الوصف الوظيفي هو وثيقة تُعدها إدارات الموارد البشرية عند توفر وظائف شاغرة، تُحدد المهام والمسؤوليات والمهارات المطلوبة للوظيفة المُعلن عنها، مما يساعد المرشحين في تقييم مدى توافقهم مع الوظيفة واتخاذ قرار التقديم.
يُعد الوصف الوظيفي من أهم العناصر التي يتعين على مسؤولي التوظيف في قسم الموارد البشرية بالشركات وضعها في الاعتبار عند البحث عن مرشحين مثاليين لملء الشواغر الوظيفية، فكلما كان الوصف الوظيفي موجزًا وشارحًا للمتطلبات الوظيفية، زادت فرص جذب أفضل المواهب للشركة، وهو ما يضمن إتمام عملية التوظيف بنجاح، وفي هذا المقال نوضح ما هو الوصف الوظيفي وأهميته وأهدافه وعناصره وخطوات كتابته ومن هو المسؤول عن إعداده، وما هو الفرق بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي.
ماهو الوصف الوظيفي؟ يُعد هذا السؤال هو الأكثر تداولًا بين الطلبة أو حديثي التخرج ممن لم يدخلوا معترك سوق العمل بعد، نظرًا لانتشار هذا المصطلح بكثرة في مجال التوظيف، فهو بمثابة خارطة الطريق التي توضح المهام والمسؤوليات المتوقعة من الموظف في أي دور وظيفي، وكلما كان هذا الوصف واضحًا، كانت عملية التوظيف ناجحة وفعالة، وفي هذا المقال نوضح ماهو الوصف الوظيفي وأهميته وأهدافه وكيفية كتابته وعناصره والمسؤول عن إعداده، والفرق بينه وبين التوصيف الوظيفي.
تعريف الوصف الوظيفي:
يشير مفهوم الوصف الوظيفي job description إلى المستند الذي يهدف إلى إعطاء المرشحين المحتملين تفاصيل واضحة حول الوظائف الشاغرة المتاحة، إذ يحدد بوضوح الواجبات والمسؤوليات والمؤهلات والمتطلبات الرئيسية لكل وظيفة شاغرة تعلن عنها المؤسسة، فضلًا عن ظروف العمل ونوع العمل، وهي العناصر التي يتم تحديدها بناءً على نتائج تحليل الوظيفة.
ويُعد الوصف الوظيفي بمثابة نظرة عامة مفصلة لما تنطوي عليه الوظيفة، وما هو المتوقع من المرشح للوظيفة المتاحة، وبالتالي فهو يزود المرشحين بالمعلومات الرئيسية اللازمة لفهم ما إذا كانوا مؤهلين للوظيفة، وما إذا كانوا متوافقين مع ثقافة المؤسسة وقيمها.
وفي الغالب، يتم إعداد الوصف الوظيفي من قِبل الموظف المسؤول عن اختيار المرشح المناسب، إذ يتأكد من أن الوصف شامل ويجذب الأشخاص المناسبين، وبالتالي يتم إعداده بمستوى عالِ من الاحترافية لجعل عملية التوظيف أكثر كفاءة وفعالية قدر الإمكان، وحتى يُستخدم هذا الوصف في وضع معايير للأداء وتقييم أداء الموظفين فيما بعد.
وعلى الرغم من أن السبب الأكثر شيوعًا لاستخدام الوصف الوظيفي هو الإعلان عن وظيفة شاغرة؛ إلا أن هناك حالات أخرى تستدعي استخدامها أبرزها: عندما تتغير واجبات الوظيفة بشكل كبير عن العقد الأصلي، عند إعادة هيكلة الشركة أو الأقسام التنظيمية، عند حل النزاعات بين الموظفين أو بين الموظفين والشركة بشأن الأدوار والمسؤوليات.
استفد من خدمات التوظيف الفعالة التي تقدمها صبّار وكوّن فريق عملك المثالي القادر على دفع نمو أعمالك وتحقيق النجاح الذي تنشده.
ما هي المهام الوظيفية؟
المهام الوظيفية هي مجموعة الأنشطة والمسؤوليات المحددة التي يتعين على الموظف تنفيذها كجزء من دوره داخل منظمة أو شركة معينة. تتنوع هذه المهام لتشمل الواجبات اليومية التي تُعتبر ضرورية لتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. إذ تحدد المهام الوظيفية ما يُتوقع من الموظف، مما يسهل عملية تقييم الأداء ويوفر إطارًا واضحًا لتنظيم العمل بين أعضاء الفريق.
تُقسم المهام الوظيفية إلى عدة أنواع، تشمل المهام الأساسية التي تتعلق بالأهداف المباشرة للوظيفة، والمهام الإدارية التي تتضمن التخطيط والتنظيم، إضافةً إلى المهام التفاعلية التي تتعلق بالتواصل مع الزملاء والعملاء. لضمان نجاح المهام الوظيفية، يجب اتباع عدد من الإرشادات ومنها التالي:
1. التحديد الواضح للمهام
يجب أن تكون المهام الوظيفية محددة وواضحة، مما يُسهل على الموظف فهم ما هو مطلوب منه. هذا التحديد يُساعد في تجنب الغموض ويوفر إرشادات واضحة حول الأدوار التي يجب على الموظف القيام بها.
2. تنظيم المهام
تنظيم المهام يُساعد في تعزيز الكفاءة والإنتاجية. يُمكن تقسيم المهام إلى مهام يومية، أسبوعية، وشهرية، مما يُساعد الموظف في تحديد أولويات عمله وإدارة وقته بشكل أفضل.
3. توفير الموارد والدعم
يجب أن يتوفر للموظف الموارد والدعم اللازمين لأداء مهامه بشكل فعّال. يمكن أن تشمل هذه الموارد التدريب، الأدوات، والبرامج التقنية التي تسهل أداء العمل.
4. التقييم والمراجعة
من المهم إجراء تقييم دوري للمهام الوظيفية لضمان تحقيق الأهداف المطلوبة. يساعد التقييم في تحديد مجالات التحسين ويُوفر الفرص للتطوير المهني.
5. المرونة والتكيف
قد تتغير المهام الوظيفية بناءً على احتياجات الشركة أو الظروف المحيطة. لذا، من المهم أن يكون الموظف قادرًا على التكيف مع التغييرات وتولي مهام جديدة عند الحاجة.
6. التحفيز والتقدير
يجب أن يشعر الموظف بالتقدير من خلال التقييم الإيجابي للمهام التي يؤديها. التحفيز من خلال التقدير والمكافآت يُعزز من الدافع لأداء المهام بكفاءة.
7. تحديد النتائج المتوقعة
يجب أن يُحدد بوضوح النتائج المتوقعة من المهام الوظيفية، مما يساعد الموظف على فهم كيف يُساهم عمله في تحقيق أهداف الشركة.
8. التواصل الفعّال
تعتبر التواصل الفعّال بين الإدارة والموظفين أمرًا حيويًا لضمان فهم جميع الأطراف للمهام المطلوبة. يُسهم التواصل الجيد في تعزيز التعاون وتحقيق الأداء الجيد.
تُعتبر المهام الوظيفية جزءًا أساسيًا من تجربة العمل، وتؤثر بشكل مباشر على الرضا الوظيفي وإنتاجية الموظفين. من خلال توفير بيئة عمل داعمة وتنظيم واضح للمهام، يمكن للشركات تحقيق نجاح أكبر وتعزيز ولاء موظفيها.
مكونات الوصف الوظيفي:
هناك مجموعة من العناصر الأساسية التي تدخل في تكوين الوصف الوظيفي وتساعد على وضوحه ودقته للمرشحين، وتشمل العناصر التي يحتوي عليها الوصف الوظيفي ما يلي:
1- عنوان الوظيفة الشاغرة
عنوان الوظيفة أو المسمى الوظيفي هو الاسم الرسمي للوظيفة المُعلن عنها الذي يعكس طبيعتها، ويُعد من أهم أجزاء الوصف الوظيفي، لأنه يوضح لكل مرشح ما سيكون عليه مسماه في الوظيفة، فضلًا عن دوره في سهولة عثور المرشحين عليه باستخدام البحث بالكلمات الرئيسية، كما أنه يعمل كأول انطباع عن الوظيفة ويحدد التوقعات للمرشحين، لذلك يجب أن يكون واضحًا وموجزًا قدر الإمكان.
2- ملخص الوصف الوظيفي
وهو عبارة عن نظرة عامة موجزة عن الهدف الرئيسي للوظيفة والمسؤوليات، وتأثير الوظيفة على المؤسسة، يحصل من خلاله المرشح على فهمًا عامًا للوظيفة المتاحة، وبالتالي فهو يُعد مدخل أساسي إلى الدور الوظيفي، ويتكون غالبًا من جملتين أو 3 جُمل على الأكثر.
3- المسئوليات والواجبات
هذا القسم عبارة عن قائمة توضح بالتفصيل جميع المهام الرئيسية، الأنشطة، والواجبات اليومية المرتبطة بالوظيفة الشاغرة، التي تتوقع المؤسسة من الموظف تأديتها، وفيه يتم البدء بالوظائف الأساسية التي سيكون الموظف مسؤولاً عنها، والمهام المطلوبة منه التي تساهم مباشرة في تحقيق أهداف المؤسسة، مع توضيح كيف تتوافق تلك المهام مع الهدف العام للمؤسسة، فضلًا عن تضمين أي مهام دورية أو متكررة، مثل عقد الاجتماعات الدورية، أو إعداد التقارير الشهرية.
4- متطلبات الخبرة
يتضمن هذا القسم متطلبات الخبرة المطلوب توافرها في المرشح، وهي تشمل عدد سنوات محدد للعمل في الصناعة، أو العمل في نفس الوظيفة سابقًا أو وظيفة مشابهة، وقد تشير تلك المتطلبات إلى الخبرة في استخدام أدوات معينة.
تحتوي صبّار على سير ذاتية لمرشحين ذوي مستويات مختلفة من الخبرات، سواء من المبتدئين أو أصحاب الخبرة أو متوسطي الخبرة.
5- المستوى التعليمي
جميع الوظائف تقريبًا تتطلب مستوى معين من التعليم، إذ يجب أن يمتلك المرشح شهادة أكاديمية مرتبطة بمجال الوظيفة المستهدفة، كشرط أساسي للقبول بها، وإذا كانت الوظيفة تتطلب تراخيص أو شهادات خاصة، يتم ذكر ذلك في الوصف الوظيفي مع متطلبات التعليم، وهو ما يساعد المرشح على معرفة ما إذا كان لديه المؤهلات المناسبة للدور.
6- المهارات الأساسية
يوضح قسم المهارات بالوصف الوظيفي المهارات المحددة التي تبحث عنها المؤسسة في شاغلي الوظائف الشاغرة، وهي مزيجًا من المهارات الناعمة والصلبة والكفاءات الخاصة بالدور ومهارات اللغة، الواجب توافرها في المرشح للقيام بدوره الوظيفي.
من خلال صبّار يمكنك العثور على المرشحين أصحاب المهارات الصلبة والناعمة التي تبحث عنها لشغل شواغرك الوظيفية.
7- المتطلبات البدنية
يتم إدراج هذا القسم في الوصف الوظيفي إذا كانت الوظيفة الشاغرة تتطلب رفع أشياء ثقيلة، أو فترات طويلة من الوقوف أو أي متطلبات بدنية أخرى، وهو ما يمكّن المرشح من تحديد ما إذا كان مؤهلًا لشغل تلك الوظيفة وقادرًا على أداء واجباتها بدنيًا.
8- بيئة العمل
يحتوي هذا القسم على تفاصيل حول بيئة العمل المقرر أن يعمل بها المرشح، سواء كان العمل من مقر المؤسسة أو خارجي في موقع ميداني أو عن بُعد، كما يوضح قسم بيئة العمل معلومات حول المعدات، الأدوات، أو التكنولوجيا المستخدمة في الوظيفة، وبالتالي فإن تضمين هذا القسم يضمن المرشحون الذين يتناسبون مع هذا الوصف فقط.
مع صبّار يمكنك العثور على مرشحين مؤهلين للعمل من مقر العمل أو عن بُعد، وفقًا لأسلوب العمل داخل منشأتك.
9- ظروف العمل
يشتمل قسم ظروف العمل على القواعد واللوائح التي يجب أن يتفق عليها صاحب العمل والموظف فيما يخص العمل، وهي ساعات العمل والسياسات المُتبعة، وما إذا كانت الوظيفة بدوام جزئي أو كامل.
تمتاز صبّار بقدرتها على إمدادك بالمرشحين المتوافقين وظروف العمل لديك، المؤهلين للعمل وفقًا لمتطلباتك سواء بدوام كامل أو جزئي.
10- الراتب والحوافز
توضح المؤسسة من خلال قسم الراتب والحوافز مقدار الراتب المقرر أن يحصل عليه شاغل الوظيفة، والذي يتوافق والمسؤوليات الوظيفية والخبرة، وهو ما يمكن المرشح من تحديد ما إذا كانت الوظيفة والراتب يتناسبان مع خبرته، كما يتضمن هذا القسم الفوائد أو الحوافز أو الامتيازات مرتبطة بالوظيفة.
11- خلفية المؤسسة وثقافتها
تحرص العديد من المؤسسات على إدراج قسمًا خاصًا مكون من فقرة واحدة يشرح خلفيتها وتاريخها وإنجازاتها وثقافتها وقيمها للمرشحين، حتى يكون لديهم صورة كاملة عنها، وليكون هو الانطباع الأول لهم عند التقدم للوظيفة.
12- تعليمات التقديم
وهو آخر عناصر الوصف الوظيفي، إذ يوضح هذا القسم تعليمات حول كيفية التقديم، فقد تتمثل تلك التعليمات في طلب تقديم عينات من عمل المرشح لتعزيز طلبه وإظهار مهاراته، وتوضيح كيفية إرسال الطلب سواء عن طريق عنوان بريد إلكتروني أو موقع الويب الخاص بالمؤسسة.
من المسؤول عن إعداد الوصف الوظيفي؟
يُعد قسم الموارد البشرية (HR)، هو القسم المُكلف بإعداد الوصف الوظيفي بالتعاون مع المديرين المباشرين أو القادة المسؤولين عن الوظيفة الشاغرة، ويتم توزيع مسؤوليات تلك المهمة على عدة أطراف بالمؤسسة وهي:
- المدير المباشر: هو المسؤول عن توضيح جميع التفاصيل حول المسؤوليات والمهام اليومية المرتبطة بالوظيفة، فضلًا عن المهارات المطلوبة.
- الموظفون الحاليون في نفس الوظيفة: وهم يقدمون معلومات حول مسؤولياتهم اليومية والمهارات المطلوبة، والأدوات والمعدات التي يستخدمونها.
- القيادة العليا: في المؤسسات الصغيرة، تشارك القيادة العليا في إعداد الوصف الوظيفي، وتتأكد من توافق متطلباته مع استراتيجيتها الشاملة.
- قسم الموارد البشرية: مهمته هي صياغة الوصف الوظيفي والتأكد من دقته وشموله وتوافقه مع سياسة المؤسسة وأهدافها.
الفرق بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي
الفرق بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي يكمن في تركيز كل منهما. الوصف الوظيفي يحدد المهام والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة، بينما التوصيف الوظيفي يركز على المؤهلات والمهارات المطلوبة لأداء تلك المهام. يُعد الوصف الوظيفي الخطوة الأولى لتحديد نطاق الوظيفة، أما التوصيف الوظيفي فيُكمل الصورة من خلال توضيح المتطلبات اللازمة لشغل الوظيفة بفعالية.
كيفية كتابة الوصف الوظيفي:
عند كتابة سجل الوصف الوظيفي، لا بد من تنفيذ مجموعة من الخطوات التي تضمن إنشائه بشكل احترافي يجذب الباحثين عن عمل، تشمل تلك الخطوات ما يلي:
1- إجراء تحليل وظيفي واضح
أولى خطوات كتابة الوصف الوظيفي هي البدء في إجراء تحليل شامل للوظيفة لتحديد الغرض الأساسي والمسؤوليات الخاصة بها، إذ يقوم المسؤول عن إعداد الوصف الوظيفي بمقابلة قادة الفرق، المديرين، والأشخاص الذين يشغلون نفس الدور حاليًا من أجل الحصول على معلومات منهم حول المهام اليومية والمهارات المطلوبة والتحديات، مما يضمن أن يعكس الوصف الوظيفي احتياجات الدور بدقة ويتماشى مع أهداف المؤسسة.
2- كتابة المسمى الوظيفي
بعد ذلك، يجب كتابة المسمى الوظيفي للوظيفة الشاغرة، الذي يتم إنشاؤه بناءً على المهام والمتطلبات المحددة لها، ولا بد من مراعاة أن يكون المسمى الوظيفي دقيقًا قدر الإمكان، وأن يكون محدد وسهل الوصول إليه، مع تجنب المصطلحات الغامضة أو الإبداعية الزائدة التي قد تربك المرشحين.
وعند كتابة المسمى الوظيفي، يجب تحديد مستوى أو رتبة الوظيفة، مثل مبتدئ، متوسط، كبير، أو قائد، مع تحديد مجال العمل أو التخصص، والتأكد من أن هذا المسمى مهنيًا ومتوافقًا مع معايير الصناعة.
3- تضمين ملخص الوصف الوظيفي
في هذه الخطوة، يُكتب ملخص الوصف الوظيفي الذي يجب أن يكون جذابًا ويوضح متطلبات الوظيفة، إذ يتم البدء بشرح مختصر حول سبب وجود الدور وكيف يدعم أهداف المؤسسة، وما هي المسؤوليات الرئيسية للوظيفة دون الدخول في تفاصيل، مع ذكر من يتبع له الدور وأي فرق أو أفراد سيتعاون معهم المرشح، والتأثير الذي تحدثه الوظيفة على المؤسسة.
4- تسليط الضوء على مسؤوليات الوظيفة
تتمثل هذه الخطوة في وضع قائمة بأهم مسؤوليات الوظيفة في قوائم نقطية حتى تبدو منظمة وسهلة القراءة، مع بدء كل نقطة بفعل قوي، حتى يتمكن المرشح من تحديد ما يمكن أن يتوقعه بالضبط في الوظيفة، كما يجب استخدام لغة واضحة وتجنب الكلمات غير الضرورية أو الحشو، إلى جانب تضمين القسم بالمهام اليومية، حتى يحدد المرشح ما إذا كانت تلك الوظيفة تناسبه.
5- ذكر المؤهلات المطلوبة
بعد ذلك، يتم إدراج قسم المؤهلات المطلوبة، من خلال تضمين التعليم، والخبرة، والشهادات، والرخص، أو أي مؤهلات أخرى أساسية للوظيفة في قائمة نقطية، من خلال كتابة ما يلي:
- سنوات الخبرة: وهي عدد سنوات الخبرة المهنية المطلوبة في المجال أو دور مشابه.
- الخلفية المهنية: يتم ذكر الخبرة المطلوبة في صناعة أو قطاع معين مفيد للوظيفة.
- الخبرة المحددة للدور: يتم ذكر المجالات الرئيسية التي تتعلق مباشرة بالوظيفة.
6- كتابة قسم التعليم
عند كتابة قسم التعليم، يجب تضمينه بمجموعة من العناصر الأساسية وهي:
- المستوى التعليمي المطلوب: يتم تحديد الدرجة أو المؤهلات الأكاديمية المطلوبة للوظيفة، مثل "درجة بكالوريوس في التسويق أو إدارة الأعمال".
- المستوى التعليمي المفضل: يشير هذا العنصر إلى الدرجات العلمية العليا أو الشهادات الإضافية التي تعد ميزة ولكنها ليست إلزامية.
- الشهادات المهنية: في هذا العنصر يتم تسليط الضوء على أي شهادات ذات صلة بالوظيفة أو الصناعة.
- الدورات التدريبية: يتم تضمين أي تدريب أو دورات دراسية محددة تتوافق والمتطلبات الفنية أو الوظيفية للوظيفة.
7- كتابة قسم المهارات
كما ذكرنا سابقًا، قسم المهارات هو الذي يوضح الكفاءات المطلوبة لشغل الوظيفة، وهو مزيج من أنواع من المهارات التي يجب توضيحها في قوائم نقطية للحفاظ على وضوحها وتنظيمها، وتلك المهارات هي:
- المهارات الصعبة: وهي القدرات التقنية المحددة المرتبطة بالوظيفة، مثل البرمجة أو إدارة المشاريع أو قواعد البيانات أو الأمن السيبراني.
- المهارات الناعمة: هي المهارات الشخصية والسلوكية المطلوبة لأداء الوظيفة، مثل العمل الجماعي، التواصل، القيادة، المرونة.
- مهارات اللغة: تُذكر تلك المهارات إذا كانت الوظيفة تتطلب إتقان لغة معينة، مثل الإنجليزية أو الفرنسية.
8- إدراج قسم الراتب والمزايا
دومًا ما يبحث المرشحون عن الوظائف التي تتناسب مع احتياجاتهم المالية، لذلك من المهم تضمين الراتب في الوصف الوظيفي حتى يجذب المرشحين، ومن أجل تجنب مقابلة مرشحين مؤهلين ثم اكتشاف أن الوظيفة لا تلبي متطلباتهم المالية، ويجب أن يشتمل هذا القسم على عناصر وهي: الراتب الأساسي، إجازة مدفوعة، التأمين الطبي، العطلات والإجازة السنوية، إجازة مرضية، معاشات تقاعدية.
9- مراجعة ونشر الوصف الوظيفي
بعد الانتهاء من تضمين جميع عناصر الوصف الوظيفي، لا بد من مراجعته قبل نشره، للتأكد من خلوه من أي أخطاء في الإملاء أو القواعد أو المعلومات، ويمكن عرضه على الأشخاص الذين تم الرجوع إليهم قبل كتابته من أجل اكتشاف أية عناصر فائتة، وبعد مراجعة الوصف يتم نشره على الوسائل التي تحددها المؤسسة.
الاطلاع على أمثلة للوصف الوظيفي
قبل البدء في كتابة الوصف الوظيفي، يجب على الفريق المُكلف بكتابة الوصف الوظيفي الاطلاع على أمثلة ونماذج للأوصاف الوظيفية للشركات المنافسة لمعرفة اللغة التي يستخدمونها وما الذي يقدمونه، حتى يكون الفريق أكثر قدرة على وضع وصف وظيفي مناسب.
اطلع على عشرات الأمثلة للوصف الوظيفي من هنا.
أهداف الوصف الوظيفي:
هناك عدة أهداف تسعى المؤسسات لتحقيقها من خلال إنشاء الوصف الوظيفي، تشمل ما يلي:
- توضيح متطلبات ومسؤوليات الوظائف الشاغرة، حتى تتمكن المؤسسات من تحديد وجذب المرشحين المؤهلين لها.
- استخدام الوصف الوظيفي كمعيار مستمر لتقييم أداء الموظف وقياس نجاحه في الدور.
- توفير معلومات تفصيلية للمرشح حول مستويات التعويض والمزايا المناسبة للوظيفة.
- توجيه الفرص المستمرة للتدريب والتطوير المهني، لأن هذا الوصف يوضح المهارات والمعرفة اللازمة للموظف.
- تحضير الموظف الجديد للوظيفة من خلال إعلامه بمسؤولياته وسلطاته، وتوقعاته، مما يقلل من المشكلات الأولية المحتملة.
- ضمان الامتثال القانوني للمؤسسات، لأن الوصف الوظيفي يوضح أن قرارات التوظيف تستند إلى معايير مشروعة ومرتبطة بالوظيفة.
أهمية الوصف الوظيفي:
تتعدد فوائد كتابة الوصف الوظيفي ونشره التي تعود على المؤسسات والمرشحين، تشمل تلك الفوائد ما يلي:
1- تحديد الشخص المناسب للوظيفة
تعمل المؤسسات على إنشاء الوصف الوظيفي من أجل العثور على المرشح الأفضل والأنسب للوظيفة الشاغرة، فعندما تقدم المؤسسات شرحًا تفصيليًا للدور المتاح، فإن فرص تقديم مرشح مثالي تكون أعلى، كما أن تضمين الوصف الوظيفي بالمزيد من المعلومات يضمن مطابقة المؤسسة تلك المعلومات مع المرشحين بشكل أفضل.
2- توضيح الأدوار والمسؤوليات
من خلال الوصف الوظيفي، توضح المؤسسة الواجبات والمهام والتوقعات المرتبطة بالوظيفة الشاغرة، مما يوفر تفاهما متبادلا بين صاحب العمل والموظف، وبالتالي يتمكن الموظف من الوفاء بمسؤولياته والمساهمة بفعالية في تحقيق أهداف المؤسسة.
3- دعم التوظيف الفعال
يُعد الوصف الوظيفي أساسًا لإنشاء الإعلانات الوظيفية، كما تستخدمه المؤسسة في فحص المرشحين وتقييم مؤهلاتهم، مما يساعد المؤسسات على التواصل مع المرشحين الذين يمتلكون المهارات والخبرة والقيم المشتركة المرغوبة.
4- تمكين إدارة الأداء
تستخدم المؤسسات الوصف الوظيفي في قياس أداء الموظف وتقييم تطور مهاراته، وبالتالي يُعد هو المرجع المُستخدم في تحديد الأهداف بوضوح، ونقاط ضعف الموظف، وتقديم التغذية الراجعة، مما يساعد على تعزيز النمو المهني للموظف.
5- ضمان العدالة بين الموظفين
يضمن الوصف الوظيفي أن يفهم الموظفين في الوظائف المماثلة مسؤولياتهم وتوقعاتهم، مما يعزز من تحقيق العدالة في منح التعويضات، والترقيات، ومختلف القرارات التي تتخذها إدارة الموارد البشرية بالمؤسسة.
6- تسهيل تحديد هيكل المؤسسة
تستفيد المؤسسات من كتابة الوصف الوظيفي في تحديد وتوحيد وتنسيق الأدوار والمسؤوليات المختلفة داخلها، مما يحسن من التخطيط للقوى العاملة، وكذلك التخطيط للتعاقب الوظيفي، وإعادة الهيكلة بالمؤسسة.
7- الحفاظ على الامتثال والحمايات القانونية
تستند المؤسسات إلى الوصف الوظيفي في إثبات أن قرارات التوظيف التي تتخذها تعتمد على عوامل مشروعة وغير تمييزية، مما يوفر لها الحماية من المخاطر القانونية الخاصة بالتوظيف والتعويضات.
8- تقديم لمحة عن ثقافة المؤسسة
يظهر الوصف الوظيفي ثقافة المؤسسة وقيمها ورسالتها، مما يمكن المرشح من معرفة ما إذا كانت البيئة مثالية بالنسبة له، وبالتالي يتقدم إلى الوظيفة الشاغرة بحماس ودافع.
الفرق بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي:
على الرغم من استخدام مصطلحي الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي بشكل متبادل، إلا أن هناك اختلافات بينهما تشمل ما يلي:
الوصف الوظيفي
- هي الوثيقة التي تركز على تحديد المسؤوليات، والمهام اليومية، والمهارات المطلوبة، ومتطلبات الوظيفة بشكل عام.
- يذكر الوصف الوظيفي تفاصيل واضحة عن دور الموظف داخل المؤسسة، من حيث واجباته ومهامه ومسؤولياته الوظيفية.
التوصيف الوظيفي
- هي الوثيقة التي تركز على تحديد خصائص الوظيفة والأشخاص المطلوبين لشغلها.
- يذكر التوصيف الوظيفي المزيد من المعلومات التي تدور حول خصائص الشخص الذي يجب أن يشغل الوظيفة، مثل خبراته ومؤهلاته ومهاراته.
مثال على الوصف الوظيفي:
إليكم فيما يلي مثالًا على كيفية كتابة الوصف الوظيفي لوظيفة مدير مشاريع:
المسمى الوظيفي: مدير مشاريع
الموقع: (موقع المؤسسة)
النوع: دوام كامل
المهام والمسؤوليات:
- إدارة المشاريع: قيادة وتوجيه جميع مراحل المشروع بدءًا من التخطيط والتنفيذ وحتى التسليم، مع ضمان تحقيق الأهداف المحددة.
- إعداد الجدول الزمني: تحديد نطاق المشروع، المواعيد النهائية، وتخصيص الموارد اللازمة لضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد.
- التنسيق بين الفرق: التنسيق مع الفرق متعددة التخصصات وضمان توافر الموارد اللازمة لتحقيق أهداف المشروع.
- إدارة الميزانية: مراقبة الميزانية المخصصة للمشروع، وتحديد التكاليف، وضمان استخدام الموارد المالية بشكل فعال.
- إعداد التقارير: تقديم تقارير دورية للإدارة العليا عن تقدم المشروع، التحديات، والحلول المقترحة.
- التعامل مع المخاطر: تحديد المخاطر المحتملة وتحليلها، مع وضع استراتيجيات للتخفيف من تأثيرها على سير المشروع.
- التواصل مع العملاء: التفاعل مع العملاء لضمان فهم احتياجاتهم وتوقعاتهم، وضمان رضاهم عن نتائج المشروع.
- مراجعة الأداء: متابعة أداء الفريق وتحليل النتائج لضمان تحقيق الأهداف المحددة.
المؤهلات المطلوبة:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال.
- شهادة معترف بها في إدارة المشاريع (مثل PMP).
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المشاريع.
- مهارات قوية في القيادة والتنظيم.
- قدرة على إدارة الفرق المتعددة والتنسيق بين المهام المختلفة.
- مهارات تواصل قوية، سواء شفويًا أو كتابيًا.
- القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة.
المهارات المطلوبة:
- مهارات إدارة الوقت والموارد.
- معرفة جيدة بأدوات إدارة المشاريع مثل: MS Project، Trello، Asana.
- القدرة على اتخاذ القرارات وحل المشكلات بشكل فعال.
- مهارات تفاوض قوية لضمان الحصول على أفضل النتائج من جميع الأطراف المعنية.
طريقة التقديم:
إذا كنت مهتمًا بهذه الفرصة، يرجى إرسال سيرتك الذاتية ورسالة تغطية إلى Hr.example@yahoo.com قبل 2025-2-15.
نموذج وصف وظيفي للمحاسب مثلًا بالعربي
المحاسب هو المسؤول عن تنظيم وإدارة جميع العمليات المالية داخل المؤسسة. يتضمن ذلك تسجيل البيانات المالية، إعداد التقارير، ومراجعة الحسابات لضمان الدقة والامتثال للأنظمة والقوانين المالية. يُعتبر المحاسب عنصرًا أساسيًا في الحفاظ على استقرار المؤسسة المالي ودعم قراراتها الاستراتيجية من خلال التحليل المالي المتعمق.
الوصف الوظيفي للمحاسب:
- تسجيل كافة المعاملات المالية اليومية بدقة.
- إعداد التقارير المالية الشهرية والسنوية وتقديمها للإدارة.
- إدارة وتسوية الحسابات البنكية وتحديث سجلات المؤسسة المالية.
- ضمان الامتثال للأنظمة الضريبية والقوانين المحاسبية المعمول بها.
- مراقبة الميزانية والتحكم في المصاريف لضمان الكفاءة المالية.
- المشاركة في إعداد التقارير الخاصة بالتدفقات النقدية والتخطيط المالي.
- مراجعة الوثائق المالية لضمان الشفافية والدقة.
- تقديم المشورة المالية والمساهمة في تحسين الأداء المالي للمؤسسة.
نموذج وصف وظيفي للمحاسب مثلًا بالإنجليزي
إليك الوصف الوظيفي للمحاسب باللغة الإنجليزية جاهز:
Job Title: Accountant
Location: [Specify Location]
Reports To: [Supervisor's Job Title]
Employment Type: [Full-time/Part-time]
Start Date: [Specify Date]
Key Responsibilities
- Record daily financial transactions with accuracy.
- Prepare monthly, quarterly, and annual financial reports.
- Manage bank accounts and perform monthly reconciliations.
- Ensure full compliance with tax laws and financial regulations.
- Assist in preparing budgets and conducting financial analysis to support business goals.
- Review financial documents and validate their accuracy.
- Collaborate with other teams to provide accurate financial insights.
- Advise senior management on financial strategies.
- Monitor receivables and improve cash flow.
Required Qualifications
- Bachelor’s degree in Accounting or related field.
- Professional certifications such as CPA or CMA are preferred.
- Minimum [number of years] years of experience in accounting.
- Proficiency in accounting software such as QuickBooks, SAP, and Excel.
- Strong knowledge of tax regulations and financial policies.
Skills Required
- Strong analytical skills to interpret financial data and make informed decisions.
- High organizational skills to manage time and handle multiple tasks.
- Ability to solve financial problems effectively and innovatively.
- Excellent communication skills to present financial information to stakeholders.
- High attention to detail in all financial tasks.
- Ability to work under pressure and meet deadlines.
تصفح كل نماذج الوصف الوظيفي من هنا.
كوّن فريقك الناجح مع صبّار
تُعد صبّار هي الأفضل في مجال التوظيف لأنها لا تقدم مجرد خدمات توظيف، بل تعمل على دعم مؤسستك بالأشخاص المناسبين الذين يضيفون قيمة حقيقية لها، ذوي المواهب والكفاءات في جميع التخصصات.
إذا كنت ترغب في الاستفادة من خدمات صبّار، وضح متطلباتك من الموظفين، وسوف تحصل على قائمة بالأفضل منهم والأكثر توافقًا مع متطلبات عملك، سواء كان نظام العمل بدوام جزئي أو كلي، عن بُعد أو من المقر، واستفد من ميزة إجراء مقابلات سريعة معهم لاختيار الأنسب منهم.
الخاتمة:
الوصف الوظيفي هو مستند يوضح المهام والمسؤوليات والمتطلبات المتعلقة بالوظيفة الشاغرة في مؤسسة ما. يتضمن هذا الوثيقة تفاصيل حول المهام اليومية المتوقعة من الموظف، المستوى التعليمي والخبرة المطلوبة، والمهارات الأساسية التي يجب أن يمتلكها المرشح. كما يحدد الوصف بيئة العمل، شروط العمل، وعوامل أخرى كالتعويضات والمزايا. يتم إعداده بشكل احترافي لتوجيه المرشحين وتوضيح ما إذا كانت الوظيفة تتناسب مع مؤهلاتهم، بالإضافة إلى تسهيل تقييم الأداء والامتثال مع سياسات العمل.
يتكون الوصف الوظيفي من عدة عناصر أساسية مثل: عنوان الوظيفة الذي يعكس طبيعتها، ملخص يوضح أهداف الوظيفة، قائمة بالمسؤوليات والواجبات اليومية، ومتطلبات الخبرة والتعليم. كما يحدد المهارات المطلوبة، المتطلبات البدنية، ظروف العمل، الراتب، والمزايا. تضم هذه الوثيقة أيضًا معلومات عن خلفية المؤسسة وثقافتها، بالإضافة إلى تعليمات كيفية التقديم. يُعد الوصف الوظيفي أداة هامة لعملية التوظيف وضمان توافق المرشحين مع متطلبات المؤسسة.
