سكرتير تنفيذي📣 إعلان

انضم إلى الأقطار كأمين تنفيذي!
نبحث عن أمين تنفيذي كفء لدعم كبار الموظفين داخل منظمتنا. ستكون دورك محورياً في تنظيم وصيانة جدول التنفيذيين بينما تقوم بأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية الأساسية. يجب أن يظهر الأمناء التنفيذيون احترافية سريعة، ومهارات ممتازة في إدارة الوقت، والقدرة على القيام بمهام متعددة. ستساعدك جهوزيتك وكفاءتك على تمكين التنفيذيين من التركيز على مسؤولياتهم الإدارية دون القلق بشأن المهام الأخرى، مما يساهم في الكفاءة العامة للأعمال.

المسؤوليات:

• الحفاظ على جدول الأعمال التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد، واجتماعات المجلس، والمؤتمرات.
• حضور الاجتماعات والحفاظ على محاضر مفصلة.
• استلام وفحص المكالمات الهاتفية، وإعادة توجيهها بشكل مناسب.
• التعامل مع كافة المراسلات الواردة أو الصادرة (البريد الإلكتروني، الرسائل، الطرود، إلخ).
• تنظيم ترتيبات السفر للتنفيذيين.
• إدارة الوثائق السرية مع ضمان سلامتها.
• إعداد الفواتير أو البيانات المالية والمساعدة في مهام مسك الدفاتر.
• مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض على الشروط مع الموردين لضمان طلبات فعالة من حيث التكلفة.
• الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية لسهولة الوصول إليها.
• إجراء الأبحاث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير حسب الطلب.