سكرتير

نبحث عن سكرتير/مساعد اداري
كتابة الايميلات باللغة الانجليزية
تسجيل النقاط المهمة
تنظيم الاعمال
ترتيب المواعيد
التنسيق
خبرة سنتين

مطلوب مساعد إداري للعمل في تطبيق الكتروني، يتمتع بمهارات تنظيمية عالية وقدرة على التواصل الفعال مع جميع المستويات الإدارية. يفضل أن يكون خريج حديث، يستطيع ادارة فريق، لا يشترط خبره. المهام الرئيسية: • تنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات وجداول الأعمال وحضور الاجتماعات عن بعد • إعداد وتنسيق التقارير • متابعة المعاملات الإدارية وتوثيق الملفات • التنسيق مع الجهات والشركات المختلفة وتسهيل سير العمل • إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني مع العملاء • تنظيم وحفظ الوثائق والملفات بشكل منهجي •

• تنسيق جميع المهام الإدارية والتشغيلية المتعلقة باللجان والاجتماعات الرسمية.
• إعداد وجدولة أجندات اللجان بالتنسيق مع الأقسام المعنية.
• التواصل مع أعضاء اللجان الداخليين والخارجيين لضمان الحضور وتوافر الوثائق المطلوبة.
• إعداد عروض تقديمية احترافية لاجتماعات اللجان.
• تدوين محاضر الاجتماعات والقرارات والتوصيات بدقة وبصيغة احترافية.
• متابعة عناصر العمل والتوصيات من الاجتماعات، وضمان تتبع التحديثات ومواءمتها مع الجداول الزمنية المحددة.
• أرشفة محاضر الاجتماعات والوثائق والقرارات بشكل آمن ومنهجي وفقاً للسياسات المعتمدة.
• التنسيق مع المعنيين لضمان سير عمل اللجان بشكل سلس واحترافي.
• إعداد تقارير منتظمة حول وضع التوصيات المكتملة أو المعلقة أو المتأخرة.

• خبرة مثبتة في التنسيق الإداري أو أدوار سكرتارية اللجان، ويفضل في القطاع الحكومي.
• مهارات تنظيمية قوية ومتابعة واتصال عبر مستويات تنظيمية مختلفة.
• الكفاءة في إعداد المحاضر والمواد التقديمية الاحترافية.
• القدرة على تطوير وتحسين إجراءات الحوكمة وسير العمل.
• إجادة قوية لبرامج Microsoft Office (خصوصاً Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
• مهارات قوية في إدارة الوقت والقدرة على التعامل مع مهام متعددة تحت الضغط والمواعيد النهائية الضيقة.