مهام وظيفة مراسل مكتبي عديدة ومتنوعة وتُعد من العناصر الأساسية في أي مؤسسة، إذ يساهم شاغل هذه الوظيفة بشكل مباشر في تنظيم سير العمل اليومي وضمان انسيابية العمليات الإدارية بين الأقسام المختلفة، فضلًا عن دوره المحوري في دعم الفرق الإدارية والحفاظ على سرعة التواصل الداخلي والخارجي، مما ينعكس إيجابًا على كفاءة الأداء العام للمؤسسة، الأمر الذي يجعله عنصرًا لا غنى عنه لضمان استمرارية العمل بسلاسة وتحقيق أعلى مستويات التنظيم داخل بيئة العمل، وفي هذا المقال نوضح ما هي مهام المراسل المكتبي.
مهام وظيفة مراسل مكتبي Office Messenger
المراسل المكتبي هو الموظف الإداري الذي يعمل على تنسيق العمل بين الأقسام الداخلية والجهات الخارجية، وينظم سير العمل اليومي داخل المؤسسة، إضافة إلى دوره في المحافظة على النظام داخل بيئة العمل، وهو ما يتطلب القيام بمجموعة من المهام تشمل: نقل المعلومات والمراسلات، إدارة البريد والوثائق، الحفاظ على دقة السجلات، دعم العمليات الإدارية، التعامل مع المستندات الرسمية، متابعة الرسائل والمواعيد.
1- نقل المعلومات والمراسلات
يُعد المراسل المكتبي هو المسؤول عن نقل الوثائق، والمراسلات الرسمية، والملفات بين مختلف أقسام المؤسسة، أو بين المؤسسة والجهات الخارجية وعملائها، يشمل ذلك تسليم الخطابات، والعقود، والتقارير بسرعة ودقة لضمان سير العمل بسلاسة.
ويعمل المراسل المكتبي على تدوين المراسلات في سجلات أو أنظمة مخصصة لضمان عدم فقدانها وسهولة متابعتها والوصول إليها، مع الحفاظ على سرية المعلومات وعدم الاطلاع على محتوى المراسلات إلا في حدود العمل.
في حال وجود معاملات عاجلة أو تعليمات إدارية، يستخدم المراسل المكتبي الهاتف الداخلي أو الرسائل الرسمية المسموح بها لإبلاغ الموظفين بها.
تعاون مع صبّار ووظّف مراسلي مكتب خبراء قادرين على تنظيم كل المهام الإدارية اليومية، وإدارة البريد والوثائق والسجلات والمواعيد، مع الالتزام بالسرية والدقة.
2- إدارة البريد والوثائق
يتولى المراسل المكتبي مسؤولية استلام البريد الوارد والصادر، من خلال استقبال جميع أنواع البريد سواء كانت خطابات أو طرود أو مستندات رسمية، وفرزها حسب الإدارات أو الأقسام أو الأشخاص المعنيين، مع تحديد درجة الأهمية أو السرية لكل وثيقة.
ويخصص المراسل المكتبي سجلات أو أنظمة إلكترونية يستخدمها في تسجيل البريد الوارد والصادر، موضحًا بها عدة بيانات تشمل: تاريخ الاستلام أو الإرسال، والجهة المرسلة أو المستلمة، ورقم المرجع إن وجد، لضمان سهولة المتابعة.
ويتأكد المراسي المكتبي من إيصال المستندات والطرود إلى الجهات أو الأشخاص المعنيين في الوقت المناسب وبالشكل الصحيح، كما يرسل البريد الصادر بعد تجهيز الوثائق المراد إرسالها، والتأكد من العناوين الصحيحة، واختيار وسيلة الإرسال المناسبة.
صبار هي المنصة المحلية الرائدة للتوظيف في السعودية
أكبر وجهة للباحثين عن العمل والشركات للتوظيف في مختلف القطاعات حيث تضم ما يقرب من مليون باحث عن عمل وآلاف الشركات
ابدأ الآن مع صبار!
3- الحفاظ على دقة السجلات
تشمل مهام وظيفة مراسل الحفاظ على دقة السجلات، من خلال توثيق جميع عمليات التسليم والاستلام، وتسجيل جميع التفاصيل الخاصة بها وهي تشمل: التاريخ والوقت واسم المستلم ومحتوى كل عنصر، مما يساعد على ضمان تتبع جميع المعاملات وإنجازها بكفاءة.
ويلتزم المراسل المكتبي باستخدام دفاتر أو أنظمة إلكترونية رسمية ومعتمدة من الإدارة، مما يضمن توحيد طريقة التسجيل وسهولة المتابعة، ويتعين عليه مراجعة السجلات للتأكد من عدم وجود بيانات ناقصة أو أخطاء، كما يقوم بتحديث حالة البريد والوثائق بشكل دوري، لضمان وضوح مسار كل معاملة.
من خلال صبّار يمكنك استقطاب كوادر مراسلي المكتب القادرين على إدارة كل العمليات الإدارية اليومية بكفاءة، مما يمنح موظفيك التركيز الكامل على مهامهم الأساسية، ويزيد من سرعة إنجاز الأعمال وتحقيق النتائج.
4- دعم العمليات الإدارية
يلعب المراسل المكتبي دورًا محوريًا في دعم العمليات الإدارية داخل المكتب، إذ يساعد مختلف الأقسام في مهامها اليومية، مثل نسخ المستندات، والطباعة، والتجهيز للاجتماعات، ويساهم في تجهيز المستندات والمرفقات المطلوبة للرسائل الرسمية أو العروض التقديمية.
ويعمل المراسل المكتبي كحلقة وصل بين الإدارات داخل المؤسسة، وبينها وبين الجهات الخارجية، مما يعزز التنسيق وسلاسة التواصل، ومن خلال توليه المهام الروتينية مثل التسليم، والمتابعة، والتنسيق، فهو يتيح للموظفين التركيز على مهامهم الأساسية ويخفف الكثير من الأعباء عنهم.
5- التعامل مع المستندات الرسمية
تقع على عاتق المراسل المكتبي مهمة متابعة توقيع المستندات الرسمية والتأكد من اكتمالها قبل إرسالها أو استلامها أو توزيعها، مع تسجيل كل مستند رسمي في سجلات مخصصة أو نظام إلكتروني، وتصنيف وفرز تلك المستندات حسب درجة أهميتها أو نوعها، لتسهيل توزيعها على مختلف الأقسام.
ويعمل المراسل المكتبي على حفظ نسخ احتياطية من المستندات المهمة لضمان عدم فقدان البيانات، مع الالتزام بتخزينها في ملفات أو خزائن مخصصة، مع الحفاظ على سلامتها وعدم تعرضها للتلف أو الفقد.
اقرأ أيضا: مهام وظيفة كول سنتر
6- إدارة الشؤون اللوجستية للمكتب
لا تقتصر مهام المراسل المكتبي على إدارة مستندات ووثائق ومراسلات المكتب فحسب، بل هو المسؤول أيضًا عن إدارة الشؤون اللوجستية للمكتب، إذ يقوم بطلب أو شراء المستلزمات المكتبية، وجمع المستندات أو الشيكات أو التوقيعات من مواقع أخرى، والتأكد من عمل المرافق الأساسية مثل التكييف والكهرباء، والمعدات المكتبية مثل الطابعات، وأجهزة الفاكس، وأجهزة الحاسوب بشكل سليم.
ويتجلى دور المراسل المكتبي في دعم الاجتماعات والفعاليات الداخلية من خلال تجهيز القاعات بالمستلزمات اللازمة للاجتماعات، والتأكد من توفر الموارد اللوجستية قبل وأثناء الفعاليات لضمان سيرها بسلاسة.
تنشر صبّار للتوظيف أحدث الوظائف الشاغرة لمراسلي المكتب في مختلف الشركات، يمكنك البحث فيها لتجد الوظيفة التي تناسب مهاراتك، قدّم الآن وابدأ مسارك المهني في عالم الإدارة المكتبية بكفاءة واحترافية.
7- متابعة الرسائل والمواعيد
يُكلف المراسل المكتبي بمتابعة وصول المراسلات وتسليمها إلى الأشخاص أو الأقسام المعنية وفق الأولوية، مع الحصول على توقيع استلام عند الضرورة لضمان التوثيق والمتابعة، ومتابعة حالة الرسائل للتأكد من تنفيذ المطلوب أو الرد عليها في الوقت المناسب.
وفي الكثير من الأحيان، يقوم المراسل المكتبي بتنسيق المواعيد والاجتماعات بين الموظفين أو مع العملاء الخارجيين، من خلال جمع تفاصيل الاجتماع وتحديد نوعه والمشاركين فيه، والتأكد من توفر المشاركين في الوقت المحدد لتجنب أي تضارب في المواعيد، والمساعدة في تجميع ومراجعة المستندات والتقارير المطلوبة للعرض خلال الاجتماع.
صبار هي المنصة المحلية الرائدة للتوظيف في السعودية
أكبر وجهة للباحثين عن العمل والشركات للتوظيف في مختلف القطاعات حيث تضم ما يقرب من مليون باحث عن عمل وآلاف الشركات
ابدأ الآن مع صبار!
وظف أفضل الكفاءات من مراسلي المكتب مع صبّار
هل تبحث عن مراسلي مكتب محترفين يعززون سير العمل داخل شركتك وينفذون جميع العمليات المكتبية بسلاسة ودقة؟ يمكنك الاعتماد على صبّار التي تُعد بوابتك للوصول إلى الكفاءات والمواهب المؤهلة لإدارة البريد والوثائق والمواعيد، والشؤون الإدارية بكفاءة عالية.
تعتمد صبّار في ترشيح أسماء المتقدمين على الذكاء الاصطناعي، لتضمن لك الاختيار من بين أكثر المرشحين توافقًا مع متطلبات عملك، سواء كنت تسعى لتوظيف سعوديين أو أجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، تواصل معنا الآن واستفد من خدمات توظيف متكاملة.
الخاتمة:
المراسل المكتبي يلعب دورًا أساسيًا في نقل المعلومات والمراسلات داخل المؤسسة وخارجها، حيث يتولى استلام وتسليم الوثائق الرسمية، البريد، والملفات بين الأقسام أو مع الجهات الخارجية، مع تسجيل كل معاملة بدقة في سجلات أو أنظمة إلكترونية لضمان سهولة المتابعة والحفاظ على السرية. كما يقوم بفرز وتصنيف البريد والمستندات حسب أهميتها أو طبيعتها، وإيصالها في الوقت المناسب، إضافة إلى متابعة توقيع المستندات الرسمية وحفظ نسخ احتياطية لضمان عدم فقدان البيانات.
إلى جانب ذلك، يدعم المراسل المكتبي العمليات الإدارية واللوجستية للمكتب من خلال تجهيز الاجتماعات، متابعة المواعيد، تنسيق الرسائل، إدارة المستلزمات المكتبية، ومراقبة الأجهزة والمرافق المكتبية. فهو يعمل كحلقة وصل بين الإدارات والجهات الخارجية، مما يسهم في تنظيم العمل وتخفيف العبء عن الموظفين، ويضمن سير العمليات اليومية بكفاءة ودقة، مما يعزز الإنتاجية العامة للمؤسسة.
