موظف استقبال

• استقبال الزوار والعملاء والمراجعين والترحيب بهم.
• الاستفسار عن الغرض من الزيارة وتوجيه الزائر إلى الموظف أو الإدارة المختصة.
• التنسيق مع الموظفين المعنيين لاستقبال الزوار ومتابعة دخولهم وخروجهم.
• التعامل مع استفسارات الزوار وتقديم المعلومات الأساسية وفق الصلاحيات المتاحة.

2. إدارة منطقة الاستقبال

• تنظيم حركة الزوار والمحافظة على بيئة استقبال مريحة ومنظمة.
• متابعة سجل الزوار وتوثيق بيانات الزيارات وفق الإجراءات المعتمدة.

3. إدارة الاتصالات الهاتفية

• استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها بأسلوب مهني.
• تحويل المكالمات إلى الموظفين أو الإدارات المختصة.
• استقبال الرسائل وتسجيلها وإيصالها إلى الجهات المعنية.
• التعامل مع الاستفسارات الهاتفية وتقديم المعلومات المتاحة ضمن نطاق العمل.

4. تنظيم المواعيد والزيارات

• تنسيق مواعيد الزوار والعملاء مع الموظفين والإدارات المختصة.
• تسجيل وتنظيم المواعيد والزيارات اليومية.
• متابعة مواعيد الاجتماعات والزيارات والتأكد من جاهزية الأطراف المعنية.
• التنسيق بشأن تجهيز قاعات الاجتماعات عند الحاجة.

5. المراسلات والبريد الإلكتروني

• استقبال المراسلات والبريد الإلكتروني الموجه للمنشأة وتوجيهه للجهة المختصة.
• متابعة المراسلات المتعلقة بالاستقبال والزيارات والمواعيد.
• إعداد وتنسيق المراسلات والنماذج الإدارية البسيطة المرتبطة بالعمل.

6. الدعم الإداري

• تقديم الدعم الإداري للأعمال اليومية.
• تنظيم وحفظ سجلات الزوار والمواعيد والمراسلات الخاصة بالاستقبال.
• مساندة الإدارة والموظفين في المهام التنظيمية ذات العلاقة.

7. السرية والالتزام المهني

• المحافظة على سرية بيانات الزوار والعملاء والمعلومات التي يتم الاطلاع عليها بحكم العمل.
• الالتزام بالأنظمة والسياسات والإجراءات المعتمدة في المنشأة.

8. المهام الإضافية

• تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة يتم التكليف بها من المسؤول المباشر.

متطلبات الوظيفة

• إجادة اللغة الإنجليزية بمستوى مناسب لطبيعة العمل.
• مهارات جيدة في التواصل وخدمة العملاء.
• القدرة على تنظيم المواعيد والمهام اليومية.
• إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج Microsoft Office.