موظف استقبال

• ترحيب بالضيوف بمجرد وصولهم إلى المكتب.
• توجيه الزوار إلى الشخص المناسب والمكتب المناسب.
• الإجابة على المكالمات الهاتفية القادمة.
• التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وقابلة للحضور، مع جميع القرطاسية والمواد اللازمة (مثل الأقلام والاستمارات والكتيبات).
• توفير معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا أوعبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
• تلقي البريد أو تسليمه بشكل يومي وفرزه وتوزيعه.
• الحفاظ على أمن المكاتب باتباع إجراءات السلامة والتحكم في الدخول عبر مكتب الاستقبال (رصد الدفتر، وإصدار شارات للزوار).
• طلب لوازم المكاتب الأمامية والاحتفاظ بمخزون المخزون.
• تحديث الجداول و أوقات الاجتماعات.
• ترتيب اكل ما يتعلق بلسفر والإقامة وإعداد القسائم.
• الاحتفاظ بسجلات مستكملة لنفقات المكتب وتكاليفه.

يعتبر INTHEINNER مركز يقدم خدمات الإرشاد النفسي والأسري ويعتبر موظف الاستقبال نقطة الاتصال الأولى للعملاء ، وهو المسؤول عن ضمان تجربة إيجابية ومهنية. يتضمن الدور إدارة عمليات مكتب الاستقبال،

وتقديم الدعم الإداري، والمساهمة في الأداء الفعال للمركز.

المؤهلات

● مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي/الشخصي.

● المظهر والسلوك المهني.

● القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بعناية مناسبة.

● المعرفة الأساسية باستخدام الحاسب الآلي والانظمة والتطبيقات الخاصة بالجدولة والمدفوعات والتواصل.

الواجبات والمسؤوليات

● الترحيب بالزوار والعملاء والضيوف ومساعدتهم بأسلوب مهني.

● إدارة المكالمات والرسائل الهاتفية والايميلات الواردة، وتوجيهها إلى الموظفين المناسبين.

● أداء المهام الإدارية الروتينية مثل إدارة المستندات.

● الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة.

● تقديم معلومات عامة ودعم للزوار والموظفين.

● معالجة وحل المشكلات والاستفسارات البسيطة، وإبلاغ الأمور الأكثر تعقيدًا إلى المشرف عند الضرورة.

تنظيم المواعيد والجدول الزمني ،إدارة المراسلات ، التعامل مع المكالمات الهاتفية، تنسيق الفعاليات والاجتماعات ، إدارة الملفات والمستندات ،الدعم الإداري ،إدارة الموارد المكتبية