سكرتير تنفيذي📣 إعلان

في غسالة

منذ 8 أيام

	نوع العقد	دوام كامل
	طبيعة الوظيفة	بالموقع
	الموقع	جدة

نظرة عامة على الدور:
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي شخصي محترف وذو تنظيم عالٍ لتقديم دعم إداري وشخصي ومالي شامل لتنفيذي كبير. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيم استثنائية، والقدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة واحترافية، والقدرة على الحفاظ على السرية مع ضمان تنفيذ سلس لكل من الالتزامات الشخصية والمهنية والمالية.

المسؤوليات الرئيسية:

الدعم الإداري:
- إدارة وتنظيم جدول التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
- إعداد وتحرير المراسلات والعروض التقديمية والتقارير وغيرها من الوثائق.
- مراقبة والرد على الاتصالات، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، نيابة عن التنفيذي.
المساعدة الشخصية:
- التعامل مع المهام الشخصية مثل إدارة موظفي الأسرة، والإشراف على الأنشطة المتعلقة بالعائلة، وتنسيق الفعاليات الشخصية.
- إدارة الوثائق الشخصية، والاشتراكات، والعضويات، والسجلات.
- المساعدة في التخطيط وتنظيم التجمعات العائلية، والاحتفالات، وترتيبات السفر.
إدارة المحاسبة والمالية:
- إعداد وتتبع الميزانيات للمؤسسات، والمصروفات الشخصية، ونفقات الأسرة.
- إدارة العمليات المالية اليومية، بما في ذلك مراجعة الفواتير والمدفوعات.
- إعداد تقارير مالية دورية لمراقبة المصروفات والإيرادات والميزانيات.
- ضمان الدفع في الوقت المناسب للفواتير الشخصية والتجارية.
- التعاون مع المحاسبين والمدققين لتسهيل إعداد التقارير السنوية والتدقيق المالي.
التنسيق والمتابعة:
- التصرف كحلقة وصل بين التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين أو الخارجيين.
- تتبع المواعيد النهائية، والمتابعة بشأن المهام، وتقديم تحديثات حول المشاريع الرئيسية.
- إجراء الأبحاث وإعداد المواد لدعم اتخاذ القرار.
السرية والاحترافية:
- الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والاحترافية في جميع الأمور، خاصة الالتزامات المالية.
- توقع احتياجات التنفيذي والاستجابة لها بشكل استباقي.
مسؤوليات إضافية:
- الحفاظ على نظام ملفات منظم جيدًا (رقمي وبدني) لتسهيل الوصول إلى المعلومات.
- مراقبة وإدارة اللوازم المكتبية وتنسيق الشراء حسب الحاجة.
- أداء مهام إضافية عند الحاجة لدعم الالتزامات الشخصية والمهنية والمالية للتنفيذي.

المؤهلات:

التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو المحاسبة، أو الاتصالات، أو مجال ذي صلة (مفضل).
الخبرة: الحد الأدنى من 3 سنوات كمساعد شخصي أو تنفيذي، مع خبرة في المحاسبة وإدارة المالية.
اللغات: يجب أن يتحدث بطلاقة العربية والإنجليزية، مع القدرة على التحدث والقراءة والكتابة بالعربية على مستوى احترافي.
المهارات الفنية: الإلمام بمجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وبرامج المحاسبة مثل QuickBooks أو أدوات مشابهة.

الكفاءات الرئيسية: