نماذج الإجازة السنوية للشركات في السعودية وجدول الإجازات 

تُعتبر إدارة إجازات الموظفين أحد أهم وظائف الموارد البشرية في أي شركة تطمح للنجاح والاستقرار. إنها ليست مجرد عملية إدارية لتسجيل غياب الموظفين، بل هي ركيزة أساسية للتخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة، وضمان الامتثال لنظام العمل السعودي الذي يكفل للموظف حقه في الإجازة السنوية.

الشركة التي تفتقر إلى نظام واضح ومنظم لإدارة الإجازات غالباً ما تواجه تحديات تشغيلية مثل تداخل إجازات الموظفين الرئيسيين، تأخير في تسليم المشاريع، وانخفاض الروح المعنوية بسبب الشعور بعدم العدالة في توزيع الموافقات.

إن الانتقال من التعامل العشوائي مع طلبات الإجازة إلى تطبيق نظام موحد يعتمد على نماذج وجداول وسجلات محددة هو علامة فارقة تدل على نضج الشركة واحترافيتها. هذا النظام لا يضمن فقط سير العمل بسلاسة أثناء غياب الموظفين، بل يوفر أيضاً الشفافية والوضوح للجميع، ويحمي حقوق كل من الموظف والشركة.

في هذا الدليل الشامل، سنقدم لإدارات الموارد البشرية ومدراء الأقسام في المملكة العربية السعودية مجموعة متكاملة من النماذج والأدوات، بدءاً من نماذج طلب الإجازة، مروراً بجداول التخطيط السنوية، وانتهاءً بسجلات المتابعة الدقيقة، لمساعدتكم على بناء نظام متكامل لإدارة الإجازات يعزز من كفاءة العمل ورضا الموظفين.

ما هو نموذج الإجازة السنوية للشركات؟

نموذج الإجازة السنوية للشركات هو وثيقة أو استمارة موحدة تستخدمها المؤسسات لتنظيم وتوثيق طلبات الإجازة السنوية المقدمة من الموظفين. يهدف هذا النموذج إلى تسهيل عملية طلب الإجازة وضمان سيرها بشكل منظم وشفاف، بدءًا من تقديم الموظف لطلبه وصولًا إلى موافقة الإدارة، مع توثيق كافة التفاصيل المتعلقة بتاريخ بداية ونهاية الإجازة، وعدد الأيام المطلوبة، وأي معلومات أخرى ذات صلة.

نموذج اجازة سنوية للشركات: 3 نماذج مختلفة للاستخدام الداخلي

تعتبر نماذج طلب الإجازة هي نقطة البداية في أي نظام فعال. إليك 3 نماذج مختلفة الأغراض.

النموذج الأول: طلب إجازة سنوية رسمي (النموذج المعتمد)

نموذج طلب وموافقة على إجازة سنوية

بيانات الموظف:

• الاسم الكامل: [اسم الموظف]
• الرقم الوظيفي: [رقم الموظف]
• القسم/الإدارة: [اسم القسم]
• المدير المباشر: [اسم المدير المباشر]

تفاصيل الإجازة المطلوبة:

• تاريخ بدء الإجازة: ____ /____ /______ م
• تاريخ انتهاء الإجازة: ____ /____ /______ م
• عدد الأيام المطلوبة: [عدد الأيام] يومًا
• تاريخ العودة للعمل: ____ /____ /______ م

تسليم المهام:

• اسم الزميل الذي سيقوم بتغطية العمل: [اسم الزميل]
• توقيع الزميل بالعلم والاستلام: _______________

إقرار الموظف:

أتعهد بإنجاز كافة المهام العاجلة قبل بدء الإجازة وتسليم مسؤولياتي بشكل كامل.

• توقيع الموظف: _______________
• التاريخ: ____ /____ /______ م

موافقة المدير المباشر:

( ) موافق ( ) غير موافق

• ملاحظات (إن وجدت): _________________________
• التوقيع: _______________

إعتماد الموارد البشرية:

( ) تم التحديث في النظام

• رصيد الإجازات قبل: ______ يومًا
• رصيد الإجازات بعد: ______ يومًا
• توقيع مسؤول الموارد البشرية: _______________

النموذج الثاني: إشعار موافقة على إجازة (يصدر من الموارد البشرية)

إشعار موافقة على إجازة سنوية

إلى السيد/ة: [اسم الموظف الكامل]

القسم: [اسم القسم]

الموضوع: الموافقة على طلب الإجازة السنوية

تحية طيبة وبعد،

بناءً على الطلب المقدم من قبلكم، يسرنا إبلاغكم بموافقة الإدارة على منحكم إجازة سنوية لمدة [عدد الأيام] يومًا، وذلك اعتبارًا من تاريخ [تاريخ البدء] وحتى تاريخ [تاريخ الانتهاء].

عليه، نرجو منكم التأكد من تسليم كافة مهامكم ومسؤولياتكم لزميلكم [اسم الزميل] قبل مغادرتكم. من المقرر أن تكون عودتكم لمباشرة العمل في يوم [تاريخ العودة].

نتمنى لكم إجازة سعيدة!

مع خالص التقدير،

إدارة الموارد البشرية

[اسم الشركة]

التاريخ: ____ /____ /______ م

التوقيع: _______________

النموذج الثالث: طلب إجازة عبر البريد الإلكتروني الرسمي (صيغة للشركات الرقمية)

الموضوع: طلب إجازة سنوية - [اسم الموظف] - [القسم]

إلى: [البريد الإلكتروني للمدير المباشر]

نسخة إلى: [البريد الإلكتروني للموارد البشرية]

الأستاذ/ [اسم المدير المباشر] المحترم،

أتقدم بطلب رسمي للحصول على إجازتي السنوية للعام الحالي، وذلك لمدة [عدد الأيام] يومًا، تبدأ من [تاريخ البدء] وتنتهي في [تاريخ الانتهاء]. وسيكون يوم عودتي للعمل هو [تاريخ العودة].

تم التنسيق مع الزميل/ [اسم الزميل] لتغطية المهام الأساسية أثناء فترة غيابي لضمان استمرارية العمل.

أرجو التكرم بالموافقة على الطلب وإبلاغي في حال وجود أي ملاحظات.

شكرًا لتعاونكم.

[اسم الموظف الكامل]

[المسمى الوظيفي]

[رقم الهاتف للتواصل الطارئ - اختياري]

نموذج اجازة سنوية للشركات للتحميل بصيغة Word

يُعتبر تنظيم الإجازات السنوية أمرًا حيويًا لضمان استمرارية العمل وراحة الموظفين على حد سواء في أي شركة. ولمواكبة المتطلبات الإدارية وتسهيل العملية على كل من الموظفين والإدارة، أصبح توفير نموذج إجازة سنوية جاهز وقابل للتعديل أمرًا ضروريًا. هذا النموذج المصمم بصيغة Word يوفر المرونة اللازمة لتخصيصه ليناسب السياسات الداخلية لشركتك، مع الحفاظ على جميع البيانات الأساسية المطلوبة لطلب الإجازة بطريقة منظمة وواضحة.

نموذج إجازة سنوية للشركات للتحميل بصيغة PDF

يُعد توفير نموذج إجازة سنوية بصيغة PDF خيارًا ممتازًا للشركات التي تسعى إلى توحيد عملية طلب الإجازات والحفاظ على تنسيق ثابت للوثائق. على عكس ملفات Word التي قد تتغير تنسيقاتها عند الفتح على أجهزة مختلفة، يضمن ملف PDF أن يبقى النموذج كما هو تمامًا، مما يوفر تجربة متسقة لكل من الموظفين والإدارة. هذا النوع من النماذج مثالي للشركات التي تفضل الطباعة اليدوية والتعبئة أو التي تحتاج إلى ضمان عدم التعديل العشوائي على هيكل النموذج.

اضغط هنا لتحميل النموذج

نموذج طلب إجازة سنوية للشركات بالانجليزي

Annual Leave Request Form

Date: [Day/Month/Year]

1. Employee Details:

• Full Name: ___________________________________________________________
• Employee ID: _________________________
• Job Title: _______________________________________________________
• Department: _________________________________________________________________
• Mobile Number: _________________________
• Email Address: ________________________________________________________

2. Leave Request Details:

• Type of Leave: Annual Leave
• Leave Start Date: //____ (Day/Month/Year)
• Leave End Date: //____ (Day/Month/Year)
• Total Number of Days Requested: _______ (in figures) day(s)
• Return to Work Date: //____ (Day/Month/Year)
• Available Annual Leave Balance (if known): _______ day(s)
• Contact Address During Leave (Optional): ___________________________________
• Emergency Contact Number: _________________________

3. Covering Colleague (if applicable/arranged):

• Name of Covering Colleague (if any): ___________________________________________
• Job Title of Covering Colleague: _________________________________________________
• Mobile Number of Covering Colleague: _________________________

4. Employee Declaration:

I, the undersigned employee, declare that the information provided above is accurate. I agree to abide by the company's leave policies and procedures. I also commit to handing over all my tasks and responsibilities to my designated covering colleague (if any) before the commencement of my leave.

Employee's Signature: _________________________

Date: _________________________

خطوات كتابة نموذج إجازة سنوية للشركات

إليك كيفية كتابة نموذج إجازة سنوية خطوة بخطوة، مع مراعاة الممارسات الشائعة في الشركات، بما في ذلك الشركات في السعودية:

1. رأس وتذييل النموذج (Header and Footer)

ابدأ بتحديد هوية النموذج والشركة:

• اسم الشركة وشعارها: ضع اسم الشركة وشعارها (إن وجد) في أعلى الصفحة.
• عنوان النموذج: اكتب بوضوح "نموذج طلب إجازة سنوية" أو "Annual Leave Request Form" إذا كان بالإنجليزية.
• تاريخ الطلب: خصص مكانًا لتاريخ تقديم الموظف للطلب.

2. بيانات الموظف (Employee Details)

هذا القسم لجمع معلومات أساسية عن الموظف مقدم الطلب:

• الاسم الكامل: اسم الموظف رباعيًا.
• الرقم الوظيفي: الرقم التعريفي للموظف داخل الشركة.
• المسمى الوظيفي: وظيفة الموظف الحالية.
• القسم: القسم أو الإدارة التي يعمل بها الموظف.
• معلومات الاتصال: رقم الجوال والبريد الإلكتروني للموظف.

3. تفاصيل الإجازة المطلوبة (Leave Request Details)

هنا يتم تحديد تفاصيل الإجازة التي يطلبها الموظف:

• نوع الإجازة: يجب تحديدها بوضوح كـ "إجازة سنوية".
• تاريخ بدء الإجازة: اليوم الذي يرغب الموظف أن تبدأ فيه إجازته.
• تاريخ انتهاء الإجازة: اليوم الذي يرغب الموظف أن تنتهي فيه إجازته.
• عدد أيام الإجازة المطلوبة: عدد الأيام الكلي للإجازة.
• تاريخ العودة للعمل: اليوم الذي سيعود فيه الموظف لمباشرة عمله.
• رصيد الإجازات المتاح (اختياري): يمكن إضافة حقل ليذكر الموظف رصيد إجازاته المتبقي، أو تتركه الإدارة لتعبئته.
• معلومات الاتصال أثناء الإجازة (اختياري): عنوان مؤقت أو رقم هاتف يمكن التواصل معه عليه أثناء الإجازة في الحالات الطارئة.

4. الموظف البديل (Covering Colleague - إن وجد)

هذا جزء حيوي لضمان استمرارية العمل:

• اسم الموظف البديل: اسم الزميل الذي سيقوم بتغطية مهام الموظف أثناء الإجازة.
• المسمى الوظيفي ورقم جوال البديل: لتسهيل التواصل والتنسيق بين الإدارة والبديل. هذا يؤكد أن الموظف قد قام بالتنسيق المسبق لمهامه.

5. إقرار الموظف (Employee Declaration)

قسم يؤكد فيه الموظف على صحة معلوماته وقبوله لشروط الشركة:

• تعهد: جملة تفيد بأن الموظف يقر بصحة البيانات ويلتزم بسياسات الشركة، ويتعهد بتسليم المهام.
• توقيع الموظف والتاريخ: ضروري لجعل الطلب رسميًا.

6. جزء خاص بالاستخدام الرسمي (For Official Use Only)

هذا القسم يُملأ بواسطة المدير المباشر وإدارة الموارد البشرية:

• تاريخ استلام الطلب: لتتبع توقيت وصول الطلب للإدارة.
• الحالة: خيارات مثل (موافق عليه / مرفوض / مؤجل) ليتم تحديد نتيجة الطلب.
• السبب: مساحة لكتابة سبب الرفض أو التأجيل، إذا كان الطلب غير موافق عليه.
• عدد الأيام الموافق عليها: قد يختلف عن المطلوب في حال عدم الموافقة على كامل المدة.
• توقيع المدير المباشر وتاريخ الموافقة: الموافقة الأولية من المسؤول المباشر.
• توقيع مدير الموارد البشرية وتاريخ الموافقة: الموافقة النهائية من قسم الموارد البشرية، وتوثيق الإجازة في سجلات الموظف.
• ملاحظات: مساحة لأي تعليقات إضافية من الإدارة أو الموارد البشرية.

نصائح إضافية:

• الوضوح والبساطة: اجعل النموذج سهل الفهم والتعبئة.
• المرونة: صممه بحيث يمكن طباعته وتعبئته يدويًا، أو تعبئته إلكترونيًا (إذا كان ملفًا قابلاً للتعديل مثل Word).
• التوافق القانوني: تأكد من أن النموذج يتوافق مع نظام العمل السعودي وأي لوائح داخلية للشركة.

باتباع هذه الخطوات، يمكنك إنشاء نموذج إجازة سنوية احترافي ومنظم يلبي احتياجات شركتك.

‍

باحث عن عمل؟ اختر شركة تُقدّر وقتك... وتُنظّم إجازتك!

إن النماذج والجداول التي استعرضناها في هذا الدليل ليست مجرد أوراق إدارية، بل هي دليل ملموس على وجود نظام احترافي وبيئة عمل منظمة تحترم حقوق الموظفين وتقدر أهمية التوازن في حياتهم. عندما تبحث عن وظيفتك التالية، انظر إلى ما هو أبعد من الراتب والمسمى الوظيفي؛ ابحث عن هذه العلامات التي تدل على وجود شركة مستقرة وناجحة تهتم بموظفيها وتستثمر في بيئة عمل إيجابية.

في منصة صبار، نحرص على بناء شراكات مع أفضل الشركات في المملكة ضمن قطاعات حيوية كالتجزئة والمطاعم والضيافة والخدمات اللوجستية. هذه الشركات لا تبحث عن موظفين لملء الشواغر فحسب، بل تبحث عن مواهب لتستثمر فيها وتوفر لها بيئة عمل مثالية تضمن لهم النمو والتقدير. سجّل في صبار اليوم، واتخذ الخطوة الأولى نحو شركة لا تمنحك وظيفة فقط، بل تمنحك التقدير والتوازن الذي تستحقه.

خاتمة: نظام الإجازات الفعّال.. استثمار في الموظف والشركة معاً

في ختام هذا الدليل، يتضح أن إدارة الإجازات السنوية بشكل منظم وفعال هي حجر الزاوية في بناء علاقة صحية ومثمرة بين الشركة وموظفيها. إن تطبيق نظام موحد يعتمد على نماذج طلب واضحة، وجداول تخطيط استباقية، وسجلات متابعة دقيقة، ينقل الشركة من حالة الفوضى الإدارية إلى مستوى متقدم من الكفاءة التشغيلية والامتثال القانوني لنظام العمل السعودي. 

هذه الأدوات تضمن العدالة والشفافية في التعامل مع جميع الموظفين، وتسمح للمدراء بتخطيط موارد فرقهم بفعالية، وتمنح الموظفين الثقة في أن حقوقهم مكفولة ومحترمة.

إن الاستثمار في بناء هذا النظام ليس مجرد إجراء لتخفيف العبء عن قسم الموارد البشرية، بل هو استثمار مباشر في رأس المال البشري. الموظف الذي يحصل على إجازته المستحقة في الوقت المناسب ويعود وهو يعلم أن عمله كان في أيدٍ أمينة، هو موظف أكثر ولاءً وإنتاجية وإبداعًا. 

والشركة التي تسهل هذه العملية هي شركة تبني سمعة قوية كصاحب عمل مفضل في السوق. لذا، ابدأ اليوم في تطبيق هذه النماذج والأدوات، واجعل من إدارة الإجازات قصة نجاح تساهم في نمو شركتك ورضا موظفيك.