مشتريات ومنصة اعتماد

مهام وواجبات الموظف المسؤول عن منصة اعتماد والمشتريات الخارجية
الهدف العام من الوظيفة
يتولى الموظف مسؤولية تنفيذ ومتابعة الأعمال الإدارية المتعلقة بمنصة اعتماد والمشتريات الخارجية، بما يضمن إنجاز إجراءات المنافسات والمشتريات والعقود والتعميدات بكفاءة، والالتزام بالأنظمة والسياسات الداخلية، وتوفير احتياجات الإدارة في الوقت المناسب وبأفضل جودة وتكلفة ممكنة.
أولاً: مهام منصة اعتماد
• متابعة المنافسات والمشتريات المطروحة عبر منصة اعتماد والبحث عن الفرص المناسبة لاحتياجات الإدارة.
• تنسيق شراء كراسات الشروط والمواصفات ورفعها للإدارة المعنية للمراجعة والدراسة.
• استلام وتجهيز متطلبات تقديم العروض والمستندات النظامية بالتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة.
• رفع العروض والمرفقات المطلوبة عبر المنصة وفق المواعيد المحددة.
• متابعة حالة المنافسات والعروض المقدمة والردود والاستفسارات والتحديثات الصادرة عبر المنصة.
• التنسيق مع الإدارات الفنية والمالية والقانونية عند الحاجة لاستكمال متطلبات المنافسات أو العقود.
• متابعة نتائج الترسية والتعميدات والعقود، والتأكد من حفظ جميع المستندات إلكترونيًا وورقيًا حسب السياسات المعتمدة.
• متابعة المطالبات المالية أو الإجراءات المرتبطة بالعقود والتعميدات عند الحاجة.
ثانياً: مهام المشتريات الخارجية
• استقبال طلبات الشراء الخارجية من الإدارات المعنية ومراجعة اكتمال البيانات والمواصفات.
• البحث عن موردين خارجيين مؤهلين والحصول على عروض أسعار مناسبة.
• مقارنة العروض من حيث السعر والجودة، ومدة التوريد، وشروط الدفع، والضمانات.
• إعداد ملخصات مقارنة العروض ورفع التوصيات للإدارة لاتخاذ القرار المناسب.
• التنسيق مع الموردين الخارجيين بخصوص أوامر الشراء، والفواتير، والشحن، والتسليم.
• متابعة إجراءات التخليص والشحن والتأمين والمستندات المطلوبة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
• التأكد من مطابقة المواد أو الخدمات المستلمة للمواصفات المطلوبة قبل إقفال الطلب.
• حفظ ملفات الموردين والعقود والفواتير والمراسلات الخاصة بالمشتريات الخارجية.
ثالثاً: الواجبات الإدارية والتنظيمية
• إعداد تقارير دورية عن حالة المنافسات والمشتريات والعقود قيد المتابعة.
• تحديث سجل المشتريات والموردين وبيانات المنافسات بشكل مستمر.
• متابعة الالتزام بالمواعيد النهائية لتقديم العروض أو استكمال المستندات أو تسليم الطلبات.
• التأكد من الالتزام بسياسات وإجراءات الشركة أو الجهة في عمليات الشراء والتعاقد.
• المحافظة على سرية المعلومات المالية والتجارية والعروض المقدمة من الموردين.
• رفع الملاحظات أو المعوقات للإدارة المباشرة مع اقتراح الحلول المناسبة.
• أرشفة جميع المستندات المتعلقة بمنصة اعتماد والمشتريات الخارجية بطريقة منظمة وسهلة الرجوع.
الصلاحيات والمسؤوليات
• الدخول إلى منصة اعتماد وتنفيذ الإجراءات المصرح بها حسب الصلاحيات المعتمدة.
• مخاطبة الموردين وطلب العروض والمستندات اللازمة ضمن نطاق العمل.
• إعداد التوصيات الإدارية دون اعتماد نهائي إلا بعد موافقة صاحب الصلاحية.
• متابعة تنفيذ أوامر الشراء والعقود ورفع أي تأخير أو مخالفة للإدارة المباشرة.
• الالتزام بعدم مشاركة بيانات الدخول أو المستندات السرية مع أي طرف غير مخول.
مؤشرات الأداء
• نسبة الالتزام بالمواعيد النهائية لتقديم العروض والمتطلبات.
• دقة واكتمال المستندات المرفوعة على منصة اعتماد.
• عدد المنافسات أو طلبات الشراء التي تمت متابعتها وإنجازها خلال الفترة.
• نسبة التوفير أو تحسين التكلفة الناتجة عن مقارنة العروض والتفاوض.
• مستوى رضا الإدارات الداخلية عن سرعة ودقة تنفيذ طلبات الشراء.
• نسبة الطلبات التي تم إقفالها دون ملاحظات أو مخالفات إجرائية.
المهارات والمعرفة المطلوبة
• معرفة جيدة باستخدام منصة اعتماد وإجراءات المنافسات والمشتريات.
• إلمام بأساسيات المشتريات، والعقود، وأوامر الشراء، والموردين.
• مهارات التفاوض وجمع وتحليل عروض الأسعار.
• القدرة على إعداد التقارير والمتابعة الدقيقة للمواعيد.
• مهارات تواصل فعّالة مع الإدارات الداخلية والموردين.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office وخاصة Excel وWord.
• الالتزام بالسرية والدقة وتحمل المسؤولية.