مساعد إداري

وصف وظيفي: مساعدة إدارية (عمل عن بعد)

المسمى الوظيفي: مساعدة إدارية
مكان العمل: عن بعد (مع الحاجة لحضور الاجتماعات أو اللقاءات عند الضرورة)
التبعية: تعمل مباشرة مع الرئيس التنفيذي

الوصف العام:

تتولى المساعدة الإدارية دورًا محوريًا في تنظيم وإدارة جميع العمليات الإدارية المحيطة بالرئيس التنفيذي، لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة. يتمثل دورها في ترتيب ومتابعة المهام، التنسيق بين الأقسام المختلفة، والتواصل مع العملاء والشركات الأخرى، بالإضافة إلى إعداد التقارير ورفعها للرئيس التنفيذي.

المهام والمسؤوليات:

1. تنظيم الجدول الزمني للرئيس التنفيذي:

جدولة الاجتماعات وتنظيم المواعيد.

إعداد جداول الأعمال وتوزيعها.



2. متابعة المهام الإدارية:

متابعة تنفيذ المهام الموكلة إلى الأقسام المختلفة وضمان إنجازها في الوقت المحدد.

توفير التقارير الدورية عن سير العمل.



3. التنسيق الداخلي والخارجي:

التواصل مع الأقسام الإدارية لتسهيل سير العمل.

التنسيق مع العملاء والشركات الأخرى فيما يتعلق بالاجتماعات والاتفاقيات.



4. إعداد التقارير والوثائق:

جمع البيانات وتحليلها وإعداد تقارير مفصلة.

رفع التقارير الدورية للرئيس التنفيذي مع تقديم التوصيات المناسبة.



5. دعم الاجتماعات واللقاءات:

حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر عند الحاجة.

الإشراف على تنظيم اللقاءات والفعاليات الخاصة بالشركة.



6. القيام بمهام أخرى حسب توجيهات الرئيس التنفيذي.



المتطلبات والمؤهلات:

الشهادات: درجة البكالوريوس في الإدارة أو ما يعادلها.

الخبرة: خبرة سابقة في العمل الإداري (لا تقل عن سنتين).

المهارات:

مهارات تنظيم وإدارة وقت عالية.

إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وأدوات العمل عن بعد.

مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة.

القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات بسرعة.



طبيعة العمل:

العمل عن بعد بشكل رئيسي.

المرونة في الحضور الفعلي للاجتماعات أو اللقاءات عند الحاجة.


الميزات:

بيئة عمل مرنة وداعمة.

فرصة للتطوير المهني والتعلم المستمر.


إذا كنتِ ترين نفسك مناسبة لهذه الوظيفة، يرجى إرسال السيرة الذاتية مع خطاب تقديمي يوضح مدى ملاءمتك للدور المطلوب.

• الحفاظ على منطقة الاستقبال وضمان وظيفتها.
• إدارة مستلزمات المكتب والمخزون.
• الإشراف على إدارة وتوزيع الشحنات.
• التعامل مع صيانة معدات المكتب.
• إعداد العروض التقديمية والتقارير لنائب الرئيس.
• إدارة العلامة التجارية لصاحب العمل ونقاط القيمة.

• إجادة استخدام MS Excel (جداول محورية و VLOOKUP إلزامية).
• خبرة في أدوات الوسائط الاجتماعية.
• خبرة لا تقل عن سنتين في دور إداري.
• مهارات إدارية قوية ومهارات تواصل باللغة الإنجليزية.

• تقديم تغطية مكتب الاستقبال وترحيب الزوار بشكل احترافي.
• المساعدة في التحضيرات للاجتماعات، بما في ذلك إعداد الغرف وتفكيكها.
• إدارة المرافق واللوجستيات للفعاليات المجدولة.
• صيانة مظهر المكتب النظيف والمهني.
• مراقبة لوازم المكتب وإدارة احتياجات المخزون.
• التعاون مع فريق IT في APCO.
• تقديم استقطابات إدارية للموظفين الجدد.
• دعم الموظفين الكبار في إدارة الجداول الزمنية، ومعالجة الوثائق، وتنسيق السفر.
• تنسيق جداول النقل اليومية للسائقين.
• التنسيق بين الأقسام، والإجابة عن المكالمات، وجدولة مواعيد العملاء.

• درجة البكالوريوس مع خبرة إدارية لا تقل عن سنة واحدة.
• يفضل الخبرة في شركة عالمية سريعة الوتيرة.
• مهارات تواصل قوية (شفوية وكتابية).
• إجادة استخدام Microsoft Excel وPowerPoint وWord.

• مهام مكتبية؛ السفر ليس مطلوبًا.
• استعداد للعمل لساعات إضافية حسب الحاجة.