مهام المشتريات تُعد من العناصر الحيوية بالنسبة لأي مؤسسة، نظرًا لدورها المهم في توفير احتياجات العمل من المواد والخدمات بالجودة المطلوبة وفي الوقت المناسب وبأفضل تكلفة ممكنة، ومن خلال قيام مسؤول المشتريات بتنفيذ تلك المهام بفعالية وكفاءة، تتمكن المؤسسات من ترشيد التكاليف، وتحسين كفاءة العمليات، ودعم استمرارية العمل وتحقيق أهدافها على النحو المطلوب، وفي هذا المقال نشرح بالتفصيل ما هي مهام مسؤول المشتريات.
Procurement Officer مهام المشتريات
يُعد مسؤول المشتريات من أهم عناصر سلسلة التوريد بالمؤسسات، فهو المسؤول عن إدارة الموردين، وشراء السلع والخدمات، والتحكم في التكاليف، والإشراف على قسم المشتريات، وتنسيق المخزون واللوجستيات، فضلًا عن دوره في حفظ السجلات، وتحليل السوق والتخطيط الاستراتيجي، وإدارة مخاطر المشتريات.
1- إدارة الموردين
تكلف المؤسسات مسؤول المشتريات بمهمة البحث عن أفضل الموردين للحصول على المنتجات أو الخدمات عالية الجودة التي تقدمها لعملائها، كما يعمل على اختيار البائعين الموثوقين المتوافقين مع المعايير الأخلاقية للمؤسسة، ممن يقدمون المنتجات بأسعار مناسبة.
وتنطوي إدارة الموردين على العديد من الإجراءات تشمل:
- العثور على موردين موثوقين قادرين على تقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة ضمن الميزانية وفي الوقت المحدد.
- إجراء تقييمات شاملة للموردين وفحص خلفياتهم للتحقق من توافقهم مع معايير المؤسسة.
- التفاوض مع الموردين حول الأسعار وشروط الدفع وجدول التسليم والعقود، للحصول على أفضل قيمة للمؤسسة.
- بناء علاقات طويلة المدى مع الموردين لضمان نجاح سلسلة التوريد وتقليل اضطراباتها وتحسين جودة المنتجات والخدمات.
- الحفاظ على قائمة الموردين وتحديثها باستمرار، بما يشمل مؤهلاتهم، وأوقات التسليم، وإمكانات التطوير المستقبلية المحتملة.
- مراقبة أداء البائعين والموردين للتأكد من الالتزام بالشروط والأحكام.
- مراجعة عقود الموردين وتجديدها أو إعادة التفاوض لتحسين الشروط.
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي لمسؤول المشتريات Procurement Officer وأهم المهام والمهارات
2- شراء السلع والخدمات
من مسؤوليات مسؤول المشتريات، إدارة جميع الأنشطة المتعلقة بشراء السلع أو الخدمات، إذ يقوم بتنفيذ الآتي:
- البحث عن أفضل المنتجات والخدمات المتاحة في السوق من حيث الجودة وبأسعار تناسب ميزانية المؤسسة.
- تلقي عروض الأسعار وتقييمها من حيث السعر والجودة والخدمة والمدى الزمني، إذ يُعد كلًا من الجودة والسعر معايير أساسية يأخذها مسؤولو المشتريات في الاعتبار عند الشراء أو الموافقة على عملية شراء.
- إعداد ومراجعة وإرسال أوامر الشراء، والتأكد من مطابقتها للميزانية ومواصفات الطلب.
- التأكد من أن المنتجات أو الخدمات ذات جودة عالية.
- متابعة الشحنات والتسليمات لضمان وصول البضائع والخدمات في الوقت المحدد.
ويجدر التنويه إلى أن العديد من مسؤولي المشتريات يضعون جودة المنتجات أو الخدمات أولوية عن السعر في عملية الشراء، إذ يحرصون على الحصول عليها بغض النظر عن سعرها، وهو ما يعود إلى سياسات الشراء المُتبعة والتي تختلف من مؤسسة لأخرى.
تدعم صبّار شركتك بأفضل المواهب الموثوقة والمؤهلة في قطاع المشتريات، لتعزيز فريقك وزيادة كفاءته، وتحقيق نتائج ملموسة لأعمالك.
3- التحكم في التكاليف وإدارة الميزانية
يُعد التحكم في التكاليف إحدى المهام الأساسية لمسؤول المشتريات، إذ لا تقتصر مسؤولياته على تنفيذ عملية الشراء فحسب، بل تشمل الحفاظ على الموارد المالية للمؤسسة من خلال التخطيط الدقيق للميزانية، والتوقعات المالية، والشراء الاستراتيجي، وذلك بهدف تعزيز أرباحها، لذلك يقوم بتنفيذ الآتي:
- التعاون مع أقسام المالية في إعداد الميزانيات السنوية الخاصة بالمشتريات وتوقع تكاليف الشراء.
- تحديد فرص تقليل التكاليف من خلال الشراء الاستراتيجي عبر الشراء بالجملة أو العثور على مصادر بديلة تقدم أسعار أفضل.
- تتبع عمليات الشراء لضمان بقاء المصروفات ضمن حدود الميزانية.
- تحليل اتجاهات الشراء وتطوير استراتيجيات الشراء طويلة الأجل.
- اتخاذ قرارات شراء مدروسة بعد مراقبة اتجاهات الأسعار في السوق.
- تقييم التأثير طويل المدى لقرارات الشراء باستخدام أدوات مثل تحليل التكلفة الإجمالية للملكية (TCO).
تعرف على: الوصف الوظيفي لمدير المشتريات Procurement Manager وأهم المهام والمهارات
4- الإشراف على أنشطة المشتريات
يتولى مسؤول المشتريات مهمة الإشراف على أنشطة القسم المختص بعمليات الشراء والتوريد، من خلال القيام بما يلي:
- تعيين الأشخاص المناسبين في القسم وتزويدهم بالتدريب اللازم بما يتوافق مع سياسات المشتريات في المؤسسة.
- توزيع المهام والمسؤوليات على كل موظف ومراجعة أعمالهم وإجراء تقييمات الأداء.
- استخدام المعرفة والخبرة في الممارسات والإجراءات والسياسات ذات الصلة في إدارة أعضاء القسم بكفاءة.
- وضع الخطط اللازمة لشراء معدات جديدة وخدمات ولوازم أخرى.
اقرأ أيضا: payroll specialist مهام
5- تنسيق المخزون واللوجستيات
يقوم مسؤول المشتريات بالتأكد من توفر مستوى المخزون المناسب دون فائض أو هدر، وذلك بالتعاون مع فرق المخزون واللوجستيات، من خلال القيام بما يلي:
- مراقبة مستويات المخزون وتحديد نقاط إعادة الطلب لتجنب النقص، للحفاظ على تلك المستويات مثالية.
- التعاون مع فرق اللوجستيات لضمان تسليم البضائع في الوقت المحدد وبأقل تكلفة وتقليل الاختناقات في سلسلة الإمداد.
- جدولة عمليات التسليم وفقًا لخطط الإنتاج أو المشاريع.
- استخدام برامج إدارة المخزون وأنظمة التتبع اللحظي، حتى يتسنى اتخاذ قرارات قائمة على البيانات.
اطلع على: إدارة المشتريات - دليل شامل وعلاقاته بالمخازن
6- معالجة البيانات وحفظ السجلات
تقع على عاتق مسؤول المشتريات مسؤولية الحفاظ على سجلات جميع المشتريات من السلع والخدمات بصرف النظر عن نوعها، من خلال تنفيذ ما يلي:
- الاحتفاظ بجميع المستندات أو البيانات المتعلقة بموردي أو مزودي خدمات المؤسسة.
- إدارة أوامر الشراء، والفواتير، والإيصالات الخاصة بعمليات الشراء.
- الحفاظ على التقارير الداخلية الخاصة بالمشتريات.
- التأكد من امتلاك القسم جميع المعلومات الأساسية، مثل معرفة أي مورد مسؤول عن أي سلعة، ومواعيد التسليم، وغيرها.
- إدارة مخزون السلع والخدمات التي تم شراؤها داخل المؤسسة.
مع صبّار يمكنك توظيف الكفاءات النادرة والمتميزة في المشتريات، القادرة على إدارة الموردين، مراقبة التكاليف، وتحقيق أهداف النمو المؤسسي بكفاءة.
7- تحليل السوق والتخطيط الاستراتيجي
تشمل مسؤوليات مسؤول المشتريات تحليل بيانات السوق ومواكبة اتجاهات الصناعة والتغيرات الاقتصادية، من أجل اكتساب ميزة تنافسية، من خلال تنفيذ ما يلي:
- تحليل اتجاهات الصناعة وفهمها من أجل اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يخص التعامل مع الأسواق المتغيرة أو السلع الأساسية.
- مراقبة تقلبات أسعار المواد الخام.
- وضع استراتيجيات شراء طويلة الأجل بما يتوافق مع الأهداف العامة للمؤسسة، مثل مبادرات الاستدامة أو أدوات المشتريات الرقمية.
- العمل على رصد التغيرات المتوقعة في السوق لإجراء التعديلات المطلوبة على استراتيجيات المشتريات.
- تقييم العوامل الجيوسياسية أو البيئية التي تؤثر على سلاسل الإمداد.
- التنبؤ لتقدير الطلب المستقبلي على البضائع والخدمات وطلبات الشراء.
اعرف أكثر عن: التدرج الوظيفي لقسم المشتريات
8- إدارة مخاطر المشتريات
من أبرز مهام مسؤول المشتريات إدارة جميع المخاطر المتعلقة بالمشتريات مثل اضطرابات سلسلة التوريد ومشكلات الامتثال، إذ يتوقع المخاطر ويضع الاستراتيجيات الاستباقية للتعامل معها والحد من تداعياتها قبل تأثيرها على سير العمل، وبالتالي فهو يقوم بما يلي:
- تقييم الموردين بصورة مستمرة من أجل تقليل مخاطر الانقطاعات ومشكلات الجودة.
- وضع خطط طوارئ للمواد أو المشتريات الحرجة.
- التأكد من أن جميع عمليات الشراء تتم وفقًا لمعايير الصناعة ومتطلبات المؤسسة، لضمان الامتثال للقوانين واللوائح الدولية والوطنية والمحلية، وتجنب المخاطر القانونية ومخاطر السمعة.
- إعداد عقود تضمن حماية المؤسسة من المسؤوليات والعقوبات.
تابع أحدث الوظائف الشاغرة في المشتريات التي تنشرها صبّار يوميًا، وقدّم بسهولة على الفرص التي تناسب خبرتك، لتبدأ أو تطوّر مسارك المهني بثقة ووضوح.
صبّار شريكك الاستراتيجي في توظيف مواهب المشتريات
ندرك في صبّار أن اختيار الموظف المناسب في المشتريات يعني تحسين الأداء وتقليل التكاليف، لذلك نقدم لك حلول توظيف متكاملة تضمن لك الوصول إلى محترفي المشتريات المناسبين المؤهلين لدعم أهداف شركتك وتقليل المخاطر في عمليات الشراء.
تلبي لك صبّار جميع متطلباتك من المرشحين، بفضل قاعدة البيانات الضخمة التي تساعدك على سد شواغرك في المشتريات من السعوديين أو الأجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين.
الخاتمة:
يقوم مسؤول المشتريات بدور محوري في تعزيز كفاءة المؤسسة من خلال إدارة الموردين وشراء السلع والخدمات بأعلى جودة وأفضل أسعار ممكنة. وتشمل مهامه البحث عن الموردين الموثوقين، تقييم أدائهم، التفاوض على الأسعار وشروط العقود، ومتابعة التسليمات لضمان الالتزام بالجودة والجداول الزمنية. كما يتحكم في التكاليف والميزانية من خلال التخطيط المالي والشراء الاستراتيجي، مع تحليل اتجاهات السوق وتطوير استراتيجيات طويلة المدى لتعظيم القيمة وتقليل الهدر. بالإضافة إلى ذلك، يشرف على فريق المشتريات، يوزع المهام، ويقيم أداء الموظفين لضمان فعالية العمليات.
كما ينسق مسؤول المشتريات بين المخزون واللوجستيات لضمان توفر المواد دون فائض أو نقص، ويحافظ على السجلات والبيانات الدقيقة لجميع عمليات الشراء، ويعالج المخاطر المرتبطة بسلسلة التوريد والتقلبات الاقتصادية. كما يقوم بتحليل السوق والتخطيط الاستراتيجي لمواكبة اتجاهات الصناعة، والتنبؤ بالطلب المستقبلي، وتطبيق استراتيجيات استباقية لإدارة المخاطر والامتثال للمعايير القانونية والمهنية، بما يضمن استمرارية العمل وتحقيق أهداف النمو المؤسسي.
