مساعد إداري

🔷 وظيفة شاغرة: مساعد للشؤون الإدارية والمحاسبية🔷

📍 الموقع : جدة، السعودية

⌚ دوام كامل

📅 فترة التجربة: 36 أشهر

جمعية إكساب المهارات اللغوية هي جمعية غير ربحية متخصصة في معالجة الأداء اللغوي وبناء المهارات اللغوية الصحيحة لمختلف الأعمار والجنسيات عن طريق القاعدة النورانية وتطبيقاتها المتنوعة. حصلت الجمعية على جائزة جدة للإبداع لعام 1441هـ، وتقدم خدمات تعليمية معتمدة للمجتمع من خلال بيئة تقنية متقدمة.

المسؤوليات الرئيسية:

المهام الإدارية (التركيز الأساسي):

• استقبال العملاء وتقديم أفضل الخدمات الممكنة لهم.
• الإشراف على سلامة المستفيدين داخل المبنى واحتياجاتهم
• إدارة وتنظيم الملفات والمستندات والسجلات المكتبية.
• التعامل مع الاتصالات المكتبية العامة، بما في ذلك الرد على المكالمات، والإجابة على الرسائل الإلكترونية، وتنسيق الاجتماعات.
• المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات وتنظيم جداول العمل لأعضاء الفريق.

المهام المحاسبية (تدريب تحت إشراف القسم المختص):

• المساعدة في إعداد الفواتير وتسجيل البيانات المالية الأساسية.
• دعم فريق المحاسبة في تنظيم مستندات الحسابات ومراجعة المعاملات المالية.
• المشاركة في عمليات التقارير المالية البسيطة حسب الحاجة وتحت إشراف القسم المختص.
• التدرب على عمل القوائم المالية والتقارير الربعية مع الفريق المختص واستلامها شيئاً فشيئاً

المتطلبات:

• بكالوريوس في المحاسبة
• لا يلزم وجود خبرة
• مهارات تواصل قوية وقدرة على تنظيم المهام وتحديد الأولويات.
• الإلمام بالجوانب التقنية
• الاستعمال الجيد للغة الإنجليزية

لماذا الانضمام إلينا؟

• فرصة للتدريب والتطوير المهني في بيئة عمل داعمة.
• دور متنوع يجمع بين المهام الإدارية والمحاسبية.
• بيئة عمل متقدمة تقنياً تسهل على الموظف إنجاز أعماله بكفائة عالية

المهارات المطلوبة

1. مهارات إدارية وتنظيمية:

• القدرة على تنظيم الملفات وترتيب المهام حسب الأولوية لضمان سير العمل بسلاسة.
• إدارة الوقت بشكل فعال والتعامل مع المهام المتعددة بكفاءة.
• التركيز على التفاصيل لضمان دقة العمل وتجنب الأخطاء.

2. مهارات تواصل:

• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة للتعامل مع أعضاء الفريق والعملاء.
• القدرة على الرد على الاستفسارات ومتابعة الاتصالات بفعالية.
• مهارات الاستماع الفعال لضمان فهم المهام والمتطلبات بوضوح.

3. المهارات التقنية:

• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Excel و Word لإعداد التقارير وتنظيم البيانات.
• معرفة بأساسيات برامج المحاسبة (أو الاستعداد للتعلم)
• القدرة على استخدام البريد الإلكتروني وأدوات إدارة الاجتماعات مثل Outlook

4. مهارات في المحاسبة الأساسية:

• فهم مبادئ المحاسبة الأساسية مثل إعداد الفواتير وتسجيل النفقات والإيرادات.
• القدرة على متابعة المستندات المالية بدقة وإعداد تقارير بسيطة.
• الرغبة في تعلم أساسيات المحاسبة والعمل بتوجيه من الفريق المختص.

5. مهارات حل المشكلات:

• القدرة على التفكير المنطقي وإيجاد حلول للمشكلات اليومية التي قد تنشأ أثناء أداء المهام.
• مهارات في التحليل والتفكير النقدي لتسهيل اتخاذ قرارات إدارية بسيطة.

6. المرونة والقدرة على التعلم:

• الاستعداد لتلقي التدريب في الجانب المحاسبي وتطوير مهارات جديدة حسب احتياجات العمل.
• المرونة في التكيف مع تغيرات العمل والتحديات الجديدة.