مهام قسم التوظيف عناصر بالغة الأهمية في تلبية احتياجات المؤسسات من الكفاءات القادرة على تأدية مختلف المهام الوظيفية بنجاح، لذلك يُعد هذا القسم بمثابة الجسر الذي يربط بين احتياجات المؤسسة من الكفاءات والموظفين المؤهلين والمتاحين في سوق العمل، وبالتالي فهو يساهم بشكل مباشر في تعزيز أداء المؤسسة وضمان استمرارية نجاحها وسد احتياجاتها بفعالية وتنظيم وكفاءة، وفي هذا المقال نوضح بالتفصيل ما هي مهام قسم التوظيف.
مهام قسم التوظيف Recruitment Department
يُعد قسم التوظيف من الأقسام الحيوية بالمؤسسات، ويعني بالإشراف على جميع العمليات المتعلقة بتوظيف واختيار الموظفين من خلال تنفيذ عدة مهام تشمل: تحديد احتياجات التوظيف، صياغة الوصف الوظيفي، البحث عن المواهب، الفرز والاختيار، إجراء المقابلات، التقييم وعرض التوظيف، إعداد عقود العمل، تهيئة الموظف الجديد، تحليل وتحسين عمليات التوظيف، ضمان الامتثال للقوانين.
1- تحديد احتياجات التوظيف
قسم التوظيف هو المسؤول عن تحديد احتياجات المؤسسة من الكفاءات والمواهب المطلوب تعيينها في الوظائف الشاغرة، إذ يتعاون مسؤولي القسم مع الإدارات الأخرى لمعرفة الوظائف التي تحتاج إلى شغل، وتقييم حجم العمل وعدد الموظفين اللازم لكل قسم، والمؤهلات والخبرات المطلوبة لكل وظيفة، إذ تُعد تلك العناصر بمثابة الأساس الذي يبني عليه القسم أهداف واستراتيجيات اختيار المرشحين في أثناء التوظيف.
يحدد قسم التوظيف احتياجات المؤسسة من الموظفين عن طريق القيام بما يلي:
- تحديد الفجوات في الفريق الحالي سواء من حيث القدرات أو الأداء أو الشخصية، حتى يتسنى معرفة ما إذا كانت هناك حاجة إلى لتعيين موظف جديد أو أكثر.
- متابعة مدخلات ومخرجات الفريق للتحقق من وجود زيادة في عبء العمل تستوجب توظيف أشخاص جدد.
- المداومة على تحليل أداء الموظفين بمختلف الأقسام للكشف عن الصفات والمؤهلات والمهارات المفقودة المطلوب إضافتها للفريق، وذلك بالتعاون مع مديري الأقسام.
- تحليل معدل الدوران الوظيفي في أقسام المؤسسة، لأن ذلك يوضح ضرورة تعيين موظفين جدد.
اقرأ أيضًا: مهام قسم التوظيف ومهام مسؤول التوظيف وأخصائي ومدير ومستشار التوظيف
2- صياغة الوصف الوظيفي
تُعد صياغة الوصف الوظيفي للوظائف الشاغرة بالمؤسسة من أبرز مهام قسم التوظيف، فبعد تحديد المطلوب في الوظائف الشاغرة من حيث المعرفة والمهارة والخبرة، يقوم القسم بكتابة وصف وظيفي واضح يساعد المرشحين على فهم الوظيفة وتقييم مدى ملاءمتهم لها.
يبرز الوصف الوظيفي المتطلبات والمؤهلات الواجب توافرها في المرشحين المحتملين لتلبية متطلبات الدور الوظيفي، ومن خلال هذا الوصف، يحصل كل مرشح على قائمة مرجعية يستخدمها في مقارنة نفسه بها قبل التقديم، الأمر الذي يجعل الوصف الوظيفي من العناصر الحاسمة في جذب المرشحين المناسبين للوظائف الشاغرة بالمؤسسة.
عند صياغة الوصف الوظيفي، لا بد من تضمينه بمجموعة من العناصر الأساسية وهي: المسمى الوظيفي، مهام ومسؤوليات الوظيفة، المؤهلات والمهارات المطلوبة، موقع العمل، التعويضات والمزايا والحوافز، شروط التقديم، المؤهلات الإضافية التي تُعد ميزة إضافية.
تعرف على: التوظيف وأنواعه وفوائده وأهدافه والتحديات التي تواجهه
3- البحث عن المواهب
تكلف المؤسسات قسم التوظيف بالبحث عن المواهب المناسبة، وجذبها، وتحفيزها على التقدم للوظائف الشاغرة المتاحة، لذلك يعمل القسم على تنفيذ هذه المهمة عبر الاعتماد على مصدرين رئيسيين للبحث عن المواهب وهما:
المصادر الداخلية للتوظيف
يتم التوظيف من خلال المصادر الداخلية عبر الإعلان عن الشواغر الوظيفية داخل المؤسسات لتشجيع الترشيحات من مختلف الأقسام، إذ يتم شغل الوظائف الشاغرة من خلال:
- نقل الموظف من موقع إلى آخر داخل المؤسسة دون تغيير في المسمى الوظيفي أو الدرجة أو الراتب.
- ترقية الموظف ذو الأداء العالي إلى منصب أعلى، مع تكليفه بمسؤوليات إضافية، ومنحه زيادة في الراتب.
- تنفيذ برامج الإحالة التي تتضمن الاعتماد على الموظفين الحاليين في ترشيح مرشحين مناسبين للوظائف الشاغرة، والإعلان عنها عبر حساباتهم على وسائل التواصل الاجتماعي.
- في بعض الحالات، تضطر الإدارة إلى خفض الدرجة الوظيفية لبعض الموظفين ذوي الأداء الضعيف، فيتم نقلهم إلى وظائف أدنى، وذلك بناءً على تقارير أدائهم.
- في حالات الطوارئ أو المشاريع الحساسة، قد تستعين المؤسسة بالموظفين المتقاعدين لفترة مؤقتة لشغل الوظائف الشاغرة، لحين تعيين الموظف المناسب.
- تحتفظ المؤسسات بقاعدة بيانات للمتقدمين السابقين الذين لم يتم اختيارهم سابقًا، من أجل التواصل معهم عند شغور وظيفة مناسبة.
اقرأ أكثر عن: ما هو التوظيف الداخلي وأنواعه وشروطه ومميزاته وعيوبه؟
المصادر الخارجية للتوظيف
الكثير من المؤسسات تعتمد على المصادر الخارجية للتوظيف في استقطاب وجذب الكفاءات وتعيينهم في الوظائف الشاغرة، وما يميز تلك المصادر أنها تتيح نطاقًا أوسع للاختيار من بين عدد كبير من المرشحين المؤهلين وتقلل من احتمالات التحيز، تشمل تلك المصادر:
- الإعلان عن الوظائف الشاغرة سواء عبر الوسائل التقليدية مثل الصحف، أو الوسائط الرقمية مثل مواقع التواصل الاجتماعي ومنصات التوظيف، التي تساعد على تحقيق نتائج أفضل بتكلفة أقل.
- الاعتماد على بوابات التوظيف التي تُعد بمثابة حلقة الوصل بين المرشحين والمؤسسات، إذ يستخدمها الباحثون عن عمل في العثور على فرص مهنية مميزة، وتستخدمها المؤسسات في الوصول إلى الكفاءات التي تبحث عنها.
- استخدام الموقع الإلكتروني الخاص بالمؤسسة في الإعلان عن الوظائف الشاغرة المتاحة، وهي الوسيلة المُفضلة لأن الموقع يعكس هوية المؤسسة وثقافة العمل بها، مما يشجع المرشحين المتوافقين معها على التقدم.
- الاعتماد على مواقع التواصل الاجتماعي في العثور على المرشحين المؤهلين وأصحاب الكفاءات العالية، مثل لينكدإن وفيسبوك وإكس.
- الاستعانة بخدمات وكالات التوظيف التي تسخدم أدوات وتقنيات متنوعة للعثور على أفضل المواهب للمؤسسات بسرعة أكبر وتكلفة أقل.
- الذهاب إلى معارض التوظيف التي تشهد إقبال عدد كبير من المرشحين، وتمنح المؤسسات فرصة لبناء الوعي بالعلامة التجارية دون الحاجة إلى الإعلان المباشر.
- الاعتماد على التوظيف من الجامعات في العثور على مرشحين مناسبين يتمتعون بالكفاءة والمواهب المطلوبة.
- التعاون مع الهيئات المهنية التي تمتلك قواعد بيانات محدثة تضم مهنيين مدرّبين ومؤهلين في مجالاتهم المختلفة.
تُعد صبّار هي منصة التوظيف الأفضل على مستوى المملكة، إذ تزود الشركات بجميع أحجامها ومجالاتها بمرشحين ذوي مهارات وكفاءات مطلوبة بشدة في سوق العمل.
4- الفرز والاختيار
تشمل مسؤوليات قسم التوظيف، استقبال طلبات التقديم والسير الذاتية من مختلف الوسائل من أجل فرزها، حتى يتسنى اختيار المرشحين الأنسب للوظائف الشاغرة، وذلك وفقًا لعدة خطوات منهجية تشمل:
- فرز الطلبات بناءً على الحد الأدنى من المؤهلات المطلوبة.
- تصنيف السير الذاتية التي تتضمن المؤهلات المفضلة، عن طريق مراجعة الشهادات، والتخصص المهني، والخبرة ذات الصلة، والمهارات الخاصة المطلوبة للوظيفة، والكفاءات الفنية.
- إعداد قائمة مختصرة تضم أكثر المرشحين توافقًا مع متطلبات الوظيفة، ممن يجمعون بين المؤهلات المفضلة والحد الأدنى من المتطلبات.
- تحديد أي ملاحظات أو استفسارات في السيرة الذاتية للسؤال عنها في المقابلة الشخصية.
والكثير من أقسام التوظيف في كبرى المؤسسات تعتمد على نظام تتبع المتقدمين (ATS) في فرز السير الذاتية، إذ يتم تصفية طلبات التقديم بموضوعية دون تحيز، والتعامل مع الكم الكبير من تلك الطلبات في وقت قياسي.
اكتشف المزيد حول: مراحل وخطوات عملية التوظيف والمعايير المعتمدة فيه وعوامل نجاحهم
5- إجراء المقابلات
لأن قسم التوظيف هو المسؤول عن اختيار المرشحين المناسبين للوظائف الشاغرة، فهو يُكلف بإجراء المقابلات مع المتقدمين قبل إصدار عرض العمل أو إرسال إشعار بالرفض، وبناءً على حجم فريق التوظيف واحتياجاته الخاصة، فقد يخضع كل مرشح لأكثر من مقابلة بالأساليب التالية:
المقابلات الهاتفية وعبر الفيديو
قد يختار قسم التوظيف إجراء مقابلة مع المرشح عبر الهاتف أو الفيديو، وهي من أكثر الطرق سهولة في التعرف على قدرات المرشحين وتقييمهم، كما أنها تمثل أول فرصة لترك انطباع أول قوي لدى المرشحين المحتملين.
الاختبارات النفسية
يعمد قسم التوظيف في الكثير من الأحيان إلى إجراء اختبارات نفسية لكل مرشح من أجل التعرف على ما إذا كان لديه القدرة على أداء عمله بكفاءة والحفاظ على إنتاجيته عالية على المدى الطويل، ومن خلال تلك الاختبارات يمكن تحديد السمات الشخصية والسلوكية، والمرونة، والقدرات، والإبداع، ومهارات التواصل وحل المشكلات المطلوبة للنجاح في الدور الوظيفي.
ما يميز الاختبارات النفسية موضوعيتها الشديدة، إذ تُعد أداة فعالة للاختيار غير المتحيز، وتحديد الشخص المناسب للوظيفة، واستبعاد غير المناسبين.
المقابلات وجهًا لوجه
يمكن أن تكون المقابلات وجهًا لوجه هي المقابلة الوحيدة التي يعتمد عليها قسم التوظيف، وقد تكون المرحلة الأخيرة بعد المقابلة الهاتفية والاختبارات النفسية قبل التقييم النهائي وتقديم عرض العمل في الكثير من الأحيان.
قد يتولى إجراء المقابلة النهائية رئيس قسم التوظيف أو أحد أعضاء الإدارة العليا بالمؤسسة، ويتم إجرائها لعدد محدود من المتقدمين المتميزين، وفيها يقع الاختيار على المرشح الأنسب للوظيفة، مع تحديد مرشح احتياطي.
توفر لك صبّار أفضل الكفاءات لإدارة قسم التوظيف، عبر اختيار مرشحين مؤهلين، ذوي خبرة ومهارات قيادية، ليكونوا عماد قسم التوظيف لديك ويحققوا أهداف شركتك بكفاءة.
6- التقييم وعرض التوظيف
من مهام التوظيف، تقييم المرشحين بناءً على مؤهلاتهم، وخبراتهم، وسلوكهم المهني، وهو ما يتم بعد الانتهاء من الاختيار النهائي للمرشح، ثم التحقق من مراجعه النهائية، والتأكد من صحة جميع بيانات التوظيف، وإذا كانت جميع بيانات المرشح صحيح، يتم التواصل مع المرشح المقبول وإبلاغه بالنتيجة، ويستعد القسم لتقديم عرض التوظيف.
عند تقديم عرض التوظيف، لا بد من تضمينه بجميع تفاصيل العمل، بدءًا من تاريخ المباشرة وشروط التوظيف، مرورًا بساعات العمل، ووصولًا إلى الراتب والمزايا، مع صياغة جميع البنود بوضوح لمنع سوء الفهم.
اقرأ أيضا: مهام قسم الحركة والنقل
7- إعداد عقود العمل
تقع على عاتق قسم التوظيف مسؤولية إعداد عقود العمل وفق خطوات منظمة تضمن الوضوح القانوني، وحماية حقوق المؤسسة والموظف، والامتثال للأنظمة المعمول بها، تشمل تلك الخطوات ما يلي:
- جمع بيانات الموظف التي تشمل: البيانات الشخصية، المسمى الوظيفي، والقسم، وطبيعة العمل، مع توضيح نوع العقد سواء كان دوام كامل، أو جزئي، أو مؤقت، عقد محدد أو غير محدد المدة.
- تحديد البنود الأساسية للعقد التي تشمل: الراتب الأساسي والبدلات والمزايا، ساعات العمل وأيام الدوام، مدة العقد وفترة التجربة إن وجدت، الإجازات والعطل الرسمية وسياسات الغياب.
- إعداد العقد باستخدام نماذج معتمدة من المؤسسة، مع الالتزام بقوانين العمل المحلية واللوائح التنظيمية، وتضمين العقد بشروط الإنهاء وحقوق الطرفين.
- مراجعة العقد من قبل الإدارة المختصة أو الشؤون القانونية، للتأكد من خلوه من أي تعارض قانوني أو إداري، ثم اعتماد العقد من الإدارة العليا أو المفوض بالتوقيع.
- يقوم قسم التوظيف بتوقيع العقد مع الموظف، والاحتفاظ بنسخة ورقية أو إلكترونية من العقد في ملفه.
8- تهيئة الموظف الجديد
لا تتوقف مسؤوليات قسم التوظيف عند تعيين الموظفين الجدد، بل هي مستمرة لتشمل تهيئة الموظف الجديد لمساعدته على الاندماج في المؤسسة، من خلال تنفيذ عدة استراتيجيات تشمل:
- تقديم برامج تعريفية للموظف الجديد حول سياسات وإجراءات المؤسسة ورؤيتها ورسالتها وقيمها.
- توجيه الموظف للفرق والأقسام المختلفة والتأكد من فهمه لدوره ومسؤولياته.
- توفير التدريب الأساسي اللازم لتمكين الموظف من أداء مهامه بكفاءة.
- توفير الأدوات اللازمة التي يحتاجها الموظف في تنفيذ مسؤوليات دوره الوظيفي بشكل يومي.
- توضيح آليات التواصل وسير العمل الداخلي، مع شرح أنظمة الحضور والانصراف والإجازات.
يمكنك الاطلاع على: تهيئة الموظف الجديد وكيفية تخطيطها مع نموذج جاهز للتحميل
9- تحليل وتحسين عمليات التوظيف
يعمل قسم التوظيف على تقييم عمليات التوظيف لمعرفة مدى كفاءتها في تحقيق أهداف القسم والمؤسسة، ومن أجل تحديد مجالات التحسين، وذلك عن طريق بمتابعة وتحليل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي تساعد على تقييم فعالية استراتيجيات التوظيف لأنها تتضمن تفاصيل مثل: مدة التوظيف، تكلفة التوظيف، رضا المرشحين، معدل قبول عروض العمل، وبناءً على نتائج التقييم، يمكن للمؤسسات اتخاذ قرارات قائمة على البيانات لتحسين عملية التعيين.
في هذه المهمة، يستعين قسم التوظيف بالأدوات التقنية وأفضل الممارسات عند إجراء عملية التقييم، مثل نظام تتبع المتقدمين (ATS) المزود بلوحات تحكم ويقدم تقارير تحليلية فورية تفيد المؤسسة عند اتخاذ القرارات.
اطلع على: معايير التوظيف وأنواعها وأمثلة عليها
10- ضمان الامتثال للقوانين
من مسؤوليات قسم التوظيف، التحقق من امتثال عمليات التوظيف في المؤسسة لقوانين ولوائح العمل المعمول بها، وهو ما يتطلب تنفيذ إجراءات تشمل:
- متابعة قوانين العمل المحلية والدولية المتعلقة بالتوظيف، العقود، والرواتب، والإجازات، وساعات العمل، مع البقاء على اطلاع على تحديثات السياسات الحكومية أو التشريعات الجديدة.
- وضع سياسات داخلية تتوافق مع تلك القوانين واللوائح، والتأكد من توافق جميع العمليات الإدارية والتوظيفية معها.
- ضمان التوظيف العادل الذي يتم بناءً على مهارات وخبرات المرشحين، وليس على أساس الجنس، أو العمر، أو الدين، أو أي معيار غير قانوني.
- تقييم جميع المرشحين استنادًا إلى معايير شفافة ومتساوية.
هل تبحث عن وظيفة في قسم التوظيف؟ تساعدك صبّار في الوصول إلى أفضل الفرص الوظيفية في أقوى الشركات، سجّل معنا اليوم وابدأ رحلتك نحو وظيفة أحلامك بسهولة واحترافية.
كوّن قسم التوظيف الأمثل مع صبّار
ندرك في صبّار أن نجاح قسم التوظيف في شركتك يبدأ بالاختيار الصحيح للكفاءات، لذلك نعمل على ربطك بأفضل المواهب القادرة على تصميم وتنفيذ استراتيجيات التوظيف المتقدمة، مع تعزيز تجربة المرشح وتحسين جودة التوظيف.
مهما كانت متطلباتك من المرشحين، يمكنك الاعتماد على صبّار في تلبيتها، سواء كنت تسعى لتعيين موظفين سعوديين أو أجانب، بخبرة أو من دون، للعمل بدوام كامل أو جزئي، حضوريًا أو عن بُعد، بادر بالتواصل معنا لتطوير قسم التوظيف الخاص بك إلى مركز احترافي يضيف قيمة حقيقية للشركة.
الخاتمة:
قسم التوظيف في المؤسسات مسؤول عن جميع العمليات المرتبطة بجذب الكفاءات والمواهب المناسبة لشغل الوظائف الشاغرة. يبدأ عمل القسم بتحديد احتياجات المؤسسة من الموظفين من خلال تحليل الفجوات في الفريق الحالي، وعبء العمل، وأداء الموظفين، بالإضافة إلى المؤهلات والمهارات المطلوبة لكل وظيفة. بعد ذلك، يقوم القسم بصياغة وصف وظيفي واضح يحدد مهام ومسؤوليات كل وظيفة، والمؤهلات المطلوبة، والتعويضات والمزايا، بما يساعد المرشحين على تقييم مدى ملاءمتهم للوظيفة قبل التقديم. كما يساهم القسم في البحث عن المواهب عبر المصادر الداخلية مثل الترقيات ونقل الموظفين والإحالات، والمصادر الخارجية مثل مواقع التوظيف، وسائل التواصل الاجتماعي، وكالات التوظيف، ومعارض الوظائف، لضمان الوصول إلى أفضل المرشحين المؤهلين.
بعد جذب المرشحين، يقوم قسم التوظيف بفرز الطلبات والسير الذاتية لاختيار الأنسب وفق معايير محددة، ويجري المقابلات الهاتفية أو عبر الفيديو، الاختبارات النفسية، والمقابلات وجهًا لوجه لتقييم القدرات والسلوك والمهارات المطلوبة. كما يضع القسم عروض العمل ويعد عقود الموظفين الجدد، ويشرف على تهيئتهم للاندماج في بيئة العمل. أخيرًا، يعمل القسم على تحليل وتقييم كفاءة عمليات التوظيف باستخدام مؤشرات الأداء والأدوات التقنية مثل نظام تتبع المتقدمين (ATS)، ويضمن الامتثال للقوانين واللوائح، مع الالتزام بالتوظيف العادل والشفاف.
