سكرتير

نبحث عن مراقب وثائق (Document Controller)

 ذو خبرة لإدارة وحفظ المستندات والوثائق الرسمية الخاصة بالشركة. سيكون المرشح مسؤولًا عن الحفاظ على نظام إدارة الوثائق، ضمان الامتثال للمعايير التنظيمية، وتحديث السجلات بما يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.

المهام والمسؤوليات:

• إنشاء، إدارة، وتنظيم قاعدة بيانات الوثائق الورقية والإلكترونية لضمان سهولة الوصول إليها.
• تصنيف وأرشفة الوثائق وفقًا للمعايير المعتمدة داخل المؤسسة.
• تحديث السجلات والوثائق بشكل دوري والتأكد من تطبيق سياسات وإجراءات إدارة الوثائق.
• ضمان الامتثال للوائح الداخلية والمعايير الدولية لإدارة الوثائق.
• التعامل مع طلبات الموظفين بشأن استرجاع المستندات بطريقة دقيقة وسريعة.
• مراقبة صلاحيات الوصول إلى الوثائق والبيانات وحمايتها من التعديلات غير المصرح بها.
• إعداد التقارير الدورية حول حالة الوثائق وسجلات الأرشفة.
• دعم فرق العمل في توثيق المشاريع، العقود، والتقارير الفنية وغيرها من الوثائق الحيوية.
• المساعدة في عمليات التدقيق وضمان توافق الوثائق مع اللوائح التنظيمية ومتطلبات الجودة.
• الاحتفاظ بنسخ احتياطية آمنة للوثائق الهامة تحسبًا لأي فقدان أو تلف.
• العمل على تحسين وتطوير أنظمة إدارة الوثائق وفقًا لأحدث التقنيات

خلف كل مهمة ناجحة هناك شخص دقيق ومتميز

نحتاج إلى سكرتير / سكرتيرة لمتابعة مهام مختلفة مثل :
البحث عن معلومة
متابعة مهام و مواعيد
كتابة تقارير
حضور مقابلات عمل
حضور مقابلات توظيف

وذلك بصورة يومية ኋ شهرية

مهارات :
معرفة باللغة الإنجليزية تحدثاً و كتابة
اللباقة و مهارات التواصل
البحث في الانترنت
دقة المتابعة

العمل جزئي و لكن يتطلب اجتماع أسبوعي حضوري واحد على الأقل أو إذا تطلب الأمر

• دعم الفريق في إدارة وتنظيم العمل اليومي.
• إعداد المستندات والتقارير اللازمة.
• التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان سير العمل بفعالية.

• خبرة سنة على الأقل في السكرتارية.
• إجادة اللغة الإنجليزية.
• مهارات تنظيمية وقدرة على استخدام برامج الأوفيس.