تهيئة الموظف الجديد وكيفية تخطيطها وأهدافها وفوائدها 

في مجال الموارد البشرية، لا تنتهي عملية التوظيف عند تعيين الموظفين الجدد في الوظائف الشاغرة، بل هناك مهمة أخرى مُلقاة على عاتق المتخصصين في هذا القسم تتمثل في تهيئة هؤلاء الموظفين، وهي عملية في غاية الأهمية وتساهم بشكل مباشر في تأقلم الموظفين الجدد على العمل داخل المؤسسة ومن ثم نجاحهم بأدوارهم الوظيفية على المدى الطويل، لذلك يجب أن تتم هذه العملية وفقًا لخطة تحدد كيف يمكن تنفيذها على النحو الأمثل من أجل ضمان نجاحها، وفي سطور هذا المقال نناقش تعريف عملية تهيئة الموظف الجديد وخطواتها وأهدافها وفوائدها، وآثارها الإيجابية والسلبية على المؤسسة.

مفهوم تهيئة الموظف الجديد:

يشير مفهوم تهيئة الموظف الجديد إلى العملية التي تنفذها المؤسسة عند تعيين موظف جديد، إذ تتضمن مجموعة من الخطوات التي تساعد على دمج الموظف في المؤسسة وإدخاله في ثقافة المؤسسة، حتى يستطيع التأقلم مع دوره الوظيفي الجديد بطريقة تمكنه من النجاح فيه.

وفي هذه العملية، يتم تعريف الموظف الجديد بهيكل المنظمة وثقافتها ورؤيتها ومهمتها وقيمها، وإمداده بالأدوات والمعلومات اللازمة التي تساعده على تنفيذ مسؤولياته الوظيفية على النحو المطلوب، وتعريفه بتوقعات الأداء لوظيفته، حتى ينجح في أن يصبح عضوًا فعالًا في الفريق.

ويتولى تنفيذ عملية تهيئة الموظف الجديد مدير التوظيف بالتعاون مع قسم الموارد البشرية، ويتم البدء في تنفيذها قبل عدة أسابيع من اليوم الأول للموظف الجديد، وبالتالي فهي تُعد بمثابة الأساس الذي تستند إليه المؤسسة في بناء علاقة جديدة بينها وبين حديثي التعيين، وكلما كانت هذه العملية مُصممة ومُنفذة جيدًا؛ ساهم ذلك في تحسين أداء الموظفين الجدد وزيادة رضاهم الوظيفي.

ويمكن التحقق من مدى نجاح عملية تهيئة الموظف الجديد من خلال التواصل معه بانتظام والسؤال عما إذا كان يفهم دوره ويتمكن من القيام بمهامه، ومدى امتلاكه الأدوات والمعرفة اللازمة للأداء وشعوره بالترحيب في الفريق والمشاركة في العمل.

ما هي خطة تهيئة الموظف الجديد؟ 

خطة تهيئة الموظف الجديد هي الخطة التي تضعها المؤسسة ممثلة في مسؤولي التوظيف وقسم الموارد البشرية، تتضمن الخطوات الواجب اتباعها من أجل تهيئة الموظف الجديد ودمجه في المؤسسة ومساعدته على اكتساب الثقة والشعور بالاستعداد للعمل بشكل مستقل، وهي العملية التي قد تستغرق فترة تتراوح ما بين شهرين إلى عامًا كاملًا.

وهناك عدة خطوات أساسية يجب اتباعها عند إعداد خطة تهيئة الموظف الجديد، تشمل ما يلي:

1- تحديد الأهداف من تهيئة الموظف الجديد

تبدأ صياغة خطة تهيئة الموظف الجديد بتحديد الأهداف من هذه العملية، وهي الأهداف التي يجب أن تكون ملموسة وذات صلة للمُراد تحقيقه، وفي العادة يتمثل الهدف في إكساب الموظف المهارات والمعارف التي تمكنه من أن يصبح عضوًا فعالًا في الفريق، إضافة إلى تحديد توقعات الأداء للموظف، وتعريفه بثقافة المؤسسة ومبادئها ورسالتها.

ولضمان تطوير خطة ناجحة وفعالة؛ من الممكن سؤال أعضاء الفريق والمديرين عن المرحلة التي شعروا فيها بأنهم جزءًا من المؤسسة ومتى يفكرون في دمج أعضاء الفريق الجدد بنجاح في المؤسسة.

2- إنشاء الفريق المسؤول عن عملية التهيئة

في هذه الخطوة، لا بد من تحديد الموظفين المسؤولين عن تنفيذ عملية تهيئة الموظف الجديد، وهم في الغالب موظفين من قسم الموارد البشرية وقسم التدريب والتطوير، ويختلف عدد هؤلاء الموظفين باختلاف حجم المؤسسة وهيكلها ودورها.

وبعد تحديد الموظفين المسؤولين عن التهيئة؛ يجب تحديد المهام التي تتضمنها هذه العملية والشخص المسؤول عن تنفيذ كل مهمة.

3- تحديد الأدوات المطلوبة

بعد ذلك، ينبغي تحديد الأدوات المُقرر استخدامها عند تنفيذ عملية التهيئة والتي تؤثر بنسبة كبيرة على نجاح هذه العملية، وتشمل تلك الأدوات: سياسة الشركة، دليل الموظف، مساحة العمل وما تشتمل عليه من مكتب مزود بالأدوات والمعدات اللازمة، البرامج المُستخدمة في العمل، حسابات البريد الإلكتروني المُقرر استخدامها.

4- وضع خطة لخطوات تهيئة الموظف الجديد

بعد تحديد أهداف العملية والفريق المسؤول عن تنفيذها والأدوات المطلوبة؛ تأتي خطوة وضع استراتيجية لخطوات تهيئة الموظف الجديد، وهي الخطوات التي يجب أن تكون تدريجية، بحيث تبدأ بتعريف الموظف الجديد على زملائه ومديريه، ثم تدريبه على المهام الوظيفية المطلوبة وكيفية استخدام الأنظمة، ثم تنظيم الأنشطة الاجتماعية التي تساعد على دمجه مع الفريق وبناء علاقات قوية مع أعضاءه.

ولضمان نجاح الخطة؛ يجب وضع جدولًا زمنيًا لجميع خطواتها ومحاولة تحديد المدة التي ستستغرقها العملية.

5- متابعة عملية التهيئة

لا بد من متابعة عملية التهيئة من أجل التعرف على مدى نجاحها، وذلك من خلال عقد اجتماعات مع الموظف لمناقشة الأهداف طويلة الأجل وقصيرة الأجل، ومعرفة التحديات التي تواجهه والعمل على تقديم الدعم له.

6- تقييم خطة تهيئة الموظف الجديد

بعد تنفيذ الخطوة السابقة، لا بد من تقييم الخطة عن طريق سؤال الموظف الجديد والمديرين عن آرائهم في الخطوات المُتخذة، ثم تحليل تلك المعلومات للتعرف على نقاط القوة والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، ثم إجراء التعديلات اللازمة على الخطة من أجل زيادة فعالياتها.

كيف يتم تهيئة الموظف الجديد؟ 

هناك مجموعة من الخطوات التي توضح كيفية استقبال الموظفين الجدد في المؤسسة، وتشمل طرق التهيئة المبدئية للموظف الجديد ما يلي:

1- التهيئة خلال عملية التوظيف

أولى خطوات تهيئة الموظفين الجدد هي التي تتم خلال عملية التوظيف، ففي هذه المرحلة يتكون لدى الموظف الانطباع الأولي عن المؤسسة، لذلك يجب أن يعمل مسؤول التوظيف عن خلق تجربة إيجابية للمرشح المتقدم للوظيفة، وذلك من خلال كتابة وصفًا وظيفيًا واضحًا، وإخبار المرشح خطوات عملية التوظيف ووقتها، والتواصل معه في كل مرحلة من مراحلها.

وحتى يكون الإنطباع الأولي إيجابيًا؛ يجب الرد على جميع أسئلة المرشح ومنحه الاهتمام الكافي طوال عملية التوظيف.

2- التهيئة خلال مرحلة العرض

تمتد عملية استقبال الموظف الجديد خلال مرحلة تقديم عرض العمل للمرشح، إذ يتعين على مسؤول التوظيف تقديم العرض المبدئي عبر الهاتف حتى يتمكن من توصيل حماسه إلى المرشح بشكل أفضل، مع تزويد العرض بمزايا الوظيفة ومعلومات الاتصال، وتحديد تاريخ بدء العمل في حال قبول العرض ومشاركته مع أعضاء الفريق حتى يتمكنوا من الاستعداد للترحيب بزميلهم الجديد.

3- التهيئة قبل اليوم الأول للموظف الجديد

قبل اليوم الأول من عمل الموظف الجديد بنحو أسبوع، يجب إعداد مكان العمل قبل وصول الموظف وتزويده بالمعدات اللازمة من جهاز الكمبيوتر والهاتف وجميع الأدوات المطلوبة من أوراق وملصقات ودفتر ملاحظات، يلي ذلك إعداد حسابات الموظف الجديد عبر الإنترنت بما في ذلك: البريد الإلكتروني للمؤسسة، برنامج إدارة كلمات مرور المؤسسة، برامج إنتاجية المؤسسة.

وبعد ذلك، يجب تحديد أي دورات تدريبية داخلية أو خارجية قد يحتاجها الموظف، مع عقد اجتماعًا مع الموظفين وإعلامهم بموعد وصول الموظف الجديد، وتشجيعهم على تقديم المساعدة اللازمة له.

4- اليوم الأول للموظف الجديد

في اليوم الأول لعمل الموظف الجديد، لا بد من استقباله والترحيب به بطريقة تشجعه على الاطمئنان داخل مكان العمل، ويُفضل تخصيص أحد الموظفين للترحيب بالموظف الجديد عند وصوله إلى المؤسسة، واصطحابه في جولة مكتبية مفصلة وإطلاعه على الجدول الزمني للعمل في الأيام الأولى.

كما تتضمن هذه الخطوة عقد اجتماعًا ترحيبيًا لتعريف الموظف الجديد بزملائه من أعضاء الفريق ودوره في الفريق وثقافة الفريق وكيف سيتم قياس نجاحه، وما هي قواعد العمل وثقافة وقيم المؤسسة وتاريخها.

5- الأسبوع الأول للموظف الجديد

يجب أن يشهد الأسبوع الأول في عمل الموظف الجديد اتخاذ مجموعة من الإجراءات وهي:

• تعريف الموظف الجديد كيفية القيام بمهامه الوظيفية.
• تقديم ملاحظات حول مهام العمل الأولية، وتحديد توقعات الأداء الخاصة بالموظف.
• تعريف الموظف الجديد بأهداف الأداء في أول 3 أشهر وخلال 6 أشهر وبعد سنة.
• تحديد مواعيد الاجتماعات التمهيدية مع كل قسم.

6- بعد ثلاثة أشهر للموظف الجديد

بعد الثلاثة أشهر الأولى للموظف الجديد، يجب إخضاع الموظف الجديد لتقييم شامل من أجل معرفة أدائه في العمل، وما هي نقاط القوة لديه ونقاط الضعف التي تحتاج إلى تحسين، ومن ثم وضع خطة لتطوير مهارات الموظف وتحقيق الأهداف طويلة المدى.

وحتى تصبح عملية التهيئة ناجحة وفعالة؛ لا بد من متابعتها بصورة دورية من خلال متابعة مدى تقدم الموظف الجديد بعد خضوعه للتدريب، والحفاظ على تواصل مفتوحًا معه لتلبية جميع احتياجاته والرد على أي استفسار قد يرد على خاطره.

أهداف تهيئة الموظف الجديد:

هناك عدة أهداف تسعى المؤسسات لتحقيقها من خلال تنفيذ عملية تهيئة الموظفين الجدد، وتشمل ما يلي:

• تقديم تجربة توظيف إيجابية للموظفين الجدد تساهم في جذب المزيد من ذوي المواهب.
• مساعدة الموظفين الجدد على التأقلم سريعًا داخل المؤسسة وتقديم أفضل أداء لديهم.
• منح الموظفين الجدد إمكانية الوصول إلى الأدوات التي يحتاجونها لأداء واجباتهم.
• تعزيز العلاقات الفعالة بين الموظفين الحاليين والموظفين الجدد، وهو ما يؤثر بالإيجاب على الأداء العام وإنتاجية المؤسسة.
• تصميم برامج التطوير والتدريب التي يحتاجها الموظف الجديد بناءً على تقييمه ومعرفة نقاط الضعف لديه.

فوائد تهيئة الموظف الجديد:

تساعد عملية استقبال الموظف الجديد على تحقيق مجموعة من الفوائد التي تعود على المؤسسة وموظفيها بما فيهم الموظفين الجدد، وتشمل تلك الفوائد ما يلي:

1- سرعة تأقلم الموظف الجديد

لعملية تهيئة الموظف الجديد دورًا بارزًا في سرعة تأقلمه داخل المؤسسة، لأن هذه العملية تنطوي على الترحيب به وتعريفه بإدارة المؤسسة وزملائه في الفريق وما هو متوقع منه، وهو ما يساعده على فهم دوره منذ اليوم الأول للعمل.

2- سرعة ظهور إنتاج الموظف الجديد

كلما كانت عملية استقبال الموظف الجديد ناجحة وفعالة؛ ازدادت قدرته على الاندماج والاستقرار في المؤسسة، وهو ما يساعد على تقليل الوقت المُستغرق لظهور إنتاج الموظف، لأنه لن يضطر إلى طرح الكثير من الأسئلة عن دوره في بداية عمله لأنه جرى تعريفه كل شيء بالفعل.

3- زيادة مشاركة الموظفين

تساهم عملية استقبال الموظف المُعين حديثًا في زيادة مشاركته في العمل، لأن إدارة المؤسسة تثبت من خلال هذه العملية مدى تقديرها للموظف واعترافها بمواهبه والتزامها بتطويره مهنيًا، وهو ما ينعكس بالإيجاب على معنويات الموظف وأدائه وإنتاجيته.

4- تقليل التوتر

مهما كانت عملية استقبال الموظف الجديد قبل يومه الأول في العمل جيدة؛ فإن هناك حالة من عدم اليقين تنتاب الموظف قبل استلام وظيفته رسميًا، وبالتالي فإن دور هذه العملية تقليل التوتر الذي يشعر به الموظف في أول يوم عمل من خلال تعريفه بثقافة المؤسسة وقواعدها وسياساتها وتوقعات الأداء، حتى يتكيف بسهولة مع بيئة عمله الجديدة.

5- منح الموظف الجديد وقتًا للتعلم

تمنح هذه العملية الوقت الذي يحتاجه الموظف الجديد من أجل فهم مسؤولياته الوظيفية وتعلم مهارات جديدة، واستكشاف عمليات المؤسسة، ومعرفة كيفية التعاون مع الزملاء في الفريق وفي الأقسام الأخرى.

6- تعزيز الشعور بالترابط مع المؤسسة

تجعل عملية استقبال الموظف الجديد يشعر بالترابط مع المؤسسة التي التحق للتو بالعمل بها، نظرًا لما تتضمنه من جهود في التعريف بكل عناصر المؤسسة والانخراط مع الفريق وفتح قنوات تواصل فعالة والعمل على تحسين المهارات ومعالجة نقاط الضعف.

7- معالجة الفجوات في المهارات

لا تنطوي عملية تهيئة الموظف الجديد على الترحيب به فقط؛ بل تشمل أيضًا تحديد الفجوات في مهارات الموظف وتوفير التدريب اللازم الذي يساعد على تحسين الأداء وتعظيم الإنتاجية.

8- تقييم مدى ملاءمة الموظف للوظيفة

يستفيد قسم الموارد البشرية بالمؤسسات من نتائج تقييم الموظف الجديد كجزء من عملية الاستقبال في معرفة ما إذا كان هذا الموظف ملاءمًا للوظيفة الجديدة التي التحق بها ويتمكن من أداء مهامها على النحو المطلوب، ومن ثم تقرر استمراره بها أو إقالته من العمل.

9- توحيد عملية التدريب

تفيد عملية استقبال الموظف الجديد في توحيد عملية التدريب التي يخضع لها جميع الموظفين الجدد، إذ تنطوي هذه العملية على التأكد من حصول كل موظف جديد على نفس التدريب المطلوب، وهو ما يضمن تلبية احتياجات جميع الموظفين في الوقت المناسب.

10- مساعدة الموظفين على تكوين صداقات

من أبرز فوائد عملية تهيئة الموظف الجديد، أنها تساعد الموظف المُعين حديثًا على تكوين صداقات مع زملائه في الفريق، لأنها تتضمن تعريف الموظفين بزميلهم الجديد منذ اليوم الأول لعمله، وإقامة الأنشطة الاجتماعية التي تعزز من التفاعل مع بعضهم البعض، وتلك الصداقات تساهم في جعل الموظف الجديد أكثر مشاركة وإنتاجية.

الآثار الإيجابية المترتبة على المؤسسة:

تتعدد إيجابيات تنفيذ عملية استقبال الموظفين الجدد التي تعود على المؤسسة، وتشمل ما يلي:

1- زيادة الإنتاجية

يؤدي تنفيذ عملية تهيئة الموظف الجديد بصورة ناجحة إلى زيادة الإنتاجية الإجمالية للمؤسسة، نظرًا لدور هذه العملية في تزويد الموظف بجميع المعلومات التي يحتاج إليها لبدء أداء واجباته منذ أول يوم للعمل، وبالتالي يفهم دوره ويبذل أقصى جهدًا لإثبات ذاته، وهو ما يزيد من إنتاجيته ومن ثم إنتاجية المؤسسة.

2- تحسين سمعة المؤسسة

ينتج عن التنفيذ الناجح اكتساب المؤسسة سمعة طيبة بين أصحاب المواهب، لأن هذه العملية تثبت أنها تحرص على توفير بيئة عمل إيجابية وداعمة لموظفيها وتقديم الدعم اللازم لهم والعمل على سد الفجوات في مهاراتهم لمساعدتهم على تقدمهم مهنيًا.

3- زيادة الاحتفاظ بالموظفين

يمكن أن يقل معدل الدوران الوظيفي داخل المؤسسة التي تطبق عملية استقبال الموظف الجديد بشكل ناجح، لأن هذا الموظف يدرك مدى اهتمام المؤسسة بتطوير مساره المهني وتقديرها لمهاراته، وهو ما يُشعره بالراحة والرغبة في العمل بالمؤسسة، فلا تصبح لديه أية رغبة في مغادرتها.

4- تجنب إهدار الموارد

يترتب على نجاح عملية تهيئة الموظف الجديد زيادة معدل احتفاظ المؤسسة بموظفيها، وهو ما يجنب إهدار الموارد المُنفقة على تعيين موظفين جدد نتيجة ارتفاع الدوران الوظيفي، وبالتالي تقل المخاطر المالية للمؤسسة.

5- تعزيز ثقافة المؤسسة

من خلال عملية تهيئة الموظف الجديد وما تنطوي عليه من تعريفه كل ما يخص المؤسسة وإبلاغه بوضوح عن قيمها المحددة؛ تتمكن الإدارة العليا من ترسيخ ثقافتها داخل موظفيها الجدد والذين يحصلون على التعليم والدعم الكافيين ويشعرون بقيمة ما يقدمونه من عمل.

الآثار السلبية المترتبة على المؤسسة:

على الرغم من الآثار الإيجابية المتعددة لعملية تهيئة الموظف الجديد على المؤسسة؛ إلا أن هناك سلبيات تترتب على هذه العملية وتشمل ما يلي:

1- زيادة التكاليف

يتطلب تنفيذ عملية استقبال الموظفين الجدد تكبد المؤسسة الكثير من التكاليف في التدريب والموارد المُستخدمة، فضلًا عن استغراق هذه العملية وقتًا طويلًا، فقد يحتاج الموظف الجديد إلى ما لا يقل عن عامًا كاملًا حتى يصل إلى مستوى إنتاجيته الكامل.

2- زيادة الضغط على الموارد البشرية

يمكن أن تتأثر جودة هذه العملية التي تُلقى مسؤوليتها على عاتق قسم الموارد البشرية بالمؤسسة، ونظرًا لطول هذه العملية فقد يُصاب أعضاء القسم بالإرهاق الذي يحد من قدرتهم على تنفيذها بشكل فعال.

3- تأثر سمعة المؤسسة بالسلب

إذ لم تنجح المؤسسة في تنفيذ عملية استقبال الموظفين الجدد بشكل فعال؛ فقد يؤثر ذلك على سمعتها بالسلب، لأنها ستترك انطباعات سيئة لدى الموظفين الجدد والذين سيقومون بدورهم بإجراء تقييمات سلبية عن المؤسسة، وبالتالي تصبح بيئة عمل طاردة لأفضل المواهب.

4- انخفاض إنتاجية المؤسسة

يمكن أن تنخفض إنتاجية المؤسسة التي تصب تركيزها بالكامل على تهيئة الموظفين الجدد، وهو ما يؤدي إلى تراجع الأداء العام وعدم قدرة الموظفين الحاليين على القيام بالمهام المطلوبة نتيجة تشتيت انتباههم بالموظفين الجدد.

احصل على أفضل المرشحين مع صبّار

تقدم منصة صبّار خدمات توظيف فعالة جعلتها المصدر الأول لعملية التوظيف بالنسبة لمختلف المؤسسات بالمملكة العربية السعودية.

فإذا كنت تبحث عن موظفين مثاليين يلبون طموحات عملك؛ فإن صبّار هي الخيار الأفضل والذي يساعدك على تكوين قوى عاملة منتجة تمكنك من تحقيق الريادة في مجالك.

بإمكانك التعاون مع صبّار لتعيين موظفين سعوديين وغير سعوديين مؤهلين للعمل الفوري في مختلف المجالات بجميع أنحاء المملكة، من ذوي المواهب والقدرات والمعارف التي يتطلبها سوق العمل السعودي.

تستطيع العثور بسهولة على طلبك من خلال تخصيص نطاق البحث وتصفية السير الذاتية للمرشحين حتى تجد منهم من تنطبق عليه معايير العمل لديك.

وفي الختام، فإن تنفيذ عملية استقبال الموظفين الجدد بشكل فعال يعظم من فوائدها التي تعود على المؤسسات والموظفين على حد سواء.