وظائف مساعد إداري في الرياض

• المساعدة في المهام اليومية للمكتب، بما في ذلك إدارة المراسلات الواردة والصادرة.
• تنظيم والحفاظ على ملفات المكتب والسجلات، إلكترونية وورقية.
• إعداد وتحرير الوثائق والتقارير والعروض التقديمية.
• إدارة مخزون لوازم المكتب وتقديم الطلبات حسب الحاجة.
• تقديم الدعم العام لموظفي المكتب والأقسام الأخرى.
• ضمان تسليم التقارير في الوقت المحدد والحفاظ على وثائق منظمة.
• تنظيم السفر والنقل والإقامة للمديرين والعملاء.
• المساعدة في عملية تقديم طلبات التأشيرة للموظفين والشركاء.
• إدارة المهام الإدارية المتعلقة باحتياجات المكتب وتولي المسؤوليات الإضافية عند الطلب.

• مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي.
• مهارات تنظيم ممتازة واهتمام بالتفاصيل.
• إجادة استخدام Microsoft Office.
• موقف إيجابي ورغبة في التعلم.

• تقديم الدعم الإداري لضمان تشغيل المكتب بكفاءة.
• الحفاظ على أنظمة الملفات الفيزيائية والرقمية.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيه المتصلين إلى الأفراد المناسبين، جدولة المواعيد، ومساعدة العملاء والزوار الآخرين.
• الرد على رسائل البريد الإلكتروني والاستفسارات الرقمية الأخرى والمراسلات.
• إدارة التقاويم وصياغة وتحرير الرسائل والتقارير وردود العروض ومستندات أخرى.
• متابعة مع الأقسام للحصول على التقارير وتدوين محاضر الاجتماعات.
• إدخال وتحديث المعلومات في قواعد البيانات وجداول البيانات.
• تنسيق اللوجستيات للاجتماعات، بما في ذلك إعداد الغرف وخدمة الطعام.
• استخدام برامج معالجة الكلمات والعرض لإنشاء المستندات وتحريرها.
• تشغيل وصيانة معدات المكتب، بما في ذلك الطابعات وآلات النسخ وآلات الفاكس.
• البحث وتلخيص المعلومات للتقارير أو العروض حسب الطلب.
• ضمان الامتثال لسياسات الخصوصية والتنظيمات عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
• التكيف مع الأولويات المتغيرة مع ضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
• تقديم صورة إيجابية واحترافية للمنظمة.

• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية، مع مهارات قوية في القراءة والكتابة والتحدث.
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.
• تجربة إدارية سابقة في بيئة مكتبية تعتبر ميزة إضافية.
• مهارات قوية في القراءة الرقمية والبحث.
• الإلمام بالمنصات المكتبية القياسية، وخاصة Microsoft Office وMS Excel.
• مهارات تنظيمية ممتازة وقدرات إدارة الوقت.
• سلوك احترافي وآداب مكتبية وهاتفية ممتازة.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة عدة مواعيد نهائية بفعالية.

نحن نبحث عن مساعد إداري دقيق لتقديم دعم شامل لفريقنا الإداري، والتعامل مع العمليات المكتبية، وضمان انسيابية سير العمل اليومي. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، وتنظيم الملفات، وإعداد التقارير، والتعامل مع المراسلات، والحفاظ على مخزون مستلزمات المكتب. تشمل المسؤوليات الرئيسية معالجة الفواتير، والرد على المكالمات الهاتفية بمهنية، وترتيب ترتيبات السفر عند الحاجة، والمساعدة في مختلف المشاريع الإدارية مع إظهار مهارات تنظيمية قوية وإجادة لمجموعة Microsoft Office.