Event and VIP Hospitality Coordinator

نحن نبحث عن منسق مؤقت محترف ومنظم جيدًا لإدارة زيارة عمل لمدة يومين في الرياض. سيشمل الدور تنسيق النقل وترتيبات الفنادق والاجتماعات ووجبات العمل وحفل توقيع اتفاقية، مع ضمان تنفيذ جدول الزيارة بالكامل بسلاسة واحترافية.

المسؤوليات الرئيسية:

• التواصل مع الضيف أو ممثل الضيف قبل وأثناء الزيارة.
• مراقبة أوقات الوصول والمغادرة والتنسيق مع السائق المعين.
• الترحيب بالضيف ومساعدته في المطار أو الفندق أو مكان الاجتماع حسب الحاجة.
• التنسيق مع الفندق والمطاعم والسائقين ومكان الاجتماع ومقدمي الخدمات الآخرين.
• إدارة خط سير الزيارة وضمان سير جميع الأنشطة وفقًا للجدول الزمني.
• إعداد وفحص غرفة الاجتماعات وإعدادات توقيع الاتفاقية.
• التأكد من جاهزية الاتفاقيات المطبوعة والأقلام ولوحات الأسماء وشعارات الشركة ومواد العرض التقديمي.
• الترحيب بحضور الاجتماع والمساعدة في ترتيبات الجلوس.
• التنسيق مع المصور أثناء حفل التوقيع.
• مرافقة الضيف أثناء النقل أو الأنشطة المجدولة عند الحاجة.
• التعامل مع تغييرات الجدول الزمني والطلبات الخاصة والمواقف غير المتوقعة باحترافية.
• تقديم تحديثات منتظمة لممثل الشركة طوال فترة الزيارة.
• ضمان تجربة سلسة واحترافية ومريحة من الوصول حتى المغادرة.

المتطلبات:

• مهارات تواصل قوية باللغة الإنجليزية.
• مظهر احترافي ومهارات شخصية ممتازة.
• قدرات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
• خبرة سابقة في مجال الضيافة أو خدمة العملاء أو تنسيق الفعاليات أو المساعدة التنفيذية أو العلاقات العامة أو إدارة الضيوف.
• القدرة على حل المشكلات بسرعة والعمل بهدوء تحت الضغط.
• مستوى عالٍ من الالتزام بالمواعيد والمسؤولية والاهتمام بالتفاصيل.
• يجب أن يكون متاحًا ويمكن الوصول إليه طوال فترة المهمة.
• يفضل وجود خبرة سابقة في تنسيق زيارات العمل أو ضيوف الشركات.

ساعات العمل: ساعات عمل مرنة بناءً على جدول الزيارة. قد تشمل المهمة ساعات الصباح والمساء.