مهام وظيفة مراقبة التكاليف Cost Control

مهام وظيفة cost control أو مراقبة التكاليف لا غنى عنها في نجاح أي مشروع، فمن خلال هذه العملية، تتمكن المؤسسات من إبقاء نفقاتها تحت السيطرة، وتخصيص الموارد بكفاءة، واتخاذ قرارات مدروسة، ومن ثم تنفيذ مشاريعها ضمن الميزانية المحددة دون تجاوز، وتعزيز ربحية المشاريع، الأمر الذي يدفع أصحاب الأعمال إلى البحث عن محترفين في مراقبة التكاليف لضمان تحقيق تلك الأهداف بفعالية، وفي هذا المقال نسلط الضوء على مهام وظيفة مراقبة التكاليف.

مهام وظيفة مراقبة التكاليف Cost Control

تشير مراقبة التكاليف إلى العملية التي يتم من خلالها تخطيط نفقات الأعمال وإدارتها والتحكم بها وتنظيمها لضمان توافق الإنفاق مع الميزانيات الموضوعة والأهداف المالية للمؤسسة، وبالتالي فهي لا تقتصر على خفض التكاليف فحسب، بل تشمل الإنفاق بذكاء من أجل تقليل الهدر وتعزيز الكفاءة، دون المساس بالجودة أو الأداء، وهو ما يتطلب تنفيذ عدة مهام تشمل: 

إعداد الميزانيات والتخطيط المالي، متابعة ومراقبة المصروفات، استخدام أنظمة التحكم في التغييرات، تحليل الانحرافات، إدارة الوقت، تتبع القيمة المكتسبة، أتمتة اعتماد المصروفات، ضبط التكاليف وتحسين الكفاءة، إعداد التقارير المالية الدورية، التنبؤ بالتكاليف المستقبلية.

1- إعداد الميزانيات والتخطيط المالي

من أبرز مهام مراقبة التكاليف التي يتم تنفيذها عند البدء في مشروع جديد هي إعداد الميزانية، إذ يتم وضع معايير وميزانيات لكل قسم أو مشروع، بناءً على الأهداف المالية للمؤسسة، وتشير تلك المعايير إلى التكاليف والنفقات المتوقعة خلال فترة زمنية محددة، ومن خلالها يتعرف فريق العمل على حدود الإنفاق الواجب الالتزام بها، ويمكن الاعتماد عليها في مراقبة الإنفاق ومقارنته بالمخطط.

هناك عدة جوانب تؤخذ في الاعتبار عند إعداد الميزانية، تشمل عدد الموظفين المطلوبين، والموارد المالية والمادية والتقنية اللازمة، والمدة المتوقعة لإنجاز المشروع، مع ضرورة تخصيص هامش من الميزانية لمواجهة أي ظروف طارئة أو تكاليف غير متوقعة، مثل تطلب المشروع المزيد من الموارد أو استغراقه وقتًا أطول.

من خلال إعداد الميزانيات والتخطيط المالي، تتمكن المؤسسات من تصنيف النفقات وترتيبها حسب الأولوية، إذ يتم تخصيص الموارد للمبادرات التي يُعتقد أنها سوف تحدث تأثيرًا حقيقيًا، وتقليل الإنفاق مع باقي البنود، وهو ما يساعدها على تحقيق أهدافها في الوقت المناسب وبطريقة فعالة من حيث التكلفة، ويتوقف نجاح هذه المهمة على إشراك الموظفين وجميع أصحاب المصلحة في إعداد الميزانية، لضمان التزامهم بالتكاليف المحددة والعمل على تحسينها.

2- متابعة ومراقبة المصروفات

المهمة الأبرز في عملية مراقبة التكاليف هي متابعة ومراقبة جميع النفقات المرتبطة بالمشروع بشكل فوري، حتى يتسنى معرفة مدى التزام أعضاء الفريق بالميزانية، والكشف عن أي انحرافات عن الميزانية المُعتمدة واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة، مثل تخصيص المزيد من الموارد أو طلب وقت إضافي.

يمكن مراقبة المصروفات من خلال تحديد مراحل أو نقاط إنجاز رئيسية طوال فترة تنفيذ المشروع وعند كل مرحلة، ثم تقييم مستوى الإنفاق للتأكد من استمرار المشروع ضمن النطاق المحدد، كما يمكن تتبع النفقات عبر إصدار موافقة مسبقة على مصروفات الموظفين لإلغاء التأخير الناتج عن انتظار تقارير المصروفات، فضلًا عن تقصير فترات تقديم تقارير المصروفات، إذ يتم تقديمها أسبوعيًا بدلًا من شهريًا.

تفيد المراقبة الفورية للتكاليف في اكتشاف الفروقات بين المصاريف الفعلية والميزانية المحددة مبكرًا، وهو ما يتيح تصحيح المسار سريعًا قبل أن تتحول تلك الفروقات إلى مشكلات مالية تؤثر على استمرار المشروع أو تشكل ضغوطًا على مراحله النهائية، إضافة إلى أهمية هذه الخطوة في تحسين التدفق النقدي وتعزيز الشفافية.

اقرأ أيضًا: محاسبة التكاليف وإدارة التكاليف - دليل شامل

3- استخدام أنظمة التحكم في التغييرات

تتضمن وظيفة مراقبة التكاليف استخدام أنظمة التحكم في التغييرات، وهي عبارة عن مجموعة من الخطوات التي تُستخدم في إدارة التعديلات المطلوبة من قِبل أصحاب المصلحة خلال تنفيذ المشروع، وهو ما يساعد على الاستعداد لإجراء التغييرات على المشروع وتعديله، مما يمنع زحف النطاق، ويضمن متابعة جميع التعديلات التي تطرأ على المشروع ومن ثم تحديث الميزانية وفقًا لها.

وتتمثل خطوات إنشاء نظام للتحكم في التغييرات فيما يلي:

• طلب أحد أصحاب المصلحة إجراء تعديلات المشروع سواء كانت إضافة مخرجات جديدة له أو تمديد جدوله الزمني.

• قيام مدير المشروع بتقييم الطلب والمعلومات الواردة فيه، مثل الموارد المطلوبة، وتأثير التغيير، والجهة المختصة باتخاذ القرار.

• في حال اجتياز الطلب مرحلة التقييم، يتم الموافقة عليه أو رفضه من قِبل لجنة للتحكم في التغييرات، ثم إخطار الفريق بالقرار.

• تنفيذ التغيير المطلوب الذي غالبًا ما يتضمن تحديث الجداول الزمنية والمخرجات، وإبلاغ فريق العمل، مع تقييم نطاق المشروع للتأكد من عدم تأثير تلك التغييرات على الأهداف المتوقعة.

• بعد الانتهاء من تنفيذ التغيير وتوثيقه للرجوع إليه مستقبلًا، يتم إغلاق الطلب بشكل رسمي.

من خلال التحكم في التغييرات، تتمكن المؤسسة من التحكم في التكاليف، وتظل في حالة تأهب للتعامل مع أي انحرافات، وتتبع التغييرات وإدارتها بشكل منظم ضمن حدود الميزانية المعتمدة.

4- تحليل الانحرافات

يُعد تحليل الانحرافات في تكاليف المشروع من أبرز مهام وظيفة مراقبة التكاليف، وهي تشير إلى مقارنة التكاليف الفعلية والميزانيات المخططة للكشف عن مدى وجود تجاوز في الصرف، أو تحقيق وفورات، أو ظهور أوجه قصور وعدم كفاءة، والتعرف على أي فروقات، حتى يتسنى معرفة أسبابها سواء كانت ارتفاع أسعار، أو هدر، أو سوء تخطيط.

من خلال معرفة الأسباب الجذرية للانحرافات في المشاريع، يمكن الحصول على رؤى قيمة تفيد في تحسين مبادرات مراقبة التكاليف وضبطها بشكل أدق، وإعداد الميزانيات المستقبلية بشكل أفضل، وتعزيز عملية اتخاذ القرار.

مع خدمات صبّار يمكنك توظيف الكفاءات والمواهب المتخصصة في محاسبة التكاليف، القادرين على تحليل الإنفاق، وتقليل الهدر، وضمان تحقيق أهدافك المالية بدقة واحترافية. 

اقرأ أيضا: مهام وظيفة credit controller

5- إدارة الوقت

تتضمن عملية مراقبة التكاليف إدارة الوقت، فكلما زادت المدة التي يستغرقها تنفيذ المشروع، زادت تكلفته الإجمالية، نتيجة الاستمرار في استخدام المواد والموظفين لإكماله، الأمر الذي يجعل إدارة الوقت عملية ضرورية لضمان الالتزام بالجدول الزمني المخطط للمشروع، ومن ثم الحفاظ على ميزانيته المُعتمدة.

هناك العديد من الاستراتيجيات التي يمكن تنفيذها في إدارة الوقت بكفاءة ومساعدة أعضاء الفريق على تنفيذ مهامهم ضمن الوقت المحدد، تشمل:

• تقسيم الوقت: تنطوي هذه الاستراتيجية على تحديد أهداف زمنية محددة لإنجاز المهام.

• حجز الوقت: في هذه الاستراتيجية يتم تخصيص فترات زمنية محددة في الجدول الزمني لعدة مهام متشابهة بدلًا من تخصيص وقت لكل مهمة على حدة.

• طريقة بومودورو: تنطوي على تقسيم وقت العمل إلى فترات منتظمة بينها فترات راحة قصيرة ثم تزيد مع الوقت.

• البدء بالأصعب: في هذه الاستراتيجية يتم تنفيذ المهام الكبيرة أو المعقدة أولًا، ثم تنفيذ المهام الأقل أهمية.

• مبدأ باريتو: تشير هذه الاستراتيجية إلى إنجاز الجزء الأكبر من المهام بسرعة، حتى يتسنى التفرغ للجزء المتبقي الذي يحتاج إلى المزيد من الوقت والجهد.

• إنجاز المهام: في هذه الاستراتيجية يتم تدوين جميع المهام المطلوب إنجازها للتركيز على التنفيذ وليس تذكر المهام.

6- تتبع القيمة المكتسبة

يُعد استخدام القيمة المكتسبة من المهام المهمة لمراقبة التكاليف ووسيلة فعالة لقياس مدى الالتزام بالميزانية، وتشير هذه القيمة إلى مقدار العمل المُنجز بالفعل في المشروع، ويتم متابعتها عن طريق ضرب نسبة العمل الذي تم إنجازه في ميزانية المشروع، وبالتالي يمكن معرفة مدى النجاح في تنفيذ المشروع وفقًا للخطة الموضوعة.

تتم عملية تتبع القيمة وفقًا لخطوات منهجية وهي: تحديد نسبة اكتمال كل مهمة في المشروع، ثم تحديد الميزانية المعتمدة لتنفيذ العمل المخطط، ثم تحديد التكلفة المدرجة في الميزانية للعمل المنجز فعليًا لمعرفة القيمة المُكتسبة، يليها تحديد المبلغ المُنفق بالفعل على العمل المُنجز لمعرفة التكلفة الفعلية، ثم طرح التكلفة الفعلية من القيمة المكتسبة لمعرفة انحراف التكلفة، بعد ذلك يتم تجميع النتائج وتحليلها.

يشير مؤشر انحراف التكلفة إلى مدى الالتزام بتنفيذ المشروع ضمن الميزانية المُعتمدة، فإذا كان هذا المؤشر سالب، فهذا يعني تجاوز المشروع ميزانيته، وغياب الكفاءة في استخدام الموارد.

7- أتمتة اعتماد المصروفات

هناك العديد من برامج إدارة المصروفات الحديثة التي تتيح اعتماد مصروفات المشروع إلكترونيًا ومن ثم تبسيط سير العمل، من خلال وضع حد أقصى لمبالغ الصرف، وتقييد أو حظر الإنفاق في فئات محددة، وتحديد حدود للإنفاق على مستوى الفرد، أو القسم، أو المورد.

من خلال أتمتة تقارير المصروفات وعمليات اعتمادها، يمكن لجميع أصحاب المصلحة والمشاركين في المشروع توفير الوقت في تقديم التقارير ومراجعتها واعتمادها، مما يتيح لهم العودة بسرعة إلى مهامهم الأساسية والتركيز على تحقيق النمو ودفع الأعمال إلى الأمام.

تعرف على: مهام محاسب التكاليف

8- ضبط التكاليف وتحسين الكفاءة

من أساسيات مراقبة التكاليف، اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة عند الكشف عن انحرافات سلبية في الميزانية، تشمل تلك الإجراءات خفض المصروفات غير الضرورية، أو إعادة التفاوض على عقود الموردين، أو تحسين العمليات التشغيلية، أو تحسين تخصيص الموارد، أو تقليل الهدر في المواد والطاقة، أو اقتراح بدائل أقل تكلفة بنفس الجودة.

من خلال تلك الإجراءات، يمكن إعادة الإنفاق إلى المسار الصحيح، والحد من المزيد من الانحراف عن الميزانية، وبقاء الخطة المالية سليمة، دون المساس بالكفاءة التشغيلية أو الأهداف الطويلة الأجل للمؤسسة، مع كفاءة التكاليف على المدى الطويل واستدامة الأعمال.

تحكم بتكاليف شركتك بذكاء مع صبّار التي توفر لك خبراء في محاسبة التكاليف لتعزيز ربحيتك وتقليل الهدر المالي.

 

9- إعداد التقارير المالية الدورية

ثمة مهمة أساسية لعملية مراقبة التكاليف وهي إعداد تقارير تكاليف دورية، توفر لمدير المشروع البيانات والرؤى القيمة التي يعتمد عليها في اتخاذ القرارات التي تحافظ على سير المشروع وفق المخطط، وتتنوع تلك التقارير ما بين تقارير التكاليف الشهرية أو الأسبوعية، تقارير مقارنة الميزانية بالمصروفات الفعلية، تقارير تحليل الأداء المالي للمشاريع، تقارير توقعات التكاليف المستقبلية.

يمكن إجراء تعديلات على تلك التقارير بناءً على طرق عرض التكاليف المختلفة، من خلال تصور العمل المنجز مقارنة بالميزانية المصروفة أو ما يُعرف بتتبع القيمة المكتسبة، مما يتيح تحليل إنتاجية المشروع بشكل دقيق، كما يمكن إجراء تحليلات مختلفة اعتمادًا على الفاصل الزمني المطلوب أو حسب نوع النشاط المحدد.

هل تبحث عن وظيفة في مجال محاسبة التكاليف تتيح لك تطوير مهاراتك المالية والانطلاق بمسيرتك المهنية؟ يمكنك تصفح صبّار التي تنشر أفضل الفرص الوظيفية في هذا التخصص، مع الحصول على نتيجة سريعة عبر اختيار المدينة والقسم ونوع العقد والجنسية لتضييق نطاق البحث.

10- التنبؤ بالتكاليف المستقبلية

عند تنفيذ عملية مراقبة التكاليف، يتم التنبؤ بالتكاليف المستقبلية، بهدف توقع الإنفاق المستقبلي بحيث يمكن اتخاذ القرارات الصحيحة لضمان الالتزام بالميزانية وتحقيق الربحية، وهو ما يتطلب إعداد توقعات دقيقة للتكاليف القادمة باستخدام المعدلات الحالية للإنفاق لتقدير ما سيُنفق في المراحل المتبقية من المشروع، وتحليل السيناريوهات للتكاليف المستقبلية بناءً على احتمالات التأخيرات أو التغييرات في نطاق المشروع، وارتفاع أسعار المواد أو العمالة، والتغييرات التشغيلية أو تحسين الكفاءة، حتى يتسنى اتخاذ إجراءات احترازية.

كما يشمل التنبؤ بالتكاليف المستقبلية التحقق من عقود الموردين أو المقاولين لتحديد أي تكاليف مستقبلية ثابتة أو متغيرة، ومراقبة التكاليف بشكل دوري وتحديث التوقعات حسب البيانات الجديدة.

صبّار وجهتك لتوظيف الكفاءات في مراقبة التكاليف

هل تبحث عن محترفين متميزين في محاسبة التكاليف لضمان نمو شركتك واستقرارها المالي؟

نحن في صبّار نساعدك على توظيف الكفاءات القادرة على تقييم وتحليل دقيق للنفقات والموازنات، وتطوير استراتيجيات تقليل الهدر وتحسين الربحية، والعمل بكفاءة مع فريقك المالي.

مهما كانت متطلباتك من المرشحين بإمكان صبّار تلبيتها في الحال، سواء كنت تسعى لتوظيف سعوديين أو أجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، تصل إليك أسماء أكثرهم توافقًا مع متطلباتك، لتضمن تنفيذ عملية التوظيف في وقت قياسي.

 

الخاتمة:

وظيفة مراقبة التكاليف تهدف بشكل رئيسي إلى ضبط الميزانيات والتحكم في الإنفاق لضمان الالتزام بالأهداف المالية للمؤسسة. تبدأ المهام بإعداد الميزانيات للمشاريع والأقسام المختلفة، مع مراعاة الموارد اللازمة والمدة الزمنية والمخاطر المحتملة، لضمان تخصيص الموارد بشكل فعال وتقليل الهدر. 

ثم تأتي مرحلة متابعة المصروفات وتحليل الانحرافات بين التكاليف الفعلية والمخططة للكشف عن أي تجاوزات أو وفورات، مع استخدام أدوات مثل نظم التحكم في التغييرات والقيمة المكتسبة لمتابعة تقدم العمل وضمان الالتزام بالميزانية. ويشمل العمل أيضًا إدارة الوقت لضمان إنجاز المهام ضمن الجدول الزمني، وأتمتة عمليات اعتماد المصروفات لتوفير الوقت وتحسين الكفاءة التشغيلية.

إضافة لذلك، يقوم مراقب التكاليف باتخاذ الإجراءات التصحيحية لتحسين الكفاءة وتقليل الهدر، مثل إعادة التفاوض على العقود، تحسين العمليات، وضبط توزيع الموارد، مع إعداد تقارير مالية دورية وتحليل الأداء المالي لتوفير بيانات دقيقة لدعم اتخاذ القرار. 

كما يشمل دوره التنبؤ بالتكاليف المستقبلية لتوقع الإنفاق المحتمل واتخاذ الاحتياطات اللازمة لضمان الالتزام بالميزانية وتحقيق الربحية، مما يساهم في استدامة الأعمال وتعزيز الفعالية المالية للمؤسسة على المدى الطويل.