مساعد إداري

نبحث عن مساعد إداري منظم ودقيق للانضمام إلى فريقنا، للمساهمة في دعم العمليات اليومية للمكتب. ستشمل مهامك تنظيم الملفات، وجدولة المواعيد، والتعامل مع المراسلات، بالإضافة إلى تقديم الدعم اللوجستي اللازم. إذا كنت تتمتع بمهارات تنظيمية عالية وقدرة على العمل بكفاءة، فنحن ندعوك للتقديم

المهام الإدارية والتنظيمية

• إدارة وتنظيم جدول الأعمال والمواعيد اليومية للإدارة.
• تنسيق الاجتماعات وإعداد الدعوات وحجز قاعات الاجتماعات.
• إعداد جداول الأعمال (Agenda) وتدوين محاضر الاجتماعات (Minutes of Meeting).
• متابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة من الاجتماعات.
• تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وأرشفة المستندات.
• إدارة المراسلات الواردة والصادرة.

إدارة المكاتب

• الإشراف على سير العمل اليومي داخل المكتب.
• متابعة احتياجات المكتب من المستلزمات وطلبها عند الحاجة.
• التنسيق مع شركات الخدمات والصيانة.
• استقبال الزوار وترتيب مواعيدهم مع الإدارة.

الدعم التنفيذي

• تقديم الدعم المباشر للمدير أو الإدارة العليا.
• تجهيز التقارير والعروض التقديمية.
• جمع وتحليل البيانات المطلوبة لاتخاذ القرار.
• متابعة المهام اليومية للإدارة والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد.
• الحفاظ على سرية المعلومات والوثائق.

إعداد التقارير

• إعداد التقارير الإدارية الدورية.
• متابعة مؤشرات الأداء (KPIs).
• إعداد تقارير المصروفات والموازنات البسيطة.
• تحديث قواعد البيانات والسجلات.

المتابعة الإدارية

• متابعة العقود والمستندات الرسمية.
• متابعة تجديد الاشتراكات والتراخيص.
• متابعة الموافقات الداخلية.
• متابعة المواعيد النهائية للمشاريع والمهام.

إدارة الوثائق

• إعداد النماذج الإدارية.
• مراجعة المستندات قبل اعتمادها.
• حفظ العقود والاتفاقيات بطريقة منظمة.
• ضمان سهولة الوصول إلى الملفات عند الحاجة.