وظائف سكرتير في جدة

ادخال بيانات متابعه عملا ردود على الاستفسارات

• إدارة مهام المكتب بكفاءة وبدقة.
• إنتاج محاضر الاجتماعات والمستندات باللغتين العربية والإنجليزية.
• استخدام إكسل وبرامج أخرى للحفاظ على الوثائق المنظمة.

• الجنسية السعودية مطلوبة.
• حد أدنى من 3 سنوات خبرة في دور سكرتاري.
• إتقان اللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثًا) أمر ضروري.

• خريج من أي تخصص متعلق بالأعمال لمدة أربع سنوات
• لديه خبرة لا تقل عن سنتين
• مهارات كتابة وتواصل شفهية ممتازة
• عمل جماعي
• القدرة على التعامل مع الضغط بكفاءة

• المهام الكتابية مثل إجراء المكالمات والتسجيل
• إدارة المكتب والتواصل التجاري
• خدمة العملاء وإدارة الحسابات
• الحصول على مواصفات عمل العميل وطلب عروض الأسعار من المطابع والموردين
• إعداد عروض الأسعار للعملاء والحصول على الموافقة
• إدارة المشاريع بما في ذلك إعداد وتحديث الجداول الزمنية
• التنسيق مع موظفي الإنتاج والعملاء
• بدء مراقبة الجودة وإدارة اللوجستيات
• متابعة مع العملاء

• تنسيق وتنظيم إداري: ضمان الامتثال لسياسات الشركة، تنسيق جداول اجتماعات المجلس، إدارة المراسلات الرسمية، والحفاظ على الوثائق المهمة.
• التقارير وتوثيق الاجتماعات: إعداد محاضر الاجتماعات، تقديم التقارير، وإدارة أرشيف الكتروني للوثائق.
• دعم المجلس والأعضاء: تنفيذ توجيهات الرئيس، تسهيل التواصل بين أعضاء المجلس، ومتابعة قرارات المجلس.
• الدعم القانوني والإداري: دعم الامتثال لقوانين الحوكمة المؤسسية والإبلاغ عن أي انتهاكات للرئيس.
• حقوق المساهمين وتنظيم الجمعية العامة: إعداد قوائم الحضور، معالجة الاستفسارات، وتوثيق نتائج الاجتماعات.
• الإفصاح والشفافية: حماية الوثائق المؤسسية، الحفاظ على السرية، وتحديث سجل الإفصاح.
• المهام الإدارية العامة: تقديم الدعم الكتابي لجميع أنشطة المجلس وأداء واجبات إضافية حسب الحاجة.

• بكاليروس في إدارة الأعمال، القانون، الإدارة العامة، أو مجال ذي صلة.
• خبرة إدارية أو تنفيذية لا تقل عن 3 سنوات، ويفضل في الحوكمة أو عمليات المجلس.
• إجادة العربية والإنجليزية.
• مهارات تنظيمية، تواصل، وكتابة تقارير قوية.
• التعامل المهني مع المعلومات الحساسة.

• الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
• مهارات تنظيمية وتنسيقية قوية.
• القدرة على العمل تحت الضغط.
• الالتزام بالسرية والمعايير الأخلاقية العالية.
• الاستجابة السريعة والقدرات القوية في حل المشكلات.