نظام الاستئذان في الموارد البشرية

نظام الاستئذان في الموارد البشرية هو أداة فعّالة لتنظيم غيابات الموظفين الجزئية، حيث يسمح لهم بطلب مغادرة العمل لأسباب طارئة أو شخصية دون التأثير على الرواتب أو سير العمل. يعتمد النظام على تقديم طلبات إلكترونية أو ورقية للموافقة عليها من قبل الإدارة، ويُسجل رسميًا ضمن الحضور والانصراف. يسهم النظام في تعزيز الانضباط داخل المؤسسة، توفير الوقت، وتحسين التنبؤ بإدارة الموارد، كما يضمن الشفافية والامتثال للسياسات الداخلية.

نظام الاستئذان في الموارد البشرية يُعد من الأنظمة الفعالة في إدارة الموارد البشرية بمختلف المؤسسات، لأنه سهل على المتخصصين في هذا المجال إدارة أذونات الموظفين بطريقة منظمة، إذ يمنح هذا النظام الموظفين فرصة لطلب إذن بالغياب الجزئي أو مغادرة العمل مؤقتًا بشكل رسمي، بما لا يخل من سير العمل، وبالتالي يتمكن الموظف من أداء مسؤولياته الشخصية بمرونة، وفي نفس الوقت تستطيع إدارة المؤسسة الحفاظ على الإنتاجية ومراقبة الالتزام بساعات العمل، وفي هذا المقال نوضح ما هو نظام الاستئذان وفوائده.

نظام الاستئذان في الموارد البشرية:

نظام الاستئذان في الموارد البشرية هو نظام إداري ورقي أو إلكتروني، تعتمد عليه المؤسسات في تنظيم طلبات الموظفين بالحصول على إذن بمغادرة العمل خلال ساعات الدوام، إذ يمكن للموظف تقديم طلب إجازة في جزء من اليوم فقط، سواء كان ذلك لأسباب طارئة أو لأسباب شخصية أو مرضية، دون احتساب ساعات الاستئذان إجازة رسمية، وبالتالي لا يتم خصمها من راتب الموظف.

وينطوي تطبيق نظام الاستئذان في الموارد البشرية على قيام الموظف بتقديم طلب استئذان سواء كان ذلك ورقيًا أو إلكترونيًا، مع تحديد سبب الاستئذان ومواعيد الخروج والعودة، ثم موافقة المدير المباشر أو قسم الموارد البشرية على الطلب وتسجيله في النظام ضمن سجل الحضور والانصراف.

وتعمل فرق الموارد البشرية بالمؤسسات على تطبيق نظام الاستئذان كجزء من سياسة الانضباط وإدارة الوقت داخل المؤسسة، إذ يستطيع قسم الموارد البشرية مراقبة حضور وانصراف الموظفين، دون الإخلال باستمرارية العمل، من خلال توثيق مغادرة أي موظف خلال يوم العمل بشكل رسمي، مما يساعد على الحفاظ على الانضباط والشفافية في بيئة العمل.

مكونات نظام الاستئذان في الموارد البشرية:

يتكون نظام الاستئذان في الموارد البشرية من العديد من العناصر التي تساهم في تنظيم عملية مغادرة الموظفين خلال ساعات العمل مع الحفاظ على سير العمل، تشمل تلك العناصر ما يلي:

1- بوابة الخدمة الذاتية للموظف

وهي عبارة عن بوابة إلكترونية يمكن للموظفين استخدامها في تقديم طلبات الاستئذان والحصول على الموافقة عليها، إذ يقوم الموظف مقدم الطلب بإدخال تفاصيل الاستئذان وهي نوع الاستئذان والتاريخ والوقت والسبب، وبالتالي فهي تغني عن الحاجة إلى قيام الموظف بتقديم طلب ورقي إلى مديره المباشر أو طلب الاستئذان شفويًا.

2- لوحة التحكم

وهي اللوحة المخصصة للمديرين، سواء لمديري الأقسام أو مسؤولي الموارد البشرية، إذ يمكنهم الاطلاع على جميع طلبات الاستئذان المُقدمة من الموظفين، فيقوم المدير بمراجعة الطلب والموافقة عليه أو رفضه، مع إمكانية تقديم ملاحظات.

3- نظام الإشعارات والتنبيهات

يُعد نظام الإشعارات والتنبيهات من أهم مكونات نظام الاستئذان، فعندما يقدم الموظف طلب الاستئذان، يصل إلى المدير إشعارًا بالطلب، وعندما يقوم المدير بالرد على الطلب سواء بالموافقة أو الرفض، يتلقى الموظف إشعارًا بحالة طلبه، مما يساهم في إبقاء الجميع على اطلاع لحظي بجميع الطلبات وحالتها.

4- تصنيفات أنواع الاستئذان

يتكون نظام الاستئذان في الموارد البشرية من التصنيفات التي تحدد أنواع الاستئذان ما بين:

• استئذان طارئ: وهو طلب الاستئذان الناتج عن تعرض الموظف لظرف مفاجئ يستدعي مغادرته العمل خلال ساعات الدوام، ويمكن أن يكون هذا الظرف هو تعرض أحد أفراد العائلة لحالة صحية طارئة على سبيل المثال.
• استئذان شخصي: يقدم الموظف طلب الاستئذان لأسباب شخصية، مثل مرافقة نجله إلى المدرسة، أو استقبال فني الصيانة في المنزل، وبالتالي لا يُعتبر هذا الاستئذان طارئًا.
• استئذان إداري: وهو طلب الاستئذان الذي يقدمه الموظف من أجل تمثيل المؤسسة في مهمة رسمية خارج مكان العمل، مثل مقابلة العمل أو حضور مؤتمر أو دورة تدريبية.
• استئذان مرضي: يقدم الموظف الاستئذان المرضي عندما يشعر أن حالته ليست جيدة وتؤثر على أدائه في العمل وإنتاجيته، وبالتالي يتقدم بطلب المغادرة للحصول على القسط اللازم من الراحة.

5- سياسات وقواعد الاستئذان

في العنصر الخاص بسياسات وقواعد الاستئذان، يتم تحديد عدد مرات الاستئذان المسموحة خلال الشهر، وأوقات الاستئذان، والفئات المسموح لها بتقديم طلبات الاستئذان في أوقات معينة، وأي شروط أخرى يضعها قسم الموارد البشرية.

6- التكامل مع نظام الحضور والانصراف

يجب أن يتكامل نظام الاستئذان مع نظام الحضور والانصراف المُعتمد من قِبل قسم الموارد البشرية، فعندما يقدم الموظف طلب استئذان وتتم الموافقة عليه؛ يُسجل كإذن رسمي دون خصم من راتب الموظف، أو يُخصم من ساعات العمل تلقائيًا، وذلك وفقًا للسياسات المُتبعة، وبالتالي فإن التكامل بين النظامين يضمن اعتماد سجلات الحضور والانصراف دون تلاعب أو أخطاء.

7- أرشفة السجلات والتقارير

من المكونات الأساسية في نظام الاستئذان بالموارد البشرية، قاعدة بيانات متكاملة تتضمن جميع طلبات الاستئذان التي قدمها الموظفون خلال الفترات السابقة والحالية، وهي البيانات التي يستفيد منها قسم الموارد البشرية في مراجعة النظام أو التخطيط المستقبلي لأي سياسة، كما أنها تساهم في اتخاذ قرارات إدارية مستنيرة.

8- التقارير التحليلية

يشمل نظام الاستئذان التقارير الدورية التي توضح ما هي أنماط الاستئذان، حسب الفترات الزمنية أو الموظفين أو الأقسام، ومن خلال هذا العنصر يتمكن قسم الموارد البشرية من تحليل بيانات الاستئذان من أجل تحديد المشكلات الخاصة بتلك العملية، مثل تقديم عدد كبير من طلبات الاستئذان في يوم معين أو من قِبل قسم معين، ومن ثم العمل على إيجاد حلول لتلك المشكلات وتحسين إدارة الموظفين.

فوائد نظام الاستئذان في الموارد البشرية:

يُعد نظام الاستئذان من أهم العناصر التي تساعد على إدارة سير العمل بكفاءة داخل المؤسسات في حال غياب الموظفين خلال ساعات العمل سواء كان ذلك بشكل طارئ أو بترتيب مسبق، إذ يحقق العديد من الفوائد، تشمل ما يلي:

1- تسهيل إدارة طلبات الاستئذان

يتمكن قسم الموارد البشرية بالمؤسسة من إدارة طلبات الاستئذان بسهولة وكفاءة عبر نظام الاستئذان الذي يتيح للموظفين تقديم تلك الطلبات إلكترونيًا بدلًا من الطرق التقليدية الورقية أو الشفوية، وهو ما يضمن عدم ضياع الطلبات أو تجاهل الرد عليها، ومن ثم يتم تنفيذ طلبات الاستئذان بوضوح وسرعة.

2- تقليل الأعباء الإدارية

يتولى نظام الاستئذان الإلكتروني أتمتة العديد من المهام المتكررة الخاصة بعملية الاستئذان، مثل تسجيل الطلبات وإرسال الإشعارات وتحديث سجلات الحضور تلقائيًا، مما يقلل من الكثير من الأعباء الإدارية على قسم الموارد البشرية، وبالتالي يدخر موظفو القسم جهودهم للتركيز على مهام أكثر أهمية.

3- تسجيل بيانات الحضور والانصراف بدقة

من خلال تكامل نظام الاستئذان مع نظام الحضور والانصراف، يتم تحديث ساعات العمل بدقة بناءً على موافقات قسم الموارد البشرية على طلبات الاستئذان، وبالتالي يتمكن قسم الموارد البشرية من تقديم كشوف الرواتب دون أخطاء.

4- تحسين إدارة الوقت والموارد

تُقدم العديد من طلبات الاستئذان من قِبل الموظفين بشكل مسبق، مما يمكّن إدارة الموارد البشرية من إعادة توزيع المهام بفعالية بعد معرفة مواعيد مغادرتهم المبكرة، وهو ما يضمن استمرار سير العمل دون تأثر، ويحول دون تعطل الإنتاجية.

5- تعزيز الانضباط الوظيفي

يُعد نظام الاستئذان من الوسائل الفعالة في إرساء الانضباط الوظيفي داخل المؤسسة، نظرًا لدوره في تنظيم عملية تقديم طلبات الاستئذان والموافقة عليها، إذ يلتزم كل موظف بسياسة الحضور والغياب عندما يعلم أن كل استئذان يتم تسجيله بل وتحليله أيضًا، مما يؤدي إلى تقليل معدلات الاستئذان غير الضرورية.

6- المرونة في حالات الطوارئ

من أهم مميزات نظام الاستئذان، أنه يتيح للموظفين الوصول إليه في أي وقت ومن أي مكان، فقط باستخدام جهاز الكمبيوتر أو الهاتف المحمول، مما يوفر للموظفين مرونة خاصة في حالات الطوارئ، أو عندما يكونوا خارج مكان العمل.

7- تحسين صنع القرار

تستفيد المؤسسات من نظام الاستئذان في اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يخص طلبات الاستئذان، إذ تحصل من النظام على تقارير دورية حول عدد طلبات الاستئذان وأسبابها ومعدلات تكرارها، وبالتالي تسنح لها فرصة تنفيذ إجراءات تساعد على التوجيه أو التحسين في حال تكرار تلك الطلبات خاصة بصورة غير ضرورية.

8- ضمان الامتثال القانوني

من خلال نظام الاستئذان، تضمن المؤسسات امتثالها للوائح وقوانين العمل والسياسات الداخلية المُتبعة، إذ يحفظ النظام جميع طلبات الاستئذان وسجلات الموافقة عليها تلقائيًا، وبالتالي يمكن للمؤسسة الرجوع إليه في حال وجود نزاع قانوني أو عند الرغبة في المراجعة والتدقيق.

وظف أفضل المواهب والكفاءات مع صبّار

هل تبحث عن موظفين موهوبين يحدثون فرقًا في شركتك؟ مع صبّار للتوظيف، أصبح تكوين فريق العمل المثالي بسرعة وكفاءة أمرًا ممكنًا.

لا توفر لك صبّار فقط مرشحين، بل تقدم حلولًا شاملة للتوظيف تضمن لك اختيار الشخص المناسب في الوقت المناسب، لتقود شركتك نحو أداء أقوى ونمو أسرع، فمن خلال أحدث الأدوات ترشح لك المنصة المتقدمين المتوافقين مع شروط عملك، سواء كان نظام العمل بدوام جزئي أو كلي، من المقر أو عن بُعد، في جميع التخصصات، وتتيح لك إجراء مقابلات سريعة مع كل مرشح لاتخاذ أفضل قرار بشأنه.

الخاتمة:

نظام الاستئذان في الموارد البشرية هو أداة إدارية تتيح للموظفين تقديم طلبات مغادرة العمل خلال ساعات الدوام سواء لأسباب طارئة أو شخصية أو مرضية، دون أن يتم خصمها من راتبهم. يتم استخدام هذا النظام سواء ورقيًا أو إلكترونيًا، حيث يحدد الموظف مواعيد الخروج والعودة مع السبب، ويجب موافقة المدير أو قسم الموارد البشرية على الطلب. يساهم هذا النظام في الحفاظ على الانضباط الوظيفي وضمان استمرارية العمل من خلال توثيق طلبات الاستئذان وموافقة المدير عليها، مما يعزز الشفافية في بيئة العمل.

يتضمن نظام الاستئذان عدة مكونات أساسية مثل بوابة الخدمة الذاتية للموظف، التي تتيح لهم تقديم الطلبات إلكترونيًا، ونظام الإشعارات الذي يضمن إبلاغ الجميع بحالة الطلبات، بالإضافة إلى تصنيفات مختلفة للاستئذان مثل الطارئ والشخصي والمرضي. كما يتكامل هذا النظام مع نظام الحضور والانصراف لضمان دقة السجلات، ويشمل تقارير تحليلية تساعد الموارد البشرية على تحسين إدارة الوقت والموارد. من خلال هذا النظام، يمكن للمؤسسات تحسين الانضباط، تقليل الأعباء الإدارية، وضمان الامتثال للقوانين والسياسات الداخلية.