منظم فعاليات📣 إعلان

نظرة عامة على الوظيفة
منسق الحدث مسؤول عن التخطيط والتنظيم وتنفيذ مجموعة متنوعة من الفعاليات، تتراوح بين المؤتمرات الشركات والتجمعات الاجتماعية. تتضمن هذه الوظيفة التعاون مع العملاء والموردين والفرق الداخلية لضمان سير العمل بسلاسة وتجربة استثنائية للحضور.

المسؤوليات الرئيسية

• التخطيط والتنفيذ للحدث:
  • المساعدة في تطوير مفاهيم الفعاليات، والجداول الزمنية، والأهداف.
  • تنسيق لوجستيات الحدث، بما في ذلك اختيار المكان، وخدمات تقديم الطعام، والنقل، واحتياجات الصوت والصورة.
  • التعامل مع تسجيلات الحدث، والدعوات، والردود.
  • ضمان الإعداد والتفكيك المناسبين لمساحات الحدث.
• إدارة الموردين:
  • التواصل مع الموردين لتأجير المعدات، وخدمات الطعام والشراب، والترفيه، إلخ.
  • التفاوض على العقود مع الموردين لتلبية متطلبات الميزانية.
  • مراقبة أداء الموردين خلال الفعاليات وضمان التسليم في الوقت المحدد للخدمات.
• إدارة الميزانية:
  • المساعدة في إعداد وصيانة ميزانيات الفعاليات.
  • تتبع النفقات وتقديم تقارير مالية منتظمة لمدير الحدث.
  • ضمان حلول فعالة من حيث التكلفة دون المساس بجودة الحدث.
• التفاعل مع العملاء والمساهمين:
  • العمل كنقطة اتصال للعملاء والمساهمين قبل الحدث وأثناءه وبعده.
  • معالجة طلبات العملاء وحل المشكلات بكفاءة.
  • التعاون مع الفرق التسويقية الداخلية للترويج للفعاليات وزيادة الحضور.
• تنسيق الحدث في الموقع:
  • مراقبة عمليات يوم الحدث، وضمان التنفيذ السلس.
  • إدارة موظفي الحدث والمتطوعين، وتوزيع الأدوار والمسؤوليات.
  • معالجة أي مشكلات أو حالات طارئة في الموقع على الفور.
• متابعة ما بعد الحدث:
  • جمع التعليقات من الحضور والمساهمين.
  • تقديم تقارير ما بعد الحدث، بما في ذلك التحليل المالي ومقاييس نجاح الحدث.
  • تنسيق بطاقات الشكر وما إلى ذلك من الاتصالات بعد الحدث.

المهارات:

• قدرات تنظيمية واستيعاب متعددة ممتازة.
• مهارات تواصل بين شخصية قوية.
• القدرة على إدارة الميزانيات والتفاوض مع الموردين.
• الإلمام ببرامج وأدوات إدارة الفعاليات.
• مهارات حل المشكلات والقدرة على العمل تحت الضغط.

السمات الشخصية:

• الاهتمام بالتفاصيل: ضمان تنفيذ كل جانب من جوانب الحدث بأعلى معايير الجودة.
• القدرة على التكيف: القدرة على التعامل مع التغييرات في اللحظة الأخيرة والتحديات غير المتوقعة.
• العمل الجماعي: العمل بشكل جيد في بيئة تعاونية مع الزملاء والمساهمين.
• إدارة الوقت: القدرة على إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.

ظروف العمل:

• بيئة العمل: المكتب ومواقع الأحداث، مع السفر كلما دعت الحاجة.
• الساعات: قد تشمل الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات بناءً على جداول الفعاليات.