وظائف السكرتارية في السعودية

• دعم المدير التنفيذي وإدارة المكتب: إدارة العمليات اليومية لمكتب المدير التنفيذي، بما في ذلك الجدولة وإعداد الوثائق.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية، تدوين المحاضر، والمتابعة بشأن العناصر المتخذة.
• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة.
• العمل كحلقة وصل بين الأقسام وأصحاب المصالح الخارجيين.

• المسؤوليات الإدارية والتقارير: إعداد التقارير التنفيذية ومواد الاجتماعات.
• دعم التوثيق، إدخال البيانات، وأنظمة إدارة الملفات.
• تتبع المواعيد النهائية وتدفقات العمل المكتبية.

• تصميم وتنسيق المشاريع: تقديم دعم تصميم جرافيكي أساسي لتواصل الداخلية.
• التنسيق مع البائعين بشأن تحديثات المكتب.
• الحفاظ على جودة أماكن العمل التنفيذية.

• مهام أخرى: المساعدة في التخطيط للفعاليات وإدارة مخزون المستلزمات المكتبية.
• أداء المهام الإضافية كما هو محدد من قبل المدير التنفيذي.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكتب، أو مجال ذي صلة.
• خبرة تزيد عن 3 سنوات في دور إداري تنفيذي أو إدارة مكتب.
• إجادة استخدام Microsoft Office وأدوات التصميم الجرافيكي الأساسية.
• مهارات تواصل قوية باللغة الإنجليزية والعربية مفضلة.
• مهارات تنظيمية وقدرة على إدارة الوقت ممتازة.

• خبرة في بيئة أكاديمية أو طبية.
• معرفة بمبادئ تصميم الديكور الداخلي.
• معرفة بتنسيق الوثائق/التقارير للاستخدام التنفيذي.

• المهنية والسرية.
• الاهتمام بالتفاصيل وقدرة على حل المشكلات.
• القدرة على التكيف والمبادرة.
• درجة عالية من الحساسية الثقافية.

الملف الشخصي:

• الحاصل على درجة هندسة / ماجستير في العلوم في الكهرباء / الإلكترونية / الاتصالات أو ما يعادلها.
• الحد الأدنى من 105 سنوات في المملكة العربية السعودية في تطوير الأعمال ، المبيعات المسبقة ، المبيعات الفنية ، هندسة المبيعات في قطاع الاتصالات على وجه التحديد في
شبكات الألياف الضوئية ، وتكنولوجيا المعلومات والاتصالات والمنتجات والخدمات المتعلقة بشبكات الوصول اللاسلكي.

• فهم إلزامي لشبكات الألياف الضوئية بما في ذلك عمليات نشر / بنية تحتية للألياف الضوئية ، وشبكات FTTx ، وكابلات المباني ، ومكونات PON و GPON النشطة والسلبية.
• الوعي القوي بتكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، وشبكات RF ، وأنظمة الهوائيات الموزعة وشبكات النقل بالميكروويف مطلوب.
• الخبرة في تلبية احتياجات القطاع الصناعي مثل (النفط والغاز ، التصنيع ، ومحطات المعالجة) والقطاع التجاري مثل (مشغلي الاتصالات ، الحكومة والضيافة)
• سيكون الوعي بمنتجات وخدمات الأنظمة منخفضة الجهد (CCTV ، التحكم في الوصول ، الحواجز الفيزيائية ، GRMS ، HAS ، نظام الهاتف ، شبكات WLAN ، BMS ، نظام AV ، PAGA ، إلخ) ميزة.
• الكفاءة في استخدام أدوات المكتب مثل تطبيقات Microsoft Office.
• مهارات قوية في إدارة علاقات العملاء والقدرة على العمل في بيئة فريق.
• الدافع الذاتي مع سجل حافل مثبت مع المشغلين والمستخدمين النهائيين والمقاولين والمستشارين.
• تحليل التكاليف ، السيطرة على التكاليف ، أولوية جودة العمل.
• شخصية قوية مع مهارات تفاوض ممتازة وإدارة علاقات العملاء.
• مهارات قوية في التواصل باللغة الإنجليزية ، كتابة وتحدثًا.
• مهارات التواصل باللغة العربية ، كتابة وتحدثًا.
• يجب أن يمتلك رخصة قيادة سعودية سارية.


المسؤوليات (ولكن ليس محصورًا في ما يلي):

• توليد المبيعات من حسابات جديدة لتحقيق المبيعات والأهداف ضمن المنطقة الجغرافية المخصصة وتنفيذ أنشطة تطوير الأعمال / التسويق.
• العمل بشكل مستقل وكفريق واحد ، ومساعدة مشاريع المبيعات المسبقة المتنوعة في مراحل مختلفة من دورة البيع.
• الحفاظ على الوعي بالسوق (العملاء ، المنافسون ، الموردون) واستخدام أي معلومات ذات صلة لزيادة معدل التحويل.
• إعداد وإجراء المشاركات الميدانية للعملاء مثل تجارب المنتجات / التقييمات ، تقديم الحلول واستكشاف الأخطاء وإصلاحها.
• تطوير مقترحات مخصصة لكل ومتطلبات الأعمال المحددة.
• الحفاظ على جميع السجلات المطلوبة لأنشطة المبيعات وفقًا لسياسة الشركة.
• التنسيق مع فريق العمليات والقيام بدور الوسيط بين العميل والعمليات بشأن القضايا المتعلقة بالعقود والمواد والتسليم والتركيب وتنفيذ المشروع والانتهاء والصيانة.
• الاجتماع دوريًا مع العملاء لضمان الرضا ومعالجة أي قضايا محتملة بشكل مناسب.
• إعداد تقارير المبيعات الداخلية الأسبوعية ، والتوقعات والتقارير الروتينية الأخرى في الوقت المناسب.
• الالتزام بإجراءات نظام إدارة الجودة.
• إنشاء علاقات إيجابية وطويلة الأمد مع العملاء الحاليين والمحتملين.
• العمل مع أعضاء الفريق الكبار لتحديد وإدارة المخاطر التي قد تعيق النمو.
• إدارة الاجتماعات البيعية الافتراضية والشخصية.
• يجب أن يكون مستعدًا للسفر إلى المدن المجاورة لزيارة العملاء وأن يكون مرنًا لأداء جميع الواجبات كما تتطلبها الشركة.

• متابعة وضع تنفيذ القرارات الصادرة عن الإدارة.
• صياغة المراسلات الإدارية للأطراف الخارجية المختلفة.
• تنظيم جدول المؤتمرات والمقابلات.
• تلبية متطلبات الضيوف وإدارة جدول الاجتماعات.
• إعداد المستندات الضرورية لتقديم عروض الأسعار.
• متابعة عملية تأهيل الشركة مع الكيانات الحكومية والخاصة.
• مراقبة وتحديث الموقع الرسمي للشركة وحسابات وسائل التواصل الاجتماعي.
• إدارة مراسلات الشركة عبر البريد الإلكتروني والرد باللغتين العربية والإنجليزية.

• تكون نقطة الاتصال الأولى لكلا الزائرين الداخليين والخارجيين.
• تولي المهام الإدارية اليومية بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإدارة المواعيد.
• إعداد وتوزيع الاتصالات مثل رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والعروض التقديمية.
• الحفاظ على تنظيم سجلات الشركة والوثائق.
• تنسيق ترتيبات السفر للموظفين والتنفيذيين.
• المساعدة في إعداد ومعالجة مستندات وتقارير الشركة.
• الرد على المكالمات الهاتفية والترحيب بالزوار بشكل مهني.
• ضمان سرية المعلومات الحساسة.
• أداء مهام كتابية أخرى حسب الحاجة لدعم العمليات المكتبية.

• أداء المهام السكرتارية للقسم.
• مساعدة رئيس القسم في المشاريع الخاصة حسب التكليف.
• الحفاظ على تقويم الاجتماعات، وترتيب الاجتماعات، وجدولة الزوار.
• الرد على جميع المكالمات الهاتفية؛ الإحالة إلى الموظفين المناسبين حسب الحاجة.
• ترتيب الرحلات.
• استقبال ومساعدة الزوار باحترافية.
• التنسيق مع السكرتاريين في الأقسام بشأن الإشعارات بين الأقسام.
• متابعة مهام القسم المختلفة وتتبع تقدمها.
• مساعدة موظفي القسم في التقديم للحصول على إجازات/عطلات وتقديم نماذج الدوام الشهرية إلى الموارد البشرية.
• إعداد الطلبات للحصول على الوصول إلى الشاشات، والبريد الإلكتروني، والإنترنت، وإدارة التحسينات النظامية الضرورية للموظفين.
• إدارة وطلب لوازم المكتب ومتابعة عمليات الموافقة وأوامر الشراء.
• المسؤولية عن الوارد والصادر من الوثائق، والحفاظ على الملفات آمنة لفترات لاحقة.
• إرسال أوامر عمل المكتب والمتابعة حتى الاكتمال.
• المشاركة في مبادرات الرعاية المتمركزة حول الشخص التي تتبناها HMG.
• إثراء تجربة المرضى بالرحمة والاحترام والكرامة.
• أداء مهام أخرى قابلة للتطبيق حسب التكليف ضمن نطاق المعرفة والمهارات والقدرات.

• التعليم: خريج كلية أو دبلوما في إدارة الأعمال، إدارة السكرتارية.
• الخبرة: أربع (4) سنوات من الخبرة في دور مشابه؛ يفضل الخبرة في المستشفيات.

• Manage logistics and other administrative functions
• Act as the first point of contact and representative for clients
• Perform other duties as assigned

• High school degree or equivalent experience
• Strong organizational and communication skills
• Proficient in Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, etc.)
• English proficiency is a must