مهام قسم المتابعة والتقييم تلعب دورًا محوريًا في نجاح أي مبادرة أو مشروع وتحقيق الأهداف المرسومة بكفاءة عالية، إذ يُعد هذا القسم هو المسؤول عن قياس الأداء، ومتابعة سير العمل، والتأكد من تنفيذ الأنشطة وفق الخطط المعتمدة والمعايير المحددة، بما يضمن الاستخدام الأمثل للموارد وتحقيق النتائج المرجوة، الأمر الذي يجعل إسهامات فرق المتابعة والتقييم أمرًا بالغ الأهمية، وفي هذا المقال نوضح ما هي مهام قسم المتابعة والتقييم.
مهام قسم المتابعة والتقييم Monitoring and Evaluation Department
يُعد قسم المتابعة والتقييم بمثابة حلقة الوصل بين التخطيط والتنفيذ واتخاذ القرار، ومن خلال دوره فهو يساهم في تعزيز الشفافية والمساءلة، وتحسين جودة الأداء خلال مراحل تنفيذ المشاريع، وتشمل وظائفه: تحليل الاحتياجات، التخطيط والتصميم، رسم خريطة أصحاب المصلحة، وضع إطار للرصد والتقييم، وضع مؤشرات أداء رئيسية، تحديد المعالم الرئيسية والتخطيط والجدولة، تصميم الأدوات واختيار الوسائل، مراجعة خطة عمل المتابعة والتقييم، جمع البيانات وتحليلها، إعداد التقارير.
1- تحليل الاحتياجات
تتمثل المهمة الأولى التي يتولى قسم المتابعة والتقييم تنفيذها في تحليل الاحتياجات التي تسعى المؤسسة لتلبيتها من خلال المشروع المُقرر تنفيذه، وهي المشكلة الأساسية التي يتعين البحث في أسبابها الجذرية، والنظر في الحلول المحتملة، وتحديد المدة الزمنية التي قد يستغرقها المشروع.
ويقوم فريق المتابعة والتقييم بتنفيذ هذه المهمة عن طريق تحديد المشكلة الرئيسية التي يتفق عليها جميع أعضاء الفريق، وتمثيلها على شكل جذع شجرة مرسوم على لوحة ورقية أو سبورة، ثم إجراء النقاشات وتبادل الآراء من أجل تحديد الأسباب الأساسية للمشكلة، مع تصوير هذه الأسباب على أنها جذور الشجرة.
ويساعد تحليل الاحتياجات الشامل على اختبار فكرة المشروع من حيث ملاءمتها وقابليتها للتنفيذ في البيئة التي تسعى المؤسسة لإحداث التغيير المنشود بها.
2- التخطيط والتصميم
يقوم قسم المتابعة والتقييم بالتخطيط للمشروع وتصميمه حتى يتسنى له تحديد المؤشرات الرئيسية والأهداف المتوافقة مع أهداف المؤسسة، وهو ما يتطلب القيام بعدة إجراءات تشمل:
تحديد أهداف المشروع
يُعد تحديد الغرض من تنفيذ المشروع أمرًا بالغ الأهمية، إذ يعمل فريق المتابعة والتقييم على صياغة أهداف دقيقة وواضحة وتحديد الأنشطة المناسبة لتحقيقها.
تحديد الأطراف الرئيسية
وهم أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين الذين سيشاركون في المشروع أو يستفيدون منه، مثل فريق المشروع، وأصحاب المصلحة في المجتمع المحلي، والجهات الشريكة، والجهات الحكومية.
تحديد الأدوار والمسؤوليات
في هذه الخطوة يتم توزيع الأدوار والمسؤوليات على أعضاء الفريق المنفذ للمشروع، مثل مهام الاتصال، وإدارة المشروع، وتصميمه وتنفيذه، وجمع البيانات، وتحليلها، وإعداد التقارير.
تحديد أسئلة المتابعة والتقييم
يعمل قسم المتابعة والتقييم بالتعاون مع أصحاب المصلحة والمانحين على تحديد الأسئلة التي يتعين على المشروع الإجابة عنها، ومن خلال تلك الإجابات تتمكن الإدارة من تقييم العمليات الداخلية والقدرات المتعلقة بالرؤية، والإدارة، والاستدامة، والميزانية، والقيادة، وغير ذلك.
تقدير تكاليف أنشطة المتابعة والتقييم
خلال مرحلة التخطيط للمشروع، يقدّر قسم المتابعة والتقييم الموارد التي يحتاجها المشروع، وهي الموارد المادية والمالية والبشرية والتقنية، وغير ذلك، وغالبًا ما يوصي القسم بتخصيص نسبة من إجمالي تكلفة المشروع لأنشطة المتابعة والتقييم.
توفر لك صبّار الكفاءات والمواهب المؤهلة للعمل في قسم المتابعة والتقييم، لضمان متابعة دقيقة للأداء، وكشف نقاط القوة والضعف، واتخاذ قرارات قائمة على بيانات حقيقية.
3- رسم خريطة أصحاب المصلحة
على الرغم من أن مهمة التخطيط والتصميم تتضمن تحديد أصحاب المصلحة، إلا أن قسم المتابعة والتقييم مُكلف برسم خريطة أصحاب المصلحة وتحديد المستفيدين من المشروع من أجل استكشاف كيفية ترابطهم في سياق المشروع المقرر تنفيذه، حتى يتسنى للقسم تطوير مؤشرات محددة ومعالم رئيسية للمشروع، والتي غالبًا ما تتضمن إجراءات أو مشاركة ضرورية لأشخاص أو مجموعات رئيسية.
وتشمل هذه المهمة أيضًا تحديد المسؤولين الرئيسيين وفهم أدوارهم، وكيفية مساهمة تلك الأدوار في نجاح المشروع.
4- وضع إطار للرصد والتقييم
تقع على عاتق قسم المتابعة والتقييم مهمة إعداد إطار واضح للمتابعة والتقييم، من أجل توضيح العلاقات بين المكونات الأساسية اللازمة للتنفيذ، فضلًا عن أهمية هذا الإطار في تعزيز فهم أهداف المشروع وغاياته.
وفي هذه المهمة، يراعي فريق المتابعة والتقييم عدم وجود إطار واحد يناسب جميع المشاريع، لذلك فهو يعمل على تحليل نطاق المشروع ثم اختيار الإطار الذي يخدم أهدافه بأفضل صورة من بين الإطارات الثلاثة التالية:
- الإطار المنطقي: يركز هذا الإطار على مسار واحد محدد يتناوله المشروع، ويقدمه في صورة منظمة وواضحة، مما يجعل متابعة تقدم المشروع أكثر سهولة بالنسبة لمديري المشاريع وأصحاب المصلحة.
- نظرية التغيير: تقدم هذه النظرية شرحًا مفصلًا لآلية إحداث التغييرات السلوكية طويلة المدى على المستويات المؤسسية والفردية والمجتمعية.
- إطار النتائج: يركز هذا الإطار على النتائج من أجل توضيح الأهداف الرئيسية للمشروع، ويوضح دور كل هدف في تحقيق النتائج المرحلية والمخرجات، ويبرز الترابط بين مختلف الأهداف والنتائج.
مع صبّار يمكنك استقطاب أفضل الكفاءات والمواهب في قسم المتابعة والتقييم، لتطبيق أساليب دقيقة لرصد الأداء، وقياس النتائج، وتحسين العمليات التشغيلية.
5- وضع مؤشرات أداء رئيسية (KPIs)
من ضمن مهام قسم المتابعة والتقييم، وضع مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) كمية ونوعية لقياس التقدم والنتائج، وهي المؤشرات التي يجب أن تكون واضحة ومحددة وقابلة للملاحظة والقياس، لأن من خلالها يتم تحديد كيفية قياس التغيير بشكل تدريجي، وبالتالي فهي تُعد بمثابة أساس الأدلة التي تثبت حدوث التغيير.
يبدأ القسم بوضع المؤشرات من خلال مراجعة رؤية ورسالة المؤسسة وأهدافها الاستراتيجية والتشغيلية، حتى تعكس تلك المؤشرات النتائج المطلوب تحقيقها، ثم تحليل الأنشطة والعمليات الأساسية للمشروع ونتائجه المتوقعة القابلة للقياس، يليه تحديد الجوانب التي يجب قياسها، مثل الكفاءة، والفعالية، والجودة، والالتزام بالوقت، وبعد ذلك يقوم القسم بتحديد المستهدفات لكل مؤشر بناءً على الخطط المعتمدة.
6- تحديد المعالم الرئيسية والتخطيط والجدولة
تسند المؤسسات إلى قسم المتابعة والتقييم مهمة تحديد المعالم الرئيسية للمشروع والتخطيط له ووضع الجداول الزمنية، وهو ما يتطلب مراجعة الافتراضات الأساسية من خلال تحديد ما الذي ينبغي توفره قبل أن تتمكن الأنشطة من إحداث التغيير المنشود، وما إذا كان الأمر يتطلب موافقة أو دعمًا أساسيًا من أصحاب مصلحة رئيسيين ومشاركة المستفيدين، وشكل تلك المشاركة.
عندما يحدد قسم المتابعة والتقييم تلك الجوانب، يمكنه البدء في جدولة الأنشطة ضمن سنة تقويمية واحدة أو خلال فترة زمنية محددة، وهو ما يساعد على تحديد الإطار الزمني العام لعمر المشروع ودورات التمويل.
7- تصميم الأدوات واختيار الوسائل
قسم المتابعة والتقييم هو المسؤول عن تصميم الأدوات واختيار الوسائل المُقرر استخدامها في جمع البيانات المتعلقة بمؤشرات الأداء الرئيسية، وهي الأدوات التي تتنوع ما بين الاستبيانات، ونماذج جمع البيانات، وقوائم التحقق، وهي تمثل أساس المعلومات المُقرر الاعتماد عليها لوصف التغيير الذي حققه المشروع ومدى نجاحه.
عند اختيار الأدوات والوسائل، يضع فريق المتابعة والتقييم في اعتباره أهمية جمع كمية أقل من البيانات المفيدة بشكل كافٍ بدلاً من جمع الكثير من البيانات بطريقة غير فعّالة، وهو ما يفرض على مديري المشاريع تقييم الوقت والموارد المطلوبة من الموظفين لجمع البيانات لتحديد الكمية المعقولة من البيانات.
ينبغي على فريق المتابعة والتقييم تحديد تكرار جمع البيانات بعد اختيار الطريقة المناسبة لجمعها، وهو ما يعتمد على مجموعة من العوامل تشمل: احتياجات المشروع، والموارد المتاحة، والجدول الزمني للتدخلات، ومتطلبات الممولين.
تربطك صبّار بأحدث الوظائف الشاغرة في أقسام المتابعة والتقييم داخل المؤسسات الرائدة، اغتنم الفرصة وابحث الآن لتكون جزءًا من فرق تُحدث فرقًا حقيقيًا.
8- مراجعة خطة عمل المتابعة والتقييم
يقوم قسم المتابعة والتقييم بمراجعة خطة المتابعة والتقييم لتقييم التقدم المحرز نحو أهداف المشروع، وإجراء التعديلات اللازمة بما يتناسب مع احتياجات المشروع، وحتى يتسنى له تحديد أي جوانب في طريقة أداء العمل قد تحتاج إلى تعديل بسبب الظروف.
تنطوي هذه المهمة على تحديد الوضع الحالي للمشروع بعد تحديد المؤشرات واستراتيجية جمع البيانات، ومدى فعالية الأنشطة المُنفذة، والجوانب التي تحتاج إلى تعديل أو إضافة أو تحسين، وبالتالي يتمكن أعضاء الفريق الجدد من التعرف على المشروع وفهم مهامهم، واستيعاب كيفية توزيع الأدوار والمسؤوليات داخل الفريق.
اقرأ أيضا: مهام قسم المراسم والتشريفات
9- جمع البيانات وتحليلها
قسم المتابعة والتقييم هو المنوط به جمع البيانات الميدانية والتشغيلية وتحليلها بدقة حتى يتمكن من تحديد الاتجاهات وتقييم التقدم نحو الأهداف المحددة، ومن خلال تحليل تلك البيانات يستطيع فريق المتابعة والتقييم استخراج رؤى تستخدمها إدارة المؤسسة في اتخاذ قرارات مبنية على معلومات دقيقة.
يتطلب تنفيذ هذه المهمة تحديد مؤشرات نجاح واضحة تتماشى مع أهداف المؤسسة، واستخدام أفضل أساليب جمع البيانات لضمان الحصول على معلومات ذات صلة، ثم تحليل البيانات لتحديد الأنماط ومجالات التحسين، وبعد ذلك يتم نقل النتائج إلى الجهات المعنية لاتخاذ قرارات استراتيجية ومدروسة.
10- إعداد التقارير
عندما ينتهي قسم المتابعة والتقييم من جمع البيانات وتحليلها، يتعين عليه رفعها إلى الجهات المناسبة من الموظفين وأصحاب المصلحة، حتى يتسنى لها مناقشة النتائج وتفسيرها، وهو ما يتم عبر إعداد تقارير المتابعة الدورية والتقارير النهائية التي توضح نتائج المشروع ونجاحه أو إخفاقه، مع عرضها بأسلوب واضح مدعوم بالبيانات والمؤشرات، وتضمينها بتوصيات عملية لتحسين الأداء وتصحيح المسار.
من خلال تقارير فريق المتابعة والتقييم، تتمكن الإدارة العليا والجهات الممولة من اتخاذ قرارات مبنية على البيانات بشأن تعديل مكونات المشروع وتطوير خطط العمل المستقبلية عند الحاجة.
وظف الكوادر في المتابعة والتقييم مع صبّار
هل تبحث عن كفاءات متميزة لتعزيز أداء قسم المتابعة والتقييم في شركتك؟ نحن في صبّار للتوظيف نختص باختيار أفضل المواهب التي تمتلك الخبرة والمهارات اللازمة لضمان متابعة دقيقة وتحليل فعّال لكل مشاريعك وعملياتك.
تلبي لك صبّار جميع احتياجاتك من المرشحين، سواء من السعوديين أو الأجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، بادر بالتواصل معنا لسد شواغرك الوظيفية في وقت قياسي.
الخاتمة:
قسم المتابعة والتقييم يضطلع بعدة مهام رئيسية لضمان نجاح المشاريع وتحقيق أهداف المؤسسة. تبدأ هذه المهام تحليل الاحتياجات لتحديد المشكلة الأساسية وأسبابها الجذرية، ثم التخطيط وتصميم المشروع بما يشمل تحديد الأهداف، الأطراف الرئيسية، الأدوار والمسؤوليات، أسئلة المتابعة والتقييم، وتقدير الموارد اللازمة. كما يقوم القسم برسم خريطة لأصحاب المصلحة والمستفيدين لفهم ترابطهم مع المشروع، ووضع إطار واضح للرصد والتقييم لتوضيح العلاقة بين المكونات الأساسية وضمان فهم أهداف المشروع، سواء من خلال الإطار المنطقي، نظرية التغيير، أو إطار النتائج. ويُعنى القسم أيضًا بوضع مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) لقياس التقدم والنتائج بشكل قابل للقياس والملاحظة، وتحديد المعالم الرئيسية للأنشطة والجدولة الزمنية لضمان سير المشروع وفق المخطط.
كما يشمل عمل قسم المتابعة والتقييم تصميم الأدوات والوسائل لجمع البيانات، مع مراعاة اختيار كمية بيانات مناسبة وفعالة، وتحديد تكرار جمعها وفق احتياجات المشروع والموارد المتاحة. يلي ذلك جمع البيانات وتحليلها لاستخراج رؤى تساعد الإدارة على اتخاذ قرارات استراتيجية مستندة إلى معلومات دقيقة. وأخيرًا، يقوم القسم بإعداد التقارير الدورية والنهائية التي تعرض نتائج المشروع ونجاحه أو إخفاقه، مع تقديم توصيات عملية لتحسين الأداء وتصحيح المسار، مما يضمن قدرة الإدارة العليا وأصحاب المصلحة على اتخاذ قرارات مدروسة لتعزيز كفاءة المشروع وتحقيق أهدافه.
