مهام قسم الخدمات الإدارية لا غنى عنها في ضمان سير العمل داخل المكاتب والتشغيل اليومي للمؤسسات، إذ يُعد هذا القسم هو المسؤول عن توفير البيئة التنظيمية والدعم الإداري اللازم لكافة الأقسام، بما يساعدها على أداء مهامها دون معوقات، ومن خلال تنظيم الإجراءات الإدارية، وإدارة المرافق، وتنسيق الخدمات الداخلية، يسهم هذا القسم بشكل مباشر في رفع مستوى الإنتاجية وتحسين جودة الأداء المؤسسي، وفي هذا المقال نوضح ما هي مهام قسم الخدمات الإدارية.
مهام قسم الخدمات الإدارية Administrative Services Department
قسم الخدمات الإدارية هو حلقة الوصل بين الإدارة العليا وبقية الوحدات التنظيمية بالمؤسسة، ومن خلال أدواره فهو يساعد المؤسسة على إدارة عملياتها اليومية، تشمل تلك الأدوار: تنظيم وإدارة المستندات، جدولة أنشطة المكتب، تخطيط الاجتماعات، إدارة الاتصالات والاستقبال، إدارة مستلزمات المكاتب، إدارة المرافق والخدمات العامة، إدارة العلاقات العامة، صياغة العقود، إدارة الاتصالات المكتوبة، دعم الموارد البشرية، التعامل مع الإدارة المالية، إجراء البحوث، إدارة قواعد البيانات، ضمان الامتثال.
1- تنظيم وإدارة المستندات
يُعد قسم الخدمات الإدارية هو المسؤول عن تنظيم الكم الكبير من المستندات التي تستخدمها المؤسسات بشكل يومي مثل التقارير، والمذكرات، والعقود، مع تحديثها والتأكد من ترتيبها بشكل منظم وسهولة الوصول إليها وفق النظام الإداري المُعتمد.
يعمل قسم الخدمات الإدارية على حفظ المستندات وأرشفتها وتخزينها في أماكنها الصحيحة سواء في خزائن الملفات أو في أنظمة المستندات الإلكترونية، من أجل الحفاظ عليها بشكل آمن، وذلك من خلال ترتيب المستندات أبجديًا، أو تنظيمها رقميًا، أو تصنيفها حسب الموضوع أو الفئة، أو الأرشفة حسب الموقع الجغرافي.
من خلال اتباع قسم الخدمات الإدارية نظام أرشفة فعال، تتمكن المؤسسة من استخدام تلك المستندات في عمليات التدقيق، وفي تتبع نموها، ومعرفة المنتجات الأكثر مبيعًا، واكتشاف مجالات التحسين، مما يساعدها على اتخاذ قرارات مستنيرة.
2- جدولة أنشطة المكتب
تقع على عاتق قسم الخدمات الإدارية مهمة جدولة أنشطة المكتب، بما في ذلك الاجتماعات والفعاليات الداخلية والزيارات المهمة، إذ يتم تنسيق تلك الأنشطة بدقة لضمان توافر جميع المشاركين وتخصيص الموارد بشكل فعال.
يتم جدولة أنشطة المكتب عن طريق إدارة تقويم المؤسسة أو المكاتب، وإعداد الخطط الأسبوعية، والاتصال بالعملاء لتأكيد المواعيد، وجدولة إحالات العملاء ومواعيد المتابعة، مما يضمن سير الأعمال المكتبية بسلاسة.
3- تخطيط الاجتماعات
تشمل مهام قسم الخدمات الإدارية تخطيط الاجتماعات بين قيادات المؤسسة والعملاء أو الموظفين، من خلال تحديد الهدف من الاجتماع، وإعداد جدول أعمال مبدئي، وتحديد أدوار المشاركين، وتحديد مكان الاجتماع وموعد انعقاده، مع إرسال الدعوات وجدول الأعمال إلى المشاركين وأصحاب المصلحة.
كما يتولى أعضاء القسم مسؤولية تزويد المشاركين في الاجتماعات بالتقارير أو المواد التمهيدية أو طلبات المستندات المقرر الاستعانة بها في الاجتماع.
توفر لك صبّار الموظفين المتميزين في الخدمات الإدارية، القادرين على إدارة العمليات اليومية بكفاءة، وتحسين سير العمل، ودعم الفرق المختلفة لتحقيق أهداف الشركة بسلاسة.
4- إدارة الاتصالات والاستقبال
تسند المؤسسات إلى قسم الخدمات الإدارية مهمة الرد على المكالمات الهاتفية الواردة من العملاء، وتزويدهم بالمعلومات المطلوبة حول مختلف جوانب عمل المؤسسة، والإجابة عن جميع استفساراتهم، مع تحويل بعض المكالمات إلى الأقسام المختصة عند الحاجة، وهي المهمة التي يقوم بها موظفو الاستقبال، وموظفو خدمة العملاء، والمساعدون التنفيذيون.
وقسم الخدمات الإدارية هو المنوط به استقبال الزوار عند وصولهم إلى مقر المؤسسة، إذ يتم الترحيب بهم، وإبداء الاستعداد لتقديم أي مساعدة، مع إرشادهم داخل المكان، وطرح بعض الأسئلة لتلبية احتياجاتهم، ويقوم بهذه المهمة موظفو الاستقبال، ومديرو المكاتب، والمساعدون الإداريون.
تعرف على: الوصف الوظيفي للسكرتير الإداري Administrative Secretary وأهم المهام والمهارات
5- إدارة مستلزمات المكاتب
من ضمن مسؤوليات قسم الخدمات الإدارية، إدارة الاحتياجات الداخلية لمكاتب المؤسسة، إذ يتعين على أعضاء الفريق الإشراف على سير العمل اليومي داخل المكتب، والتأكد من صيانة جميع الأجهزة والمعدات، وتوفير المستلزمات المكتبية، وتجهيز أدوات العمل.
ويحدد القسم احتياجات الأقسام من الأدوات والمستلزمات المكتبية، ثم يتولى متابعة طلبات الشراء والتوريد، مع إدارة المخزون وضمان توفر المستلزمات دون هدر، والتأكد من توافر جميع المتطلبات في الوقت المناسب لضمان خلق بيئة عمل منظمة وفعّالة ومحفزة على الإنتاجية، وسير العمل بسلاسة.
6- إدارة المرافق والخدمات العامة
تُعد إدارة المرافق والخدمات العامة من المسؤوليات الأساسية لقسم الخدمات الإدارية، إذ يقوم موظفي القسم بالإشراف على مرافق المؤسسة مثل المباني، والمكاتب، وقاعات الاجتماعات، والمستودعات، والتأكد من جاهزيتها للاستخدام اليوم.
ويتولى قسم الخدمات العامة مهمة التنسيق مع الشركات التي تقدم خدمات النظافة والصيانة والأمن، ومتابعة أعمال الصيانة الدورية، النظافة، الأمن، والسلامة المهنية، لضمان بيئة عمل آمنة ومناسبة للموظفين.
اقرأ المزيد عن: الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية
7- إدارة العلاقات العامة
يحافظ قسم الخدمات الإدارية على العلاقات العامة للمؤسسة، لضمان اكتساب العلامة التجارية سمعة إيجابية، وذلك من خلال تطوير علاقات قوية مع وسائل الإعلام العامة لتزويدها بأخبار المؤسسة بسهولة وللوصول إلى تعليقات الجمهور، وتنظيم فعاليات أو حملات المؤسسة الخاصة بإطلاق منتجات أو خدمات جديدة.
كما تتضمن إدارة العلاقات العامة إصدار البيانات المالية للمستثمرين، واستقبال تعليقاتهم، ومعالجة شكواهم، من أجل الحفاظ على علاقات قوية معهم، إضافة إلى الحفاظ على تواصل فعال بين المؤسسة وأعضائها لتقديم خدمات مثل الإرشاد لضمان بيئة عمل مناسبة.
يمكنك الاعتماد على صبّار في توظيف ذوي المواهب في قسم الخدمات الإدارية، لضمان عمليات متقنة، وإدارة فعالة للموارد، ودعم مستمر لفريقك.
8- صياغة العقود
قسم الخدمات الإدارية هو المنوط به صياغة العقود الإدارية التي تبرمها المؤسسة، مثل عقود التوظيف، وعقود الصيانة، والنظافة، والأمن، والاتصالات، وذلك بطريقة قانونية لضمان حماية العلامة التجارية من العواقب التي قد تتحمل بموجبها المسؤولية.
تنطوي هذه المهمة على جمع المعلومات، وتحديد منتجات وخدمات الشركة أو الشروط الخاصة بها، وتوضيح مدة الاتفاق، وأي عواقب محتملة، وآلية حل النزاعات، ويتولى القيام بذلك مساعدو الإدارة، أو موظفو المشتريات، أو متخصصو الموارد البشرية.
اقرأ أيضا: مهام قسم المبيعات - مهام المبيعات
9- إدارة الاتصالات المكتوبة
يعمل قسم الخدمات الإدارية على إدارة المستندات المكتوبة التي تستخدمها المؤسسة في التواصل داخليًا مع الفرق أو خارجيًا مع العملاء والشركات الأخرى والجمهور، إذ يتولى أعضاء الفريق إدارة المراسلات، وصياغة سياسات وإجراءات المكتب، والتقارير، والمذكرات، والنشرات، والوصف الوظيفي، وأدلة الموظفين، والإعلانات، والبيانات الصحفية، والكتيبات.
ومن خلال إدارة الاتصالات المكتوبة، يضمن القسم توحيد المعلومات وشفافيتها عند نقلها، مع نقلها بسرعة ودقة، ليكون بمثابة حلقة الوصل بين مختلف الأقسام وأصحاب المصلحة الخارجيين.
10- دعم الموارد البشرية
يقدّم قسم الخدمات الإدارية دعمًا مباشرًا لإدارة الموارد البشرية بالمؤسسة، من خلال المشاركة في إدارة سجلات الموظفين، والتعامل مع عمليات التوظيف، ودمج الموظفين الجدد.
كما تتضمن هذه المهمة تجهيز عقود العمل، تنظيم ملفات الموظفين، متابعة الحضور والانصراف، إصدار خطابات التعريف، وترتيب شؤون السفر والإقامة للموظفين عند الحاجة، بما يضمن الالتزام بإجراءات الموارد البشرية وإدارة معلومات الموظفين بكفاءة.
إذا كنت تبحث عن وظيفة مستقرة في الخدمات الإدارية، يمكنك البحث في صبّار التي تنشر أفضل الفرص الوظيفية في المؤسسات الرائدة، سجل الآن وابدأ في البحث للانطلاق في مسار مهني ناجح.
11- التعامل مع الإدارة المالية
يُكلف قسم الخدمات الإدارية بتقديم الدعم للإدارة المالية، من خلال تنفيذ بعض المهام البسيطة، مثل تسجيل النفقات اليومية، وإعداد تقارير الصندوق الصغير، أو معالجة الإيصالات والفواتير، ومعالجة المدفوعات، وتسجيل أي إيرادات مستحقة أو متأخرة.
ويعمل قسم الخدمات الإدارية على إدارة الشؤون المالية للمؤسسة من منظور الحسابات الدائنة والحسابات المدينة، وبالتالي فهم يساهم بشكل مباشر في استمرار التدفق المالي العام.
12- إجراء البحوث
يعمل قسم الخدمات الإدارية على تزويد مختلف أقسام المؤسسة بالمعرفة اللازمة لبدء وإنجاز المهام، وذلك من خلال إجراء البحوث عبر جمع المعلومات من الإنترنت، أو من ملفات المكتب، أو من الكتب، وتحليل المعلومات من مختلف المصادر، وكتابة التقارير لتحديد الفرص والأخطاء.
تفيد هذه المهمة في تزويد المختصين بالمعرفة التي يحتاجونها لاتخاذ قرارات ذكية ومعالجة المشكلات بفعالية، وتمكينهم من فهم العملاء بشكل أفضل والتواصل معهم بكفاءة.
13- إدارة قواعد البيانات
تشمل مسؤوليات قسم الخدمات الإدارية إدارة قواعد بيانات المؤسسة المتعلقة بالموظفين أو العملاء أو شركاء الأعمال، من خلال إدخال البيانات الخام أو الإلكترونية في قاعدة بيانات المؤسسة أو تطبيق البرمجيات الخاص بها، بما في ذلك إدخال البيانات المحاسبية، وتحديث وتقييم بيانات العملاء، وتصحيح الأخطاء ودمج البيانات من مختلف الأنظمة.
تتضمن مهمة إدخال البيانات بعض المهام الأخرى مثل تحويل البيانات، والنسخ، والتدقيق البسيط والتحقق من البيانات، والهدف منها يكمن في تخزين جميع المعلومات المتعلقة بالأعمال في مكان واحد بترتيب يسهل من الرجوع إليها مستقبلًا.
14- ضمان الامتثال
من ضمن مهام قسم الخدمات الإدارية، التحقق من إدارة المؤسسة عملياتها وفقًا للمتطلبات القانونية، وذلك من خلال الإطلاع على القوانين المحددة التي تنطبق على المؤسسة وتأثيرها، من أجل تحديد السياسات التي يجب متابعتها والتغييرات اللازمة تنفيذها، والتنبؤ بالتغييرات في السياسات والاستعداد لها.
كما تتضمن هذه المهمة الاستعانة بالخبراء والمستشارين لمتابعة السياسات التي تتبعها المؤسسة والتأكد من امتثالها للوائح والقوانين المُعتمدة، مما يساعد على تجنب انتهاك القانون عن غير قصد، فضلًا عن إجراء تدقيقات دورية للكشف عن المجالات التي لا تحقق الامتثال الكامل ومن أجل مراجعة وتحديث السياسات القديمة بانتظام، مع عقد جلسات تدريبية للموظفين على السياسات والقوانين وتزويدهم بنسخ رقمية أو مطبوعة من سياسات وإجراءات المؤسسة لتكون مرجعًا يسهل الوصول إليه.
صبّار شريكك الأمثل في استقطاب الكفاءات الإدارية
هل تبحث عن كفاءات إدارية تضبط سير العمل وتحقق أعلى مستويات الكفاءة؟ نحن في صبّار نقدم لك خدمات توظيف متكاملة تضمن لك استقطاب أفضل المواهب في قسم الخدمات الإدارية، لضمان تنظيم العمليات، ومتابعة التفاصيل، ودعم نمو شركتك بشكل سلس وفعال.
تعتمد صبّار في ترشيحاتها على تقنية الذكاء الاصطناعي التي تضمن لك الوصول إلى مرشحين متوافقين مع متطلبات عملك، سواء كنت تسعى لتوظيف كوادر سعودية أو أجنبية، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، بما يضمن لك سد شواغرك الوظيفية في وقت قياسي.
الخاتمة:
قسم الخدمات الإدارية مسؤول عن تنظيم وإدارة العمليات اليومية في المؤسسة لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة. يشمل ذلك ترتيب المستندات وأرشفتها، وجدولة الاجتماعات والأنشطة الداخلية، وتخطيط الاجتماعات بين القيادات والعملاء أو الموظفين، بالإضافة إلى إدارة الاتصالات الهاتفية والاستقبال، وتوفير مستلزمات المكتب، والإشراف على المرافق والخدمات العامة.
كما يهتم القسم بإدارة العلاقات العامة وصياغة العقود، والإشراف على المستندات المكتوبة لضمان توحيد المعلومات ودقتها، فضلاً عن دعم قسم الموارد البشرية في توثيق السجلات وإجراءات التوظيف ودمج الموظفين الجدد.
بالإضافة إلى ذلك، يتولى القسم إدارة الجوانب المالية البسيطة مثل تسجيل النفقات ومعالجة الفواتير، وإجراء البحوث لتزويد الأقسام بالمعلومات اللازمة، وإدارة قواعد بيانات الموظفين والعملاء والشركاء، وضمان الامتثال للقوانين والسياسات المعمول بها من خلال الاستعانة بالخبراء وتنظيم التدقيقات والتدريب.
يضمن قسم الخدمات الإدارية بذلك أن تكون جميع العمليات المكتبية منظمة، وأن تدعم المؤسسة أهدافها الاستراتيجية من خلال تحسين الكفاءة، وتعزيز التواصل الداخلي والخارجي، والحفاظ على سمعة إيجابية للعلامة التجارية.
