مساعد إداري

وصف وظيفي: مساعدة إدارية (عمل عن بعد)

المسمى الوظيفي: مساعدة إدارية
مكان العمل: عن بعد (مع الحاجة لحضور الاجتماعات أو اللقاءات عند الضرورة)
التبعية: تعمل مباشرة مع الرئيس التنفيذي

الوصف العام:

تتولى المساعدة الإدارية دورًا محوريًا في تنظيم وإدارة جميع العمليات الإدارية المحيطة بالرئيس التنفيذي، لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة. يتمثل دورها في ترتيب ومتابعة المهام، التنسيق بين الأقسام المختلفة، والتواصل مع العملاء والشركات الأخرى، بالإضافة إلى إعداد التقارير ورفعها للرئيس التنفيذي.

المهام والمسؤوليات:

1. تنظيم الجدول الزمني للرئيس التنفيذي:

جدولة الاجتماعات وتنظيم المواعيد.

إعداد جداول الأعمال وتوزيعها.



2. متابعة المهام الإدارية:

متابعة تنفيذ المهام الموكلة إلى الأقسام المختلفة وضمان إنجازها في الوقت المحدد.

توفير التقارير الدورية عن سير العمل.



3. التنسيق الداخلي والخارجي:

التواصل مع الأقسام الإدارية لتسهيل سير العمل.

التنسيق مع العملاء والشركات الأخرى فيما يتعلق بالاجتماعات والاتفاقيات.



4. إعداد التقارير والوثائق:

جمع البيانات وتحليلها وإعداد تقارير مفصلة.

رفع التقارير الدورية للرئيس التنفيذي مع تقديم التوصيات المناسبة.



5. دعم الاجتماعات واللقاءات:

حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر عند الحاجة.

الإشراف على تنظيم اللقاءات والفعاليات الخاصة بالشركة.



6. القيام بمهام أخرى حسب توجيهات الرئيس التنفيذي.



المتطلبات والمؤهلات:

الشهادات: درجة البكالوريوس في الإدارة أو ما يعادلها.

الخبرة: خبرة سابقة في العمل الإداري (لا تقل عن سنتين).

المهارات:

مهارات تنظيم وإدارة وقت عالية.

إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وأدوات العمل عن بعد.

مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة.

القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات بسرعة.



طبيعة العمل:

العمل عن بعد بشكل رئيسي.

المرونة في الحضور الفعلي للاجتماعات أو اللقاءات عند الحاجة.


الميزات:

بيئة عمل مرنة وداعمة.

فرصة للتطوير المهني والتعلم المستمر.


إذا كنتِ ترين نفسك مناسبة لهذه الوظيفة، يرجى إرسال السيرة الذاتية مع خطاب تقديمي يوضح مدى ملاءمتك للدور المطلوب.

• المؤهل: بكالوريوس أو دبلوم.
• الخبرة: سنتان كحد أدنى في مجال السكرتارية أو في مجالات إدارية مماثلة.

• الدعم الإداري والسكرتاري:
  • إدارة تقويم المدير التنفيذي وتنظيم الاجتماعات.
  • حضور الاجتماعات، وإعداد محاضر الاجتماعات التفصيلية، وضمان المتابعة.
  • التعامل مع جميع المراسلات وتنظيم ترتيبات السفر.
  • الحفاظ على نظام ملفات منظم للمستندات والتقارير.
• الدعم الاستراتيجي والتحليلي:
  • إعداد التقارير التحليلية والعروض التقديمية للمدير التنفيذي.
  • مراقبة التقدم في خطط التطوير والتحسين الاستراتيجي.
  • تطوير وصيانة لوحة تحكم لإدارة مؤشرات الأداء الرئيسية.
  • إجراء الأبحاث وتجميع البيانات لاتخاذ القرارات.
• الامتثال والمعايير:
  • ضمان الامتثال لمعايير الشركة ومراقبة المتطلبات التنظيمية.
  • التصرف كمسؤول الامتثال وتنسيق الأنشطة ذات الصلة بالامتثال.
• التنسيق والتواصل:
  • أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية لأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
  • التنسيق مع رؤساء الأقسام لتحديثات المشروع والتوافق.
  • دعم الفرق عبر الوظائف لتنفيذ الأهداف الاستراتيجية.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات كمساعد تنفيذي للمدير التنفيذي أو المدراء التنفيذيين.
• خبرة مثبتة في إعداد التقارير ولوحات المعلومات والعروض التقديمية.
• يُفضل أن تكون على دراية بمعايير الامتثال.

• مستوى عالٍ من السرية والاحتراف.
• مهارات تنظيمية وقدرة على إدارة مهام متعددة.
• مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية؛ الكفاءة في اللغة العربية ميزة إضافية.
• التمكن في مجموعة Microsoft Office والبرامج ذات الصلة.
• عقلية تحليلية وقدرة على تفسير البيانات المعقدة.
• مهارات تواصل شخصية قوية وقدرة على العمل بشكل تعاوني.
• دافع ذاتي واستباقي.

• نزاهة عالية ومعايير أخلاقية.
• حل المشاكل الموجه نحو النتائج.
• مهارات إدارة الوقت قوية.
• قابل للتكيف مع الأولويات المتغيرة.