وظائف السكرتارية في السعودية

• دعم وتنسيق المبيعات: مساعدة مطور الأعمال في إدارة قنوات المبيعات، وتتبع العملاء المحتملين، وإعداد العروض التقديمية والاقتراحات. تنسيق الاتصالات مع العملاء، والمتابعات، والوثائق لضمان الردود في الوقت المناسب وسلاسة التوجيه. الحفاظ على قواعد بيانات المبيعات بمعلومات دقيقة ومحدثة.
• التوافق التشغيلي: التواصل مع فريق العمليات لضمان توضيح متطلبات العملاء وتنفيذها. مراقبة الجداول الزمنية للمشاريع والنتائج لضمان التوافق بين التزامات المبيعات والقدرات التشغيلية. دعم الاجتماعات عبر الأقسام والمساهمة في تحسين العمليات التي تعزز رضا العملاء.
• الفوترة والتنسيق المالي: الحفاظ على سجلات منظمة لجميع أنشطة الفوترة ودعم التقارير الشهرية.
• التقارير والتحليل: توليد تقارير مبيعات منتظمة، ومقاييس الأداء، والتوقعات لدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية. تحديد الاتجاهات والفرص للتحسين في عمليات المبيعات وتفاعل العملاء.
• الدعم الإداري واللوجستي: إدارة الوثائق، والعقود، وسجلات الامتثال المتعلقة بأنشطة المبيعات.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، التسويق، أو مجال ذي صلة.
• خبرة 3 سنوات أو أكثر في تنسيق المبيعات، دعم تطوير الأعمال، أو أدوار التنسيق التشغيلي.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office.
• إلمام بأنظمة الفوترة والعمليات المالية الأساسية.
• مهارات قوية في التواصل والتنظيم وإدارة المهام المتعددة.
• القدرة على العمل بشكل تعاوني عبر الأقسام والتكيف في بيئة سريعة التغير.

• تنسيق المطورين:
  • إدارة استثناءات المطورين بما في ذلك الخصومات، وتوافر الوحدات، وإيصالات الدفع.
  • تنسيق زيارات المواقع وترتيب الوثائق اللازمة.
  • التعامل مع تقارير المطورين والتسويات لضمان الشفافية.
• تنسيق مكتب الرياض:
  • المساعدة في الاعتراف بالإيرادات والتقارير الشهرية مقابل الأهداف.
  • التنسيق مع تطوير المبيعات والإبلاغ عن القضايا المتعلقة بالمطورين لدعم المبيعات.
  • التواصل بشأن تحديثات المشروع لضمان توافق جميع الفرق.
• دعم فريق المبيعات:
  • تقديم المعلومات الضرورية حول المشروع والمطورين لفريق المبيعات.
  • حل الاستفسارات المتعلقة بالمشاريع، والمخزون، والخصومات على الفور.
  • تسهيل التواصل بين الفرق لدفع نمو المبيعات.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في العمليات، أو الوثائق، أو خدمات العملاء.
• إجادة في برامج إدارة علاقات العملاء، ويفضل Salesforce.
• مهارات تحليلية قوية وخبرة في برنامج MS Excel.

• شخصية ودية مع مهارات تواصل قوية.
• القدرة على التعامل مع الغموض وتحفيز أعضاء الفريق.
• نهج متعاطف ورحيم مع التركيز على التعلم والتفكير.

• أداء مجموعة متنوعة من المهام الكتابية والإدارية بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية والحفاظ على الوثائق.
• تنسيق الاجتماعات وتقديم خدمة عملاء استثنائية.
• التواصل بفعالية مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• ضمان كفاءة العمليات اليومية للمكتب.

• ثنائي اللغة يتحدث الإنجليزية - التاغالوغ.
• إجادة المهارات الكتابية، وإدارة مستلزمات المكتب، والحفاظ على السجلات.
• خبرة في المساعدة الإدارية، وتنظيم سير العمل، والتعامل مع المراسلات.
• مهارات تواصل قوية وشخصية.
• خبرة في الجدولة، بما في ذلك إدارة التقويمات وحجز المواعيد.
• الاهتمام بالتفاصيل، وقدرات حل المشكلات، وإجادة تطبيقات MS Office.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يعتبر الحصول على درجة مشارك أو شهادة في إدارة المكاتب ميزة إضافية.

• إدارة الجداول الزمنية وتحديد الأولويات بفاعلية.
• تنسيق ترتيبات السفر ومعالجة تقارير المصروفات.
• تنظيم الاجتماعات، بما في ذلك غرف المؤتمرات والخدمات اللازمة.
• تجميع الوثائق بما في ذلك التقارير ومحاضر الاجتماعات.
• المساعدة في أنشطة التوظيف والفصل للموظفين.
• تحسين العمليات الإدارية داخل الفريق.
• الحفاظ على علاقات مهنية مع الموظفين والقيادة.

• درجة AA/AS أو ما يعادلها مع حد أدنى من 3 سنوات من الخبرة ذات الصلة.
• خبرة في الأدوار الإدارية أو دعم المكتب.
• إتقان تطبيقات Microsoft Office.
• مهارات تواصل قوية باللغتين الإنجليزية والعربية.

• مسؤول عن تقديم الدعم الإداري والتقني وإدارة المشاريع لكبير التنفيذيين وفريق قيادته.
• يعمل كشريك تجاري استراتيجي - موثوق به، حلقة وصل، ونائب تنفيذي - يقدم التوجيه والمدخلات بشأن شؤون الشركة والأعمال.
• يبني ويحافظ على علاقات حاسمة لنجاح التنفيذي والمنظمة ويمثل الشركة ومكتب التنفيذي للمنظمة وكذلك الزوار الخارجيين.
• يجب أن يكون ملمًا بإدارة المكاتب، والأدوات التقنية، وتطبيقات البرمجيات، وتنسيق السفر والاجتماعات التجارية العالمية.
• يجب أن يكون محترفًا وأن يمارس التقدير عند التعامل مع المعلومات الحساسة.

• 3-5 سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية (كتابة وتحدثًا)
• اهتمام استثنائي بالتفاصيل
• مهارات تقنية قوية وكفاءة في Outlook وMicrosoft Teams وExcel وPowerPoint وتقنيات التعاون.
• مهارات تنظيم قوية وقدرة على المتابعة.

• سنتان إلى ثلاث سنوات من الخبرة في توظيف القوى العاملة أو الموارد البشرية.
• مهارات ممتازة في التواصل والتفاوض.
• الطلاقة في الإنجليزية والعربية.
• رخصة قيادة سارية المفعول أمر ضروري.
• الخبرة في السوق السعودي تعتبر ميزة.
• درجة بكاليوس.

• تقديم الدعم السكرتاري للمديرين التنفيذيين
• الحفاظ على السجلات
• تقديم خدمة عملاء استثنائية للمساهمين الداخليين والخارجيين

• إدارة جدولة الاجتماعات والمواعيد
• إعداد وتنظيم الوثائق للاجتماعات
• مراقبة المراسلات والتواصل
• الحفاظ على نظم الملفات والسجلات
• تقديم خدمة عملاء ممتازة للعملاء والموظفين

• مهارات كتابية قوية، بما في ذلك تنظيم الملفات وإدخال البيانات
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة
• خبرة في العمل السكرتاري في الشركة وإدارة الوثائق السرية
• القدرة على مساعدة الإدارة العليا في المهام الإدارية
• إجادة برامج المكتب، خاصة مجموعة Microsoft Office
• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة
• تعتبر الخبرة السابقة في دور مشابه ميزة كبيرة

• إدارة جداول التنفيذيين، الاجتماعات، السفر، والمراسلات الرسمية.
• إعداد جداول الأعمال، المحاضر، التقارير، والعروض التقديمية.
• الحفاظ على أنظمة ملف منظمة (رقمية وورقية) مع ضمان السرية.
• تنسيق التواصل بين المكتب التنفيذي وأقسام الكلية.
• دعم الاعتماد، والتقارير، ووثائق الالتزام.
• المساعدة في تنظيم الفعاليات المؤسسية والمشاركات التنفيذية.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
• 3+ سنوات من الخبرة الإدارية التنفيذية، ويفضل في التعليم العالي.
• إجادة قوية في Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint).
• مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية (يفضل العربية).
• تنظيم قوي، وإدارة الوقت، والانتباه للتفاصيل.
• محترف، ومتحفظ، وقادر على العمل في بيئة أكاديمية سريعة.

• إدخال وتحديث وصيانة البيانات في قواعد بيانات الشركة بدقة عالية.
• التحقق من نزاهة البيانات وتصحيح الأخطاء عند الضرورة.
• تنظيم وإدارة الملفات والسجلات والمستندات.
• إنتاج التقارير حسب الحاجة.
• التعاون مع الأقسام الأخرى لضمان تناسق البيانات.
• اتباع سياسات الخصوصية والسرية للبيانات.
• العمل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لإدارة البيانات والعمليات.

• دبلوم أو أعلى (يفضل الحصول على درجة مرتبطة).
• خبرة مثبتة في إدخال البيانات أو المهام الإدارية.
• سرعة ودقة عالية في الكتابة.
• اهتمام ممتاز بالتفاصيل ومهارات تنظيمية.
• إجادة في Microsoft Office، Google Workspace، أو برامج إدخال البيانات.
• القدرة على إدارة الوقت بفعالية والوفاء بالمواعيد النهائية.
• مهارات تواصل قوية.
• يجب أن يكون المتقدم متحدثًا باللغة الإنجليزية بطلاقة، كتابيًا وشفهيًا.

• إدارة الجداول التنفيذية، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد.
• إعداد وتنظيم الوثائق والتقارير والمراسلات.
• الحفاظ على السجلات وضمان حفظ الوثائق بشكل صحيح.
• تقديم الدعم السكرتاري للمديرين التنفيذيين، مما يضمن أن لديهم المواد اللازمة للعروض التقديمية والاجتماعات.
• تقديم خدمة عملاء ممتازة لكل من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

• مهارات كتابية قوية، بما في ذلك تنظيم الملفات وإدخال البيانات.
• مهارات التواصل اللفظي والكتابي ممتازة.
• الخبرة في إدارة الوثائق السرية ومساعدة الإدارة العليا.
• القدرة على تحديد أولويات المهام بفعالية وإدارة مسؤوليات متعددة.
• إتقان مجموعة Microsoft Office.
• اهتمام بالتفاصيل مع مهارات متعددة المهام وحل المشكلات قوية.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
• 2 - 3 سنوات من الخبرة في دور دعم إداري مشابه.

• إدارة الوثائق المتعلقة بالموارد البشرية، مع ضمان أن سجلات الموظفين دقيقة ومحدثة
• مهام العمليات، بما في ذلك الرواتب، الرسائل، فترات التجربة والعقود
• دعم تنفيذ سياسات وإجراءات الموارد البشرية وضمان الامتثال لقوانين العمل
• تنسيق عمليات التوظيف، بما في ذلك نشر الوظائف، جدولة المقابلات والتواصل مع المرشحين
• المساعدة في تقديم الموظفين الجدد، وضمان انتقال سلس إلى الشركة
• توفير الدعم في مبادرات وفعاليات مشاركة الموظفين
• الرد على استفسارات الموظفين المتعلقة بالموارد البشرية والمساعدة في حل أي مشكلات
• إعداد التقارير والحفاظ على مقاييس الموارد البشرية للتتبع والتحليل الداخلي

• درجة البكالوريوس في الموارد البشرية، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة
• 1-3 سنوات من الخبرة في دور دعم الموارد البشرية
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية
• مهارات تواصل وتفاعل ممتازة
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office وأنظمة معلومات الموارد البشرية
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة

• تقديم الدعم الإداري والتقني وإدارة المشاريع لكبير التنفيذيين وفريق القيادة الخاص بهم.
• العمل كشريك تجاري استراتيجي، وتقديم المشورة بشأن شؤون الشركة.
• بناء والحفاظ على علاقات حاسمة لضمان نجاح التنفيذي والهيئة التنظيمية.
• التمتع بكفاءة في إدارة المكتب وتنسيق السفر والاجتماعات.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بمهنية وحرص.

• 3-5 سنوات من خبرة العمل ذات الصلة.
• إتقان اللغة العربية والإنجليزية (كتابةً وتحدثًا).
• اهتمام استثنائي بالتفاصيل ومهارات تقنية قوية.
• التمتع بكفاءة في Outlook وMicrosoft Teams وExcel وPowerPoint وتقنيات التنسيق.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على متابعة المهام.

• الدعم البحثي والتحليلي:
  • إجراء أبحاث مستهدفة حول المواضيع الإدارية والتشغيلية والتنموية والقطاعية ذات الصلة بنظام خدمات الحجاج.
  • تحليل التقارير والدراسات والمستندات ذات الصلة واستخراج الرؤى الرئيسية لاتخاذ القرارات التنفيذية.
  • إعداد ملخصات تنفيذية ثنائية اللغة تدعم المشاريع الاستراتيجية والشراكات.
  • جمع المعلومات من الجهات الحكومية وتقارير القطاع والمراجع الاستشارية والمنافسين ذات الصلة بعروض خدمات قيّام.
• تطوير المحتوى والمستندات:
  • تطوير عروض تقديمية عالية الجودة تتماشى مع علامة قيّام التجارية وقيمها ومعايير الاستشارات.
  • إعداد مستندات هيكلية وسياسات وإجراءات وأطر تدعم المبادرات الاستراتيجية والتشغيلية.
  • تحرير ومراجعة وتنقيح المحتوى لضمان الوضوح والاحترافية والتوافق مع منهجيات قيّام.
  • تقديم ترجمة دقيقة من العربية إلى الإنجليزية للمستندات والمقترحات والاتصالات.
• إدارة المعلومات والاتصالات:
  • تجميع المدخلات من الفرق الداخلية لإنشاء تقارير أسبوعية وشهرية وتقارير خاصة بالمشاريع.
  • صياغة رسائل رسمية واتصالات باللغة العربية والإنجليزية بنبرة احترافية وثقافية متوافقة.
  • إعداد ملاحظات إحاطة لاجتماعات تنفيذية مع الشركاء والجهات الحكومية وأصحاب المصلحة الاستراتيجيين.
  • إدارة تقويم التنفيذي بوضوح يعكس الأولويات الاستراتيجية للشركة.
• دعم المشاريع والمبادرات:
  • متابعة عناصر العمل عبر المشاريع الاستشارية والمبادرات الاستثمارية وبرامج الشراكة.
  • الحفاظ على سجلات العمل والمتعقبين ولوحات المعلومات لدعم التنفيذ في الوقت المناسب.
  • دعم الرئيس التنفيذي وفريق القيادة في إعداد مستندات استراتيجية تتعلق بتجربة العملاء وفرص الاستثمار وتطوير القطاع.
  • تنظيم وحماية الملفات الحساسة المتعلقة بالمشاريع الوطنية والتفاعلات مع أصحاب المصلحة والتخطيط التنفيذي.
• العمليات والتنسيق التنفيذي:
  • تنسيق الاجتماعات وورش العمل والتفاعلات مع الفرق الداخلية والشركاء الاستراتيجيين عبر نظام خدمات الحجاج.
  • إدارة اللوجستيات والسفر والتخطيط التنفيذي بكفاءة.
  • تمثيل الشركة بشكل احترافي عند استقبال الضيوف والوفود رفيعة المستوى.
  • الاستجابة للمسائل العاجلة باحترافية وحكمة ومبادرة.

• مهارات تحليلية قوية والقدرة على تحديد الرؤى ذات الصلة.
• إتقان ممتاز للعربية والإنجليزية، مع قدرات احترافية في الكتابة والتقارير والترجمة.
• إجادة متقدمة في Microsoft Office ومهارات تنظيم الملفات القوية.
• احترافية عالية وسرية وموثوقية.

• متابعة المعاملات والإجراءات في الوزارات والمحاكم والهيئات.
• تقديم الطلبات واستكمال المتطلبات الحكومية.
• التنسيق مع الفريق القانوني لضمان سرعة ودقة المتابعة.
• تجهيز الخطابات والمستندات والتصديقات وتجديد التراخيص.
• متابعة المراسلات الرسمية والاستلامات والتسليمات.
• ترتيب الملفات والوثائق ورقياً وإلكترونياً.
• الطباعة والنسخ والمسح الضوئي.
• إدارة المكالمات والرسائل وتنظيم المواعيد والاجتماعات.

• سعودي الجنسية (شرط أساسي).
• شخصية قوية وقدرة على التعامل بثقة في الدوائر الحكومية.
• إجادة التواصل مع العملاء والجهات الرسمية.
• قدرة عالية على التنظيم والعمل تحت الضغط.
• الأفضلية لذوي الخبرة في مكاتب المحاماة أو العمل الحكومي.
• يجيد اللغة الإنجليزية.

نبحث عن سكرتيره للعمل في شركة مرموقة، يتمتع بمهارات تنظيمية عالية وإتقان برامج الأوفيس. المسؤوليات تشمل تنظيم المواعيد، إعداد المراسلات، أرشفة المستندات، واستقبال المكالمات. يجب أن يكون المرشح دقيقاً في العمل، قادراً على التواصل بفعالية، ويمتلك القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة المهام المتعددة بكفاءة.