسام المختلفة

التخطيط وحل المشكلات:

• تنظيم الفعاليات والاجتماعات مع ضمان الجاهزية اللوجستية

• اقتراح تحسينات على العمليات الإدارية

• إدارة المهام الطارئة والمتغيرات اليومية بكفاءة

المتطلبات:

• إجادة اللغة العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابة

• إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)

• مهارات تنظيمية وتواصل ممتازة

ساعات العمل:

• من الساعة 95 مساءً

• من الأحد إلى الخميس

• نظام ساعات عمل شبه مرن، مع إمكانية العمل عن بُعد في بعض الأيام

وصف وظيفي: مساعدة إدارية (عمل عن بعد)

المسمى الوظيفي: مساعدة إدارية
مكان العمل: عن بعد (مع الحاجة لحضور الاجتماعات أو اللقاءات عند الضرورة)
التبعية: تعمل مباشرة مع الرئيس التنفيذي

الوصف العام:

تتولى المساعدة الإدارية دورًا محوريًا في تنظيم وإدارة جميع العمليات الإدارية المحيطة بالرئيس التنفيذي، لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة. يتمثل دورها في ترتيب ومتابعة المهام، التنسيق بين الأقسام المختلفة، والتواصل مع العملاء والشركات الأخرى، بالإضافة إلى إعداد التقارير ورفعها للرئيس التنفيذي.

المهام والمسؤوليات:

1. تنظيم الجدول الزمني للرئيس التنفيذي:

جدولة الاجتماعات وتنظيم المواعيد.

إعداد جداول الأعمال وتوزيعها.



2. متابعة المهام الإدارية:

متابعة تنفيذ المهام الموكلة إلى الأقسام المختلفة وضمان إنجازها في الوقت المحدد.

توفير التقارير الدورية عن سير العمل.



3. التنسيق الداخلي والخارجي:

التواصل مع الأقسام الإدارية لتسهيل سير العمل.

التنسيق مع العملاء والشركات الأخرى فيما يتعلق بالاجتماعات والاتفاقيات.



4. إعداد التقارير والوثائق:

جمع البيانات وتحليلها وإعداد تقارير مفصلة.

رفع التقارير الدورية للرئيس التنفيذي مع تقديم التوصيات المناسبة.



5. دعم الاجتماعات واللقاءات:

حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر عند الحاجة.

الإشراف على تنظيم اللقاءات والفعاليات الخاصة بالشركة.



6. القيام بمهام أخرى حسب توجيهات الرئيس التنفيذي.



المتطلبات والمؤهلات:

الشهادات: درجة البكالوريوس في الإدارة أو ما يعادلها.

الخبرة: خبرة سابقة في العمل الإداري (لا تقل عن سنتين).

المهارات:

مهارات تنظيم وإدارة وقت عالية.

إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وأدوات العمل عن بعد.

مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة.

القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات بسرعة.



طبيعة العمل:

العمل عن بعد بشكل رئيسي.

المرونة في الحضور الفعلي للاجتماعات أو اللقاءات عند الحاجة.


الميزات:

بيئة عمل مرنة وداعمة.

فرصة للتطوير المهني والتعلم المستمر.


إذا كنتِ ترين نفسك مناسبة لهذه الوظيفة، يرجى إرسال السيرة الذاتية مع خطاب تقديمي يوضح مدى ملاءمتك للدور المطلوب.