سكرتير

نبحث عن مراقب وثائق (Document Controller) ذو خبرة لإدارة وحفظ المستندات والوثائق الرسمية الخاصة بالشركة. سيكون المرشح مسؤولًا عن الحفاظ على نظام إدارة الوثائق، ضمان الامتثال للمعايير التنظيمية، وتحديث السجلات بما يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.

المهام والمسؤوليات:

• إنشاء، إدارة، وتنظيم قاعدة بيانات الوثائق الورقية والإلكترونية لضمان سهولة الوصول إليها.
• تصنيف وأرشفة الوثائق وفقًا للمعايير المعتمدة داخل المؤسسة.
• تحديث السجلات والوثائق بشكل دوري والتأكد من تطبيق سياسات وإجراءات إدارة الوثائق.
• ضمان الامتثال للوائح الداخلية والمعايير الدولية لإدارة الوثائق.
• التعامل مع طلبات الموظفين بشأن استرجاع المستندات بطريقة دقيقة وسريعة.
• مراقبة صلاحيات الوصول إلى الوثائق والبيانات وحمايتها من التعديلات غير المصرح بها.
• إعداد التقارير الدورية حول حالة الوثائق وسجلات الأرشفة.
• دعم فرق العمل في توثيق المشاريع، العقود، والتقارير الفنية وغيرها من الوثائق الحيوية.
• المساعدة في عمليات التدقيق وضمان توافق الوثائق مع اللوائح التنظيمية ومتطلبات الجودة.
• الاحتفاظ بنسخ احتياطية آمنة للوثائق الهامة تحسبًا لأي فقدان أو تلف.
• العمل على تحسين وتطوير أنظمة إدارة الوثائق وفقًا لأحدث التقنيات