مدير مكتب رئيس تنفيذي

مدير مكتب الرئيس التنفيذي | Executive Office Manager

الموقع: الرياض – المملكة العربية السعودية
نوع العمل: دوام كامل – حضوري

المستوى الوظيفي: اداري تنفيذي

الوصف الوظيفي

نبحث عن مدير مكتب تنفيذي محترف يتمتع بشخصية قيادية ومهارات تنظيمية عالية وقدرة استثنائية على المتابعة والمبادرة وادارة الاولويات للعمل بشكل مباشر مع الرئيس التنفيذي لمجموعة شركات تعمل في عدة قطاعات

نبحث عن شخص يمتلك عقلية تنفيذية استباقية ولا يقتصر دوره على تنظيم المواعيد والمراسلات بل يكون مسؤولا عن ادارة اعمال المكتب التنفيذي وضمان تنفيذ التوجيهات ومتابعة الالتزامات والتنسيق الفعال مع الادارات المختلفة

المهام والمسؤوليات

* ادارة وتنظيم مكتب الرئيس التنفيذي والاشراف على جميع اعماله الادارية والتنفيذية
* تنظيم جدول الرئيس التنفيذي واجتماعاته ومواعيده والتزاماته المهنية
* متابعة جميع التكليفات والتوجيهات الصادرة من الرئيس التنفيذي حتى اكتمال تنفيذها
* التنسيق المباشر مع مدراء الادارات والشركات التابعة ومتابعة الاعمال المشتركة
* اعداد التقارير اليومية والاسبوعية عن سير الاعمال والمهام والانجازات والتاخيرات
* التحضير للاجتماعات واعداد جداول الاعمال ومحاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات
* ادارة المراسلات والاتصالات الرسمية والتنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية
* ترتيب اولويات العمل وتنبيه الرئيس التنفيذي للموضوعات العاجلة والقرارات المطلوبة
* الاشراف على السكرتارية التنفيذية وتنظيم الملفات والوثائق والمعلومات
* المحافظة على السرية التامة للمعلومات والقرارات والاعمال الخاصة بالرئيس التنفيذي

* تطوير اليات العمل داخل المكتب التنفيذي ورفع مستوى الكفاءة وسرعة الانجاز

المؤهلات والخبرات المطلوبة

* خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في ادارة المكاتب التنفيذية او العمل المباشر مع القيادات العليا
* خبرة سابقة في العمل مع رؤساء تنفيذيين او ملاك شركات او مجموعات اعمال
* مهارات عالية في التنظيم والتخطيط وادارة الوقت والاولويات
* شخصية قوية ومهنية تتمتع باللباقة والحزم وحسن التصرف
* قدرة ممتازة على المتابعة المستمرة وتحقيق النتائج دون الحاجة الى توجيه متكرر
* اجادة اللغة العربية والانجليزية تحدثا وكتابة
* اجادة استخدام Microsoft 365 وOutlook وExcel وادوات ادارة المهام
* القدرة على التعامل مع ضغوط العمل وتعدد المسؤوليات وسرعة تغير الاولويات

* مستوى عال من الانضباط والسرية والموثوقية والاهتمام بالتفاصيل

الصفات الشخصية التي نبحث عنها

نبحث عن شخص مبادر وسريع البديهة ومنظم ودقيق يمتلك حس المسؤولية والقدرة على توقع الاحتياجات قبل طلبها

شخص يتابع المهام من تلقاء نفسه ويحرص على اغلاقها في مواعيدها ويقدم الحلول بدلا من الاكتفاء بنقل المشكلات

هذا المنصب مناسب لمن يمتلك عقلية ادارية تنفيذية ويجيد تحمل المسؤولية والعمل باستقلالية وليس لمن يقتصر دوره على انتظار التعليمات وتنفيذ المهام الروتينية