وظائف مساعد إداري في الرياض

مساعد مرحلة ما بعد الإنتاج | Post Production Assistant

مساعد ما بعد الإنتاج هو أحد الأدوار الأساسية في فريق ما بعد الإنتاج، ويساهم في تنسيق ومتابعة العمليات بين الأقسام المختلفة (مثل المنتجين، محرري الفيديو، مصححي الألوان، مهندسي الصوت وفناني المؤثرات البصرية وغيرهم).

المهام تشمل الجوانب التقنية والتنظيمية والإدارية، وتساهم في تسهيل سير العمل بين الفريق الإبداعي والإداري.

مساعد اداري ومشرف
يتطلب وجود سياره
دوام جزئي مسائي

مساعد اداري ومشرف
يتطلب وجود سياره
دوام جزئي مسائي

مطلوب مساعد إداري للعمل في شركة رائدة في مجال الخدمات المكتبية، للقيام بمهام تنظيم المواعيد وإدارة المراسلات وأرشفة الملفات. يتطلب العمل مهارات عالية في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس، مع القدرة على التواصل الفعال وإتقان اللغتين العربية والإنجليزية. المهام الرئيسية تشمل:
• استقبال وتنظيم المكالمات والبريد
• تنسيق الاجتماعات وإعداد التقارير
• متابعة المعاملات الإدارية
• تنظيم وحفظ الوثائق والملفات
• التنسيق مع الإدارات المختلفة

(إرفاق مقطع تعريفي عن نفسك يضمن لك مشاهدة CV الخاص بك )
الإشراف على الأنشطة اليومية والإستراتيجية للمؤسسة، وضمان تحقيق الأهداف التشغيلية والمالية بما يتماشى مع رؤية ورسالة الشركة.

المهام والمسؤوليات:

✅ وضع الخطط الاستراتيجية وتنفيذها لتحقيق النمو المستدام.
✅ الإشراف على إدارات الشركة المختلفة والتأكد من كفاءتها وفاعليتها.
✅ إدارة الميزانيات والموارد المالية وضبط النفقات لتحقيق الأهداف الربحية.
✅ تطوير السياسات والإجراءات الداخلية بما يضمن تحسين الأداء والامتثال للأنظمة.
✅ تمثيل الشركة أمام الجهات الرسمية والشركاء والعملاء الرئيسيين.
✅ إعداد التقارير الدورية لمجلس الإدارة أو المالكين عن الأداء والإنجازات.
✅ قيادة وتحفيز فرق العمل لضمان إنتاجية عالية وبيئة عمل إيجابية.

المؤهلات والمتطلبات:

🔹 شهادة جامعية في الإدارة، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة (ويُفضل الدراسات العليا مثل MBA).
🔹 خبرة عملية لا تقل عن 810 سنوات في مناصب قيادية عليا.
🔹 مهارات عالية في التخطيط الاستراتيجي وإدارة التغيير.
🔹 قدرات متميزة في التواصل، التفاوض، واتخاذ القرار.
🔹 إلمام قوي بالقوانين والأنظمة ذات العلاقة بالصناعة/المجال

نحن نبحث عن مبرمج تطبيقات ماهر للانضمام إلى فريقنا الديناميكي، المسؤول عن تطوير واختبار وصيانة تطبيقات البرمجيات عالية الجودة التي تلبي متطلبات الأعمال. سيكون المرشح المثالي متعاونًا مع فرق متعددة التخصصات لتصميم حلول مبتكرة، وكتابة كود نظيف وفعال، وتنفيذ عمليات تصحيح قوية لضمان الأداء الأمثل للتطبيق. تشمل المسؤوليات الرئيسية تحليل احتياجات المستخدم، وتطوير المواصفات الفنية، واستخدام لغات البرمجة مثل جافا أو بايثون أو C++، وإجراء إجراءات اختبار شاملة، وتقديم تحديثات منتظمة عن حالة المشروع مع الالتزام بأفضل الممارسات والمعايير البرمجية في الصناعة.

• تقديم الدعم الإداري للمدير و/أو الوظيفة من خلال الكتابة، وإعداد، وتجميع التقارير والمقترحات.
• تطوير والحفاظ على نظام أرشفة فعال للمنظمة.
• إعداد وإدارة طلبات المواد المكتبية لضمان توافرها بشكل منتظم.
• متابعة الفواتير الصادرة والمعلقة، والنفقات، والمقدمات، والتواصل مع قسم المالية للحصول على الموافقة.
• الحفاظ على تحديث قوائم الاتصال للموظفين الفنيين وتسهيل خدمات النقل إلى مواقع العملاء.
• التعامل مع مهام إدارة المكالمات المعينة واللوجستيات لرحلات فريق المشروع.
• تقديم التقارير بانتظام والرد على استفسارات العملاء، مما يضمن التواصل الفعال مع المعنيين.
• إدارة الاتصالات الخارجية، بما في ذلك إرسال واستقبال الفاكسات.

• الكفاءة في استخدام MS Office مع سرعة كتابة مناسبة.
• مهارات تنظيمية واتصالية وشخصية ممتازة.
• قدرات تحليلية قوية ومهارات بناء علاقات جيدة.
• عضو فريق مع إتقان جيد في اللغة الإنجليزية.

• إدارة طلبات شراء الصيدلة:
  • إعداد ومعالجة وتتبع جميع طلبات شراء الصيدلة.
  • التنسيق مع الموردين وموظفي الصيدلة لتقديم الطلبات بدقة وفي الوقت المناسب.
  • الحفاظ على سجلات طلبات الشراء والموافقات والتسليمات.
• مراجعة فواتير الشحن:
  • المساعدة في مراجعة فواتير الشحن والمستندات ذات الصلة للتحقق من الدقة والامتثال.
  • التنسيق مع فرق اللوجستيات والمالية لمعالجة الملفات الخاصة بمستندات الشحن في الوقت المناسب.
  • متابعة الفروقات أو المستندات المفقودة أو الموافقات المعلقة.
• الدعم الإداري:
  • الحفاظ على أنظمة حفظ منظمة (فيزيائية ورقمية) لسجلات الشراء.
  • إعداد التقارير والملخصات والتحديثات المتعلقة بالمشتريات والشحنات حسب الحاجة.
• التنسيق والتواصل:
  • العمل كحلقة وصل بين الموردين وموظفي الصيدلية والأقسام اللوجستية والمالية.
  • متابعة طلبات الشراء المعلقة والتسليمات وموافقات الفواتير.
  • جدولة وتنسيق الاجتماعات أو المكالمات المتعلقة بمسائل الشراء والشحن.
• مهام أخرى:
  • دعم الفريق مع المهام الإدارية والتشغيلية الإضافية مثلما يُعين.
  • ضمان الالتزام بسياسات وإجراءات الشركة في جميع المهام التي تم التعامل معها.

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو سلسلة التوريد أو مجال ذي صلة.
• خبرة إدارية مثبتة، ويفضل في الشراء أو اللوجستيات.
• مهارات تنظيمية وتواصل قوية.
• إجادة استخدام Microsoft Office (Word وExcel وOutlook).
• القدرة على إدارة مهام متعددة والعمل تحت الضغط.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.

• مهام علاقات عامة:
  • التعامل مع جميع الأنشطة المتعلقة بالعلاقات الحكومية (اعتماد، قوى، التأمينات الاجتماعية، مقيم، مداد، إلخ).
  • التواصل مع الإدارات الحكومية بما في ذلك وزارة الموارد البشرية، التأمينات الاجتماعية، الجوازات، مقيم، ووزارة الخارجية.
  • تحديث وصيانة سجلات جميع الوثائق القانونية، بما في ذلك تقارير السجل التجاري والتوظيف.
  • الحفاظ على السرية والدقة في جميع المهام الإدارية ومهام العلاقات العامة.
  • التعامل مع الاستفسارات والاتصالات من الوكالات الحكومية.
  • تقديم ومتابعة العطاءات الحكومية من خلال بوابات مثل اعتماد.
• المهام الإدارية:
  • مراقبة وتحديث سجلات الموظفين والعقود.
  • التنسيق مع الموارد البشرية للتوظيف والفصل.
  • مساعدة الموارد البشرية في كتابة رسائل الموظفين (الراتب، التوظيف، الشهادة، إلخ).
  • مراقبة تواريخ انتهاء الوثائق وضمان التجديد في الوقت المناسب.
  • دعم إدارة المكتب اليومية، واللوازم، واللوجستيات.

• 12 سنوات من الخبرة في الأدوار الإدارية وعلاقات عامة، ويفضل أن تكون داخل المملكة العربية السعودية.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية - كتابة ومحادثة.
• معرفة قوية ببوابات الحكومة السعودية.
• القدرة على التعامل مع المراسلات الحكومية.
• قدرات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.
• إجادة استخدام Microsoft Office وGoogle Business Suite.
• فهم قوانين العمل السعودية وإجراءات الإدارة.
• درجة البكالوريا أو دبلوم في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو مجال ذي صلة (مفضل).

• إدارة النفقات وحجوزات السفر
• التعامل مع المراسلات العامة
• جمع الوثائق للاجتماعات
• المساعدة في اجتماعات العملاء وإعداد العروض التقديمية

• تقديم الدعم الإداري العام بما في ذلك إدارة المواعيد وإعداد المراسلات
• إدارة عملية نفقات الفريق
• حجز الفنادق والرحلات والنقل للسفر الدولي
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية
• المساعدة في جمع البيانات للعروض التقديمية
• إنتاج تقارير منتظمة وتحديث أدلة الإجراءات

• حد أدنى من دبلوم في مجال ذي صلة
• خبرة في تطبيقات MS Office
• إجادة ممتازة للغة الإنجليزية
• خبرة إدارية سابقة في بيئة مهنية
• مهارات تنظيم قوية والانتباه إلى التفاصيل