وظائف السكرتارية في السعودية

المهام والمسؤوليات:

• إدارة وتنسيق جدول المواعيد والاجتماعات .

• استقبال المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الجهات المعنية.

• إعداد وكتابة المراسلات الرسمية والتقارير والعروض التقديمية.

• تنظيم وأرشفة الملفات والوثائق بطريقة منظمة وسرية.

• استقبال الزوار وتقديم الضيافة وتنظيم مواععهم.

• تنظيم وحجز السفر والتنقلات عند الحاجة.

• التأكد من توفر المستلزمات المكتبية وتنظيم الطلبات اللازمة.

• إعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الأطراف المعنية.

• أداء أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المدير المباشر.

المؤهلات المطلوبة:

• شهادة دبلوم  في الإدارة، السكرتارية، أو أي تخصص ذي صلة.

• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

• مهارات تواصل قوية.

• القدرة على تنظيم الوقت والالتزام بالمواعيد.

• مهارات عالية في التعامل مع الآخرين وسرية في العمل.

• مهارات اللغة الأنجليوية تحدث وكاتبه.

• استقبال الزوار والعملاء بطريقة لبقة وتمثيل الشركة بشكل احترافي.
• تنظيم جداول الاجتماعات والمواعيد وتذكير المدير بها.
• إعداد وتحضير الملفات والتقارير والخطابات والمراسلات الرسمية.
• الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني وتحويلها للجهات المعنية.
• أرشفة الملفات والوثائق الورقية والإلكترونية بطريقة منظمة وسهلة الوصول.
• تنسيق الحجوزات والتنقلات في حال وجود ضيوف أو فعاليات للشركة.
• التنسيق مع الأقسام المختلفة داخل الشركة لتسهيل تدفق المعلومات والقرارات.
• إدارة المستلزمات المكتبية ومتابعة المخزون وطلبات الشراء.
• المساهمة في تنظيم الفعاليات والاجتماعات وورش العمل.

• شهادة دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة أو تخصص ذي صلة (يفضل).
• خبرة لا تقل عن سنة في السكرتارية أو العمل الإداري.
• إتقان استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• مهارات تنظيم عالية والقدرة على تعدد المهام وإدارة الوقت.
• لباقة في الحديث ومهارات تواصل ممتازة.
• الالتزام بالسرية والقدرة على العمل تحت الضغط.
• إجادة اللغة العربية تحدثاً وكتابة، ويفضل إجادة اللغة الإنجليزية.

• احترافية في المظهر والسلوك.
• شخصية لبقة ومبتهجة تعكس روح الضيافة.
• سرعة التعلم والمبادرة.
• دقة واهتمام بالتفاصيل.

• راتب شهري تنافسي.
• بيئة عمل احترافية ضمن قطاع الضيافة والسياحة.
• فرص للتطوير والنمو المهني.

• تنسيق وجدولة الاجتماعات والمواعيد.
• تنظيم المستندات الرسمية والسرية.
• إعداد التقارير والمراسلات.
• المتابعة مع الإدارات المختلفة وتنفيذ التوجيهات الإدارية.

• خبرة لا تقل عن سنتين في منصب مشابه.
• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس.
• قدرة عالية على التنظيم والتواصل.
• اللباقة والسرية في العمل.

• بيئة عمل احترافية.
• رواتب ومزايا مجزية.

• كتابة الوثائق وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار.
• تدوين الملاحظات، النسخ، ومراجعة التقارير ومحاضر الاجتماعات.
• استقبال المكالمات من الموظفين والعملاء وتوجيهها.
• إدارة البريد الوارد والصادر وتنسيق جدول الاجتماعات.
• إنشاء نظم حفظ الملفات والسجلات.

• درجة البكالوريوس في اللغة الإنجليزية، إدارة الأعمال، أو السكرتارية التنفيذية.
• خبرة لا تقل عن سنة واحدة.
• القدرة على استخدام برمجيات إدارة الوثائق والبريد الإلكتروني.
• مهارات متقدمة في اللغتين العربية والإنجليزية. المعرفة باللغة الفرنسية والأوردية تعتبر ميزة إضافية.

• دوام كامل
• رواتب تنافسية تبدأ من 4000 ريال سعودي.
• فرص تطوير مهني في بيئة عمل ديناميكية.

• الرد على طلبات الصيانة العاجلة وإرسالها إلى الفرق المعنية.
• إدارة الاتصالات والاستفسارات عبر صندوق البريد الإلكتروني لخدمات الدعم.
• تتبع وتعيين طلبات الصيانة باستخدام نظام Kissflow.
• تسهيل ترتيبات وصول الأمن للمقاولين والبائعين.
• إدارة أنشطة الشراء بما في ذلك معالجة طلبات الشراء والمستندات المالية.
• تنظيم جداول الصيانة الشهرية.
• توفير دعم إداري شامل لقسم العمليات.
• تقديم تقارير شهرية ومساعدة في مشاريع وأحداث قسم العمليات.

• درجة بكاليوس.
• خبرة سابقة في خدمات الدعم والصيانة تعتبر ميزة.
• القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية اليومية.
• المرونة في ساعات العمل.

• إجادة الاستخدام لمختلف التطبيقات الحاسوبية.
• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية كتابةً وتحدثًا هي ميزة إضافية.

• الرد على طلبات الصيانة العاجلة وإرسالها إلى الفرق المعنية.
• إدارة الاتصالات والاستفسارات عبر صندوق البريد الإلكتروني لخدمات الدعم.
• تتبع وتعيين طلبات الصيانة باستخدام نظام Kissflow.
• تسهيل ترتيبات وصول الأمن للمقاولين والبائعين.
• إدارة أنشطة الشراء بما في ذلك معالجة طلبات الشراء والمستندات المالية.
• تنظيم جداول الصيانة الشهرية.
• توفير دعم إداري شامل لقسم العمليات.
• تقديم تقارير شهرية ومساعدة في مشاريع وأحداث قسم العمليات.

• درجة بكاليوس.
• خبرة سابقة في خدمات الدعم والصيانة تعتبر ميزة.
• القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية اليومية.
• المرونة في ساعات العمل.

• إجادة الاستخدام لمختلف التطبيقات الحاسوبية.
• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية كتابةً وتحدثًا هي ميزة إضافية.

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة) ونسخ المراسلات والتقارير.
• تلقي المكالمات الهاتفية، فرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر.
• فحص طلبات الاجتماعات وتنسيق جداول المشاركين.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها.

• بكالوريوس في أي من التخصصات التالية: اللغة الإنجليزية، إدارة الأعمال، الموارد البشرية، السكرتارية التنفيذية.

• خدمات مسؤول الاتصال، برمجيات إدارة الوثائق، جدولة الزيارات.

ادخال بيانات متابعه عملا ردود على الاستفسارات

سكرتيرة قانونية
لديها خبرة سابقة

مطلب لدى شركة ضاري البسام للمحاماة والاستشارات القانونية ، سكرتير /هـ للعمل عن بعد (عمل مؤقت) او دوام جزئي (عمل مؤقت) في مدينة الخبر ، والمهارات المطلوبة كالآتي :

المهارات الأساسية
١- إدارة الوقت: تنظيم المواعيد والمهام بكفاءة.
٢- التواصل الفعّال: مهارات كتابية وشفوية قوية باللغتين العربية والإنجليزية، خاصة في الكتابة الرسمية.

المهارات التقنية
١- إتقان برامج المكتب: مثلMicrosoft Office Word), Excel, PowerPoint) وGoogle Workspace .
٢- إدارة البريد الإلكتروني: تنظيم وإدارة البريد الإلكتروني بشكل فعّال، مع القدرة على استخدام أدوات مثل Outlook.
٣- استخدام أدوات التعاون :مثل Microsoft Teams، Slack، Trello، أو Asana.

المهارات التنظيمية
١- تنسيق الوثائق: القدرة على تنظيم الملفات والمستندات بطريقة احترافية ، مع معرفة بأساليب الأرشفة الرقمية.
٢- إعداد التقارير: كتابة تقارير دقيقة ومفيدة، مع القدرة على تحليل البيانات.
٣- إدارة المشاريع: متابعة تقدم المشاريع وضمان تلبية المواعيد النهائية.

المهارات الشخصية
١- المرونة: القدرة على التكيف مع التغيرات والضغوط.
٢- الاهتمام بالتفاصيل: دقة في العمل وحرص على تقديم جودة عالية.
٣- القدرة على العمل المستقل: إنجاز المهام دون إشراف مباشر(المبادرة)، مع مهارات تنظيمية قوية.

مهارات إضافية
١- مهارات البحث: القدرة على البحث عن المعلومات اللازمة بسرعة.
٢- السمات الثقافية: احترام العادات والتقاليد المحلية، وقدرة على التعامل مع مجموعة متنوعة من الأشخاص.

مهارات إضافية مميزة
١- المعرفة بالتسويق الرقمي: فهم أساسيات التسويق الرقمي ووسائل التواصل الاجتماعي.

1. إدخال البيانات بدقة في الأنظمة الإلكترونية أو قواعد البيانات وفقًا للنماذج المعتمدة.
2. مراجعة وتدقيق البيانات المدخلة للتأكد من خلوها من الأخطاء أو التكرار.
3. تنظيم الملفات والسجلات الورقية والإلكترونية بطريقة تسهل الوصول إليها.
4. تحديث البيانات بشكل دوري لضمان حداثتها وصحتها.
5. التنسيق مع الأقسام الأخرى للحصول على المعلومات المطلوبة أو تصحيح البيانات.
6. إعداد تقارير دورية عن البيانات المدخلة أو المحدثة عند الحاجة.
7. الالتزام بسياسات الخصوصية وسرية المعلومات أثناء التعامل مع البيانات الحساسة.
8. المساعدة في أرشفة الوثائق إلكترونيًا أو ورقيًا حسب النظام المتبع.
9. استخدام برامج الحاسب الآلي مثل Excel، Word، وأنظمة إدارة البيانات الخاصة بالشركة.
10. الرد على الاستفسارات المتعلقة بالبيانات وتقديم الدعم الإداري عند الحاجة.

مطلوب مدخل/هـ بيانات
للعمل في ادخال البيانات وبوالص الشحن يشترط خبره ولغة انجليزيه تحدثاً وكتابة