مهام قسم الحسابات الدائنة عديدة ومتنوعة، ومن خلال تنفيذها بكفاءة تضمن المؤسسات تحسين رأس مالها العامل، إذ يشير هذا المصطلح إلى الأموال المستحقة للبائعين أو الموردين مقابل السلع أو الخدمات التي تم شراؤها بالائتمان، وبالتالي تنطوي الإدارة الفعالة للحسابات الدائنة على ضمان سداد الفواتير والمستحقات في مواعيدها المحددة، مع الحفاظ على التدفق النقدي للمؤسسة، وتحسين قدرتها التفاوضية مع الشركاء التجاريين، الأمر الذي يجعل هذا القسم من الركائز الأساسية في الإدارة المالية للشركات والمؤسسات، وفي هذا المقال نوضح بالتفصيل ما هي مهام قسم الحسابات الدائنة.
Account Payable مهام الحسابات الدائنة
يتولى قسم الحسابات الدائنة بالمؤسسات العديد من المهام تشمل معالجة مدفوعات العملاء، معالجة الفواتير، تسجيل الفواتير في النظام المحاسبي، تنفيذ المدفوعات، حفظ السجلات المالية وإعداد التقارير، بناء العلاقات مع الموردين، تسوية كشوفات الحساب البنكي، مراقبة الميزانية، دعم التنبؤ بالتدفق النقدي، الامتثال لسياسات التدقيق، وإدارة النقد.
1- معالجة مدفوعات العملاء
قسم الحسابات الدائنة هو المسؤول عن معالجة المدفوعات المستحقة للعملاء، مقابل حصولهم على منتجات أو خدمات المؤسسة، عن طريق إدخالها في الحساب الصحيح للمؤسسة بشكل آمن، فضلًا عن معالجة المدفوعات المدفوعة نقدًا أو بالشيكات، من خلال إيداعها في الحساب المناسب.
كما تشمل مهام قسم الحسابات الدائنة معالجة المدفوعات المؤتمتة للعملاء التي تأتي في فترات زمنية محددة، مثل الفواتير، والمدفوعات التأمينية، وخدمات الاشتراك.
اقرأ أيضًا: إدارة الحسابات وأنواعها وخطواتها - دليل شامل
2- معالجة الفواتير
يُعد قسم الحسابات الدائنة هو المسؤول عن استلام الفواتير من الموردين أو البائعين سواء كانت ورقية أو رقمية ومراجعتها من أجل التحقق من التفاصيل، ومطابقتها مع أوامر الشراء، والتأكد من وجود قائمة مفصلة بالمنتجات أو الخدمات المقدمة وأنها صالحة للاستخدام، وضمان وجود جميع الموافقات قبل المعالجة وتنفيذ الدفع، مما يضمن منع الأخطاء، وسداد المؤسسة النفقات المطلوبة والصحيحة فقط.
كما تتضمن هذه المهمة اكتشاف أي اختلافات لحلها قبل الدفع، ورفض المصروفات غير القابلة للسداد، مما يضمن الامتثال للضوابط الداخلية.
3- تسجيل الفواتير في النظام
وهي المهمة التي يقوم بها قسم الحسابات الدائنة بعد معالجة الفواتير، إذ يتم إدخال بيانات الفواتير في النظام المحاسبي لتتبع الالتزامات المالية، وذلك من خلال ربط كل فاتورة بالمورّد المقابل لها باستخدام رقم المورّد، مما يضمن سهولة العثور عليها في وقت لاحق وربطها بالمدفوعات الخاصة بها.
تضمن لك صبّار توظيف محاسبين محترفين موثوقين، يمتلكون الخبرة والمعايير المهنية العالية لضمان إدارة مالية سليمة ودقيقة لعملك.
4- تنفيذ المدفوعات
بعد معالجة الفواتير والموافقة عليها وتسجيلها، يقوم قسم الحسابات الدائنة بتنسيق جدولة وتنفيذ المدفوعات وفقًا لشروط الموردين، من خلال إجراء تخطيط دقيق لتحسين التدفق النقدي، والالتزام بشروط الدفع المتفق عليها، وتجنب سداد رسوم التأخير.
ولا تقتصر مهمة تنفيذ المدفوعات على إرسال الأموال فقط، بل تشمل مراقبة العمليات المالية للتأكد من إنجازها بنجاح، وضمان الأمانة والدقة في عملية الدفع سواء كانت تتم عبر الشيكات، أو التحويلات البنكية، أو المنصات الرقمية، إذ يختار القسم طريقة الدفع الأكثر كفاءة والأقل في التكلفة.
تعرف على: الوصف الوظيفي لمدير الحسابات Account Manager وأهم المهام والمهارات
5- حفظ السجلات المالية وإعداد التقارير
تشمل مهام قسم الحسابات الدائنة حفظ السجلات المالية للمدفوعات والموردين بدقة وتنظيمها وتحديثها باستمرار، يشمل ذلك أرشفة الفواتير، والإيصالات، وموافقات الدفع بطريقة منظمة لتسهيل المراجعة الداخلية والخارجية.
كما تتضمن هذه المهمة دعم مهام الإقفال الشهري والسنوي، فضلًا عن مساعدة كبار المسؤولين الماليين بإعداد التقارير المالية لضمان جاهزية المؤسسة لعمليات التدقيق والامتثال للقوانين والسياسات ذات الصلة.
ومن خلال حفظ السجلات المالية وإعداد التقارير يمكن اتخاذ القرارات المالية الاستراتيجية بناءً على البيانات المتوفرة بها.
اعرف المزيد عن: مهام رئيس الحسابات
6- بناء العلاقات مع الموردين
يتعامل قسم الحسابات الدائنة بشكل مباشر ومتواصل مع الموردين ويُعد بمثابة حلقة الوصل بينهم وبين المؤسسة، لذلك من ضمن مسؤوليات بناء علاقات إيجابية معهم، نظرًا لتأثير هذه العلاقة على مدة العقود، والتفاوض على شروط أفضل، وسهولة تحقيق الأهداف، وزيادة فرص التعاون الناجح مستقبلاً.
تنطوي هذه المهمة على حل المشكلات بشكل استباقي، الرد السريع على استفسارات الدفع، العمل على وجود تواصل واضح ومستمر، وهو ما يضمن حماية المؤسسة من المخاطر المعقدة مثل اضطرابات سلسلة التوريد.
7- تسوية كشوفات الحساب البنكي
يُعد تنفيذ التسوية البنكية من أبرز مهام قسم الحسابات الدائنة، إذ تشير هذه العملية إلى مقارنة سجلات المؤسسة مع كشوفات الحساب البنكي للتأكد من أن جميع المعاملات قد تم تسجيلها بدقة، وهي عملية بالغة الأهمية لضمان الحفاظ على السجلات المالية دقيقة، وحماية المؤسسة من أي عمليات احتيالية، واكتشاف أي مشكلات والعمل على معالجتها.
من خلال تسوية كشوفات الحساب البنكي، تضمن المؤسسة صحة البيانات والدقة المالية، ومن ثم الامتثال للوائح المالية.
8- مراقبة الميزانية والتحكم فيها
تعتمد المؤسسات على قسم الحسابات الدائنة للحفاظ على الانضباط في الإنفاق، إذ يقوم القسم بمقارنة الفواتير بالميزانيات وأوامر الشراء، لضمان عدم تجاوز الميزانية المحددة، وتوافق إنفاق المؤسسة مع أهدافها المالية.
عندما يقوم قسم الحسابات الدائنة بإجراء مراقبة مستمرة على الميزانية، تتمكن المؤسسة من التحكم في التكاليف وتحسين تخصيص الموارد، مما يساهم في تعزيز نموها وربحيتها.
اطلع على: مهام مدير الحسابات
9- دعم التنبؤ بالتدفق النقدي
يلعب قسم الحسابات الدائنة دورًا بارزًا في تحسين التدفق النقدي بالمؤسسة، من خلال مواءمة جداول الدفع مع دورات الإيرادات، وهو ما يفيد في إعداد تنبؤات دقيقة للتدفقات النقدية، وبالتالي تحصل المؤسسة على رؤية حول مستقبلها المالي وسيولتها المقبلة.
من خلال مساهمة قسم الحسابات الدائنة في التنبؤ النقدي، تتمكن المؤسسة من تغطية التزاماتها، والتخطيط للاستثمارات بكفاءة، والحفاظ على استقرارها المالي، مما يعزز من قدرتها على مواجهة التغيرات التي يشهدها السوق.
تساعدك صبّار على توظيف أفضل المواهب المحاسبية التي تدعم توسع أعمالك، وتحسين الأداء المالي، وضمان اتخاذ قرارات مستنيرة وقائمة على بيانات دقيقة.
10- الامتثال لسياسات التدقيق الداخلي
يضمن قسم الحسابات الدائنة إتمام جميع المعاملات وفقًا للسياسات الداخلية بالمؤسسة وبروتوكولات الموافقة المعتمدة، وهو ما يساعد على الحفاظ على الامتثال لمتطلبات التدقيق الداخلي، وتقليل المخاطر وتعزيز مستوى المساءلة.
من خلال الامتثال لسياسات التدقيق الداخلي، تضمن المؤسسة إنشاء سجلات شفافة يسهل التحقق منها، وإنشاء إطار عمل قائم على الثقة والكفاءة والرقابة المستمرة عبر جميع العمليات المالية.
11- إدارة النقد
من مسؤوليات قسم الحسابات الدائنة، دفع المستحقات للموردين في الوقت المناسب، وفي نفس الوقت العمل على بقاء السيولة داخل المؤسسة لفترة أطول، سواء عن طريق الدفع في تاريخ الاستحقاق، أو بعده إذا أمكن.
ويختار القسم سداد المدفوعات للموردين بسرعة في حال تقديم خصومات على السداد المبكر، وكانت تلك الخصومات تعوض تكلفة التمويل أو الفرصة البديلة لضياع استثمار محتمل، ويمكن أن يختار تأجيل الدفع إذا كان المورد لا يفرض أي رسوم على التأخير، مما يمنح المؤسسة مرونة أكبر في إدارة تدفقاتها النقدية.
وظيفة المحاسبة التي تحلم بها ليست بعيدة، نحن في صبّار نتعاون مع شركات تبحث عن محاسبين مثلك، وسنضمن لك فرصة مقابلة خلال أيام قليلة، ابدأ بالبحث عن الوظيفة المناسبة لتنطلق في مسارك المهني بنجاح.
وظّف محاسبين متميزين دون عناء مع صبّار
هل تبحث عن أفضل المحاسبين لشركتك دون إضاعة الوقت في عمليات التوظيف الطويلة؟ مع صبّار يمكنك توظيف الكفاءات المحاسبية المؤهلة، لضمان أن فريقك المالي يدير الأعمال بكفاءة ودقة.
تقدم لك صبّار حلول التوظيف التي تلبي لك جميع متطلباتك من المرشحين، سواء كنت تسعى لتوظيف سعوديين أو أجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، حضوريًا أو عن بُعد، بفضل قاعدة بيانات ضخمة للمرشحين الأكفأ والأكثر مهارة، بادر بالتواصل معنا.
الخاتمة:
قسم الحسابات الدائنة يتحمل مسؤولية إدارة جميع المدفوعات المستحقة للموردين والعملاء بشكل دقيق ومنظم. يشمل ذلك استلام ومراجعة الفواتير، مطابقتها مع أوامر الشراء، وتسجيلها في النظام المحاسبي لضمان تتبع الالتزامات المالية بشكل صحيح. كما يقوم القسم بمعالجة المدفوعات بأنواعها المختلفة—نقدًا، شيكات، أو تحويلات رقمية—وفقًا لشروط الدفع المتفق عليها، مع مراقبة التدفقات النقدية لضمان استقرار السيولة وتحقيق أقصى استفادة من الخصومات المتاحة، وتجنب الرسوم الإضافية أو التأخير في السداد.
إلى جانب تنفيذ المدفوعات، يسهم القسم في الحفاظ على سجلات مالية دقيقة ومحدثة، دعم إعداد التقارير المالية، ومراقبة الميزانيات للسيطرة على النفقات. كما يلعب دورًا مهمًا في بناء علاقات إيجابية مع الموردين، تسوية الحسابات البنكية، دعم التنبؤ بالتدفقات النقدية، والامتثال لسياسات التدقيق الداخلي، مما يعزز دقة الإدارة المالية، الالتزام بالقوانين، ويضمن قدرة المؤسسة على التخطيط المالي السليم واتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على بيانات موثوقة.
