في عالم العمل الحديث، أصبحت الوثائق الإدارية أداة لا غنى عنها لإثبات المصداقية وتنظيم العلاقات المهنية. ومن بين هذه الوثائق الرسمية، يبرز نموذج إفادة موظف كوثيقة معتمدة تُستخدم لإثبات الحالة الوظيفية، سواء من حيث المسمى الوظيفي، الراتب، أو مدة الخدمة. وتطلبه الجهات المختلفة مثل البنوك، السفارات، أو المؤسسات الحكومية ضمن متطلبات رسمية عديدة.
ونظرًا لأهمية هذا النموذج ودوره في تسهيل الإجراءات الخارجية للموظفين، نقدم لك في هذا المقال كل ما تحتاج معرفته حول نموذج إفادة موظف، من تعريفه وأهم عناصره، إلى صيغ تحميله بصيغة Word وPDF مجانًا، إلى جانب قالب جاهز للنسخ والاستخدام الفوري باللغة العربية والإنجليزية، مع نصائح لكتابة الإفادة بشكل احترافي يتماشى مع المعايير الإدارية المعتمدة.
ما هو تعريف نموذج إفادة موظف
نموذج إفادة موظف هو وثيقة رسمية تُصدرها جهة العمل بناءً على طلب الموظف، وتتضمن معلومات أساسية مثل الاسم، الرقم الوظيفي، المسمى الوظيفي، تاريخ التعيين، والراتب الأساسي أو الإجمالي. تهدف هذه الإفادة إلى إثبات أن الموظف يعمل فعليًا في المؤسسة، وتُستخدم عادة في المعاملات الرسمية كالحصول على قرض بنكي، تقديم طلب تأشيرة، أو الاستفادة من برامج دعم السكن والخدمات الحكومية.
تُعد هذه الوثيقة من مسؤوليات قسم الموارد البشرية، ويُشترط أن تكون موقعة من الجهة المخولة ومعتمدة بالختم الرسمي للمؤسسة. وقد تختلف صياغة النموذج حسب الجهة المقدمة إليها الإفادة والغرض منها، إلا أنها تُعد مرجعًا قانونيًا وإداريًا يُعزز مصداقية الموظف أمام الجهات الخارجية.
تحميل نموذج إفادة موظف بصيغة Word
يُعتبر نموذج إفادة موظف بصيغة Word الخيار الأمثل للجهات التي تحتاج إلى تعديل وتخصيص البيانات بسهولة، مثل اسم الموظف، المسمى الوظيفي، الراتب، والغرض من الإفادة. يتميز هذا النموذج بأنه مرن وقابل للتعديل حسب متطلبات كل مؤسسة أو جهة رسمية، ويمكن حفظه، طباعته، أو مشاركته إلكترونيًا بكل سهولة.
تحميل نموذج إفادة موظف بصيغة PDF
إذا كنت تبحث عن نموذج جاهز للطباعة والاستخدام الفوري، فإن نموذج إفادة موظف بصيغة PDF يُعد الخيار الأنسب لك. يتميز هذا النموذج بثبات التنسيق وسهولة مشاركته مع الجهات الرسمية مثل البنوك والسفارات والمؤسسات الحكومية، دون الحاجة إلى تعديل أو تنسيق إضافي. النموذج يشمل جميع المعلومات الأساسية مثل بيانات الموظف، المسمى الوظيفي، تاريخ التعيين، والراتب.
تحميل نموذج إفادة موظف بصيغة Email (جاهز للإرسال عبر البريد الإلكتروني)
إذا كنت بحاجة إلى تقديم إفادة موظف بشكل سريع ورسمـي عبر البريد الإلكتروني، فإليك نموذجًا جاهزًا بصيغة Email يمكن نسخه وإرساله مباشرة إلى الجهة المعنية. يتميز هذا النموذج بصياغته الرسمية والمختصرة التي تشمل المعلومات الأساسية مثل اسم الموظف، المسمى الوظيفي، تاريخ التعيين، والغرض من الإفادة، مما يجعله مناسبًا للتواصل مع البنوك، السفارات، أو أي جهة خارجية تطلب إثبات عمل.
إليك نموذج إفادة موظف بصيغة Email باللغة العربية، جاهز للإرسال عبر البريد الإلكتروني:
الموضوع: إفادة عمل – [اسم الموظف]
السادة / [اسم الجهة أو "من يهمه الأمر"]
تحية طيبة وبعد،
نفيدكم نحن في [اسم الشركة] بأن الموظف/ـة [اسم الموظف]، يشغل حاليًا وظيفة [المسمى الوظيفي] لدينا، وذلك منذ تاريخ [تاريخ التعيين]، ويعمل لدينا بنظام [نوع العقد: دوام كامل / جزئي / عقد دائم / مؤقت].
ويتقاضى الموظف راتبًا شهريًا قدره [قيمة الراتب]، بالإضافة إلى البدلات المستحقة (إن وُجدت). تم إصدار هذه الإفادة بناءً على طلب الموظف، وذلك لتقديمها إلى [اذكر الجهة مثل بنك، سفارة، جهة رسمية...]، ولا تتحمل الشركة أي مسؤولية تجاه استخدام هذه الإفادة خارج الغرض الذي أُصدرت من أجله.
لأي استفسارات إضافية، لا تترددوا بالتواصل معنا.
مع أطيب التحيات،
الاسم: [اسم مسؤول الموارد البشرية]
الوظيفة: [المسمى الوظيفي]
اسم الشركة: [اسم المؤسسة]
البريد الإلكتروني: [example@company.com]
رقم الهاتف: [رقم التواصل]
التاريخ: [تاريخ اليوم]
اقرأ أيضًا: التميز الوظيفي ومهاراته وكيفية تحقيقه على مستوى الفرد والمؤسسة
نموذج إفادة موظف نسخة إنجليزية (English Version)
[Company Letterhead or Logo]
Human Resources Department
Date: [Insert Date]
To Whom It May Concern,
This is to certify that Mr./Ms. [Employee Full Name], holder of ID No. [Employee ID or National ID], has been employed with [Company Name] since [Start Date]. He/She is currently working in the position of [Job Title], under a [Full-time/Part-time – Permanent/Temporary] contract.
As of the date of this letter, the employee receives a monthly salary of [Salary Amount], in addition to applicable allowances such as housing, transportation, and other benefits as per the company’s policy.
This certificate is being issued upon the employee’s request without any liability on the part of the company regarding its use.
Sincerely,
[HR Manager’s Name]
Position: HR Manager
Company Name: [Insert Name]
Email: [example@company.com]
Phone: [Insert Contact Number]
Signature & Official Stamp
Note: This format is suitable for official purposes such as visa applications, bank loans, government requests, etc. Make sure to print it on official company letterhead and include a stamp for authenticity when needed.
عناصر ومكونات نموذج الإفادة
تتكوّن إفادة الموظف من مجموعة عناصر أساسية لا بد من توافرها لضمان اعتمادها رسميًا من الجهات المعنية. تساعد هذه العناصر في توثيق المعلومات بشكل دقيق واحترافي، وتعكس مصداقية الجهة المصدرة للإفادة، سواء كانت لغرض بنكي، تأشيرة، أو إثبات عمل.
1. البيانات الأساسية للموظف
تشمل المعلومات التعريفية الدقيقة التي تُثبت هوية الموظف داخل المؤسسة:
- الاسم الكامل
- الجنسية
- رقم الهوية الوطنية أو رقم الإقامة
- الرقم الوظيفي (إن وُجد)
- المسمى الوظيفي
- القسم / الإدارة
- نوع العقد (دوام كامل / جزئي – دائم / مؤقت)
- تاريخ التعيين
- مدة الخدمة حتى تاريخ الإفادة
2. تفاصيل الراتب والمزايا
يتم توضيح ما يتقاضاه الموظف شهريًا بشكل شفاف:
- الراتب الأساسي
- البدلات (إن وجدت):
- بدل سكن
- بدل نقل
- بدل طبيعة عمل
- أي مزايا مالية أخرى
- إجمالي الراتب الشهري (أساسي + بدلات)
3. الغرض من الإفادة
- يُذكر سبب إصدار الإفادة (مثال: تقديم للبنك، استخراج تأشيرة، طلب دعم سكني، تقديم للجامعة، إلخ).
- تنويه أن الشركة لا تتحمل أي مسؤولية قانونية تجاه استخدام الإفادة خارج الغرض المخصص لها.
4. توقيع واعتماد رسمي
لإضفاء الصفة القانونية والرسمية على الإفادة، يجب أن تحتوي على:
- اسم وتوقيع مسؤول الموارد البشرية أو المدير المباشر
- المسمى الوظيفي للموقع
- تاريخ الإصدار
- الختم الرسمي للمؤسسة (مطلوب بشكل أساسي في النماذج الورقية أو الرسمية)
- ورقة رسمية مروسة إذا كانت ستُطبع
5. بيانات التواصل
لإتاحة الفرصة للتحقق أو المتابعة:
- البريد الإلكتروني الرسمي للموقع
- رقم الهاتف أو التحويلة الخاصة به
- اسم الشركة أو الجهة بوضوح في التذييل أو العنوان
ملاحظات إضافية:
- اللغة: يمكن إصدار الإفادة بالعربية أو الإنجليزية حسب الجهة المقدمة إليها.
- التنسيق: يُفضل أن تكون مصممة بصيغة واضحة ومنسقة رسميًا (PDF للطباعة – Word للتعديل).
- مدة الصلاحية: بعض الجهات تطلب أن تكون الإفادة حديثة (صادرة خلال آخر 30 يومًا مثلًا).
- سريّة البيانات: يجب عدم تضمين معلومات غير ضرورية، والاقتصار على المطلوب فقط.
وجود جميع هذه المكونات يضمن أن تكون الإفادة مستوفية الشروط الرسمية، ويزيد من موثوقية المؤسسة واحترافيتها في التعاملات الداخلية والخارجية.
اقرأ أيضًا: بيئة عمل محفّزة -> استمرارية عالية للموظفين في الوظيفة
قالب نصي جاهز للنسخ واللصق
[شعار الشركة / اسم المؤسسة]
إدارة الموارد البشرية
التاريخ: ___ / ___ / _______
إفــــــادة
إلى من يهمه الأمر،
نفيد نحن إدارة الموارد البشرية في [اسم الشركة / المؤسسة] بأن الموظف/ـة:
- الاسم الكامل: ........................................................
- الجنسية: ........................................................
- رقم الهوية / الإقامة: ........................................................
- الرقم الوظيفي: ........................................................
- المسمى الوظيفي: ........................................................
- القسم / الإدارة: ........................................................
- تاريخ التعيين: ___ / ___ / _______
- نوع العقد: ☐ دائم ☐ مؤقت ☐ جزئي
ويتقاضى راتبًا شهريًا أساسيًا قدره [قيمة الراتب]، بالإضافة إلى البدلات التالية (إن وُجدت):
- بدل سكن: ......................
- بدل نقل: ......................
- بدل طبيعة عمل / أخرى: ......................
إجمالي الراتب الشهري: ......................
تم إصدار هذه الإفادة بناءً على طلب الموظف المذكور أعلاه، لتقديمها إلى [اسم الجهة: بنك، سفارة، جهة حكومية...]، ولا تتحمل الشركة أي مسؤولية تجاه ما يترتب على استخدامها خارج هذا الإطار.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام،
اسم مسؤول الموارد البشرية: ........................................
الوظيفة: ........................................
التوقيع: ____________________
الختم الرسمي: [يُوضع هنا إن وُجد].
اقرأ أيضًا: نموذج لفت نظر موظف في الموارد البشرية
كيفية كتابة إفادة موظف
كتابة إفادة موظف تتطلب تنسيقًا رسميًا واضحًا ومحتوى دقيقًا يعكس حالة الموظف داخل جهة العمل. ويمكنك اتباع الخطوات التالية لإنشاء إفادة كاملة ومعتمدة:
1. استخدام ورقة رسمية مروسة
ابدأ الإفادة على ورقة تحمل شعار الشركة أو المؤسسة، أو ضمن ملف Word/PDF يحتوي على ترويسة باسم الجهة، العنوان، وبيانات الاتصال الرسمية.
2. تحديد التاريخ والمخاطب
- التاريخ: يُكتب أعلى الصفحة بصيغة:
التاريخ: ___ / ___ / _______ - المخاطب: غالبًا ما يبدأ النص بعبارة:
"إلى من يهمه الأمر"، أو يوجّه مباشرة إلى جهة معينة مثل:
"السادة/ إدارة القروض – بنك XXX"
3. صياغة الفقرة الأساسية للإفادة
يُذكر في هذه الفقرة أن الموظف يعمل لدى الجهة، مع تحديد كافة المعلومات التالية:
- الاسم الكامل
- الرقم الوظيفي
- الجنسية
- رقم الهوية أو الإقامة
- المسمى الوظيفي
- القسم / الإدارة
- نوع العقد (دوام كامل / جزئي / دائم / مؤقت)
- تاريخ التعيين
- مدة الخدمة (اختياري)
مثال للصياغة:
"نفيد نحن إدارة الموارد البشرية في [اسم الجهة] بأن الموظف/ـة [الاسم] يعمل لدينا بوظيفة [المسمى] منذ تاريخ [....]، وهو على رأس العمل حتى تاريخه.
4. توضيح تفاصيل الراتب والمزايا (اختياري حسب الطلب)
- الراتب الأساسي
- البدلات (سكن، نقل، طبيعة عمل، إلخ)
- إجمالي الراتب الشهري
مثال:
"ويتقاضى الموظف راتبًا شهريًا أساسيًا قدره [....]، بالإضافة إلى بدل سكن ونقل، ليصبح إجمالي راتبه الشهري [....]."
5. توضيح الغرض من الإفادة
تُذكر الجهة أو السبب الذي أُعدّت من أجله الإفادة، مثل:
"وقد تم إصدار هذه الإفادة بناءً على طلب الموظف لتقديمها إلى [بنك / سفارة / جهة حكومية...]، دون أدنى مسؤولية على الشركة تجاه استخدام هذه الإفادة خارج هذا الإطار."
6. التوقيع والختم
- اسم مسؤول الموارد البشرية أو الجهة المخولة
- المسمى الوظيفي
- التوقيع
- ختم المؤسسة (إجباري في النسخ الورقية أو عند تقديمها رسميًا)
نصائح مهمة:
- استخدم لغة رسمية خالية من الأخطاء.
- التزم بالدقة في الأرقام والتواريخ.
- احرص على اعتماد الإفادة من الإدارة المختصة قبل إرسالها.
- لا تُدرج معلومات غير مطلوبة (مثل تقييمات الأداء أو تفاصيل شخصية غير ضرورية).
كيفية التعامل مع طلب إفادة للموظف المنتهي عقده
عند تلقي طلب إفادة من موظف سابق انتهى عقده مع الشركة، يجب التعامل مع الطلب بحذر ووفق ضوابط إدارية وقانونية واضحة. أولًا، يُراجع ملف الموظف للتأكد من حالة انتهاء العلاقة التعاقدية، وتوثيق ما إذا كانت نهايتها طبيعية (انتهاء مدة العقد) أو غير ذلك (استقالة، فصل، تقاعد...). بعد ذلك، يتم إعداد الإفادة بصيغة مناسبة توضّح أن الموظف لم يعد على رأس العمل، مع ذكر تاريخ بداية ونهاية خدمته، والمسمى الوظيفي، ومدة العمل بدقة.
يُراعى أن لا تتضمن الإفادة أي التزامات مالية حالية أو مستقبلية على الشركة، بل تكون بهدف إثبات فترة العمل السابقة فقط. كما يجب التنويه صراحة بأن الموظف لم يعد يعمل لدى الجهة. وتُوقع الإفادة من قسم الموارد البشرية، وتُختم بختم الشركة الرسمي، ويُفضل الاحتفاظ بنسخة منها ضمن أرشيف الموظفين السابقين لأي مراجعة مستقبلية.
متطلبات إصدار إفادة الموظف
لإصدار إفادة موظف بطريقة رسمية ومعتمدة، يجب على الموظف أو الجهة الطالبة تقديم مجموعة من المتطلبات الأساسية تضمن صحة البيانات وسلامة الإجراء الإداري. وتشمل هذه المتطلبات ما يلي:
- طلب كتابي رسمي:
يقدّمه الموظف إلى قسم الموارد البشرية موضحًا فيه الغرض من الإفادة (مثل: بنك، تأشيرة، جهة حكومية...)، مع تحديد الجهة الموجهة إليها الإفادة إن وُجدت. - صورة من الهوية الوطنية أو الإقامة:
تُستخدم للتحقق من هوية الموظف ومطابقتها مع البيانات الوظيفية. - رقم الملف الوظيفي أو الرقم الوظيفي:
لتسهيل الوصول إلى بيانات الموظف داخل أنظمة الموارد البشرية. - بيانات التواصل الشخصية:
مثل رقم الجوال أو البريد الإلكتروني، لتأكيد الطلب أو إرسال النسخة الإلكترونية من الإفادة. - توقيع الموظف على الطلب:
كإجراء إثبات رسمي يُظهر أن الإفادة مطلوبة بموافقته الشخصية. - موافقة المدير المباشر (في بعض الجهات):
خاصة إذا كانت الإفادة تتعلق بالدوام، الغياب، أو تتضمن بيانات حساسة كالدخل والمزايا. - مدة صلاحية الطلب:
يُشترط في بعض المؤسسات أن لا تتجاوز الإفادة 30 يومًا من تاريخ الإصدار، لذلك يجب طلبها قبل الموعد النهائي المطلوب.
ملاحظة: تختلف المتطلبات قليلًا من جهة لأخرى حسب السياسات الداخلية، لكن النقاط أعلاه تُعتبر أساسية وشائعة في معظم المؤسسات.
ابدأ رحلتك المهنية الآن مع صبّار!
إذا كنت تبحث عن فرصة عمل مرنة، أو ترغب في اكتساب خبرة عملية في بيئة احترافية، فإن منصة صبّار هي خيارك الأمثل. تقدم صبّار وظائف متنوعة في قطاعات مثل الضيافة، البيع بالتجزئة، والخدمات، وتمنحك الأدوات التي تحتاجها لبناء مسار مهني ناجح خطوة بخطوة.
سجّل الآن عبر منصة صبّار، واختر الوظيفة التي تناسب مهاراتك وجدولك، وابدأ تجربة مهنية مدعومة بفريق يساعدك على التطور والنمو. مع صبّار، مستقبلك المهني يبدأ اليوم!
الخاتمة
في الختام، يمثل نموذج إفادة موظف أداة رسمية مهمة لحفظ حقوق الموظف وتعزيز الشفافية بينه وبين المؤسسات الأخرى التي تتطلب إثباتًا للحالة الوظيفية. وعند إعداده بالشكل الصحيح، يُسهم في تسهيل الإجراءات مثل طلبات القروض أو التأشيرات أو إثبات العمل، ويعكس صورة احترافية عن الجهة التي أصدرته.
ولأننا نؤمن بأهمية الانطلاقة المهنية الصحيحة، فإننا ندعوك أيضًا إلى بدء رحلتك المهنية مع صبّار، المنصة الرائدة في توفير فرص عمل مرنة وشاملة في مختلف القطاعات. سواء كنت في بداية طريقك أو تبحث عن تطوير جديد، صبّار تمنحك الأدوات والفرص التي تحتاجها لتبني مستقبلك بثقة واستقرار.
