مهام كاتب موارد بشرية

يُعد كاتب الموارد البشرية أحد الركائز الأساسية في أي مؤسسة، حيث يساهم في تنظيم وإدارة مختلف المهام الإدارية المتعلقة بالموظفين. تتنوع مسؤولياته بين إعداد الملفات والسجلات، وتحديث بيانات الموظفين، وإدارة الرواتب، وتنسيق عمليات التوظيف والتدريب. من خلال دوره المحوري، يساعد في تحسين كفاءة القسم وضمان تنفيذ السياسات والإجراءات بفعالية، مما يسهم في خلق بيئة عمل منظمة ومتوافقة مع اللوائح والقوانين المعتمدة.

إلى جانب ذلك، يتولى كاتب الموارد البشرية مهامًا حيوية مثل إعداد المواد التدريبية، وإدارة التواصل الداخلي، ومتابعة طلبات الإجازات وسجلات الحضور، مما يجعله عنصرًا أساسيًا في تعزيز انسيابية العمل داخل المؤسسة. كما يلعب دورًا هامًا في دعم برامج التحفيز والمكافآت، والمساهمة في إدارة التغيير التنظيمي، وتنفيذ مبادرات الصحة والسلامة، ما يعزز من استقرار المؤسسة ويدعم أهدافها الاستراتيجية على المدى الطويل.

حيث إن كاتب الموارد البشرية هو الموظف المسؤول عن تنفيذ جميع المهام الكتابية الأساسية بالقسم، إذ يتولى تنفيذ العديد من المهام تشمل ما يلي:

1- إنشاء الملفات والسجلات 

يقوم كاتب الموارد البشرية بإنشاء ملفات الموظفين التي تتضمن جميع بياناتهم وتحديثها بشكل دوري لتتماشى مع أي تغييرات قد تطرأ، كما يقوم بجمع جميع سجلات العمل والتحقق منها وتحميلها أو تسجيلها في الوقت المناسب وبشكل دقيق، والتأكد من تقديمها بالصورة التي تحددها إدارة القسم.

بما يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة. وتشمل هذه المهمة:

• إنشاء ملفات الموظفين: تسجيل البيانات الأساسية، مثل المعلومات الشخصية، تفاصيل التوظيف، الشهادات، العقود، والتقييمات الدورية.
• تحديث الملفات بانتظام: إضافة أي تغييرات تطرأ على وضع الموظف، مثل الترقيات، الدورات التدريبية، أو أي تعديلات على العقود.
• إدارة سجلات الحضور والانصراف: تسجيل أوقات الدوام، الإجازات، التأخير، والعمل الإضافي، والتأكد من دقتها وفقًا لسياسات الشركة.
• توثيق الشكاوى والإجراءات التأديبية: حفظ جميع المراسلات المتعلقة بالمخالفات أو الشكاوى لضمان وجود سجل واضح يمكن الرجوع إليه عند الحاجة.
• ضمان سرية الملفات: التأكد من تخزين البيانات الحساسة بطريقة آمنة، والالتزام بسياسات الخصوصية المعتمدة.

2- إعداد بيانات الرواتب

تتضمن مهام كاتب الموارد البشرية جمع بيانات رواتب جميع الموظفين التي تشمل ساعات العمل، والمزايا، والمكافآت، والعمولات، والإجازات، ومن ثم إعداد تلك البيانات للمعالجة، وتكلف الشركات الصغيرة الكاتب بمعالجة كشوف الرواتب، فضلًا عن دوره في تسجيل الموظفين في التأمينات الاجتماعية ومتابعة الاشتراكات.

يُساعد كاتب الموارد البشرية في تجهيز كشوف الرواتب وضمان دقتها، من خلال:

• جمع بيانات الرواتب: تسجيل ساعات العمل، المكافآت، الحسومات، والبدلات المختلفة لضمان الحساب الصحيح للرواتب.
• متابعة الإجازات والتأمينات: تحديث البيانات المتعلقة بالإجازات المستحقة، والتأكد من تسجيل الموظفين في التأمينات الاجتماعية وتتبع اشتراكاتهم.
• إعداد كشوف المرتبات: تجهيز البيانات المطلوبة لمعالجة الرواتب وإرسالها إلى القسم المالي أو برنامج الرواتب المعتمد.
• التأكد من الامتثال للقوانين: ضمان أن جميع عمليات الرواتب تتماشى مع اللوائح الحكومية فيما يتعلق بالضرائب والتأمينات والمزايا.
• الإجابة على استفسارات الموظفين: تقديم المعلومات المتعلقة بالرواتب، مثل تفاصيل الخصومات أو احتساب الإجازات المدفوعة.

3- التحقق الأولي من المرشحين

كاتب الموارد البشرية هو المسؤول عن تلقي طلبات التوظيف وجمعها وتنظيمها لعرضها على إدارة الموارد البشرية أو مسؤول التوظيف، ويُكلف في بعض الحالات بإجراء التحقق الأولي من تلك الطلبات.

حيث تشمل مسؤولياته:

• استقبال طلبات التوظيف: فرز وتنظيم السير الذاتية والطلبات المقدمة من المرشحين وفقًا للوظائف المتاحة.
• التحقق من استيفاء المتطلبات الأساسية: مراجعة المؤهلات والخبرات الأولية لضمان توافقها مع متطلبات الوظيفة.
• إعداد تقارير أولية: تقديم ملخصات عن المتقدمين لمسؤولي التوظيف، تتضمن المعلومات الأساسية والتوصيات المبدئية.
• تنسيق المواعيد: المساعدة في تحديد مواعيد المقابلات بين المرشحين والمديرين المختصين.
• التواصل مع المرشحين: إرسال رسائل تأكيد الاستلام أو المتابعة حول مراحل التوظيف.

4- إعداد وطباعة المواد التدريبية

يبرز دور كاتب الموارد البشرية في عملية التدريب والتطوير التي تنفذها المؤسسة من خلال قيامه بإعداد وطباعة وتوزيع المواد التدريبية الداخلية لبقية الأقسام مع توثيق العملية.

يلعب كاتب الموارد البشرية دورًا داعمًا في تنفيذ برامج التدريب والتطوير من خلال:

• تحضير المواد التدريبية: جمع وتجهيز المحتوى المطلوب للدورات التدريبية بناءً على توجيهات قسم الموارد البشرية.
• طباعة وتوزيع الوثائق: توفير الكتيبات، العروض التقديمية، والنماذج التدريبية للموظفين المشاركين في البرامج.
• توثيق البرامج التدريبية: تسجيل تفاصيل الدورات، المشاركين، والنتائج المستخلصة، وإدخالها في أنظمة الموارد البشرية.
• تنسيق أماكن التدريب: التأكد من توفر القاعات، المعدات، وأي مستلزمات لنجاح البرامج التدريبية.
• متابعة الحضور والتقييمات: تسجيل بيانات المشاركين وإعداد التقارير المتعلقة بأدائهم خلال التدريب.

5- نقل سياسات وإجراءات الموارد البشرية والمؤسسة

يقوم كاتب الموارد البشرية بتوزيع جميع السياسات والإجراءات التنظيمية على جميع الأقسام والتأكد من استلامها، ويمكن أن يُكلف بعقد اجتماعات مع الموظفين الجدد أو الفريق بالكامل لتوضيح قيم المؤسسة ورؤيتها وأهدافها.

حيث تشمل مسؤولياته:

• توزيع السياسات والإجراءات: التأكد من أن جميع الموظفين على دراية باللوائح التنظيمية وسياسات الموارد البشرية، مثل سياسات الحضور، الإجازات، الأمان والسلامة، وأخلاقيات العمل.
• إعداد وتحديث الوثائق الرسمية: توفير نسخ ورقية أو إلكترونية من السياسات والإجراءات الجديدة أو المحدثة لجميع الإدارات والأقسام.
• تنظيم جلسات تعريفية: عقد اجتماعات أو ورش عمل للموظفين الجدد أو الفريق بالكامل لتوضيح رؤية المؤسسة، رسالتها، وأهدافها الاستراتيجية.
• التأكد من استلام الموظفين للسياسات: تسجيل توقيعات الموظفين على استلام كتيبات السياسات أو إرسال تأكيدات إلكترونية لضمان امتثال الجميع لها.
• متابعة الامتثال: مساعدة إدارة الموارد البشرية في مراقبة مدى التزام الموظفين بالسياسات والإبلاغ عن أي استفسارات أو مشكلات قد تواجههم في تطبيقها.

6- إدارة المراسلات والاتصالات

يقوم كاتب الموارد البشرية بإدارة المراسلات الرسمية والاتصالات اليومية الخاصة بالقسم، حيث تشمل مسؤولياته:

• إعداد المراسلات: كتابة الخطابات، والإشعارات، والمذكرات الداخلية والخارجية.
• الرد على الاستفسارات: الرد على استفسارات الموظفين والمرشحين عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
• تنظيم البريد الوارد: استلام وتوزيع البريد الإلكتروني والورقي على الأقسام المعنية.
• حفظ المراسلات: أرشفة المراسلات بشكل منظم لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
• تسهيل التواصل: العمل كحلقة وصل بين إدارة الموارد البشرية والموظفين أو الأقسام الأخرى.

7- تنظيم الاجتماعات وكتابة المحاضر

يساهم كاتب الموارد البشرية في تنظيم الاجتماعات الخاصة بالقسم، حيث تشمل مسؤولياته:

• جدولة الاجتماعات: تحديد مواعيد الاجتماعات وحجز القاعات المناسبة.
• إعداد المستندات: تجهيز جدول الأعمال، والعروض التقديمية، والمواد اللازمة للاجتماع.
• كتابة المحاضر: تدوين ملاحظات الاجتماعات وتوثيق القرارات والتوصيات.
• متابعة المهام: التأكد من تنفيذ المهام المتفق عليها خلال الاجتماعات.
• تنسيق الحضور: إرسال الدعوات للمشاركين وتأكيد حضورهم.

8- إدارة طلبات الإجازات والحضور

يتولى كاتب الموارد البشرية مهمة إدارة طلبات الإجازات وسجلات الحضور، حيث تشمل مسؤولياته:

• تسجيل طلبات الإجازات: استلام طلبات الإجازات من الموظفين وتسجيلها في النظام.
• متابعة الموافقات: التأكد من حصول الطلبات على الموافقات اللازمة من المديرين المختصين.
• تحديث سجلات الحضور: تسجيل بيانات الحضور والانصراف للموظفين.
• حل الاستفسارات: الرد على استفسارات الموظفين المتعلقة بالإجازات وساعات العمل.
• إعداد تقارير الحضور: تجهيز تقارير دورية عن معدلات الحضور والغياب.

9- دعم عمليات إنهاء الخدمة

يقوم كاتب الموارد البشرية بدعم عمليات إنهاء خدمات الموظفين، حيث تشمل مسؤولياته:

• تجهيز المستندات: إعداد مستندات إنهاء الخدمة، مثل خطابات الاستقالة أو الفصل.
• تحديث السجلات: تسجيل بيانات إنهاء الخدمة في ملفات الموظفين وأنظمة الموارد البشرية.
• تسليم الممتلكات: التنسيق مع الموظفين المغادرين لتسليم ممتلكات الشركة.
• إغلاق الملفات: أرشفة ملفات الموظفين المغادرين بشكل منظم.
• متابعة المدفوعات: التأكد من صرف المستحقات المالية للموظفين المغادرين.

10- إعداد التقارير الدورية

يقوم كاتب الموارد البشرية بإعداد التقارير الدورية الخاصة بأنشطة القسم، حيث تشمل مسؤولياته:

• جمع البيانات: تجميع المعلومات اللازمة لإعداد التقارير، مثل بيانات التوظيف، والتدريب، والإجازات.
• تحليل البيانات: تحليل المعلومات البسيطة وتنظيمها في تقارير واضحة.
• إعداد التقارير: كتابة التقارير الدورية، مثل تقارير معدلات دوران الموظفين، وتقارير التدريب.
• تقديم التقارير: إرسال التقارير إلى الإدارة العليا أو الأقسام المعنية.
• حفظ التقارير: أرشفة التقارير بشكل منظم لسهولة الرجوع إليها.

11- إدارة أنظمة وقواعد البيانات

يلعب كاتب الموارد البشرية دورًا محوريًا في إدارة أنظمة وقواعد البيانات الخاصة بالموارد البشرية، حيث يعمل على ضمان دقة وسلامة المعلومات المخزنة. تشمل مسؤولياته:

• إدخال البيانات: تسجيل بيانات الموظفين الجدد، مثل المعلومات الشخصية، والمؤهلات، وسجلات التوظيف.
• تحديث السجلات: التأكد من تحديث ملفات الموظفين بشكل دوري لتشمل أي تغييرات، مثل الترقيات أو التغييرات في المسميات الوظيفية.
• حفظ البيانات: ضمان سرية وأمان المعلومات المخزنة في الأنظمة الإلكترونية.
• استخراج التقارير: استخدام الأنظمة لاستخراج البيانات اللازمة لإعداد التقارير الدورية.
• دعم المستخدمين: مساعدة الموظفين في الوصول إلى الأنظمة وحل المشكلات الفنية البسيطة.

12- دعم برامج الصحة والسلامة

يساهم كاتب الموارد البشرية في تنفيذ برامج الصحة والسلامة داخل المؤسسة، حيث يعمل على ضمان بيئة عمل آمنة للموظفين. تشمل مسؤولياته:

• تنظيم التدريبات: التنسيق لتدريبات الصحة والسلامة، مثل الإسعافات الأولية أو إجراءات الطوارئ.
• توزيع المواد التوعوية: إعداد وتوزيع الكتيبات والملصقات المتعلقة بالسلامة المهنية.
• تسجيل الحوادث: توثيق أي حوادث عمل والإبلاغ عنها للإدارة المختصة.
• متابعة الإجراءات: التأكد من تنفيذ توصيات السلامة الصادرة عن الجهات المعنية.
• حفظ السجلات: أرشفة سجلات الصحة والسلامة بشكل منظم.

13- المساعدة في إدارة برامج المكافآت والتحفيز

يقوم كاتب الموارد البشرية بدعم إدارة برامج المكافآت والتحفيز داخل المؤسسة، حيث يعمل على تعزيز روح المنافسة والتحفيز بين الموظفين. تشمل مسؤولياته:

• تجميع البيانات: جمع المعلومات المتعلقة بأداء الموظفين لتحديد المستحقين للمكافآت.
• تجهيز الجوائز: إعداد الشهادات التقديرية أو الجوائز العينية للموظفين المتميزين.
• تنظيم الفعاليات: المساعدة في تنظيم حفلات التكريم أو الفعاليات التحفيزية.
• تسجيل المكافآت: توثيق المكافآت الممنوحة في ملفات الموظفين.
• متابعة الاستجابة: جمع ملاحظات الموظفين حول برامج التحفيز وتقديمها للإدارة.

14- دعم إدارة التغيير التنظيمي

يلعب كاتب الموارد البشرية دورًا مهمًا في دعم عمليات التغيير التنظيمي، مثل عمليات الدمج أو إعادة الهيكلة. تشمل مسؤولياته:

• توزيع المعلومات: إيصال التغييرات الجديدة إلى الموظفين عبر الإعلانات أو البريد الإلكتروني.
• تنظيم الاجتماعات: التنسيق لعقد اجتماعات توضيحية مع الموظفين لشرح التغييرات.
• تحديث السياسات: المساعدة في تحديث سياسات وإجراءات العمل لتتناسب مع التغييرات الجديدة.
• حل الاستفسارات: الرد على استفسارات الموظفين المتعلقة بالتغييرات التنظيمية.
• توثيق العمليات: تسجيل تفاصيل التغييرات التنظيمية في سجلات المؤسسة.

15- إدارة برامج الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية

يساهم كاتب الموارد البشرية في تنفيذ برامج الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية داخل المؤسسة، حيث يعمل على تعزيز صورة المؤسسة في المجتمع. تشمل مسؤولياته:

• تنظيم الفعاليات: التنسيق للأنشطة المجتمعية، مثل حملات التبرع أو الأعمال التطوعية.
• توزيع المواد التوعوية: إعداد وتوزيع المواد المتعلقة بالاستدامة والمسؤولية الاجتماعية.
• تسجيل المشاركات: توثيق مشاركة الموظفين في البرامج المجتمعية.
• متابعة النتائج: جمع تقارير عن تأثير البرامج على المجتمع وتقديمها للإدارة.
• حفظ السجلات: أرشفة سجلات برامج الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية.

استقطب أفضل المواهب مع صبّار

تعلم صبّار أن العثور على الموظف المناسب هو مفتاح النجاح، لذلك تقدم لك خدمات التوظيف الفعالة التي تمكنك من بناء فريق عمل من أفضل المواهب والكفاءات في جميع التخصصات بسوق العمل السعودي.

توفر لك صبّار مرشحين مطابقين تمامًا لاحتياجاتك سواء كان نظام العمل لديك بدوام كامل أو جزئي، من مقر العمل أو أون لاين، فقط أوضح متطلباتك من الموظفين، وستحصل على قائمة منتقاة بواسطة الذكاء الاصطناعي، بإمكانك الإطلاع على السيرة الذاتية لكل مرشح، وإجراء المقابلات السريعة لاتخاذ قرار التوظيف.

الخاتمة:

لا تقتصر مهام كاتب الموارد البشرية على العمل الإداري فقط، بل تمتد لتشمل جوانب تنظيمية واستراتيجية تؤثر بشكل مباشر على بيئة العمل وكفاءة العمليات داخل المؤسسة. من خلال مهاراته في التنظيم وإدارة البيانات والتواصل، يساهم في تحسين تجربة الموظفين، وضمان الامتثال للقوانين والسياسات، ودعم المبادرات التي تعزز الإنتاجية والرضا الوظيفي. ولذلك، يعد دوره ضروريًا لنجاح أي قسم موارد بشرية وتحقيق الأهداف المؤسسية بكفاءة.

في النهاية، يعد وجود كاتب موارد بشرية متمرس ومتقن لمهامه استثمارًا حيويًا في استقرار المؤسسة ونموها. فمن خلال جهوده في إدارة الملفات، والإشراف على عمليات التوظيف، وضبط إجراءات الرواتب، والمساهمة في تنفيذ سياسات الشركة، يساعد في بناء بيئة عمل متماسكة تعزز من أداء الموظفين وتضمن تحقيق أعلى مستويات الكفاءة والالتزام داخل المؤسسة.