مساعد إداري

مطلوب مساعد إداري للعمل في شركة مرموقة، يتمتع بمهارات تنظيمية عالية وقدرة على التواصل الفعال مع مختلف المستويات الإدارية. يجب أن يكون المرشح حاصلاً على شهادة جامعية ولا مانع من (حديث تخرج)، مع خبرة لا تقل عن سنه في مجال مشابه. المهام الرئيسية: • تنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات وجداول الأعمال • إعداد وتنسيق التقارير والمراسلات الإدارية • متابعة المعاملات الإدارية وتوثيق الملفات • التنسيق مع الإدارات المختلفة وتسهيل سير العمل • إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني • المساعدة في تنظيم الفعاليات والاجتماعات المكتبية • حفظ وأرشفة المستندات والملفات المهمة خدمة العملاء

عنوان الوظيفة: مساعد إداري نبحث عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقنا، يتمتع بمهارات تنظيمية عالية وقدرة على التواصل الفعال، مع خبرة لا تقل عن سنتين في مجال الدعم الإداري. يجب أن يكون المرشح المثالي قادراً على العمل تحت الضغط وإدارة المهام المتعددة بكفاءة عالية، مع إتقان برامج Microsoft Office وأنظمة إدارة المكاتب الحديثة. المهام والمسؤوليات الرئيسية: • تنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات وجداول الأعمال • إعداد وتنسيق التقارير والمراسلات الإدارية • إدارة الوثائق والملفات وأرشفتها بشكل منظم • التنسيق مع الأقسام المختلفة وتسهيل التواصل الداخلي • متابعة البريد الإلكتروني والرد على المكالمات الهاتفية • المساعدة في تنظيم الفعاليات والاجتماعات • إدارة المخزون المكتبي وطلب المستلزمات عند الحاجة

وصف وظيفي: مساعدة إدارية (عمل عن بعد)

المسمى الوظيفي: مساعدة إدارية
مكان العمل: عن بعد (مع الحاجة لحضور الاجتماعات أو اللقاءات عند الضرورة)
التبعية: تعمل مباشرة مع الرئيس التنفيذي

الوصف العام:

تتولى المساعدة الإدارية دورًا محوريًا في تنظيم وإدارة جميع العمليات الإدارية المحيطة بالرئيس التنفيذي، لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة. يتمثل دورها في ترتيب ومتابعة المهام، التنسيق بين الأقسام المختلفة، والتواصل مع العملاء والشركات الأخرى، بالإضافة إلى إعداد التقارير ورفعها للرئيس التنفيذي.

المهام والمسؤوليات:

1. تنظيم الجدول الزمني للرئيس التنفيذي:

جدولة الاجتماعات وتنظيم المواعيد.

إعداد جداول الأعمال وتوزيعها.



2. متابعة المهام الإدارية:

متابعة تنفيذ المهام الموكلة إلى الأقسام المختلفة وضمان إنجازها في الوقت المحدد.

توفير التقارير الدورية عن سير العمل.



3. التنسيق الداخلي والخارجي:

التواصل مع الأقسام الإدارية لتسهيل سير العمل.

التنسيق مع العملاء والشركات الأخرى فيما يتعلق بالاجتماعات والاتفاقيات.



4. إعداد التقارير والوثائق:

جمع البيانات وتحليلها وإعداد تقارير مفصلة.

رفع التقارير الدورية للرئيس التنفيذي مع تقديم التوصيات المناسبة.



5. دعم الاجتماعات واللقاءات:

حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر عند الحاجة.

الإشراف على تنظيم اللقاءات والفعاليات الخاصة بالشركة.



6. القيام بمهام أخرى حسب توجيهات الرئيس التنفيذي.



المتطلبات والمؤهلات:

الشهادات: درجة البكالوريوس في الإدارة أو ما يعادلها.

الخبرة: خبرة سابقة في العمل الإداري (لا تقل عن سنتين).

المهارات:

مهارات تنظيم وإدارة وقت عالية.

إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وأدوات العمل عن بعد.

مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة.

القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات بسرعة.



طبيعة العمل:

العمل عن بعد بشكل رئيسي.

المرونة في الحضور الفعلي للاجتماعات أو اللقاءات عند الحاجة.


الميزات:

بيئة عمل مرنة وداعمة.

فرصة للتطوير المهني والتعلم المستمر.


إذا كنتِ ترين نفسك مناسبة لهذه الوظيفة، يرجى إرسال السيرة الذاتية مع خطاب تقديمي يوضح مدى ملاءمتك للدور المطلوب.