مساعد إداري

14 سنين علي الاقل في مهنة المساعد

2-مهارات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة في اللغة الانجليزية والعربية

3-سرعة الطباعة علي الكمبيوتر وتوفر مهارات ممتازة في معالجة النصوص وتكنولوجيا المعلومات بما في ذلك مجموعة من حزم البرامج والقدرات الشاملة في EXCEL,WORD,POWER POINT AND OUTLOOK EXPRESS وأنظمة التشغيل

4-المرونة والقدرة علي التكيف للتوفيق بين مجموعة من المهام والعمل لساعات اضافية لتلبية المواعيد النهائية

5-معرفة أنظمة وقوانين المملكة العربية السعودية

• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها
• تنظيم وتحديد المواعيد
• تخطيط الاجتماعات وتدوين الملاحظات التفصيلية
• كتابة وتوزيع البريد الإلكتروني، والمذكرات، والرسائل، والنماذج
• المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
• تطوير وصيانة نظام الملفات
• تحديث وصيانة السياسات والإجراءات المكتبية
• طلب مستلزمات المكتب والبحث عن صفقات وموردين جدد
• الحفاظ على قوائم الاتصال
• حجز ترتيبات السفر
• تقديم وتقريب تقارير النفقات
• تقديم الدعم العام للزوار
• التصرف كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين
• التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين للتعامل مع الطلبات والاستفسارات من المديرين التنفيذيين

• درجة البكاليوس من جامعة معترف بها
• خبرة لا تقل عن عامين في دور إداري
• يجب أن تكون لديك خبرة سابقة في العمل بمستوى الإدارة العليا في شركة دولية
• إجادة ممتازة في الكتابة والتحدث باللغة الإنجليزية
• ثنائي اللغة - العربية والإنجليزية
• القدرة على أداء مهام متعددة في وقت واحد

• إخطار السائقين بالانتهاكات وملء نماذج التعيين.
• إدارة الحسابات المصرفية للمدفوعات المتعلقة بتسجيلات المركبات والانتهاكات.
• معالجة المدفوعات للانتهاكات والتجديدات من خلال البنك.
• إصدار وإلغاء التصاريح للمركبات بناءً على بيانات دقيقة عن السائقين والمركبات.
• تذكير فرق الصيانة بانتظام بفحص المركبات القادم.
• مراقبة عمليات ما بعد الفحص وتحديث السجلات وفقًا لذلك.
• ضمان التوافق بين بيانات المركبات وكل سائق وتقديم التحديثات اللازمة للإدارة.
• اتباع جميع التعليمات والتوجيهات من المدير المباشر المتعلقة بمهام العمل.

• تنفيذ التعليمات الإدارية من المشرف المباشر ومتابعة القرارات الصادرة.
• فتح وفرز وتوزيع البريد الورقي ، والتعامل مع ردود البريد الإلكتروني وفقًا لتوجيهات المشرف.
• إكمال مهام الكتابة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية مع تنظيم الملفات بكفاءة.
• إدارة وتوثيق الاجتماعات للمشرف المباشر والموظفين المعنيين.