مهام اللوجستيك Logistics

مهام اللوجستيك أو الخدمات اللوجستية تُعد أساسًا في نجاح الأعمال، ففي عالم إدارة سلاسل الإمداد المعقد تلعب الخدمات اللوجستية دورًا بالغ الأهمية في ضمان وصول المنتجات والخدمات بالجودة المطلوبة للعملاء وفي الوقت المناسب، لأنها تركز بشكل أساسي على تنسيق التدفق السلس للبضائع من الموردين إلى المستهلكين، فضلًا عن التخطيط الاستراتيجي، والالتزام باللوائح والأنظمة، وتطبيق أحدث التقنيات لتعزيز الكفاءة وخفض التكاليف، وفي هذا المقال نشرح ما هي مهام اللوجستيك.

مهام اللوجستيك Logistics

اللوجستيك أو الخدمات اللوجستية هي مجموعة من العمليات التي تدير رحلة البضائع بالكامل، بداية من توريد المواد الخام وحتى تسليم المنتجات النهائية للعملاء، إذ تهدف إلى وصول المنتجات إلى العملاء في الوقت المناسب بالشكل والجودة المطلوبين، مما يجعلها عنصرًا أساسيًا في ضمان رضا العملاء، وتعزيز قدرة المؤسسات على المنافسة، وتنطوي تلك الخدمات على مجموعة من المهام تشمل: تنسيق الشحن والاستلام، إدارة المستودعات والمخازن، تخطيط وإدارة سلسلة التوريد، معالجة الطلبات وتنفيذها، إدارة البائعين والموردين، الإدارة المالية، تحليل الأداء وتنفيذ التحسينات، ضمان الامتثال للمعايير والقوانين، التعاون مع أصحاب المصلحة، دعم خدمة العملاء.

1- تنسيق الشحن والاستلام

من أبرز مهام اللوجستيك، إدارة وتنظيم عمليات شحن واستلام البضائع والمنتجات لضمان تسليمها في الوقت المحدد بحالة جيدة، وهو ما يتطلب تنفيذ عدة إجراءات تشمل:

• التعاون مع شركات النقل لاختيار وسيلة النقل المناسبة وجدولة الشحنات وضمان التسليم في المواعيد المحددة.

• تحديد مسارات الشحن لتوفير الوقت وتقليل المخاطر، وضمان انسيابية حركة المواد والبضائع.

• تتبع الشحنات ومعرفة مواقعها ومواعيد وصولها المتوقعة، سواء تم النقل داخليًا أو عبر أطراف خارجية، مع تقديم تحديثات دقيقة حول حالة التسليم.

• إعداد المستندات الضرورية مثل الفواتير، وملصقات الشحن، والمستندات الجمركية، لضمان الالتزام بالقوانين والأنظمة المعمول بها.

• التواصل المستمر مع الفرق الداخلية والأطراف الخارجية بشأن تفاصيل الشحن.

• تحسين إجراءات الشحن والاستلام لرفع الكفاءة وخفض التكاليف.

• الاحتفاظ بسجلات دقيقة للشحنات والإيصالات وجميع المستندات ذات الصلة.

• المعالجة الفورية لأي مشكلات تطرأ في أثناء الشحن، مثل الطقس، وحركة المرور، والقيود القانونية.

2- إدارة المستودعات والمخازن

تشمل مهام اللوجستيك إدارة المخزون وعمليات المستودعات، لمنع حدوث نقص أو فائض في البضائع، وضمان توفر المنتجات والبضائع في الوقت المناسب بالكميات المطلوبة والوصول إليها بسهولة، وهو ما يتطلب القيام بما يلي:

• تخطيط المستودعات والمخازن بكفاءة من خلال تصميم المساحات لتعظيم الاستفادة منها.

• مراقبة ظروف التخزين للتأكد من تخزين المنتجات وفقًا لمعايير السلامة والجودة.

• المراقبة الدورية لمستويات المخزون لضمان توافر المنتجات وتلبية طلبات العملاء، مع إعادة الطلب عند الحاجة.

• استخدام برامج إدارة المخزون لتسجيل الكميات والحركات بدقة.

• الاعتماد على أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) التي تساعد على أتمتة وتبسيط العديد من العمليات.

• متابعة تواريخ انتهاء صلاحية المنتجات والبضائع بشكل دوري.

تعرف على: وظائف تخصص الخدمات اللوجستية في السعودية

3- تخطيط وإدارة سلسلة التوريد

يُعد تخطيط وإدارة سلسلة التوريد وظيفة أساسية من وظائف اللوجستيك، فمن خلالها يتم تنسيق جميع الأنشطة الخاصة بالمنتج، بداية من الحصول على المواد الخام، مرورًا بعمليات الإنتاج، ثم التخزين والنقل، وصولًا إلى البيع النهائي، ولترابط تلك الخطوات لا بد من تنفيذ الإجراءات التالية:

• استخدام البيانات المتاحة في التخطيط لطلب العملاء، لضمان قدرة سلسلة التوريد بالكامل على تلبية التوقعات.

• التواصل مع الموردين وتحديد المواد المطلوبة، وإصدار أوامر الشراء، واستلام وإدارة المخزون الوارد.

• البدء في تصنيع المنتجات باستخدام المواد الخام التي تم توريدها، مع التركيز على الجودة.

• إعداد جداول زمنية لتسليم البضائع للعميل أو الأقسام الداخلية.

• التأكد من شحن الطلبات وتنسيقها وجدولة عمليات الإرسال بدقة.

• معالجة المرتجعات من المنتجات والبضائع سواء نتيجة وجود فائض في المخزون أو بسبب التلف.

تعاون مع صبّار ووظّف أفضل الكفاءات اللوجستية القادرة على تحويل منظومة اللوجستيك في شركتك من عبء تشغيلي إلى ميزة تنافسية حقيقية.

4- معالجة الطلبات وتنفيذها

عندما يقوم العميل بتقديم طلب شراء، يتولى العاملون في مجال الخدمات اللوجستية معالجة الطلب وتنفيذه بدقة، لضمان وصوله إلى العميل في الوقت المناسب ووفقًا لتوقعاته، ويتم ذلك من خلال القيام بما يلي:

• استقبال الطلبات من العملاء أو الأقسام الداخلية وتحليلها.

• التحقق من الطلب، والتأكد من توافر المنتجات.

• اختيار المنتجات وتغليفها وتجهيزها بعد التأكد من مطابقتها للمواصفات والكميات وإعداد ملصقات الشحن.

• تنسيق عمليات التوزيع لضمان وصول البضائع بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.

• متابعة عمليات التسليم وحل أي مشكلة تظهر في أثناء النقل.

اقرأ أيضا: مهام مطور الاعمال 

5- إدارة البائعين والموردين

لضمان نجاح الخدمات اللوجستية وسلاسة العمليات وتحسين سلسلة الإمداد، لا بد من بناء علاقات قوية مع البائعين والموردين والحفاظ عليها، بهدف الحصول على المواد بأفضل تكلفة وجودة، وهو ما يتم تحقيقه من خلال ما يلي:

• اختيار الموردين المناسبين وتقييم أدائهم بناءً على عدة عوامل مثل الالتزام بمواعيد التسليم وجودة المنتجات.

• إنشاء قنوات اتصال مفتوحة مع الموردين والبائعين والتواصل معهم بشكل دوري.

• إبلاغ الموردين التوقعات والمتطلبات بصدق ووضوح لتعزيز الثقة والشفافية.

• التفاوض مع الموردين على الأسعار وشروط الشحن والتوريد والعقود لضمان اتفاقيات عادلة ومفيدة للطرفين.

• تزويد الموردين والبائعين بتغذية راجعة حول الأداء، والعمل على معالجة أي مخاوف أو مشكلات بسرعة.

• التعاون مع الموردين في مبادرات تحسين العمليات لرفع الكفاءة، وخفض التكاليف، وتبسيط الإجراءات.

• الحفاظ على سجلات الموردين التي توضح العقود والاتفاقيات وجميع التفاعلات التي تتم معهم، للرجوع إليها وضمان المساءلة.

6- الإدارة المالية

لا تقتصر مهام اللوجستيك على ضمان وصول البضائع والمنتجات إلى العملاء والمستهلكين فحسب، بل تشمل أيضًا الحفاظ على السلامة المالية وكفاءة عمليات الخدمات اللوجستية، إذ تُتخذ عدة إجراءات لتحسين إدارة المصروفات وتحقيق أقصى استفادة من الموارد والالتزام بالضوابط المالية، تلك الإجراءات هي:

• مراقبة وتحليل تكاليف الخدمات اللوجستية لتحديد فرص خفض التكاليف وتحسين توزيع الميزانية.

• التأكد من تسجيل العمليات المالية بدقة، وذلك بالتعاون مع أقسام المحاسبة والمالية.

• الحفاظ على الرقابة المالية عبر المشاركة في إعداد الميزانيات ومتابعة المصروفات الفعلية مقارنة بالميزانية المعتمدة.

• تسهيل أعمال التدقيق وتقديم الإقرارات الضريبية، وذلك بالتنسيق مع المدققين الخارجيين ومكاتب المحاسبة.

• الالتزام بأنظمة الرقابة الداخلية لحماية الأصول وتحسين الإدارة المالية.

7- تحليل الأداء وتنفيذ التحسينات

تشمل مهام الخدمات اللوجستية تحسين العمليات بصورة مستمرة للحفاظ على الكفاءة التشغيلية، والحد من المخاطر، ودعم التحسين المستمر داخل المنظومة، وهو ما يتم عبر عدة خطوات تشمل:

• تحليل بيانات الشحن، ومستويات المخزون، وملاحظات العملاء لاكتشاف الاتجاهات وتحسين الأداء.

• قياس كفاءة العمليات عبر متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).

• تحديد مجالات التحسين وأوجه القصور في العمليات الحالية، وتحديد تحسينات تعزز الإنتاجية والكفاءة من حيث التكلفة.

• تنفيذ التحسينات التي تعزز من كفاءة الخدمات اللوجستية، مثل إعادة تنظيم مساحات التخزين في المستودعات، واستخدام أحدث التقنيات، وتعديل جداول التسليم.

• متابعة اتجاهات الصناعة بصورة مستمرة للتعرف على أفضل الممارسات وتطبيقها في نظام الخدمات اللوجستية.

تضمن لك صبّار استقطاب كفاءات لوجستية في التخطيط، والنقل، والتخزين، تمتلك رؤية استراتيجية لتحسين سلسلة الإمداد بالكامل.

8- ضمان الامتثال للمعايير والقوانين

يُعد الالتزام باللوائح التنظيمية أمرًا بالغ الأهمية في منظومة الخدمات اللوجستية، فمن خلال المعايير والقوانين المنظمة للمجال، تتم حركة البضائع بشكل آمن وفعال، وتقل المخاطر المحتملة، ويتحقق هذا الامتثال من خلال عدة إجراءات تشمل:

• الالتزام بالقوانين المحلية والدولية الخاصة بالنقل والتخزين.

• تطبيق معايير السلامة والصحة المهنية في المخازن والمستودعات.

• متابعة الوثائق والشهادات المطلوبة للبضائع المشحونة دوليًا.

• التأكد من الالتزام بالقوانين الجمركية عند الشحن والتصدير.

• الالتزام بلوائح الجمارك والتجارة الدولية لتسهيل العمليات عبر الحدود وتقليل التأخيرات.

• اتباع اللوائح البيئية لتعزيز الممارسات المستدامة والتقليل من البصمة البيئية للصناعة.

9- التعاون مع أصحاب المصلحة

يتوقف نجاح الخدمات اللوجستية على الحفاظ على التنسيق والتعاون مع جميع أصحاب المصلحة، لضمان إبقائهم على اطلاع دائم بكافة العمليات، وهو ما يتطلب تنفيذ إجراءات تشمل:

• التعاون مع الأقسام الداخلية، مثل المشتريات والمستودعات والعمليات، لمواءمة الأهداف وتبسيط العمليات.

• مشاركة المعلومات ومعالجة المشكلات اللوجستية بالتعاون مع الفرق متعددة الوظائف.

• التنسيق مع شركات النقل والموردين والبائعين لضمان استلام المواد والبضائع في الوقت المحدد، وسير العمليات اللوجستية بسلاسة.

• تزويد أصحاب المصلحة بتحديثات منتظمة حول حالة الشحن وجداول التسليم وأي تأخيرات محتملة.

• الاعتماد على أدوات وتقنيات التواصل الشائعة، مثل البريد الإلكتروني، وأنظمة إدارة المشاريع، وبرامج التعاون.

سواء كنت حديث تخرج أو صاحب خبرة وتبحث وظيفة لوجستيك تناسب مستواك وطموحك، يمكنك الاستفادة من صبّار التي تنشر فرص عمل في كبرى الشركات، سجل الآن وابدأ التصفح.

10- دعم خدمة العملاء

الهدف الأهم في منظومة الخدمات اللوجستية هو ضمان رضا العملاء عن المنتجات التي تصل إليهم، من حيث التوقيت والجودة والكميات المطلوبة، وهو ما يتحقق من خلال تنفيذ مجموعة من الإجراءات تشمل:

• تسليم المنتجات في الوقت المحدد بالكميات المُتفق عليها وبالجودة المتوقعة.

• تزويد العملاء بمعلومات تتبع لحظية وحل المشكلات لضمان تجربة إيجابية لهم.

• الإجابة عن استفسارات العملاء المتعلقة بحالة الطلبات أو تأخيرات التسليم.

• تسهيل عملية استرجاع أو تبديل المنتجات عند الحاجة، بما يعكس الاهتمام برضا العميل.

• الحفاظ على مستويات المخزون الصحيحة لمنع نفاد المنتجات وبالتالي تلبية الطلب دائمًا.

كوّن فريق لوجستيك قوي مع صبّار

هل تعاني من تأخيرات، أو ارتفاع تكاليف الشحن، أو ضعف إدارة المخزون؟ يمكنك الاعتماد على صبّار في حل هذه التحديات، إذ توفر لك متخصصين في اللوجستيك قادرين على تحسين تدفق العمليات وخفض التكاليف التشغيلية والحفاظ على استقرار عملياتك.

مهما كانت متطلباتك من الموظفين، سعوديين أو أجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، بإمكان صبّار تلبيتها في أقل من 24 ساعة، بفضل اعتمادها على الذكاء الاصطناعي في ترشيح أكثر المتقدمين المتوافقين مع احتياجات عملك، بادر بالتواصل معنا الآن.

الخاتمة:

تشمل مهام اللوجستيك إدارة وتنظيم سلسلة الإمداد بالكامل بدءًا من استلام المواد والبضائع، مرورًا بالتخزين والتوزيع، وصولًا إلى التسليم النهائي للعملاء. ويعمل فريق اللوجستيك على تنسيق الشحن والاستلام عبر اختيار وسائل النقل المناسبة، جدولة الشحنات، تتبع مواقع البضائع، وإعداد المستندات اللازمة، مع معالجة أي مشكلات أثناء النقل. كما يشمل دوره إدارة المخازن والمستودعات عبر مراقبة مستويات المخزون، تنظيم المساحات، متابعة تواريخ الصلاحية، واستخدام برامج إدارة المخزون وأنظمة ERP لضمان توفر المنتجات بالكميات الصحيحة في الوقت المناسب، مع الحفاظ على معايير الجودة والسلامة.

إضافة إلى ذلك، يهتم اللوجستيك بـتحليل الأداء وتحسين العمليات، وإدارة الموردين والبائعين من خلال بناء علاقات استراتيجية والتفاوض على الشروط الأفضل، مع الالتزام بالمعايير والقوانين المحلية والدولية. ويشمل أيضًا دعم خدمة العملاء عبر ضمان تسليم الطلبات في الوقت المناسب، توفير معلومات التتبع، تسهيل عمليات المرتجعات، والتعاون مع الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة لضمان تجربة سلسة ومرضية للعملاء، مع الحفاظ على الكفاءة التشغيلية وتقليل التكاليف.