مهام وظيفة credit control أو مراقبة الائتمان عناصر أساسية تعتمد عليها مختلف المؤسسات في إدارة ديونها بكفاءة والحفاظ على استقرارها المالي، فمن خلال هذه الوظيفة تقيم المؤسسات بيانات العملاء عند تحديد ما إذا كانوا مؤهلين للحصول على قروض، وتتابع حسابات الائتمان الخاصة بالعملاء وإرسال تذكيرات دورية بالمبالغ المستحقة، وبالتالي تحدد العملاء الذين يلتزمون بالسداد في الوقت المحدد وتقرر استمرارها في منحهم الائتمان المطلوب، وفي هذا المقال نسلط الضوء على مهام مراقبة الائتمان.
مهام وظيفة Credit Control
مراقبة الائتمان هي العملية الاستراتيجية التي تعتمدها المؤسسات في تحصيل المدفوعات من عملائها في الوقت المناسب، فمن خلالها يتم مراقبة وتنظيم حجم الائتمان الذي تمنحه المؤسسة للعملاء أو الموردين، بهدف عدم تعرضها لمشكلات في التدفق النقدي نتيجة تأخر السداد أو التعثر في الدفع، وهو ما يتطلب تنفيذ عدة مهام تشمل:
تقييم الجدارة الائتمانية، وضع شروط وسياسات الدفع، إصدار الفواتير وإدارة الحسابات، تحصيل المدفوعات من العملاء، متابعة المدفوعات المتأخرة، اتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة، تسوية دفتر حسابات العملاء، إدارة الديون المعدومة، إعداد التقارير، وضع ومراجعة سياسة وإجراءات الائتمان، التعاون مع الأقسام الأخرى وأصحاب المصلحة، الإشراف على الموظفين المبتدئين.
1- تقييم الجدارة الائتمانية
أول مهمة يتم تنفيذها في عملية مراقبة الائتمان، تلقي طلبات الائتمان المقدمة من العملاء الحاليين أو المُحتملين أو الموردين، ودراستها وتقييمها وفقًا لمعايير وسياسات الائتمان المعتمدة في المؤسسة، وذلك للتأكد من مدى قدرة مقدم الطلب على السداد في الوقت المناسب، إذ تتجنب المؤسسات التعامل مع عملاء جدد ومنحهم قروضًا دون التحقق من المخاطر المُحتملة التي قد تسبب خسائر مستقبلية.
يتم تقييم الجدارة الائتمانية بفحص التاريخ الائتماني للعميل باستخدام مصادر متعددة مثل التقارير الائتمانية، والمراجع، وكشوف الحسابات البنكية، وغيرها، إذ تحدد تلك البيانات قيمة الائتمان الممنوح أو شروط الدفع المناسبة، فإذا كان لدى العميل سجل جيد في الالتزام بالسداد في المواعيد المحددة، يقل مستوى المخاطر، أما إذا كان سجله الائتماني أقل جودة، فهذا لا يعني استبعاده تمامًا، بل يمكن تعديل العرض بما يتناسب مع وضعه، مثل طلب دفعة مقدمة قبل بدء التعامل.
ومن المعايير الأخرى في تقييم الجدارة الائتمانية، المراجع، والضمانات، والرهون، والمعلومات الإضافية، وبناءً على هذا التقييم، يتم قبول أو رفض طلبات الائتمان وتحديد الحدود الائتمانية، وفترات السداد، والشروط المناسبة للعملاء أو الموردين.
صبار هي المنصة المحلية الرائدة للتوظيف في السعودية
أكبر وجهة للباحثين عن العمل والشركات للتوظيف في مختلف القطاعات حيث تضم ما يقرب من مليون باحث عن عمل وآلاف الشركات
ابدأ الآن مع صبار!
2- وضع شروط وسياسات الدفع
بعد التحقق من قدرة العميل الحالي أو المحتمل على سداد الائتمان في الوقت المحدد، يتم الاتفاق مع العميل على شروط وأحكام الائتمان، إذ يتم تحديد إجراءات تقييم الائتمان وفتح الحسابات، وأقصى مبلغ ائتماني يمكن منحه لكل عميل بناءً على مستوى المخاطر الخاص به، وخطط السداد، وآلية الإبلاغ عن الاستفسارات واعتماد إشعارات الدائن، ورسوم التأخير، وإجراءات تحصيل الحسابات المتأخرة، وحالات إيقاف التسليم أو تقديم الخدمات، وما هي الإجراءات القانونية التي يحق للمؤسسة اتخاذها في حال التأخير عن السداد وفقًا للموعد المُتفق عليه.
يعمل فريق مراقبة الائتمان على إعداد هذه الوثيقة التي تُسمى سياسة الائتمان وكذلك تنفيذها والالتزام بها ومراجعتها بشكل دوري، وهي وسيلة فعّالة للحد من مشكلات السداد المحتملة، كما أن تحديد رسوم التأخير والغرامات بوضوح يساعد العملاء على فهم ما سيترتب عليهم في حال عدم السداد في الموعد المحدد، وهو ما يجنب أي تأخير أو نزاعات.
توفر لك صبّار للتوظيف أفضل الكفاءات في مراقبة الائتمان، القادرين على متابعة حسابات العملاء، إصدار الفواتير، ومتابعة التحصيل بكفاءة عالية.
3- إصدار الفواتير وإدارة الحسابات
المهمة الثالثة التي يتولى فريق مراقبة الائتمان تنفيذها هي إعداد وإرسال الفواتير وكشوف الحساب إلى العملاء، سواء إلكترونيًا أو عبر البريد أو من خلال المراسلات الخطية، أو الإجراءات القانونية، وهي الفواتير التي ينبغي التحقق من صحتها ودقتها وتوافقها مع الشروط والأحكام المتفق عليها قبل إصدارها، مع تضمين جميع المعلومات المهمة مثل المبلغ المستحق، وتاريخ الاستحقاق، ووسائل الدفع المتاحة، لضمان سرعة السداد وتقليل أي لبس أو نزاعات.
ولا تتوقف هذه المهمة عند إصدار الفواتير فحسب، بل ينبغي متابعتها باستمرار، والتأكد من تسجيلها وأرشفتها بشكل صحيح، مع المتابعة الدقيقة لحسابات العملاء لمراقبة حالة السداد، وتذكيرهم بالتزاماتهم والعواقب المترتبة على عدم السداد.
اقرأ أيضًا: مهام محصل ديون Debt Collector
4- تحصيل المدفوعات من العملاء
يقع على عاتق فريق مراقبة الائتمان مهمة متابعة العملاء ومراقبة سدادهم لفواتيرهم في الوقت المحدد وبالكامل، وذلك باستخدام مختلف وسائل التواصل مثل المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والمراسلات الخطية، لتذكير العملاء بمواعيد الاستحقاق والمبالغ المستحقة.
وفي حال وجود تأخير أو صعوبة في سداد المبلغ المُتفق عليه، يتفاوض مراقب الائتمان مع العميل، ويقترح عليه حلولًا مناسبة مثل خطط السداد، أو الخصومات، أو تمديد مهل الدفع، وهو ما يتطلب الحفاظ على تواصل منتظم مع العملاء المتأخرين في السداد لضمان تحصيل المستحقات في أقرب وقت ممكن.
وتشمل هذه المهمة التعامل مع استفسارات أو شكاوى العملاء المتعلقة بالفواتير أو المدفوعات، والعمل على حلها بأسلوب مهني ولائق.
اقرأ أيضا: مهام وظيفة cost control
5- متابعة المدفوعات المتأخرة
يُعد تأخر العميل أو تعثره عن سداد المبلغ المطلوب في موعده المُحدد سلفًا أو وفق خطة السداد المتفق عليها، من الحالات الشائعة التي يقابلها قسم مراقبة الائتمان، وهنا يتجلى دوره في التواصل مع العميل لمعرفة أسباب عدم السداد أو التأخر فيه.
قد يكون سبب التأخر في الدفع وجود مشكلات مثل جودة المنتج أو الخدمة، أو مشكلات التسليم، أو أخطاء الفواتير أو المدفوعات، أو الصعوبات المالية، وهي المشكلات التي يتعين على مراقبة الائتمان العمل على معالجتها، لضمان استرداد المدفوعات المتأخرة وتقليل الديون المعدومة والخسائر المحاسبية على المؤسسة.
اطلع على: الوصف الوظيفي للمحصل المالي Financial Collector بالعربي والإنجليزي وأهم المهام والمهارات
6- اتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة
في حال استمرار العميل عن التأخر في سداد المدفوعات أو مخالفة الشروط والأحكام الواردة في اتفاقية الائتمان، يستخدم قسم مراقبة الائتمان صلاحياته في اتخاذ الإجراءات القانونية، وإحالة حالة التأخر إلى وكالة تحصيل ديون أو إلى محامٍ، أو البدء في إجراءات التقاضي أمام المحاكم.
ولا تتوقف مهمة مراقبة الائتمان عند هذه الخطوة، بل يقوم القسم بمتابعة سير الإجراءات القانونية ونتائجها، والعمل على استرداد المبالغ المستحقة وأي تكاليف أو رسوم تكبدتها المؤسسة، وفي حال حدوث أي مستجدات، يتم تحديث السجلات والتقارير الائتمانية الخاصة بالعملاء.
استفد من خدمات صبّار ووظّف خبراء مراقبة الائتمان المؤهلين لإدارة حسابات العملاء، وتحسين تحصيل المستحقات، وتقليل الديون المشطوبة.
7- تسوية دفتر حسابات العملاء
من المهام الأساسية لوظيفة مراقبة الائتمان، إجراء مراجعات منتظمة لدفتر حسابات الذمم المدينة، وهو عبارة عن سجل يحتوي على جميع معاملات وأرصدة العملاء، ويتم تسويته مع كشوف الحسابات البنكية ودفتر الأستاذ العام، والتأكد من عدم وجود أي فروقات أو أخطاء.
ومن خلال مراقبة دفتر حسابات العملاء، يضمن قسم مراقبة الائتمان متابعة المدفوعات المتأخرة والانتباه مبكرًا للديون المتراكمة المحتملة.
اقرأ أيضا: مهام وظيفة housekeeping
8- إدارة الديون المعدومة
يدير قسم مراقبة الائتمان الديون المعدومة من خلال مجموعة من الإجراءات والسياسات المصممة لتقليل الخسائر وضمان تحصيل المستحقات بأكبر قدر ممكن من الكفاءة، إذ يراقب الحسابات المدينة بشكل دوري لتحديد الفواتير غير المدفوعة منذ فترة طويلة، وفي حال اتخاذ الإجراءات اللازمة واستمرار عدم الدفع، يتم تحويل هذه الديون إلى قسم التحصيل أو الاستعانة بوكالات تحصيل خارجية، وإدخالها في سجلات المؤسسة على أنها مخصص الديون المعدومة.
ويعمل قسم مراقبة الائتمان على تنفيذ استراتيجيات لتقليل الديون المعدومة والمبالغ المشطوبة، يشمل ذلك تحديد العملاء ذوي المخاطر العالية، وتطبيق إجراءات ضبط الائتمان، والتعاون مع الأقسام الأخرى للتخفيف من الخسائر المحتملة.
اكتشف المزيد حول: الوصف الوظيفي لرئيس قسم التحصيل Head of Collection وأهم المهام والمهارات
9- إعداد التقارير
تشمل مهام مراقبة الائتمان، إعداد وتقديم تقارير دورية حول حالة وأداء الذمم المدينة، مثل تقارير أعمار الديون، ونسبة التحصيل، وقائمة التدفقات النقدية، ومخصص الديون المعدومة، ومعدل استرداد الديون، والتعرض الائتماني، وغيرها من التقارير ذات الصلة.
تفيد هذه التقارير في توفير رؤى حول الأداء العام للائتمان، وتحديد مخاطر الائتمان المحتملة أو المجالات التي تحتاج إلى تحسين، حتى يتسنى للمؤسسة وضع طرق الحد من المخاطر، وتوقع التدفقات النقدية المستقبلية الداخلة والخارجة لها، وتخطيط ميزانية التدفقات النقدية بناءً على ذلك.
10- وضع ومراجعة سياسة وإجراءات الائتمان
يُعد وضع ومراجعة سياسة وإجراءات الائتمان الخاصة بالمؤسسة من أبرز مهام وظيفة مراقبة الائتمان، إذ يشارك الفريق في تطوير وتنفيذ هذه السياسة التي تحدد القواعد والمعايير لمنح وإدارة الائتمان للعملاء، من خلال تحديد أهداف السياسة، مثل الحد من الديون المعدومة، وضمان التدفق النقدي المستقر، وصياغة الشروط والإجراءات.
كما يقوم قسم مراقبة الائتمان بإجراء مراجعات وتحديثات على سياسة الائتمان سواء في الشروط، أو حدود الائتمان، أو إجراءات التحصيل، وذلك بشكل دوري بناءً على بيانات الأداء، أو تغييرات السوق، أو تحولات سلوك العملاء، لضمان فعاليتها وكفاءتها وامتثالها للقوانين واللوائح ذات الصلة.
إذا كنت تبحث عن فرصة عمل في مجال الائتمان والمخاطر المالية، صبّار للتوظيف هي وجهتك المثالية، إذ ننشر أحدث الوظائف الشاغرة لمراقبي الائتمان، سجل الآن لتبدأ رحلة مهنية مثمرة.
11- التعاون مع الأقسام الأخرى وأصحاب المصلحة
ترتبط مهام وظيفة مراقبة الائتمان بمهام مجموعة من الأقسام الأخرى بالمؤسسة، الأمر الذي يفرض على الفريق التواصل والتنسيق مع تلك الأقسام، مثل قسم المبيعات لتقييم قدرة العملاء على السداد والتأكد من عدم تجاوز حدود الائتمان وتحديد شروط الدفع، والإدارة المالية لضمان توافق سياسة الائتمان مع أهداف المؤسسة العامة، وقسم المحاسبة لمطابقة الحسابات، والإدارة القانونية عند وجود نزاعات أو تعثرات.
ومن أشكال التنسيق بين مراقبة الائتمان وباقي الأقسام، تبادل المعلومات والإرشادات والنصائح، وطلب الآراء والملاحظات بشأن المسائل المتعلقة بالائتمان، مع عقد اجتماعات أو عروض تقديمية تتعلق بقضايا أو قرارات ائتمانية.
12- الإشراف على الموظفين المبتدئين
في قسم مراقبة الائتمان، يتم تدريب والإشراف على الموظفين المبتدئين في أداء مهامهم الخاصة بمراقبة الائتمان، من خلال تفويض بعض المهام والمسؤوليات إليهم، ومتابعة وتقييم أدائهم، وتزويدهم بالتوجيه والتغذية الراجعة أو الإرشاد المهني، ومساعدتهم على تطوير مهاراتهم ومعرفتهم في هذا التخصص.
كما تتضمن هذه المهمة، مراقبة مدى متابعة الموظفين الجدد السياسات بشكل صحيح لتجنب المخاطر المالية، مع مراجعة سجلات التحصيل، تأكيد توثيق أي اتفاقيات أو مراسلات مع العملاء، وإعداد تقارير عن تقدم الموظفين.
صبار هي المنصة المحلية الرائدة للتوظيف في السعودية
أكبر وجهة للباحثين عن العمل والشركات للتوظيف في مختلف القطاعات حيث تضم ما يقرب من مليون باحث عن عمل وآلاف الشركات
ابدأ الآن مع صبار!
صبّار بوابتك للوصول إلى المواهب في مراقبة الائتمان
ندرك في صبّار أن إدارة الائتمان بشكل دقيق أمر حيوي لاستقرار التدفقات النقدية، لذلك نقدم لك حلول وخدمات احترافية تمكنك من توظيف نخبة من أفضل مراقبي الائتمان المحترفين، الذين يمتلكون مهارات التقييم المالي، وتحليل المخاطر، وإدارة الديون المعدومة، لحماية أصول شركتك وتعزيز الكفاءة التشغيلية.
تلبي صبّار جميع احتياجاتك بفضل امتلاكها قاعدة بيانات ضخمة للمرشحين السعوديين والأجانب، المؤهلين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، مع ضمان تنفيذ عملية التوظيف في وقت قياسي.
الخاتمة:
تتضمن مهام مراقبة الائتمان تقييم الجدارة الائتمانية للعملاء الحاليين والمحتملين، وذلك عبر دراسة طلبات الائتمان وفحص التاريخ المالي والسجلات البنكية والمراجع، بهدف تحديد قدرة العميل على السداد وتقليل المخاطر المالية.
كما يشمل عمل المراقب وضع شروط وسياسات الدفع المناسبة، إعداد وإصدار الفواتير ومتابعة الحسابات، والتواصل المستمر مع العملاء لضمان تحصيل المستحقات في الوقت المحدد. بالإضافة إلى ذلك، يقوم مراقب الائتمان بمتابعة المدفوعات المتأخرة، التفاوض مع العملاء بشأن خطط السداد، واتخاذ الإجراءات القانونية عند الضرورة لضمان حماية مصالح المؤسسة.
كما يشمل الدور إدارة الديون المعدومة من خلال مراقبة الحسابات بشكل دوري وتطبيق استراتيجيات لتقليل الخسائر، بالإضافة إلى تسوية دفاتر حسابات العملاء وإعداد التقارير الدورية حول الأداء الائتماني والتدفقات النقدية ومعدلات التحصيل.
ويعمل فريق مراقبة الائتمان بشكل متواصل على مراجعة وتحديث سياسات وإجراءات الائتمان بما يتوافق مع الأداء واللوائح القانونية، مع التنسيق مع الأقسام الأخرى مثل المبيعات، المحاسبة، والإدارة القانونية، والإشراف على الموظفين المبتدئين لضمان الالتزام بالمعايير وتطوير مهاراتهم في هذا المجال الحيوي.
