مهام قسم الصادر والوارد تُعد الشريان الحيوي الذي ينظم علاقات المؤسسات مع عملائها وشركائها التجاريين والكيانات الأخرى، إذ يتولى هذا القسم مسؤولية تنظيم حركة المراسلات والوثائق الرسمية، سواء تلك التي تَرِد إلى المؤسسة أو التي تصدر عنها، بما يضمن انسيابية العمل ودقة تداول المعلومات في الوقت المناسب، فضلًا عن دوره في تعزيز الانضباط الإداري، وحماية المعلومات، ودعم اتخاذ القرار، مما يجعله عنصرًا أساسيًا في كفاءة العمل الإداري واستمراريته، وفي هذا المقال نوضح ما هي مهام قسم الصادر والوارد.
مهام قسم الصادر والوارد Incoming and Outgoing Department
يُعد قسم الصادر والوارد هو المسؤول عن إدارة حركة المراسلات داخل المؤسسة، وتنظيمها وضمان وصولها وحفظها بطريقة دقيقة ومنظمة، من خلال تنفيذ مجموعة من المهام، تشمل ما يلي: استقبال المراسلات الواردة، تصنيف وتسجيل المراسلات الواردة، توزيع البريد الوارد، إعداد المراسلات الصادرة، تسجيل البريد الصادر، متابعة المراسلات الصادرة، حفظ السجلات.
1- استقبال المراسلات الواردة
من أبرز مسؤوليات قسم الصادر والوارد، استقبال ومعالجة جميع الرسائل التي تُرسل إلى المؤسسة، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، مثل الخطابات الرسمية، والعقود، والفواتير، والإشعارات، والطرود، إذ يقوم موظف القسم بالتوقيع على الاستلام، والتأكد من سلامة تلك المراسلات واكتمال بياناتها، مع تسجيل تاريخ ووقت الاستلام بدقة.
وفي بعض الأحيان، يمكن لموظف القسم ممن يملك الصلاحية فتح المراسلات الرسمية غير السرية للتأكد من دقة المعلومات الواردة بها، وذلك عدا المراسلات السرية أو الشخصية التي تُسلم مغلقة للجهة المعنية.
2- تصنيف وتسجيل المراسلات الواردة
يتولى القسم مهمة فرز المراسلات وفقًا لاسم المستلم أو القسم أو الطابق أو التاريخ أو الغرض أو درجة الأهمية سواء كانت عادية أو عاجلة أو سرية، أو الجهة المرسلة سواء كانت جهات حكومية أو شركات ومؤسسات خاصة أو مراسلات داخلية.
بعد ذلك يتم إدخال بيانات المراسلات في نظام حاسوبي مخصص، للاحتفاظ بسجل خاص لكل رسالة أو طرد يتضمن اسم شركة الشحن التي قامت بالتسليم واسم المستلم وتاريخ ووقت التسليم، مع منح كل رسالة رقمًا مرجعيًا خاصًا بها، لتسهيل الرجوع إليها لاحقًا.
دع صبّار تتولى مهمة توفير الكفاءات المثالية لقسم الصادر والوارد في شركتك، من المرشحين المتميزين القادرين على إدارة البريد الوارد والصادر، ومتابعة المعاملات، وتنظيم الملفات، وحفظ المستندات إلكترونيًا وورقيًا.
3- توزيع البريد الوارد
يقوم قسم الصادر والوارد بتنظيم الطرود والرسائل والمظاريف وتوزيعها على مختلف الأقسام والموظفين داخل المؤسسة وفقًا لمستويات الأولوية والتعليمات الخاصة بكل قسم، وذلك في مواعيدها المحددة خاصة المستندات الحساسة للوقت، مع الالتزام بمستويات السرية، خاصةً في المعاملات الحساسة أو الرسمية، ونظرًا لاحتواء بعض تلك المراسلات على معلومات سرية، فقد يُكلف الموظفين بالقسم بالتأكد من وصول كل مادة إلى المستلم الصحيح.
يستخدم قسم الصادر والوارد عدة طرق في تسليم المراسلات، إذ يتم التسليم يدويًا عبر مندوب داخلي مع توقيع الاستلام، أو إلكترونيًا عبر نظام إدارة المراسلات، أو تسليم مباشر للمسؤول المختص للمراسلات العاجلة أو السرية.
4- إعداد المراسلات الصادرة
يُكلف قسم الصادر والوارد بالمؤسسات بإعداد المراسلات التي تصدرها المؤسسة أو أيًا من أقسامها إلى مختلف الجهات، إذ يتلقى القسم من الإدارة أو الجهة المعنية طلب إعداد المراسلة الذي يتضمن نوع المراسلة، ومضمون المراسلة أو المسودة الأولية، والجهة المُستلمة، ودرجة السرية وأولوية الإرسال، ليقوم بعد ذلك بصياغة المراسلة الرسمية وفق الأسلوب الإداري المعتمد، مع مراجعة المراسلة للتأكد من صحة البيانات والمعلومات الواردة بها، وصياغتها وفقًا للسياسات والإجراءات الرسمية.
قبل إرسال المراسلة، يقوم القسم بتسجيلها في سجل الصادر سواء الورقي أو الإلكتروني، وختمها بختم الصادر المُعتمد، مع إضافة الرقم المرجعي وتاريخ الصادر لضمان التتبع، ثم إرسالها حسب الطريقة المُتبعة.
مع صبّار يمكنك بناء قسم صادر ووارد احترافي يديره موظفون موثوقون وذو خبرة عالية في إدارة المراسلات الرسمية، التنسيق بين الأقسام، أرشفة الوثائق بدقة.
5- تسجيل البريد الصادر
يضطلع قسم الصادر والوارد بمهمة تسجيل جميع المراسلات الصادرة في السجلات المعتمدة، من خلال تخصيص رقم مرجعي لكل مراسلة صادرة لتسهيل تتبعها، وتسجيل مجموعة من البيانات الخاصة بالمراسلة وتشمل: رقم الصادر وتاريخه، الجهة المُستلمة، موضوع المراسلة، درجة السرية أو الأولوية، اسم الموظف المسؤول عن الإرسال.
تتضمن هذه العملية أيضًا إضافة ختم الصادر الرسمي مع الرقم المرجعي وتاريخ الإرسال لضمان التوثيق الرسمي، مع الاحتفاظ بنسخة ورقية أو إلكترونية من البريد الصادر ضمن ملفات الصادر للرجوع إليها لاحقًا.
اقرأ أيضا: مهام قسم الصحة العامة بالمستشفى
6- متابعة المراسلات الصادرة
تقع على عاتق قسم الصادر والوارد مهمة متابعة حالة المراسلات الصادرة، والتأكد من وصولها إلى الجهات المعنية، وفي حالة التأخر أو عدم المعالجة، يقوم القسم بتنبيه الإدارة المعنية لضمان الالتزام بالجدول الزمني.
كما يُكلف قسم الصادر والوارد بالتواصل مع الإدارات المختصة لضمان عدم ضياع المراسلات أو تأخيرها عن موعدها.
تنشر صبّار عدد كبير من الوظائف الشاغرة في قسم الصادر والوارد بالشركات، إذا كنت تبحث عن وظيفة ثابتة مع فرص للتطور، قدّم سيرتك الذاتية اليوم، وابدأ مستقبلًا وظيفيًا ناجحًا.
7- حفظ السجلات
من المسؤوليات التي يُكلف بها قسم الصادر والوارد حفظ وأرشفة المراسلات الواردة والصادرة بطريقة منظمة، سواء كانت تلك المراسلات ورقية أو إلكترونية، إذ يتبع سياسات الأرشفة التي تعتمدها المؤسسة، لضمان سهولة الوصول إليها وحمايتها من الفقد أو التلف.
ويستخدم قسم الصادر والوارد النظام الإلكتروني في حفظ جميع بيانات المراسلات، لسهولة البحث عنها وتتبعها ومراجعتها، ويعمل على حماية الوثائق السرية عبر خزائن مغلقة أو ملفات مشفرة إلكترونيًا، مع الالتزام بسياسات النسخ الاحتياطي للملفات الإلكترونية.
كوّن فريق محترف لإدارة مراسلات شركتك بكفاءة مع صبّار
إذا كانت شركتك بحاجة إلى موظفين قادرين على التعامل مع كم هائل من المراسلات اليومية بسرعة ودقة، فإن صبّار توفر لك مرشحين متخصصين في قسم الصادر والوارد، يمتلكون خبرة عملية في تسجيل وتصنيف المراسلات، ومتابعة البريد الصادر والوارد، وحفظ الوثائق بطريقة منظمة، لضمان سير العمل الإداري بسلاسة ودون أي أخطاء.
تلبي لك صبّار جميع احتياجاتك من المرشحين، سعوديين أو أجانب، بخبرة أو من دون، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، بادر بالتواصل معنا لتنفيذ عملية التوظيف في وقت قياسي.
الخاتمة:
يقوم قسم الصادر والوارد في المؤسسات باستقبال جميع المراسلات الواردة، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، مثل الخطابات الرسمية، العقود، الفواتير، والإشعارات، مع التأكد من سلامتها واكتمال بياناتها وتسجيل تاريخ ووقت الاستلام.
بعد ذلك، يتم تصنيف المراسلات وفق اسم المستلم أو القسم أو درجة الأهمية، وتسجيلها في النظام الخاص بالمراسلات مع منح كل رسالة رقمًا مرجعيًا لتسهيل التتبع. كما يقوم القسم بتنظيم البريد وتوزيعه على الأقسام والموظفين وفق الأولويات ومستويات السرية، مع الالتزام بالطرق المعتمدة للتسليم سواء يدويًا أو إلكترونيًا.
بالإضافة إلى ذلك، يتولى القسم إعداد المراسلات الصادرة وصياغتها وفق السياسات الرسمية للمؤسسة، وتسجيلها في سجل الصادر مع ختمها وتحديد الرقم المرجعي وتاريخ الإرسال لضمان التتبع. كما يقوم بمتابعة حالة المراسلات الصادرة والتأكد من وصولها إلى الجهات المعنية، مع التنسيق مع الإدارات المختصة لتجنب التأخير أو ضياع المعاملات.
ويشمل عمل القسم أيضًا حفظ وأرشفة جميع المراسلات الواردة والصادرة بشكل منظم، سواء ورقيًا أو إلكترونيًا، مع حماية الوثائق السرية وضمان سهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
