سكرتير تنفيذي📣 إعلان

نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي منظم ودقيق للغاية لتقديم دعم إداري من المستوى الأعلى للرئيس التنفيذي لدينا. سيكون المرشح المثالي استباقيًا وفعالًا وقادرًا على التعامل مع المعلومات السرية باحترافية. تتطلب هذه الوظيفة مهارات استثنائية في التواصل وإدارة الوقت والتنظيم لضمان سير العمليات بسلاسة داخل المكتب التنفيذي.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة وصيانة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي، بما في ذلك تحديد مواعيد الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
• إعداد وتحرير التقارير والعروض التقديمية والمراسلات نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• تنظيم وصيانة الملفات والسجلات والمستندات السرية.
• تنسيق والتواصل مع الإدارات الداخلية والمساهمين والشركاء الخارجيين.
• فرز وإدارة الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية والمراسلات الواردة، مع إعطاء الأولوية للأمور العاجلة.
• التعامل مع لوجستيات السفر، بما في ذلك حجوزات الرحلات، والإقامة، والبرامج الزمنية.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين المحاضر، والمتابعة بشأن العناصر التي تحتاج إلى عمل.
• ترحيب ومساعدة الضيوف والزوار من الشخصيات المهمة في المكتب التنفيذي.
• إجراء أبحاث أساسية وتجمع البيانات لتقارير الأعمال.
• ضمان سير العمليات الإدارية اليومية بسلاسة داخل مكتب الرئيس التنفيذي.

المتطلبات والمؤهلات:

• التعليم: درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
• الخبرة: الحد الأدنى 3 سنوات في دور مشابه، ويفضل دعم المسؤولين التنفيذيين من المستوى C.
• المهارات التقنية:
  • إجادة في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
  • خبرة في أدوات إدارة الجدول الزمني ومنصات التواصل التجارية.
• المهارات الشخصية:
  • مهارات تنظيم وإدارة وقت استثنائية.
  • قدرة قوية على الكتابة والتواصل الشفهي بالعربية والإنجليزية.
  • القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بحذر.
  • مهارات قوية في حل المشكلات والانتباه للتفاصيل.
  • القدرة على العمل تحت الضغط وأعطاء الأولوية لعدة مهام بكفاءة.

ما نقدمه:

• بيئة عمل ديناميكية واحترافية.
• مجموعة من الأجور والمزايا التنافسية.
• فرصة للعمل عن كثب مع القيادة العليا واكتساب الخبرة على المستوى التنفيذي.

نظرة عامة على الدور:
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي شخصي محترف وذو تنظيم عالٍ لتقديم دعم إداري وشخصي ومالي شامل لتنفيذي كبير. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيم استثنائية، والقدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة واحترافية، والقدرة على الحفاظ على السرية مع ضمان تنفيذ سلس لكل من الالتزامات الشخصية والمهنية والمالية.

المسؤوليات الرئيسية:

• الدعم الإداري:
  • إدارة وتنظيم جدول التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
  • إعداد وتحرير المراسلات والعروض التقديمية والتقارير وغيرها من الوثائق.
  • مراقبة والرد على الاتصالات، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، نيابة عن التنفيذي.
• المساعدة الشخصية:
  • التعامل مع المهام الشخصية مثل إدارة موظفي الأسرة، والإشراف على الأنشطة المتعلقة بالعائلة، وتنسيق الفعاليات الشخصية.
  • إدارة الوثائق الشخصية، والاشتراكات، والعضويات، والسجلات.
  • المساعدة في التخطيط وتنظيم التجمعات العائلية، والاحتفالات، وترتيبات السفر.
• إدارة المحاسبة والمالية:
  • إعداد وتتبع الميزانيات للمؤسسات، والمصروفات الشخصية، ونفقات الأسرة.
  • إدارة العمليات المالية اليومية، بما في ذلك مراجعة الفواتير والمدفوعات.
  • إعداد تقارير مالية دورية لمراقبة المصروفات والإيرادات والميزانيات.
  • ضمان الدفع في الوقت المناسب للفواتير الشخصية والتجارية.
  • التعاون مع المحاسبين والمدققين لتسهيل إعداد التقارير السنوية والتدقيق المالي.
• التنسيق والمتابعة:
  • التصرف كحلقة وصل بين التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين أو الخارجيين.
  • تتبع المواعيد النهائية، والمتابعة بشأن المهام، وتقديم تحديثات حول المشاريع الرئيسية.
  • إجراء الأبحاث وإعداد المواد لدعم اتخاذ القرار.
• السرية والاحترافية:
  • الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والاحترافية في جميع الأمور، خاصة الالتزامات المالية.
  • توقع احتياجات التنفيذي والاستجابة لها بشكل استباقي.
• مسؤوليات إضافية:
  • الحفاظ على نظام ملفات منظم جيدًا (رقمي وبدني) لتسهيل الوصول إلى المعلومات.
  • مراقبة وإدارة اللوازم المكتبية وتنسيق الشراء حسب الحاجة.
  • أداء مهام إضافية عند الحاجة لدعم الالتزامات الشخصية والمهنية والمالية للتنفيذي.

المؤهلات:

• التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو المحاسبة، أو الاتصالات، أو مجال ذي صلة (مفضل).
• الخبرة: الحد الأدنى من 3 سنوات كمساعد شخصي أو تنفيذي، مع خبرة في المحاسبة وإدارة المالية.
• اللغات: يجب أن يتحدث بطلاقة العربية والإنجليزية، مع القدرة على التحدث والقراءة والكتابة بالعربية على مستوى احترافي.
• المهارات الفنية: الإلمام بمجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وبرامج المحاسبة مثل QuickBooks أو أدوات مشابهة.

الكفاءات الرئيسية:

• قدرات تنظيمية واستيعابية ممتازة.
• مهارات قوية في التواصل والعلاقات الشخصية، مع نهج يركز على العميل.
• القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بشكل فعال تحت الضغط.
• استباقي، وموارد، وقابل للتكيف مع المتطلبات المتغيرة.
• مستوى عالٍ من السرية، والاحترافية، والاهتمام بالتفاصيل.
• مهارات تحليلية قوية لإدارة وفهم البيانات المالية.

انضم إلى alawwalcapital كأمين تنفيذي! نحن نبحث عن شخص منظم وذو دقة عالية لتقديم الدعم التنفيذي لمديرنا التنفيذي.

المسؤوليات الرئيسية:
- تنظيم وتنسيق جدول أعمال المدير التنفيذي
- إدارة مواعيد الاجتماعات والمؤتمرات
- تسهيل التواصل بين الإدارة والأقسام المختلفة
- إعداد وتنظيم الوثائق والعروض التقديمية
- متابعة تنفيذ القرارات الإدارية
- تنظيم والحفاظ على السجلات والمعلومات بسرية وكفاءة.

المتطلبات:
- درجة البكاليوس، ويفضل في الدراسات السكرتارية
- إتقان استخدام الكمبيوتر وتطبيقات Microsoft Office
- الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير
- مهارات تواصل ممتازة مع مختلف أصحاب المصلحة
- الطلاقة في اللغة الإنجليزية.

إذا كنت تستوفي هذه المعايير، ندعوك لتقديم طلب!