وظائف سكرتير في الرياض

مطلوب سكرتير للعمل في شركة رائدة في مجال المقاولات، يتمتع بمهارات تنظيمية عالية وإتقان للغة الإنجليزية. المهام تشمل: تنظيم المواعيد والاجتماعات، إدارة المراسلات والوثائق، التنسيق مع الإدارات المختلفة، وإعداد التقارير الدورية. يشترط إجادة برامج الأوفيس والقدرة على العمل تحت الضغط، مع خبرة لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية التنفيذية.التعامل مع منصه اعتماد و عمل التقارير الفنيه الخاصه بشكل احترافي جداً جداً .

سكرتيره لدوام كامل

• ضمان الالتزام بمعايير الجودة وأدلة الأسلوب في المحتوى التحريري النهائي.
• مراجعة وتنسيق المواد بدقة.
• المساعدة في عمليات التحقق من الحقائق وضمان الالتزام بالإرشادات القانونية.
• المساعدة في كتابة العناوين وتحسينات التصميم.

• دبلوم أو درجة بكاليوس في اللغة العربية أو الصحافة أو دراسات الإعلام.
• 510 سنوات من الخبرة في أدوار دعم التحرير.
• إجادة ممتازة لقواعد اللغة العربية وأسلوبها.
• اهتمام قوي بالتفاصيل مع مهارات المراجعة.
• القدرة على العمل بفعالية تحت المواعيد النهائية الضيقة.
• الإلمام بسير العمل التحريري وبرامج الطباعة ذات الصلة.

• تنسيق وإدارة اجتماعات لجنة مراجعة التصميم، بما في ذلك الجدولة، وإعداد جداول الأعمال، وتسجيل المحاضر.
• إعداد العروض التقديمية المهنية لتوضيح مفاهيم التصميم للمراجعة على مستوى التنفيذي.
• مراجعة حزم التقديم للتأكد من الاكتمال لاستعداد العرض.
• متابعة الإجراءات، والتوقيعات، والمتابعات، وفرض المساءلة ضد المواعيد النهائية.
• العمل كحلقة وصل رئيسية بين فرق المشروع، ومديري التصميم، والقيادة التنفيذية.
• الحفاظ على التحكم في النسخ من القرارات، والتعليقات، وتعديلات التصميم.
• تحديد ومعالجة المخاطر المحتملة لجدول مراجعة سير العمل.
• دعم التحسين المستمر لأفضل الممارسات في الحوكمة.

• فهم شامل لدورات حياة التصميم المعمارية والهندسية وسير العمل الوثائقي.
• مهارات تنظيم وإدارة وقت استثنائية للتعامل مع الأولويات المتنافسة.
• قدرة مثبتة على التفاعل مع المديرين التنفيذيين وتقديم النتائج في ظل التحديات.
• إتقان قوي في مجموعة Microsoft Office ومعرفة بأدوات إدارة المشاريع.
• مهارات كتابة ممتازة.

• دعم المساعدة الإدارية: إدارة الجدول الزمني، إعداد الوثائق، التعامل مع التواصل.
• حلقة الاتصال: الاتصال الرئيسي بالمستفيدين، إعداد المراسلات.
• السرية: التعامل مع المعلومات الحساسة بحيطة.
• تنسيق الاجتماعات: جدولة الاجتماعات، إعداد الجداول، متابعة الإجراءات.
• ترتيبات السفر: ترتيب وسائل السفر وإعداد الرحلات.
• إدارة التقويم: إدارة جدول نائب المدير العام بكفاءة، بما في ذلك المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر.
• إعداد الوثائق: إعداد وتنظيم الوثائق، والتقارير والعروض التقديمية، مع ضمان الدقة والتوقيت.
• تحديد الأولويات: تحديد الأولويات بفعالية، وضمان تلبية أولويات نائب المدير العام في الوقت المناسب.
• مساعدة المشاريع: المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة كما تم تعيينها من قبل نائب المدير العام، مع إجراء البحوث وتقديم الدعم حسب الحاجة.

• خبرة سابقة في دعم الإدارة العليا.
• مهارات تنظيمية وتواصل قوية.
• إتقان في برامج MS Office.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من الفريق.
• حيطة ونزاهة مع المعلومات السرية.
• يفضل درجة البكالوريوس.

عنوان العمل: سكرتير شخصي

ملخص الوظيفة:

سيقدم السكرتير الشخصي دعمًا إداريًا على مستوى عالٍ للمديرين التنفيذيين. تتطلب هذه الوظيفة مستوىً من الخصوصية، ومهارات تنظيمية ممتازة، والقدرة على إدارة المهام المتعددة بكفاءة. يجب أن يكون المرشح المثالي استباقيًا، ومدققًا في التفاصيل، وقادرًا على التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات السرية.

المسؤوليات الأساسية:

• إدارة جداول الأعمال التنفيذية، بما في ذلك الاجتماعات، المواعيد، وترتيبات السفر.

• فحص وتوجيه المكالمات الهاتفية وتوزيع المراسلات.

• التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة والاتصالات الأخرى نيابة عن المدير التنفيذي.

• إعداد التقارير، والمذكرات، والرسائل، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق.

• تنسيق وترتيب الاجتماعات والفعاليات الداخلية والخارجية.

• الحفاظ على أنظمة الأرشيف، سواء الإلكترونية أو الورقية.

• تذكير المدير التنفيذي بالمهام الهامة والمواعيد النهائية.

• كتابة الملاحظات والجلسات وإدخال البيانات بدقة.

• أداء الواجبات المكتبية العامة مثل طلب المستلزمات وإدارة السجلات.

• التواصل مع الموظفين الداخليين والشركاء الخارجيين.

• ضمان سرية الأمور الحساسة في جميع الأوقات.

المتطلبات والتأهيلات:

• يفضل الحصول على درجة البكاليروس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

• خبرة مثبتة كأمين شخصي، سكرتير تنفيذي، أو دور مشابه.

• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية.

• مهارات ممتازة في التواصل الشفوي والكتابي.

• التفوق في استخدام برامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).

• القدرة على القيام بعدة مهام وتحديد أولويات عبء العمل اليومي.

• مستوى عالٍ من الخصوصية والاحترافية.

• يجب أن تكون الطلاقة في اللغة الإنجليزية مطلوبة؛ المعرفة بالعربية تعد ميزة.