مهام سكرتارية Secretary
مهام سكرتارية Secretary لا غنى عنها للحفاظ على سير العمل في المكاتب والمؤسسات، ففي بيئة المكاتب الحديثة المزدحمة، باتت وظيفة السكرتارية هي العمود الفقري في دعم العمليات الإدارية والتشغيلية بالمؤسسات وضمان انسيابية كل شيء، فلم يعد دور السكرتير مقتصرًا على الرد على المكالمات الهاتفية وتلقي الرسائل، بل هو المسؤول عن العديد من المهام الإدارية والإشرافية التي تساهم بشكل مباشر في تنظيم العمل اليومي، وإدارة الوقت، وضمان سير الأعمال بسلاسة، وفي هذا المقال نوضح بالتفصيل ما هي مهام السكرتيرة.
مهام سكرتارية Secretary
السكرتير هو الموظف الذي يتم تعيينه في المؤسسات والمكاتب والمنظمات الحكومية وغير الحكومية ليكون مسؤولًا عن تقديم الدعم الإداري بهدف سير العمليات بسلاسة وتحقيق التواصل الفعال في مكان العمل، مما يساهم بشكل مباشر في رفع إنتاجية المؤسسة وتحسين كفاءتها، وهو ما يتطلب تنفيذ مجموعة من المهام تشمل: الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، تنظيم الرسائل وتوزيعها، تنظيم المواعيد وجدولة الأعمال، تنظيم الاجتماعات وإدارتها، تدوين محاضر الاجتماعات، استقبال الضيوف والعملاء، تنظيم المستندات والملفات، إعداد التقارير والملفات الإدارية، توثيق البيانات المالية، تنفيذ الإجراءات الإدارية، إدارة ترتيبات السفر، الإشراف على الموظفين الجدد، مساعدة التنفيذيين في مهام المشاريع، التنسيق مع المؤسسات الأخرى.
1- الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها
يُعد السكرتير هو نقطة الاتصال الأولى مع جميع المتعاملين مع المؤسسة من العملاء والشركاء وفرق العمل الداخلية، لذلك فهو يتولى الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفرزها وتوجيهها إلى الشخص أو القسم المختص، وفي بعض الأحيان يقوم بإيصال رسالة المكالمة نيابةً عن الشخص الذي يعمل تحت إشرافه عندما لا يمتلك وقتًا للرد على المكالمات.
وعند الرد على المكالمات الهاتفية، يقوم السكرتير بتصنيفها بين المكالمات العاجلة والمهمة والمكالمات الأقل أهمية بالنسبة للشخص الذي يعمل معه، وعند ورود أي اتصال، يسأل المتصل عن سبب الاتصال، وإذا وجد أن الأمر مناسب، يقوم حينها بتحويل المكالمة إلى الشخص المعني.
لتنفيذ هذه المهمة بكفاءة، يجب أن يتمتع السكرتير بمهارات تواصل قوية، وسرعة في الاستجابة، وقدرة على تمييز الاتصالات العاجلة عن غيرها.
2- تنظيم الرسائل وتوزيعها
من أبرز مهام السكرتيره، إدارة جميع وسائل التواصل المكتوبة، من الرسائل الواردة، والمذكرات، والملاحظات، إذ تقوم شاغلة هذا المنصب بتنظيم تلك المراسلات وفرزها وتصفية محتواها وتوزيعها على الأشخاص أو الجهات المعنية داخل المؤسسة، وتحديد ما يمكن إنجازه نيابةً عن المدير، ثم ترتيب أولويات باقي الرسائل ليقوم المدير بمراجعتها واتخاذ الإجراء المناسب بشأنها.
يتطلب تنفيذ هذه المهمة بكفاءة امتلاك مهارات تواصل مكتوب قوية تتيح الرد على المراسلات وتقديم المعلومات إن كانت متاحة، والقدرة على نقل الرسائل بسرعة وكفاءة لضمان اتخاذ الإجراء المناسب في الوقت الصحيح.
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي للسكرتير Secretary وأهم المهام والمهارات
3- تنظيم المواعيد وجدولة الأعمال
تشمل مهام وظيفة السكرتارية، إدارة جدول المدير أو الإدارة أو المهنيين داخل المؤسسة، إذ يعمل شاغل هذه الوظيفة على متابعة جداول العمل والأجندات الخاصة بالموظفين، وإدارة التقويمات اليومية، وتنظيم مواعيد الاجتماعات والمقابلات، لتجنب أي تعارضات، بما يضمن استمرارية الإنتاجية وسلاسة سير العمل.
يتابع السكرتير مجموعة من الجداول الزمنية بشكل يومي، تشمل جداول الاجتماعات، والمواعيد، وخطط إنجاز المهام، والمتابعات، ومواعيد التسليم، إذ يشرف عليها، ويتأكد من أن الأمور تتم في وقتها المحدد، ويعمل على إبقاء الموظفين ملتزمين بجداولهم عبر إرسال التذكيرات الخاصة بالاجتماعات والمؤتمرات القادمة قبل مواعيدها بوقت كافٍ، وفي حال حدوث أي ظرف طارئ، يتولى إعادة ترتيب الجداول بسرعة مع إبلاغ الأطراف والمشاركين بالتغييرات.
حتى ينجح السكرتير في تنفيذ هذه المهمة بكفاءة، فهو يحتاج إلى استخدام مجموعة من أدوات تنسيق التقويم مثل Outlook أو Google Calendar، وامتلاك مهارات التخطيط والانتباه إلى التفاصيل، لضمان إدارة الجداول والمواعيد بشكل احترافي ودقيق.
صبار هي المنصة المحلية الرائدة للتوظيف في السعودية
أكبر وجهة للباحثين عن العمل والشركات للتوظيف في مختلف القطاعات حيث تضم ما يقرب من مليون باحث عن عمل وآلاف الشركات
ابدأ الآن مع صبار!
4- تنظيم الاجتماعات وإدارتها
تتحمل السكرتيرة مسؤولية ترتيب وإدارة الاجتماعات، من خلال تحديد أولويات الاجتماعات وتنظيم وقت مناسب يناسب جميع المشاركين، وحجز قاعة الاجتماع والتأكد من تجهيزها، مع التحضير للاجتماع بالتشاور مع رئيس الاجتماع والمشاركين لتحديد الهدف منه، وإرسال إشعار الدعوة للمشاركين مرفقًا بجدول الأعمال والوثائق الداعمة مثل التقارير والمقترحات وغيرها، وتنفيذ ترتيبات السفر والإقامة للمشاركين إذا لزم الأمر، وتأكيد حضور المشاركين، فضلًا عن إعداد وتنظيم المواد والموارد اللازمة للاجتماع مثل نسخ جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات والوثائق وغيرها.
وتستمر مهام السكرتيرة يوم الاجتماع، إذ تحضر إلى مكان الاجتماع مبكرًا للتأكد من تجهيزه جيدًا، وتتولى استقبال المشاركين وتسجيل حضورهم وتوزيع المواد اللازمة مثل بطاقات الأسماء والملفات والأقلام وغيرها، مع توثيق الحضور والاعتذارات والقرارات والإجراءات والتصويت، وكل ما يشهده الاجتماع.
تواصل معنا في صبّار لسد شواغرك الوظيفية من الكفاءات في السكرتارية المؤهلين لدعم فرق الإدارة العليا، وترتيب الاجتماعات باحترافية، وتحضير التقارير بدقة، والتأكد من أن كل تفاصيل العمل تسير بسلاسة.
5- تدوين محاضر الاجتماعات
من مهام السكرتيرة الأساسية، تدوين محاضر الاجتماعات، إذ تقوم بإعداد سجل رسمي كتابي خاص بالاجتماع يتضمن الملاحظات التي تم تسجيلها في أثناء الاجتماع، ونتائج الاجتماع التي تشمل التوصيات والقرارات المُتخذة والإجراءات المطلوبة والمسؤوليات والمواعيد النهائية للتنفيذ، وبعد ذلك تقوم بتوزيع النسخة النهائية من محضر الاجتماع ومشاركتها مع المشاركين وأصحاب المصلحة الآخرين مثل مجلس الإدارة والموظفين والأعضاء وغيرهم.
وبعد انتهاء الاجتماع، تتابع السكرتيرة تنفيذ القرارات والإجراءات التي جرى الاتفاق عليها خلال الاجتماع، ورصد مدى إنجازها، ورفع تقارير عن التقدم والنتائج إلى رئيس الاجتماع والأطراف المعنية، وتحديث وحفظ محاضر الاجتماع، إضافة إلى التحضير للاجتماعات المقبلة.
اطلع على: الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي Executive Secretary وأهم المهام والمهارات
6- استقبال الضيوف والعملاء
في الكثير من المؤسسات، يتولى السكرتير مهام الاستقبال في المكاتب، إذ يُكلف باستقبال الضيوف والعملاء عند وصولهم إلى المكتب أو الاجتماعات والمؤتمرات، والترحيب بهم بطريقة مهنية ودودة، ومساعدتهم على الجلوس في المكان المناسب أو اصطحابهم داخل المكتب عند الحاجة.
كما يتولى السكرتير إدارة سجلات الزوار، فيوثق أسماء الزوار وتاريخ وسبب الزيارة بعد التأكد من هوية كل زائر، وهو ما يتطلب امتلاك مهارات تواصل قوية لضمان الحفاظ على صورة المؤسسة واحترافيتها وانطباعها أمام الزوار والعملاء.
موظفو السكرتارية الذين نوفرهم لك في صبّار ليسوا مجرد مساعدين إداريين، بل كفاءات قادرة على تحسين سرعة الإنجاز، ومتابعة المهام بدقة، وتنظيم العمليات اليومية بكفاءة عالية.
7- تنظيم المستندات والملفات
يُعد تنظيم المستندات والملفات من مهام السكرتاريه الأساسية في جميع المكاتب والمؤسسات، بما يضمن كفاءة العمل وأمن المعلومات، إذ يقوم السكرتير بإنشاء أنظمة منظمة وآمنة وفعّالة لحفظ المستندات الرقمية والورقية، مثل العقود، والتقارير، ومحاضر الاجتماعات، والمراسلات، مع تنظيمها وإجراء عمليات مراجعة دورية لها وتحديثها عند الحاجة، ويتعامل بحذر مع الوثائق ذات البيانات السرية والحساسة من خلال تخزينها بشكل آمن وتقييد الوصول إليها للأشخاص المصرح لهم فقط، لتجنب تسرب البيانات.
من خلال هذه المهمة، يضمن السكرتير سهولة وسرعة الوصول إلى البيانات، مع الالتزام بسياسات حوكمة المعلومات وإدارة الوثائق داخل المؤسسة، مما يوفر الوقت المُستغرق في البحث عن المستندات، ويعزز ثقة أصحاب المصلحة، ويحسن من الإنتاجية.
8- إعداد التقارير والملفات الإدارية
يُكلف السكرتير بإعداد المستندات والتقارير المهنية داخل المؤسسة، وكذلك صياغة الخطابات، وكتابة المقترحات، والتأكد من كتابتها بدقة وخلوها من الأخطاء، وهو ما يتطلب التعاون مع أعضاء الفريق لجمع المعلومات اللازمة، والتحقق من البيانات، وإدخال الملاحظات، وإجراء التعديلات اللازمة، حتى يلبي المستند النهائي المعايير المطلوبة، ثم يتم توزيع تلك التقارير والملفات على الجهات المعنية.
تلعب هذه المهمة دورًا بالغ الأهمية في دعم عمليات اتخاذ القرارات، نظرًا لاعتماد الأقسام والمؤسسات على البيانات الواردة في التقارير والملفات في اتخاذ قرارات مستنيرة، مما يساهم بشكل مباشر في تحقيق أهداف المؤسسة.
9- متابعة وطلب مستلزمات المكتب
السكرتير هو المسؤول عن تزويد المكتب بجميع احتياجاته من المستلزمات المكتبية بشكل مستمر لضمان عدم تعطل سير العمل والمهام اليومية والمشاريع طويلة الأمد، لذلك يقوم بمراقبة المخزون ومعدلات استهلاك المستلزمات، وتقديم طلبات شراء للمستلزمات التي توشك على النفاد، والتعامل مع الموردين والتفاوض معهم لضمان وصول الطلبات في الوقت المناسب وحل أي مشكلات بسرعة لتجنب توقف العمل.
كما تشمل هذه المهمة تسجيل جميع عمليات الشراء والاستهلاك وتحليلها، خاصة في حال وجود زيادة في المصروفات خلال شهر معين ومعرفة أسبابها، والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية للمستلزمات وفقًا للاجتماعات أو الفعاليات المُقبلة.
اعرف المزيد عن: الوصف الوظيفي للسكرتير الإداري Administrative Secretary وأهم المهام والمهارات
10- توثيق البيانات المالية
في بعض الأحيان، يتم تكليف السكرتير بحفظ وإدارة الوثائق المالية الأساسية اللازمة داخل المكتب، وهي ضمن مهام الدعم المالي التي ينفذها، إذ يقوم بأرشفة وحفظ جميع المصروفات الرسمية الخاصة بالشهر، ومتابعة مصروفات القسم وإصدار الموافقات اللازمة عليها، والتحقق من اعتماد المصروفات في الوقت المحدد، والتأكد من أن جميع أعضاء الفريق قدموا مطالبات المصروفات الخاصة بهم، وتسجيل المصروفات ومتابعتها في ملف Excel، مع التأكد من تطابق المبلغ المتفق عليه والمبلغ المطلوب، وفي حال وجود أي فروقات يقوم بمعالجتها على الفور.
كما تتضمن هذه المهمة الاحتفاظ بالإيصالات الأصلية لفترة زمنية محددة، وتقديم النسخ الأصلية عند الطلب، مما يضمن الدقة المالية، وسلامة التقارير، والالتزام بالإجراءات المُعتمدة.
11- تنفيذ الإجراءات الإدارية
لا تقتصر مهام السكرتير على تنظيم العمل داخل المكتب فحسب، بل تشمل أيضًا تنفيذ مهام المدير المباشر من خلال متابعة الطلبات والتعليمات التي يوجهها المدير للأقسام، والتذكير بالمواعيد والمهام المطلوبة، والتنسيق بين المدير والموظفين لضمان تنفيذ القرارات، وإعداد ملخصات أو تحديثات عن حالة المهام.
تنفيذ هذه المهمة بكفاءة يتطلب تمتع السكرتير بمهارات قوية في التواصل وخدمة العملاء، إلى جانب مهاراته الإدارية والتقنية، وقدرته على حل المشكلات، ومهارة القيادة التي تمكنه من توجيه موظفي المكتب لتنفيذ الإجراءات والمهام اليومية.
هل تبحث عن وظيفة سكرتارية مناسبة لمهاراتك وخبرتك؟ تصفح صبّار التي تنشر أحدث الوظائف الشاغرة في مجال السكرتارية لدى أفضل الشركات، سجل الآن وابدأ بالبحث لتصل إلى وظيفة أحلامك.
12- إدارة ترتيبات السفر
في المؤسسات التي يعمل بها موظفون يسافرون بشكل متكرر، يتحمل السكرتير مسؤولية إدارة ترتيبات السفر، بما يضمن تنظيم رحلات عمل خالية من المتاعب، وتساعد على تحقيق الإنتاجية المطلوبة، وهو ما يتطلب حجز تذاكر الطيران والفنادق ووسائل النقل، وإعداد برنامج سفر تفصيلي، والتنسيق مع وكالات السفر للحصول على الخدمات التي تناسب ميزانية المؤسسة، وتجهيز الوثائق اللازمة قبل السفر، وتنسيق الجداول والمواعيد.
كما تشمل هذه المهمة متابعة مصروفات السفر وإجراءات التعويضات واسترداد النفقات بعد العودة، مما يؤدي إلى تنظيم رحلات سلسة ومثمرة تحقق الأهداف المرجوة منها.
13- الإشراف على الموظفين الجدد
إذا كان السكرتير يمتلك الخبرة والمعرفة الكافية، يتم تكليفه بإرشاد وتوجيه الموظفين الجدد لإعدادهم لمهام العمل، فيتولى تدريبهم على إجراءات وأنظمة العمل المكتبية، وتعليمهم كيفية استخدام أنظمة الكمبيوتر، وتنفيذ الأرشفة، وكيف تتم عملية تنظيم المستندات والوثائق وفقًا لسياسات المؤسسة، وما هي أفضل الممارسات لإنجاز المهام والتعامل مع العملاء.
من خلال هذه المهمة، يشارك السكرتير بشكل مباشر في تهيئة الموظفين الجدد عند انضمامهم للعمل، مما يعزز من قدرتهم على إنجاز مهامهم الوظيفية بكفاءة.
14- مساعدة التنفيذيين في مهام المشاريع
في بعض الأحيان، عندما تنفذ المؤسسة مشاريع كبيرة أو عدة مشاريع في وقت واحد، يتولى السكرتير تنفيذ المهام الصغيرة التي تتطلب متابعة وتنفيذ، حتى يتيح لأعضاء فريق المشروع والمسؤول الرئيسي تنفيذ الجزء الأكبر من العمل.
حتى ينجح السكرتير في تنفيذ هذه المهمة، يجب أن يمتلك مهارة القدرة على إنجاز أكثر من مهمة في وقت واحد، ومهارة التنظيم، فضلًا عن إجادة استخدام برامج الكمبيوتر الأساسية مثل Microsoft Office وغيرها.
15- التنسيق مع المؤسسات الأخرى
يضطلع السكرتير بمسؤولية التنسيق مع المؤسسات الأخرى وأصحاب المصلحة الخارجيين وبناء شراكات معهم، ففي حال استعداد المؤسسة لاستقبال مسؤول من أي مؤسسة أخرى، يقوم السكرتير بالتنسيق مع سكرتير الجهة الأخرى لضمان سير الأمور بسلاسة، يشمل ذلك ترتيب التفاصيل وفق متطلبات الطرفين، وضبط المواعيد، والتأكد من تنفيذ المهام دون تأخير.
يتطلب تنفيذ هذه المهمة بنجاح امتلاك مهارات تواصل قوية، واحترافية في التعامل مع الآخرين، لضمان تعزيز العلاقات مع المؤسسات الأخرى ونجاح الصفقات والاتفاقيات معها.
صبار هي المنصة المحلية الرائدة للتوظيف في السعودية
أكبر وجهة للباحثين عن العمل والشركات للتوظيف في مختلف القطاعات حيث تضم ما يقرب من مليون باحث عن عمل وآلاف الشركات
ابدأ الآن مع صبار!
وظف السكرتير المثالي مع صبّار
اجعل شركتك أكثر تنظيمًا وكفاءة مع السكرتير المثالي من صبّار، إذ نوفر لك الكفاءات في مجال السكرتارية التي تمتلك مهارات التنظيم، وإدارة الوقت، والتواصل الاحترافي، لضمان سير العمل بسلاسة واحترافية.
تلبي صبّار جميع احتياجاتك من المرشحين من الجنسين، السعوديين والأجانب، المتاحين للعمل فورًا بدوام كامل أو جزئي، حضوريًا أو عن بُعد، تصل إليك قائمة بأسمائهم المنتقاة بواسطة الذكاء الاصطناعي، لضمان تطابق مؤهلاتهم مع متطلباتك وعدم إهدار وقتك في توظيف خاطئ، تواصل معنا الآن.
الخاتمة:
يقوم السكرتير بدور محوري في دعم سير العمل داخل المؤسسة من خلال إدارة الاتصالات والمراسلات وتنظيم الجداول الزمنية والاجتماعات. فهو يرد على المكالمات الهاتفية ويصنفها ويوجهها إلى الشخص أو القسم المناسب، ويقوم بتنظيم الرسائل والمذكرات والملاحظات وتوزيعها على الجهات المعنية، مع تحديد الأولويات للرسائل التي تحتاج لمراجعة المدير مباشرة. كما يتولى تنظيم مواعيد الاجتماعات والمقابلات وإدارة الجداول اليومية لضمان عدم حدوث أي تعارض، وإعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات والإجراءات والمتابعة بعد الاجتماعات للتأكد من تنفيذها بكفاءة. ويهتم السكرتير أيضًا بإعداد التقارير والملفات الإدارية بدقة، وتنظيم المستندات والملفات الرقمية والورقية، بما يضمن سهولة الوصول إليها وحماية المعلومات السرية.
إلى جانب ذلك، يتولى السكرتير مهام استقبال الضيوف والعملاء بطريقة مهنية، وتنظيم رحلات العمل وترتيبات السفر، والإشراف على الموظفين الجدد وتدريبهم، ومساعدة التنفيذيين في إنجاز المهام الصغيرة ضمن المشاريع الكبرى، والتنسيق مع المؤسسات الأخرى لضمان سير العمليات بسلاسة. كما يشارك في توثيق البيانات المالية الأساسية، وإدارة المخزون والمستلزمات المكتبية، وتنفيذ الإجراءات الإدارية الموكلة إليه. كل هذه المهام تتطلب من السكرتير مهارات قوية في التواصل والتنظيم، وإتقان استخدام الأدوات المكتبية والتقنية، والقدرة على التعامل مع مهام متعددة بكفاءة ودقة.
