وظائف السكرتارية في السعودية

سكرتاريه تحيد تعامل مع برامج الاوفيس

خبره بالإدارة سنة ع الأقل

مطلوب مدخلة بيانات للعمل عن بعد بنظام العمل الحر على إدخال وتحديث البيانات في قواعد البيانات المختلفة بدقة وكفاءة عالية. يشمل العمل تنظيم وأرشفة المستندات إلكترونياً، والتحقق من صحة البيانات المدخلة، وإعداد التقارير الدورية. المرشحة المثالية تجيد استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وخاصة الإكسل، ولديها مهارات البحث و جمع البيانات و قدرة على العمل تحت الضغط مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة والتنظيم.

مدخل بينات
٨ ساعات دوام
تزاكر سفر وسياره

الوصف الوظيفي: المساهمة في تطوير البنية الإدارية والتنظيمية للشركة من خلال اعداد الهياكل التنظيمية -بناء السياسات والإجراءات - تحسين العمليات التشغيلية وضمان توافقها مع الأهداف الاستراتيجية للشركة

المهام الوظيفية:

1-التخطيط

تشخيص الوضع المؤسسي وتحديد الفجوات التشغيلية والاستراتيجية.

وضع اهداف استراتيجيه قابله للقياس

اعداد الخطط التشغيلية ومتابعه تنفيذها

2-التنظيم

تصميم وتحديث الهيكل التنظيمي للشركة

اعداد وتحليل الوصف الوظيفي والعبء الوظيفي

توحيد مسارات العمل بين الإدارات

3-التوجيه

دعم المدراء في تنفيذ الخطط وتحقيق الاهداف

4-الرقابه والتنظيم

اعداد تقارير متابعه الأداء الإداري

اقتراح تحسينات مستمرة للعمليات الإدارية

المساهمة في اعداد مؤشرات قياس الاداء

يرجي ارسال السيرة الذاتية علي هذا الرقم لتحديد معاك للمقابلة ونرجي عدم الاتصال :05********

– سكرتيرة تنفيذية / مديرة مكتب

الهدف من الوظيفة

إدارة المكتب التنفيذي بكفاءة عالية من خلال تنظيم الوقت، ترتيب الاجتماعات، فلترة المشاكل قبل وصولها للإدارة العليا، إضافةً إلى إدارة المراسلات، كتابة محاضر الاجتماعات، المراجعة المباشرة، وتنظيم السفر والمهام الإدارية، لضمان سير الأعمال بمرونة واحترافية تامة.

المسؤوليات الرئيسية

1. إدارة المكتب والمهام التنفيذية
• الإشراف الكامل على أعمال المكتب وتنظيم سير العمل اليومي.
• إدارة الجدول الزمني للاجتماعات والمواعيد الخاصة بالمدير العام.
• تنسيق السفر والبرامج اللوجستية (حجوزات الطيران، الفنادق، المواصلات).
• تجهيز الوثائق، العروض التقديمية، والتقارير قبل أي التزامات خارجية أو داخلية.

2. إدارة الوقت والجدولة
• إعداد وتنظيم جدول أعمال المدير اليومي والأسبوعي والشهري.
• تفادي التعارضات الزمنية وضمان تخصيص الوقت للمهام ذات الأولوية.
• تقديم تنبيهات مسبقة للمهام والمواعيد المهمة.

3. ترتيب الاجتماعات والإشراف عليها
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية.
• إعداد جدول الأعمال (Agenda) بالتعاون مع الإدارة.
• تجهيز القاعات أو المنصات الافتراضية والمواد اللازمة.
• فلترة المواضيع والمشاكل قبل الاجتماع وتقديم ملخص للمدير.
• إدارة الضيوف والزوار الرسميين باحترافية.

4. كتابة محاضر الاجتماعات والمتابعة
• تدوين المحاضر أثناء الاجتماعات بدقة وتنظيم.
• استخراج القرارات والمهام الرئيسية (Action Points).
• متابعة التنفيذ مع الأقسام المعنية ورفع تقارير دورية للمدير.
• تقديم المحاضر للمراجعة والتصديق النهائي.

5. المراسلات والتواصل
• إعداد وصياغة الرسائل الرسمية، المراسلات الداخلية والخارجية.
• الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني نيابة عن الإدارة.
• التنسيق مع العملاء، الشركاء، والأقسام الداخلية بفعالية.

6. تصفية المشاكل والطلبات
• استقبال الطلبات من الأقسام والموظفين.
• فرزها حسب الأولوية (عاجل ኋ قابل للتأجيل).
• حل المشكلات البسيطة مباشرةً، ورفع الخلاصة فقط للمدير.
• حماية وقت المدير من التفاصيل الثانوية.

7. المتابعة والمراجعة المباشرة مع المدير
• مراجعة المحاضر والتقارير بشكل دوري مع المدير.
• تقديم ملخصات مختصرة وواضحة للأحداث والقرارات.
• ضمان وضوح كامل للرؤية قبل اتخاذ أي قرارات استراتيجية.

8. المهام الإدارية المتقدمة
• الحفاظ على سرية المعلومات والوثائق الخاصة بالإدارة العليا.
• إدارة الملفات والأرشفة (ورقياً وإلكترونياً) بفعالية.
• تطوير آليات عمل جديدة لتحسين الأداء الإداري.

المؤهلات والمتطلبات
• بكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية، أو تخصص ذو صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في منصب سكرتارية تنفيذية أو إدارة مكتب.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية (تحدثاً وكتابة).
• خبرة قوية في كتابة محاضر الاجتماعات وصياغة التقارير.
• مهارة عالية في إدارة الوقت وتنظيم الأولويات.
• إجادة استخدام برامج MS Office وGoogle Workspace.
• شخصية احترافية قادرة على تمثيل الإدارة العليا.
• قدرة على حل المشكلات واتخاذ قرارات سريعة.
المزايا الشخصية المطلوبة
• التنظيم العالي والدقة في التفاصيل.
• اللباقة، الذكاء الاجتماعي، وحضور قوي.
• المرونة في العمل تحت الضغط.
• المبادرة وتقديم حلول عملية.
• الالتزام التام بالسرية والاحترافية

• معرفة النظرية والعملية والإجرائية في الدعم الإداري: التعامل مع المكالمات الهاتفية، جدولة المواعيد، إدارة المراسلات وتقارير المدير الطبي.
• إتقان الوثائق الطبية: نسخ التقارير الطبية والوثائق الأخرى.
• التنسيق: تنسيق التواصل بين المرضى والأطباء لضمان سير العمليات بسلاسة.
• الكفاءة في استخدام الكمبيوتر: إتقان استخدام برامج الكمبيوتر وأنظمة السجلات الصحية الإلكترونية (EHR).
• فهم المصطلحات الطبية: استخدام المصطلحات الطبية بشكل صحيح والتعرف على الإجراءات والبروتوكولات الطبية الشائعة.
• إدخال البيانات: سرعة طباعة لا تقل عن 50 كلمة في الدقيقة ودقة في إدخال البيانات.

تعلن شركة Bright House العقارية عن توفر شاغر سكرتير/سكرتيرة (عن بُعد)

المهام والمسؤوليات

1. إدارة الاتصالات الهاتفية والبريدية (الورقية والإلكترونية) الخاصة بالإدارة.

2. إعداد وطباعة الخطابات، المذكرات، والتقارير الرسمية.

3. تنظيم جداول المواعيد والاجتماعات الخاصة بالمدير/الإدارة، وتنسيق ترتيبات السفر.

4. استقبال الزوار والعملاء وترتيب مقابلاتهم مع المعنيين.

5. حفظ وأرشفة الملفات والمستندات بطريقة منظمة وسهلة الوصول.

6. متابعة تنفيذ القرارات الصادرة من الاجتماعات، وإعداد محاضر الاجتماعات عند الحاجة.

7. مساعدة الإدارة في الأعمال المكتبية اليومية وضمان سلاسة الإجراءات.

8. الالتزام بالسرية التامة للمعلومات والبيانات الخاصة بالإدارة.

9. التنسيق بين أقسام الشركة فيما يخص الأعمال المرتبطة بالإدارة.

10. أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المسؤول المباشر.