مساعد إداري📣 إعلان

مساعد إداري
تبحث شركة نماء المتقدمة للخدمات البيئية عن مساعد إداري متميز للانضمام إلى فريقها. سيكون لديك دور حاسم في متابعة تنفيذ القرارات الإدارية وتنظيم البريد والمواعيد اليومية.

المسؤوليات الرئيسية:

• تنفيذ التعليمات الإدارية ومتابعة القرارات الصادرة من الرئيس المباشر.
• فتح وفرز البريد الورقي والإلكتروني والرد عليه.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على المكالمات الهاتفية وتنظيم الملفات.
• تنسيق وتنظيم الاجتماعات وتوثيق محاضرها.

المؤهلات المطلوبة:

• بكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو نظم المعلومات الإدارية أو التسويق أو السكرتارية التنفيذية.

المهارات:

• خدمة العملاء.
• إدارة البريد الإلكتروني.
• الكتابة والطباعة على الحاسب الآلي.
• تحمّل المسؤولية وإدارة العمل.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية.

مسمى الوظيفة: مساعد إداري
تسعى شركة المشاريع الحديثة للمقاولات لتوظيف مساعد إداري محترف للانضمام إلى فريق العمل. سيكون للمساعد الإداري دور كبير في متابعة تنفيذ القرارات الإدارية ومساعدة الرئيس المباشر في تنظيم الأعمال اليومية.

الواجبات والمهام الرئيسية:

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيع البريد الإلكتروني حسب التوجيهات.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية.
• تنظيم الملفات والحفاظ عليها لسهولة الوصول إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر وتدوين محاضر الاجتماعات.

المؤهلات:

• البكالوريوس في الموارد البشرية، إدارة الأعمال، نظم المعلومات الإدارية، التسويق، السكرتارية التنفيذية.

الخبرة العملية: سنة واحدة.

المزايا: ساعات عمل مرنة.

ملخص الوظيفة
تلعب السكرتيرة التنفيذية في فنادق ساجا دورًا حيويًا في إدارة المهام الكتابية والإدارية لمكتب المدير العام. يتضمن ذلك تنظيم الملفات، وجدولة المواعيد، وإدارة المعلومات، وعمليات معالجة الكلمات. كما تدعم السكرتيرة التنفيذية رؤساء الأقسام حسب الحاجة، وفقًا للسياسات الداخلية للفندق. كما تحضر السكرتيرة التنفيذية الاجتماعات لتوثيق الملاحظات وتضمن الامتثال لسياسات الفندق وإجراءاته.

المسؤوليات

• إنشاء المراسلات التجارية المناسبة، والمذكرات، والتقارير، والنماذج، بما في ذلك المستندات السرية.
• الحفاظ على نظام ملفات للبيانات المتنوعة، والمذكرات، والمراسلات سواء على الكمبيوتر أو داخل مكتب المدير العام.
• تدوين وتحديد محاضر الاجتماعات.
• الرد وتحويل المكالمات الهاتفية، وترتيب المواعيد، وتقديم التذكيرات للمدير العام.
• استقبال وتصنيف زوار المكتب والمتصلين.
• استقبال وفتح وفرز جميع البريد الوارد، وإرسال البريد الصادر.
• إدارة تعليقات ومراجعات الضيوف عبر الإنترنت.
• إنشاء وإدارة المتابعات للتقارير الشهرية والسنوية.
• أداء المهام الشائعة لجميع الرؤساء وغيرهم من المهام المعينة.
• إدارة توزيع وإدارة المعلومات لتقارير المدير المناوب.
• التنسيق مع المدير العام للتخطيط الشهري لمهام رؤساء الأقسام.
• تحديث وإنشاء المواد الداخلية مثل قوائم الطعام والتسعيرات المناسبة.
• التعاون مع مدير التدبير المنزلي ومدير الطعام والشراب لإنشاء وتأسيس رسائل للضيوف داخل الفندق.
• متابعة الإحاطات اليومية والمتابعات والمعلومات المهمة للمدير العام.
• اقتراح أفكار وحلول جديدة للمدير العام.
• إنشاء تقارير يومية مختصرة حول الأحداث الرئيسية للفندق في غياب المدير العام.
• التعرف على الهيكل التنظيمي للفندق لضمان تدفق المعلومات بشكل سليم.
• أن تكون ملمًا بمسائل التصميم المؤسسي للفندق.

المؤهلات

• درجة البكالوريوس
• إجادة اللغة الإنجليزية (شفهياً وكتابياً)
• خبرة مثبتة في صناعة الضيافة
• حد أدنى من سنة واحدة من الخبرة كمساعد إداري