مهام محصل ديون من الوظائف الحيوية التي تساعد على تعزيز الاستقرار المالي لجميع المؤسسات، إذ يتولى شاغل هذا الدور متابعة تحصيل المستحقات المالية لدى العملاء وضمان سدادها في المواعيد المحددة، ومن خلال أداء هذه المهام بكفاءة واحترافية، يسهم محصل الديون في تحسين التدفق النقدي، وتقليل مخاطر التعثر المالي، ودعم استدامة الأعمال، وفي هذا المقال نوضح ما هي مهام محصل الديون.
مهام محصل ديون Debt Collector
يلعب محصل الديون دورًا بالغ الأهمية في الحفاظ على الاستقرار المالي للمؤسسات وسيولتها المالية، من خلال استرداد الأموال من المدينين الذين لديهم حسابات متأخرة، أو قروض غير مدفوعة، أو ديون أخرى، فهو الشخص المنوط به متابعة المستحقات، والتحقق من الديون، والتواصل مع المدينين، وإرسال تذكيرات وإشعارات الدفع، كما يقوم بالتفاوض على خطط السداد، والرد على الاستفسارات، والحفاظ على السجلات والوثائق، وتحقيق الامتثال القانوني، والتعاون مع المستشارين القانونيين، فضلًا عن إعداد التقارير، وتحليل البيانات.
مهام محصل الديون
1- متابعة المستحقات
يُعد محصل الديون هو المسؤول عن مراقبة الحسابات المدينة وجميع الفواتير المستحقة للعملاء وتحديد المبالغ التي لم يتم دفعها في المواعيد المحددة، كما يقوم بتحديد المتأخرات من خلال تصنيف العملاء حسب مدة التأخر في السداد.
ويبدأ محصل الديون مهامه بمراجعة كشوف حسابات العملاء والفواتير المستحقة، ثم تصنيف الديون إلى حديثة أو متأخرة أو متعثرة، قبل تواصله مع العملاء للتفاوض على خطة الدفع.
2- التحقق من الديون
يتحقق محصل الديون من المبالغ المُستحقة للمؤسسة، عن طريق مراجعة سجلات الديون والتأكد من دقة المعلومات الواردة بها التي تشمل اسم الدائن الأصلي، مبلغ الدين، معلومات الحساب ذات الصلة، وسجل المدفوعات، والفوائد المطبقة، وأي رسوم أخرى.
كما يتحقق محصل الديون من وجود عقد أو اتفاق رسمي يثبت العلاقة المالية، وكذلك الفواتير الصادرة، أوامر البيع، سندات التسليم، أو محاضر الاستلام، للتأكد من استلام السلعة بالفعل، ومن دقة المبالغ والتواريخ والأرقام، ثم يطابق بيانات الدين مع سجلات قسم الحسابات أو النظام المحاسبي للتأكد من تسجيل الدين بشكل صحيح.
وتفيد هذه المهمة عند المدين على صحة الدين أو طلب التحقق منه، إذ يقدم المحصل الوثائق التي تتضمن معلومات واضحة ودقيقة عن الدين.
تعاون مع صبّار ووظف أفضل المتخصصين في تحصيل الديون الذين يضمنون استرداد مستحقاتك بسرعة وبأسلوب يحترم القوانين ويحمي سمعة الشركة.
3- التواصل مع العملاء والمدينين
تشمل مهام محصل الديون التواصل مع العملاء والمدينين عبر مختلف قنوات الاتصال، مثل المكالمات الهاتفية، أو الرسائل، أو البريد الإلكتروني، أو الزيارات الشخصية، من أجل إبلاغهم بالديون المُستحقة لصالح المؤسسة التي يعمل بها، وفتح قناة للتفاوض والمتابعة.
ويستخدم محصل الديون مهاراته في الاتفاق على خطط السداد وجدولة الدفع المرنة وشرحها بوضوح بطريقة تضمن رضا الطرفين، مع تشجيع المدينين على السداد بطريقة مهذبة ومهنية، والعمل على بناء علاقات إيجابية معهم.
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي للمحصل المالي Financial Collector بالعربي والإنجليزي وأهم المهام والمهارات
4- إرسال تذكيرات وإشعارات الدفع
محصل الديون هو الشخص المسؤول عن إرسال إشعارات الدفع للمدينين، سواء عن طريق الرسائل النصية، أو المكالمات الهاتفية، أو رسائل البريد الإلكتروني، إذ تتضمن تلك الإشعارات تاريخ الدفع والمبلغ المُستحق، ويتم إرسالها قبل وبعد تاريخ الاستحقاق.
في حال عدم استجابة المدينين لإشعارات الدفع، يقوم محصل الديون بإرسال خطاب طلب رسمي يوضح فيه المبلغ المستحق وتاريخ الاستحقاق.
5- التفاوض على خطط السداد
قد يكون المدين غير قادر على سداد المبلغ المُستحق بالكامل في المواعيد المُتقق عليها مسبقًا، وهنا يأتي دور محصل الديون الذي يطور خطط دفع مناسبة وفقًا للظروف المالية للمدين، مع تضمينها بالشروط المرنة لزيادة احتمالية استرداد الدين، مع توثيق أي اتفاقية سداد وتوقيعها من كلا الطرفين.
عند التأخر في سداد الدين، يجد محصل الديون أربعة أنواع من المدينين، وهم راغب وقادر، وراغب وغير قادر، وغير راغب وقادر، وغير راغب وغير قادر، وفي تلك الحالات، يقوم محصل الديون بتحديد نوع كل مدين ووضع استراتيجية تحصيل مناسبة لكل حالة، مع استخدام مهاراته في التفاوض والتواصل الفعال، وتقنيات إقناع مختلفة لضمان استرداد الدين حتى في الحالات المعقدة.
6- تقديم المعلومات والرد على الاستفسارات
تتضمن مسؤوليات محصل الديون تزويد المدينين بجميع المعلومات المتعلقة بالديون المُستحقة عليهم، من خلال شرح شروط الدين بالكامل والإجابة عن أي استفسارات تتعلق بالمبلغ المستحق وخطط السداد، وإرشادهم خلال عملية التسوية وتوضيح العواقب القانونية لعدم السداد، حتى يكون كل مدين على دراية كاملة بمسؤولياته والتزاماته تجاه المؤسسة.
كما يتولى محصل الديون مهمة معالجة النزاعات والاختلافات بشكل ودي في حال اعتراض المدين على الدين أو أثار مخاوف بشأن صحته، ومراجعة المستندات ذات الصلة وتقديم المعلومات الدقيقة التي يحتاجها.
يمكنك الاعتماد على صبّار في توظيف محصّلي ديون متخصصين قادرين على حماية تدفقك النقدي ومنع الخسائر الناتجة عن الديون المعدومة.
7- الحفاظ على السجلات والوثائق
تقع على عاتق محصل الديون مهمة الحفاظ على السجلات التي توثق كل خطوة من خطوات العمل وتتضمن جميع التفاعلات والاتفاقيات والمدفوعات، وكذلك الاتصالات والإجراءات التي تم اتخاذها في أثناء عملية التحصيل، وفقًا لمتطلبات حماية البيانات.
ويتولى محصل الديون مهمة الحفاظ على سرية تلك السجلات من خلال الالتزام بأعلى معايير الأمن والخصوصية، لضمان عدم استغلالها بشكل خاطئ، إذ تُعد السجلات والوثائق مرجعًا عند حدوث أي نزاع أو اتخاذ إجراء قانوني، لأنها توفر حماية لكل من الدائنين والمدينين.
8- ضمان الامتثال للقوانين
تكلف المؤسسات محصل الديون بمسؤولية الالتزام بالقوانين واللوائح المنظمة لعمليات تحصيل الديون، من خلال التأكد من توافق الإجراءات المُتبعة والاتصالات التي تُجرى مع العملاء مع الإرشادات القانونية، بما في ذلك ضوابط الإفصاح عن تفاصيل الدين، القيود المفروضة على التواصل مع المدينين في أوقات معينة، تحصيل الديون باتباع الممارسات العادلة والأخلاقية، مما يجنب المؤسسة أي عواقب قانونية ناتجة عن مخالفة تلك القوانين.
تعرف على: الوصف الوظيفي لرئيس قسم التحصيل Head of Collection وأهم المهام والمهارات
9- التعاون مع المستشارين القانونيين
إذا قررت المؤسسة البدء في اتخاذ الإجراءات القانونية ضد المدينين المتأخرين عن سداد مستحقاتها، فإن مهمة محصل الديون في هذه الحالة هي التعاون مع المستشارين القانونيين ومديري القضايا خلال تنفيذ تلك الإجراءات، وتزويدهم بمعلومات حول الخطوات والعمليات الموثقة في التحصيل، وتفاصيل حول الدين ومواعيد الاستحقاق.
ويقدم محصل الديون ملفًا متكاملًا يشمل العقود والاتفاقيات، والفواتير والمطالبات، وسجلات التواصل مع العميل، والمستندات التي تثبت تسليم الخدمة أو السلعة، وكشوف الحساب.
كما يتابع المحصل مع المستشار القانوني مستجدات القضايا، وفي حال التوصل إلى تسوية قانونية، يتولى متابعة تنفيذها عبر تحصيل الدفعات المتفق عليها، وتحديث السجلات المالية.
10- استخدام أوامر الحجز على الراتب للسداد
في حال حصول المؤسسة على حكم قضائي بإلزام المدين بسداد ديونه خلال تواريخ محددة، يقوم محصل الديون بالحصول على أوامر الحجز على الأجر من أجل تسهيل اقتطاع جزء من راتب المدين، وذلك عن طريق تقديم طلب تنفيذ للجهة المختصة، وإصدار أمر حجز على راتب المدين، وإخطار جهة عمله رسميًا بالحجز، ثم يتابع المحصل انتظام التحويلات وتحديث رصيد الدين.
ويضمن هذا الإجراء تخصيص جزء من راتب المدين لسداد الدين المستحق، وذلك باتباع الإجراءات القانونية ووفقًا للوائح المعمول بها.
اقرأ أيضا: procurement officer مهام المشتريات
11- إعداد التقارير
يقوم محصل الديون بإعداد تقارير منتظمة حول حالة الديون المستحقة للعملاء المتأخرين، وأنشطة التحصيل، وتقدّم المدفوعات، وأي تحديات تواجهه خلال عملية استرداد الديون، وتبدأ هذه العملية بجمع البيانات المتعلقة بالديون التي تتضمن أسماء العملاء والمدينين، أرقام الفواتير أو العقود، مبالغ الديون الإجمالية، المبالغ المحصلة، الأرصدة المتبقية، تواريخ الاستحقاق ومدة التأخير، ثم يقوم بتصنيف الديون حسب حالة السداد ومدة التأخير ونوع العميل.
وبعد ذلك يتم تحليل النتائج لمعرفة نسبة التحصيل خلال فترة محددة والديون عالية المخاطر والعملاء الأكثر التزامًا أو تعثرًا، ثم البدء في إعداد التقارير ورفعها إلى إدارة المؤسسة أو إلى الإدارة المالية.
ننشر في صبّار أحدث وظائف محصل الديون لدى شركات موثوقة في مختلف القطاعات، فإذا كنت تملك مهارات التواصل والإقناع وتبحث عن وظيفة مستقرة في المجال المالي، ابدأ بالبحث في المنصة، لتصل إلى فرصة عمل حقيقية تناسب خبرتك.
12- تحليل البيانات
يضطلع محصل الديون بمهمة تحليل البيانات لتحديد الاتجاهات والأنماط في سلوكيات السداد، وذلك عن طريق جمع بيانات الديون ثم تنظيمها في جداول أو أنظمة رقمية تسهّل التحليل، ثم تصنيف الديون وتحليل أعمارها لتحديد الديون القريبة من الاستحقاق والديون عالية المخاطر، ودراسة سلوك العملاء من حيث انتظام السداد أو التأخر فيه والالتزام بخطط السداد، ثم قياس مؤشرات الأداء باستخدام مؤشرات مثل نسبة التحصيل، ومعدل الالتزام بخطط السداد، ومتوسط فترة التحصيل، وتحديد مختلف أسباب التعثر عن السداد.
ويستند محصل الديون إلى نتائج هذا التحليل في وضع أفضل استراتيجيات التحصيل، وتصميم أسلوب التعامل مع كل حالة على حدة، بهدف التحسين المستمر لعمليات وإجراءات تحصيل الديون ورفع الكفاءة وتحقيق أعلى درجة من الفعالية، مما يعزز من من فرصة استرداد الديون غير المسددة بنجاح.
استرد أموالك مع أفضل محصّلي الديون من صبّار
هل تعاني من شغور وظيفة محصل الديون وتسعى لسدها في وقت قياسي؟ توفر لك صبّار للتوظيف نخبة من المتخصصين في تحصيل الديون القادرين على إدارة عمليات التحصيل باحترافية عالية، وبأسلوب قانوني وإنساني يحافظ على علاقة عملائك بك.
تمتلك صبّار قاعدة بيانات ضخمة لأفضل محصلي الديون ممن لديهم مهارات التفاوض، وحل النزاعات، والمتابعة الدقيقة، لضمان أعلى معدلات استرداد ممكنة للشركة، من السعوديين والأجانب، المؤهلين للعمل فورًا بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، لتلبية جميع متطلباتك في هذا المنصب.
الخاتمة:
يعمل محصّل الديون على إدارة دورة التحصيل كاملة من خلال متابعة الحسابات المتأخرة، والتحقق من صحة البيانات المالية، والتواصل المستمر مع العملاء عبر مختلف وسائل الاتصال لضمان توضيح المبالغ المستحقة وتقديم خيارات سداد مناسبة. كما يتولى إرسال التذكيرات والإشعارات، والتفاوض على خطط دفع مرنة تتوافق مع قدرة كل مدين، مع تحليل سلوكيات السداد وتصنيف العملاء لوضع استراتيجية فعّالة لكل حالة. ويقوم أيضًا بمعالجة الاعتراضات وشرح تفاصيل الديون وشروط الدفع بوضوح، مما يضمن أن يكون العميل على دراية كاملة بالتزاماته.
إلى جانب ذلك، يلتزم محصّل الديون بحفظ السجلات والوثائق بدقة عالية وفق معايير حماية البيانات، بما يشمل جميع الاتصالات والاتفاقيات والإجراءات المتخذة. ويلعب دورًا مهمًا في الامتثال للأنظمة القانونية الخاصة بالتحصيل، والتعاون مع المستشارين القانونيين عند اللجوء للإجراءات القضائية، إضافة إلى تنفيذ أوامر الحجز على الأجر عند صدور حكم قضائي. كما يقدم تقارير دورية للإدارة حول تقدم عمليات التحصيل، ويستخدم التحليل المالي لتحسين الأداء وزيادة معدلات استرداد الديون بطريقة فعّالة ومستدامة.
