مهام أمين مخزن تلعب دورًا بالغ الأهمية في تحسين كفاءة العمل داخل المؤسسات التي تمتلك مخزون فعلي من البضائع والمواد والمعدات، إذ يُعد أمين المخزن هو المسؤول عن إدارة المخزون بكفاءة دون خسائر، ويساهم بشكل مباشر في ضمان سير العمليات التشغيلية بسلاسة، وتقليل الهدر، وتحقيق الكفاءة الاقتصادية للمؤسسة، مما يجعله أحد الأعمدة الرئيسية في إدارة سلسلة الإمداد والتوريد، وفي هذا المقال نسلط الضوء على واجبات ومسؤوليات أمين المخزن.
مهام أمين مخزن Storekeeper
أمين المخزن هو الموظف الذي تعينه المؤسسة ليكون مسؤولًا عن إدارة مخزونها بدقة، والتأكد من توفر المواد والمنتجات وسهولة الوصول إليها، ويُعد دوره حيويًا للحفاظ على استمرارية العمليات التشغيلية وتقليل الهدر والخسائر، وهو ما يتطلب تنفيذ مجموعة من المهام تشمل: استلام المواد والبضائع، تخزين البضائع وتنظيمها، صرف المواد للسلع والأقسام، إدارة المخزون، حفظ السجلات وإعداد التقارير، الحفاظ على سلامة المخزن، التعاون مع الأقسام الأخرى.
1- استلام المواد والبضائع
يُعد أمين المخزن هو المسؤول عن استلام المواد والبضائع من جميع الشحنات الواردة من الموردين، إذ يقوم بتفريغ تلك الشحنات والتحقق من محتوياتها وفقًا لأمر الشراء وقائمة التعبئة، ويراجع محتوى كل شحنة من حيث الكميات والجودة والمواصفات، للتأكد من استلام الشركة الأصناف المطلوبة وبالحالة المُتفق عليها.
عند استلام المواد والبضائع، يقوم أمين المخزن بفحصها جيدًا داخل الصناديق أو الحاويات أو الأكياس للتأكد من خلوها من أي عيوب أو تلفيات أو نواقص، وفي حال اكتشاف أي اختلافات أو أضرار، يقوم بتوثيقها قبل تخزين الأصناف، والإبلاغ عن الأصناف التالفة لاتخاذ الإجراءات اللازمة مثل التعويض أو تقديم مطالبات أو الاستبدال أو الاسترجاع.
ويوثق أمين المخزن إجراءات الاستلام، إذ يتأكد من استكمال جميع مستندات الاستلام بدقة، مثل سندات استلام البضائع، وإدخال جميع المعلومات المتعلقة بالبضائع المستلمة في سجلات المخزن أو نظام إدارة المخزون، ومن ثم يتم تحويلها إلى قسم الحسابات أو المشتريات بالشركة.
اقرأ أيضًا: أسئلة مقابلة أمين مخزن
صبار هي المنصة المحلية الرائدة للتوظيف في السعودية
أكبر وجهة للباحثين عن العمل والشركات للتوظيف في مختلف القطاعات حيث تضم ما يقرب من مليون باحث عن عمل وآلاف الشركات
ابدأ الآن مع صبار!
2- تخزين البضائع وتنظيمها
تقع على عاتق أمين المخزن الحفاظ على المواد والبضائع داخل المخزن منظمة ومرتبة، لذلك عندما يتسلم الشحنات من الموردين، يقوم بنقل الصناديق إلى الممرات الصحيحة، وتنظيم وتخزين المواد في حاويات مخصصة أو على الأرفف أو في مواقع مناسبة أخرى، وذلك بناءً على الحجم أو النوع أو متطلبات التداول.
ولضمان ترتيب الأصناف المُستلمة، يقوم أمين المخزن بترقيمها أو ترميزها بشكل مناسب قبل تخزينها لتسهيل عملية الاسترجاع، وإذا كانت المواد المقرر تخزينها سريعة التلف، يتبع أمين المخزن تعليمات التخزين المدونة على مواصفات كل منتج، لضمان الحفاظ عليها، مع التأكد من تخزين باقي البضائع في ظروف مناسبة تمنع التلف أو التدهور.
يتعين على أمين المخزن عند تخزين البضائع التأكد من نظافة المخزن وتوافقه مع جميع لوائح الصحة والسلامة، يشمل ذلك التعامل الآمن مع المواد الخطرة وتخزينها بشكل سليم.
تساعدك صبّار في توظيف أمناء مخازن ذوي كفاءة عالية يمتلكون الخبرة في أنظمة التخزين، وإجراءات الاستلام والصرف، والتعامل مع أنظمة إدارة المخزون، مع التزام كامل بالسياسات والإجراءات التشغيلية.
اقرأ أيضا: مهام ceo المدير التنفيذي
3- صرف المواد والسلع للأقسام
تشمل مسؤوليات أمين المخزن تلبية احتياجات الأقسام المختلفة بالمواد المطلوبة، إذ يقوم باستلام ومعالجة الطلبات الداخلية الواردة من الأقسام المختلفة الخاصة بالمواد أو الأدوات، ثم يصرف الأصناف المطلوبة بالكميات الصحيحة، مع تسجيل كل عملية صرف بدقة لضمان تتبع المخزون.
كما تتضمن هذه المهمة تجهيز وتعبئة البضائع استعدادًا للإرسال سواء عن طريق التسليم الداخلي أو الشحن الخارجي، والتنسيق مع فرق الخدمات اللوجستية لضمان التسليم في الوقت المحدد، وتحديث الأقسام المعنية بحالة الطلبات منذ خروجها من المخزن.
تعرف على: الوصف الوظيفي لأمين / مساعد أمين مستودع Warehouse Keeper وأهم المهام والمهارات
4- إدارة المخزون
يتولى أمين المخزن تنفيذ مجموعة من الإجراءات التي تضمن إدارة المخزون بكفاءة، تشمل إجراء عمليات جرد دورية لمتابعة مستويات المخزون، بما يضمن تلبية الطلبات دون تكدس زائد أو خوف من نقص مُحتمل، لذلك فهو يتعاون مع الإدارة لتحديد الحدين الأدنى والأقصى للمخزون لجميع الأصناف الأساسية.
في حال الوصول إلى الحد الأدنى من مستوى المخزون، يقوم أمين المخزن بتنفيذ إجراءات الشراء لإعادة التوريد، لتفادي حالات النقص، وضمان توفر المنتجات وتلبية متطلبات العملاء في الوقت المناسب.
كما تشمل استراتيجيات إدارة المخزون الحفاظ على البضائع والمواد من الهدر والتلف عن طريق تنظيمها باستخدام أساليب مثل الوارد أولًا يُصرف أولًا (FIFO) لضمان استخدام الأصناف الأقدم قبل انتهاء صلاحيتها أو تقادمها، وحصر البضائع منتهية الصلاحية أو الزائدة والتنسيق بشأن التخلص منها أو إرجاعها، لضمان عدم شغل مواقع داخل المخزن دون داعي.
استفد من خدمات صبّار ووظف أمناء مخازن قادرين على تحسين الكفاءة التشغيلية، دعم سلاسل الإمداد، وضمان دقة البيانات المخزنية التي تعتمد عليها قراراتك.
5- حفظ السجلات وإعداد التقارير
يضطلع أمين المخزن بمسؤولية المحافظة على توثيق دقيق ومنظم لجميع عمليات المخزن، لذلك يقوم بتسجيل عمليات الاستلام والتسليم وتسويات المخزن بعناية، وذلك باستخدام بطاقات الصنف، وسجلات المخازن، أو برامج إدارة المخزون.
ويتولى أمين المخزن إعداد التقارير الدورية التي توضح مستويات المخزون، ومعدلات الاستخدام، واحتياجات الشراء والتوريد، مع رفعها إلى إدارة الشركة، لاستخدام المعلومات والبيانات الواردة بها في اتخاذ قرارات مستنيرة المتعلقة بالمشتريات والميزانية.
يمكنك الاطلاع على: سيرة ذاتية أمين مخزن - مع نماذج للتحميل والتعديل
6- الحفاظ على سلامة المخزن
تكلف إدارة الشركة أمين المخزن بالحفاظ على سلامة المخزن، التأكد من الالتزام بمعايير السلامة داخل المخزن، وتنظيم المخزن لمنع الحوادث والأضرار، والإشراف على التعامل الآمن مع المعدات الثقيلة.
كما يتولى أمين المخزن مسؤولية الحفاظ على أمن المخزن، إذ يتأكد من عدم وصول أي شخص غير مصرح له إلى منطقة التخزين لحماية الأصناف من السرقة، وكذلك التأكد من أن المخزن مغلق دائمًا في حال عدم تواجده أو عدم تواجد أي شخص مسؤول آخر.
هل تبحث عن وظيفة أمين مخزن مناسبة لخبرتك؟ تنشر صبّار أحدث الوظائف الشاغرة لأمناء المخازن في شركات موثوقة بمختلف القطاعات، لنساعدك على العثور على فرصة عمل مستقرة تناسب مهاراتك وطموحاتك.
7- التعاون مع الأقسام الأخرى
لا يؤدي أمين المخزن مهام وظيفته بمعزل عن الأقسام الأخرى، إذ يتعاون مع مجموعة من الأقسام داخل الشركة لضمان تنفيذ مهامه بكفاءة، فيقوم بالتنسيق مع أقسام المشتريات والمبيعات والحسابات لضمان إعادة التوريد في الوقت المناسب ودقة الفواتير، وحل أي مشكلات تتعلق بالنقص أو تأخير المواد.
ويتواصل أمين المخزن بشكل مستمر مع الموردين لمتابعة الطلبات، ومواعيد التسليم، وعمليات الإرجاع، وأي مطالبات أخرى خاصة بالضمان، مما يساهم في تحقيق سير عمل متكامل وسلس بين جميع أقسام الشركة.
صبار هي المنصة المحلية الرائدة للتوظيف في السعودية
أكبر وجهة للباحثين عن العمل والشركات للتوظيف في مختلف القطاعات حيث تضم ما يقرب من مليون باحث عن عمل وآلاف الشركات
ابدأ الآن مع صبار!
استقطب أفضل أمناء المخازن مع صبّار
سواء كنت تدير مصنعًا، شركة توزيع، مطعمًا، أو متجرًا كبيرًا، فإن وجود أمين مخزن محترف هو عنصر أساسي لنجاح عملياتك، لذلك توفر لك صبّار الكفاءات القادرة على إدارة المخزون بكفاءة، وضمان توفر المواد في الوقت المناسب دون زيادة أو نقص.
تساعدك صبّار على تنفيذ عملية التوظيف في وقت قياسي، بفضل اعتمادها على الذكاء الاصطناعي في ترشيح أسماء أكثر المتقدمين توافقًا مع متطلبات عملك، من الموظفين السعوديين أو الأجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، بخبرة أو من دون، فقط تواصل معنا واستفد من باقات اشتراك متنوعة تناسبك.
الخاتمة:
يتولى أمين المخزن مسؤولية إدارة حركة المواد والبضائع منذ لحظة وصولها إلى الشركة، حيث يشرف على استلام الشحنات، ومطابقتها مع أوامر الشراء من حيث الكمية والجودة والمواصفات، مع فحصها بدقة للتأكد من خلوها من العيوب أو التلف. كما يقوم بتوثيق جميع عمليات الاستلام في السجلات أو أنظمة إدارة المخزون، ثم يعمل على تخزين الأصناف وتنظيمها بطريقة منهجية تضمن سهولة الوصول إليها والحفاظ عليها من التلف، مع الالتزام بتعليمات التخزين الخاصة بالمواد الحساسة أو سريعة التلف، ومعايير الصحة والسلامة داخل المخزن.
إلى جانب ذلك، يضطلع أمين المخزن بدور أساسي في صرف المواد للأقسام المختلفة بناءً على طلبات معتمدة، ومتابعة مستويات المخزون من خلال الجرد الدوري وتحديد احتياجات إعادة التوريد، بما يمنع النقص أو التكدس غير الضروري. كما يهتم بحفظ سجلات دقيقة وإعداد تقارير دورية تدعم قرارات الإدارة، ويحافظ على أمن وسلامة المخزن بمنع الوصول غير المصرح به. ويعتمد نجاحه في أداء مهامه على التعاون المستمر مع أقسام المشتريات والحسابات والمبيعات، والتواصل الفعّال مع الموردين لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة.
