مهام قسم الشؤون الإدارية متنوعة وعديدة، وتنفيذها بكفاءة يضمن تنظيم وإدارة العمليات اليومية بالمؤسسة وسير العمل بالفعالية المطلوبة، إذ يركز هذا القسم على تنسيق الموارد البشرية، والإشراف على المرافق والمستندات، وإدارة الاتصالات الداخلية والخارجية، لذلك يلعب دور محوري في خلق بيئة عمل منظمة، ودعم الفرق المختلفة لتحقيق أهداف المؤسسة، وتحسين الأداء العام بشكل مستمر، وفي هذا المقال نوضح بالتفصيل ما هي مهام قسم الشؤون الإدارية.
مهام قسم الشؤون الإدارية Administrative Department
يُعد قسم الشؤون الإدارية من الركائز الأساسية في أي مؤسسة، إذ يتولى تنظيم الأعمال الإدارية وتقديم الدعم التشغيلي الذي يضمن استمرارية العمل بكفاءة، من خلال تنفيذ عدة مهام تشمل: إدارة المكتب، إدارة المراسلات، إدارة البيانات وحفظ السجلات، التعامل مع الجدولة والخدمات اللوجستية، تنسيق الاجتماعات وتدوين محاضرها، إدارة المرافق والأصول، دعم الموارد البشرية، دعم الإدارة المالية، تسهيل استخدام التكنولوجيا والأنظمة، إدارة الأزمات، إعداد تقارير العمل، تنفيذ السياسات والامتثال.
مهام قسم الشؤون الإدارية
1- إدارة المكتب
يتولى قسم الشؤون الإدارية مسؤولية إدارة المكاتب داخل المؤسسات، من خلال التأكد من تنظيمها، والتحقق من عمل جميع مرافقها بشكل سليم، وتزويدها بالمعدات والأجهزة صالحة الاستخدام، وكذلك المستلزمات المكتبية مثل الورق والأقلام وحبر الطابعات، وهي مهمة يومية يقوم بها القسم لضمان تمكين الموظفين من أداء مهامهم والتركيز على أعمالهم بكفاءة ودون عوائق.
كما تتضمن هذه المهمة المحافظة على بيئة العمل المادية، والتأكد من أن المكتب نظيف ومنظم، مع تنظيم وتنسيق سير العمل الإداري بين الأقسام المختلفة.
2- إدارة المراسلات
يُعد قسم الشؤون الإدارية هو المسؤول عن إدارة الاتصالات الداخلية والخارجية للمؤسسة، وضمان تدفق المعلومات بسلاسة بين الفرق المختلفة ومع الجهات الخارجية، وذلك من خلال تنفيذ الإجراءات التالية:
- الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الأقسام المختصة، والتعامل مع استفسارات العملاء.
- فرز رسائل البريد الإلكتروني، وتحديد أولوياتها، والرد عليها نيابةً عن الفرق أو القيادات التنفيذية.
- التواصل مع المديرين التنفيذيين والزملاء.
- نقل ملاحظات ومشكلات العملاء إلى الإدارة والموظفين.
- تنسيق التواصل بين مختلف الأقسام داخل المؤسسة بإدارة جميع الاتصالات الواردة والصادرة.
- صياغة وتدقيق المكاتبات والرد على الاستفسارات.
- إعداد مختلف أنواع الخطابات والمراسلات مثل: خطابات تمديد العقود، أوامر العمل، خطابات الشراء، خطابات الإقامة، وغيرها.
- استقبال الضيوف والزوار وتنظيم تسجيل الدخول، والتنسيق مع الموظفين لتحديد المواعيد.
- التواصل مع الموردين فيما يخص المرافق والبنية التحتية للمكتب.
من خلال الاعتماد على خدمات صبّار، يمكنك توظيف المرشحين المؤهلين القادرين على إدارة الشؤون الإدارية اليومية بكفاءة، لتخفيف العبء عن فريقك الإداري وضمان الأداء المثالي لشركتك.
3- إدارة البيانات وحفظ السجلات
من أبرز مهام قسم الشؤون الإدارية، إدارة البيانات والمعلومات المستلمة من النماذج أو المصادر غير الورقية أو الوسائط المتعددة مثل الصوتيات والصور ومقاطع الفيديو ضمن أصول المؤسسة، مع أرشفتها لضمان عدم فقدانها، وتجميعها وتلخيصها بهدف تسهيل قراءتها والاستفادة منها في الأغراض التشغيلية والإدارية.
كما يُكلف قسم الشؤون الإدارية بمسؤولية حفظ وإدارة السجلات والمستندات التي تحتاجها المؤسسة وتستخدمها بشكل يومي، من خلال تنفيذ عدة إجراءات تشمل:
- تسجيل البيانات المالية، ومحاضر الاجتماعات، وبيانات الموظفين، وتفاصيل المشاريع، وغيرها من الوثائق الرسمية.
- تصنيف المستندات وتسميتها وتخزينها وأرشفتها بالشكل الصحيح.
- الاعتماد على أنظمة حفظ الملفات الورقية والرقمية، لضمان سهولة الرجوع إليها.
- الالتزام بسياسات حماية البيانات والخصوصية عند تخزين الملفات التي تحتوي على معلومات سرية.
اقرأ المزيد عن: الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية
4- التعامل مع الجدولة والخدمات اللوجستية
تقع على عاتق قسم الشؤون الإدارية مهمة تنظيم الخطط اليومية لمختلف أقسام المؤسسة، مع إدارة الخدمات اللوجستية، وذلك عبر القيام بعدة إجراءات تشمل:
- تنسيق المواعيد والاجتماعات مع الموظفين داخل المؤسسة أو مع جهات خارجية مثل العملاء والموردين.
- تنسيق مختلف الفعاليات بما في ذلك غداء العمل، والندوات التطويرية، والأنشطة المكتبية.
- حجز قاعات الاجتماعات، ومعالجة تعارضات الجداول الزمنية.
- إدارة ترتيبات السفر وبرامج الرحلات للموظفين والمديرين.
- إدارة جداول أصحاب المصلحة.
تعرف على: الوصف الوظيفي للسكرتير الإداري Administrative Secretary وأهم المهام والمهارات
5- تنسيق الاجتماعات وتدوين محاضرها
من ضمن المسؤوليات التي ينفذها قسم الشؤون الإدارية، تنسيق الاجتماعات، من خلال اختيار وقت مناسب لجميع المشاركين، وحجز قاعة اجتماع أو موقع الفعالية، وإعداد العروض التقديمية، وإرسال دعوات الاجتماعات، وجدول الأعمال، والتذكيرات إلى المشاركين، وتجهيز قاعات الاجتماعات بالمعدات اللازمة مثل أجهزة العرض، وأنظمة الاتصال المرئي، وغيرها، لضمان سير الفعاليات بسلاسة من بدايتها وحتى نهايتها.
كما يتولى القسم مهمة تدوين محاضر الاجتماعات، وتلخيص النقاط الرئيسية، وتوزيع مهام المتابعة والإجراءات المطلوب تنفيذها بعد الاجتماع، مع متابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن الاجتماعات.
تضمن لك صبّار للتوظيف دعمك بالكفاءات الإدارية الموثوقة والمؤهلة، ممن يمتلكون الخبرة في إدارة المكاتب، وتنظيم الملفات، الإشراف على العمليات اليومية، ودعم فرق العمل.
6- إدارة المرافق والأصول
يضطلع قسم الشؤون الإدارية بمهمة إدارة مرافق وأصول المؤسسة، لضمان الحفاظ على بيئة العمل المادية في حالة جيدة، وهو ما يتحقق عن طريق مجموعة من الإجراءات تشمل:
- التأكد من توفر الأدوات والمستلزمات المناسبة لدى جميع الأقسام لدعم العمليات اليومية بكفاءة.
- تنسيق أعمال الصيانة والإصلاح التي تتم لأجهزة ومعدات المكاتب، والإشراف على أنظمة الأمن والسلامة به.
- الإشراف على المرافق المشتركة مثل قاعات الاجتماعات والمساحات العامة الأخرى.
- الإشراف على مباني المؤسسة، والتأكد من سلامة المرافق وجاهزيتها.
- المتابعة الدورية لحالة أصول المؤسسة مثل أجهزة الحاسوب، والأثاث، والمركبات.
من خلال إدارة مرافق المؤسسة وأصولها بكفاءة، يساهم قسم الشؤون الإدارية في توفير بيئة عمل آمنة، ومريحة، ومجهزة بشكل جيد للموظفين، مع خفض التكاليف غير الضرورية من خلال الصيانة الدورية وتجنب الأعطال المفاجئة، مما يحسن من الأداء العام للمؤسسة.
7- دعم الموارد البشرية
يعمل قسم الشؤون الإدارية على تقديم الدعم لقسم الموارد البشرية بالمؤسسة، من خلال تنفيذ مجموعة من المهام التي تساعد على توفير بيئة عمل داعمة للموظفين، وتعزيز سلاسة وكفاءة عمليات الموارد البشرية، تشمل تلك المهام ما يلي:
- تنفيذ المهام الإدارية مثل: نشر إعلانات الوظائف على مواقع التوظيف، إعداد خطابات العروض الوظيفية ومستندات التوظيف، جدولة المقابلات، حفظ ملفات الموظفين.
- المساعدة في إجراءات التهيئة الوظيفية مثل: إنشاء الحسابات، تسليم أدلة الموظفين، ترتيب الدورات التدريبية.
- جمع كشوف الحضور، متابعة طلبات الإجازات، ودعم إجراءات إدخال بيانات الرواتب، وتسجيل ساعات العمل لضمان دقة صرف الرواتب.
- التواصل مع الموظفين من خلال الرد على استفساراتهم عن المزايا الوظيفية أو سياسات المؤسسة، توزيع التعليمات، والإعلانات الداخلية، والنشرات الإخبارية الخاصة بالمؤسسة.
- تقديم الدعم في تنظيم فعاليات الموظفين وإدارة المزايا وحل النزاعات.
اقرأ أيضا: مهام قسم التوظيف
8- دعم الإدارة المالية
يتولى قسم الشؤون الإدارية تنفيذ مجموعة من المهام الهادفة إلى دعم الإدارة المالية بالمؤسسة، تشمل تلك المهام:
- تسجيل وتسوية مصروفات المكتب.
- إعداد الفواتير وترميزها، ومعالجة أوامر الشراء.
- إدارة مصروفات السفر والتنقل للموظفين والمديرين.
- إدارة إجراءات مصروفات الموظفين.
- إدارة عمليات التعويض والاسترداد المالي.
- معالجة مدفوعات العملاء.
- استخدام أدوات المحاسبة وإدارة المصروفات.
- المساعدة في تسويات نهاية الشهر.
- القيام بإعداد المستندات الداعمة لفرق المحاسبة.
- متابعة الإنفاق، وتوزيع الموارد، والتأكد من التزام المؤسسة بالحدود المالية المعتمدة.
- توزيع الميزانية والتأكد من حصول جميع الأقسام على التمويل اللازم.
- تنسيق الموردين والمشتريات عبر طلب عروض الأسعار، وإنشاء طلبات الشراء، ومتابعة عمليات التسليم، وإدارة عقود الخدمات.
من خلال مهام قسم الشؤون الإدارية الداعمة للإدارة المالية، تتمكن المؤسسات من خفض التكاليف، واستخدام مواردها وميزانيتها على النحو الأمثل.
9- تسهيل استخدام التكنولوجيا والأنظمة
غالبًا ما يكون القسم الإداري مسؤولًا عن إدارة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في المؤسسة، من خلال تنفيذ إجراءات تشمل:
- التواصل مع قسم تكنولوجيا المعلومات للإشراف على إنشاء حسابات المستخدمين، وطلبات الأجهزة والبرامج، وحل المشكلات الشائعة في تطبيقات المكتب.
- الإشراف على صيانة الأجهزة والبرامج، إدارة أمن الشبكات، والتأكد من أن أنظمة التكنولوجيا بالمؤسسة حديثة وتعمل بسلاسة.
- العمل على تحديث المحركات المشتركة، ودعم استخدام أدوات التعاون بين الموظفين، وصيانة قوائم الصلاحيات.
إذا كنت تبحث عن فرصة عمل مميزة في مجال الشؤون الإدارية، يمكنك الاعتماد على صبّار التي تنشر أفضل الوظائف الشاغرة في هذا القطاع، بما يناسب مهاراتك وخبراتك، ابدأ بالبحث لتنطلق في مسيرتك المهنية بنجاح.
10- إدارة الأزمات
يلعب قسم الشؤون الإدارية دورًا بارزًا في استمرارية الأعمال بالمؤسسة خلال الأزمات، إذ يعمل على تنفيذ بعض المهام التي تساعد في إدارة الأزمات غير المتوقعة مثل الكوارث الطبيعية، والهجمات الإلكترونية، أو الطوارئ الصحية، تشمل تلك المهام ما يلي:
- تطوير خطط استمرارية الأعمال عبر تحديد الإجراءات الواجب اتباعها في حالات الطوارئ.
- التأكد من وجود أنظمة نسخ احتياطية للبيانات الحيوية وقنوات الاتصال الأساسية.
- تنسيق الجهود بين جميع الأقسام وتنظيم الموارد لضمان التعافي السريع من الكوارث.
من خلال الاستعداد للأزمات، يقلل قسم الشؤون الإدارية من تأثير الاضطرابات ويضمن قدرة المؤسسة على التعافي بسرعة واستئناف أعمالها بكفاءة.
11- إعداد تقارير العمل
من المهام الأساسية لقسم الشؤون الإدارية، إعداد التقارير الدورية الشهرية أو الربع سنوية أو السنوية عن الأداء الإداري، وتضمينها بمقارنات بين خطط العمل الموضوعة وما تم تنفيذه بالفعل، مع رصد المشكلات الإدارية واقتراح الحلول المناسبة، وتتم هذه المهمة من خلال تنفيذ ما يلي:
- جمع البيانات والتعليقات من الموظفين بجميع الأقسام.
- تلخيص تقدم المشاريع لأصحاب المصلحة.
- تسليط الضوء على مجالات التحسين أو المشكلات التي تحتاج إلى اهتمام.
من خلال قيام قسم الشؤون الإدارية بإعداد تقارير العمل الدورية، تحصل الإدارة العليا للمؤسسة على المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة التي تساعد على تطوير أداء القسم الإداري، وبالتالي يساهم القسم في بقاء الأعمال على المسار الصحيح وتحقيق أهداف المؤسسة.
12- تنفيذ السياسات والامتثال
يُعد تنفيذ السياسات وضمان الامتثال للوائح والقوانين من المهام التي توكل إلى قسم الشؤون الإدارية، إذ يتعين على القسم التحقق من مدى التزام المؤسسة بكافة القوانين واللوائح ذات الصلة، من خلال القيام بما يلي:
- التأكد من التزام المؤسسة بالقوانين واللوائح المحلية، بما في ذلك قوانين العمل، ولوائح الصحة والسلامة، واللوائح البيئية.
- التأكد من توافق العمليات الإدارية مع سياسات المؤسسة والمتطلبات التنظيمية.
- إعداد التقارير التشغيلية الروتينية، والمساعدة في عمليات التدقيق وفحص الالتزام بالمعايير.
- المساعدة في تطوير السياسات والإجراءات الداخلية للمؤسسة وضمان تطبيقها.
- البقاء على اطلاع بجميع التغيرات في القوانين واللوائح، لضمان استمرار امتثال المؤسسة، مما يجنبها العقوبات والغرامات المالية.
وظف الكفاءات الإدارية المناسبة مع صبّار
هل تبحث عن موظفين إداريين متميزين قادرين على إدارة العمليات اليومية بكفاءة عالية وضمان انسيابية العمل في شركتك؟ مع صبّار للتوظيف يمكنك الوصول إلى الكفاءات المتخصصة في الشؤون الإدارية، من إداريين ومساعدين إداريين ومسؤولين مكتبيين يمتلكون الخبرة والمهارات اللازمة لضمان سير أعمال شركتك بسلاسة واحترافية.
تمتلك صبّار حلول توظيف متكاملة تساعدك على سد شواغرك الوظيفية في وقت قياسي، مهما كانت متطلبات عملك، سواء كنت تسعى لتوظيف سعوديين أو أجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد.
الخاتمة:
قسم الشؤون الإدارية في المؤسسات يقوم بدور محوري في ضمان سير الأعمال بكفاءة وسلاسة. تشمل مهامه إدارة المكتب والمرافق عبر توفير المستلزمات المكتبية والأجهزة وصيانة المرافق، وتنظيم بيئة العمل لضمان قدرة الموظفين على أداء مهامهم دون عقبات. كما يتولى القسم إدارة المراسلات والاتصالات، سواء الداخلية بين الأقسام أو الخارجية مع العملاء والموردين، بالإضافة إلى تنظيم الاجتماعات، تنسيق الفعاليات، جدولة المواعيد، وإعداد محاضر الاجتماعات لضمان تنفيذ القرارات والمتابعة الدقيقة.
إلى جانب ذلك، يشرف قسم الشؤون الإدارية على إدارة البيانات والسجلات وحفظها إلكترونيًا وورقيًا، ويدعم الموارد البشرية والمالية عبر متابعة ملفات الموظفين، إجراءات الرواتب، المصروفات، المشتريات، والتقارير المالية. كما ينسق استخدام التكنولوجيا والأنظمة داخل المؤسسة، ويشارك في إدارة الأزمات وخطط استمرارية الأعمال لضمان التعافي السريع، ويحرص على تنفيذ السياسات والامتثال للقوانين واللوائح. كل هذه المهام تجعل القسم حجر الأساس لاستقرار الأعمال، ورفع كفاءة الأداء وتحقيق أهداف المؤسسة.
