وظائف مساعد إداري في الرياض

المهام والمسؤوليات:

تنظيم المواعيد والاجتماعات ومتابعتها.

استقبال المكالمات والرد على الاستفسارات وتحويلها للجهة المختصة.

إعداد المراسلات والتقارير وحفظ الملفات (ورقيًا وإلكترونيًا).

تنسيق الأعمال بين الأقسام ومتابعة الطلبات الإدارية.

إدخال البيانات وتحديث السجلات بشكل مستمر.

متابعة المخزون المكتبي وطلب الاحتياجات عند الحاجة.

دعم الإدارة في أي مهام إدارية أخرى تُكلّف بها

( شرط اساسي معرفة العمل على برامج الاوفيس والعروض التقديمية واعداد التقارير والداش بورد ويفضل من لديه خبره في برنامج البور بي اي )

• تحديد لاحقًا

موظف اداري يكون مسؤول عن تسجيل الدخول والخروج للعملاء والتأكد من جاهزيه الوحدات المتاحه والمشغوله وترتيب الحجوزات في برامح الحجوزات وتسويق الوحدات للشركات وغيرها مع شركات السياحه والاعمال الاداريه الاخرى والاشراف على العمال في حال تطلب ذلك

• تنفيذ التعليمات المتعلقة بالعمل الإداري.
• فتح وفرز وتوزيع البريد الورقي والرد على البريد الإلكتروني حسب توجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة والاستجابة للاستفسارات.
• تنظيم الملفات وحفظ المعاملات بطريقة تسهل العودة إليها.
• تنسيق الاجتماعات وتدوين ملاحظات الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر.

• بكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو نظم المعلومات الإدارية أو التسويق أو السكرتارية التنفيذية.

• سنتان من الخبرة العملية.
• القدرة على التواصل بلغة عربية جيدة، ومهارات متقدمة في اللغات الإنجليزية والفرنسية والأردية والفلبينية تعد ميزة إضافية.

• جدولة الاجتماعات والمواعيد والحفاظ على التقويمات.
• إعداد وتنظيم والحفاظ على الملفات والسجلات والمستندات.
• الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى وتوجيهها.
• صياغة الرسائل والتقارير وغيرها من المستندات المكتبية.
• طلب وإدارة اللوازم والمعدات المكتبية.
• استقبال الزوار وتقديم المساعدة العامة.
• دعم المديرين وأعضاء الفريق في المهام الإدارية.
• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة.
• المساعدة في إدخال البيانات أو المحاسبة الأساسية أو التقارير حسب الحاجة.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال.
• يفضل وجود خبرة مثبتة في دور إداري أو دعم مكتبي.
• إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وOutlook) أو أدوات مشابهة.

• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات المهام.
• حل المشكلات والمبادرة.

• تنسيق وتنظيم الاجتماعات لفريق الامتثال مع الأقسام الأخرى داخل الشركة.
• تنظيم الاجتماعات الدورية والندوات المتعلقة بالامتثال، وضمان ترتيب جميع التفاصيل اللوجستية (مثل غرف الاجتماعات، دعوات الحضور، إلخ).
• العمل مع الفرق المختلفة لضمان تقديم جميع الوثائق المطلوبة بالكامل وفقًا للمعايير القانونية.
• إعداد التقارير الشهرية والسنوية للامتثال، وتنظيم البيانات والوثائق المتعلقة بالامتثال.
• المشاركة في تحديث إجراءات الامتثال لتتوافق مع التغييرات في القوانين واللوائح.
• تنظيم وتحديث الوثائق القانونية المتعلقة بالامتثال، وضمان الحفاظ على الملفات بطريقة منظمة وآمنة.

• خبرة في العمل في شركات مدرجة في البورصة في السعودية كمساعد إداري أو سكرتير.
• خبرة في التعامل مع أعضاء مجلس الإدارة.
• خبرة في التفاعل مع السكرتيرات.
• خبرة في صياغة وتدوين محاضر الاجتماعات.
• متابعة الأقسام بشأن المهام اليومية.
• العمل على التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية.
• تحليل البيانات بالإضافة إلى تقارير الأداء.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
• مهارات تواصل فعالة.