مهام أخصائي الرواتب تُعد ضمن العناصر الأساسية في إدارة الموارد البشرية داخل أي مؤسسة، فمن خلال التنفيذ الفعال لتلك المهام، تضمن المؤسسات دفع الرواتب والمستحقات المالية للموظفين بدقة وفي مواعيدها المحددة، مع الالتزام بجميع القوانين التي تحكم علاقاتها مع الموظفين، مما يساهم في تحسين دقة العمليات المالية، وتعزيز رضا الموظفين، وتجنب العقوبات والغرامات من الجهات المختصة، وفي هذا المقال نشرح ما هي مهام أخصائي الرواتب.
Payroll Specialist مهام أخصائي الرواتب
يقوم أخصائي الرواتب في جميع المؤسسات بالعديد من المسؤوليات الوظيفية التي تضمن إدارة الرواتب بدقة، تشمل جمع بيانات الرواتب، حساب رواتب الموظفين، إدارة بيانات الموظفين، صرف الرواتب، تحقيق الامتثال التنظيمي، الحفاظ على السجلات، التعامل مع استفسارات الرواتب، إعداد تقارير الرواتب، التنسيق مع الموارد البشرية، المشاركة في مشاريع تحسين الرواتب.
1- جمع بيانات الرواتب
يُعد أخصائي الرواتب هو المسؤول عن جمع بيانات رواتب الموظفين، من خلال حصر البيانات الخاصة بكل موظف التي تشمل أيام الحضور والانصراف، وساعات العمل الإضافية، والعُطل، والإجازات المرضية، وإدخال أو استيراد بيانات الأجور والبدلات والخصومات في نظام الرواتب، مع الالتزام بسياسات المؤسسة من حيث أساس الرواتب، والبدلات الثابتة والمتغيرة، والغيابات، واستقطاعات السلف.
كما يتواصل أخصائي الرواتب مع الموارد البشرية لمعرفة أي تغييرات تطرأ، مثل إنهاء الخدمات، الترقيات، التعيينات الجديدة، الإجازات الطويلة، قرارات صرف المكافآت والعلاوات، ليقوم بعد ذلك بإدخال كل البيانات في برنامج الرواتب الإلكتروني.
اقرأ أيضًا: إدارة الرواتب وأهم أنواعه وخطواته
2- حساب رواتب الموظفين
يتولى أخصائي الرواتب مهمة حساب رواتب الموظفين وجميع مستحقاتهم المالية بناءً على بياناتهم التي تم جمعها، إذ يقوم بحساب الأجر الإجمالي وصافي الأجر بعد الخصومات التي تشمل التأمينات والضرائب والسلف والقروض والاستقطاعات الإدارية، مع تطبيق الخصومات الناتجة عن الإجازات غير المدفوعة والتأخير والغياب، فضلًا عن حساب المكافآت والحوافز والعلاوات والعمولات.
بعد إضافة البدلات وخصم الاستقطاعات، يتم الوصول إلى صافي الراتب المستحق للموظف، مع التأكد من صحته قبل صرفه، ليتم تحويل الرواتب إلى كل موظف بالطرق المُتبعة داخل المؤسسة.
تعرف على: مسير الرواتب في الموارد البشرية وسلم الرواتب
3- إدارة بيانات الموظفين
من مسؤوليات أخصائي الرواتب، إدارة بيانات الموظفين من حيث إدخالها في أنظمة الرواتب والتحقق منها وتحديثها، وذلك عن طريق إنشاء قاعدة بيانات دقيقة للموظفين، فيكون لكل موظف ملفًا خاصًا به يحتوي على معلومات تشمل الاسم، الرقم الوظيفي، تاريخ الميلاد، رقم الهوية أو رقم الضمان الاجتماعي، معلومات الاتصال، والمعلومات الوظيفية وهي المسمى الوظيفي، القسم، تاريخ التوظيف، الدرجة الوظيفية، وسنوات الخبرة، وكذلك البيانات المصرفية.
كما يشمل ذلك إدخال بيانات الموظفين الجدد، وتسجيل التغييرات في الرواتب، أو الحفاظ على أرصدة الإجازات، مع تعديل المعلومات عند تغيّر الوضع الوظيفي: سواء كان ترقية، نقل، أو تغيير الراتب
ويصنف أخصائي الرواتب سجلات الموظفين حسب الأقسام، أو الفئات الوظيفية، أو نوع الاستحقاق المالي، كما يعمل على الاحتفاظ بنسخ احتياطية منها لضمان عدم فقدان المعلومات.
توفر لك صبّار مرشحين متخصصين في إدارة الرواتب، جاهزين، ومدربين، وذوي خبرة مثبتة لضمان استمرارية العمل وسلاسة عمليات الدفع الشهرية دون توقف.
4- صرف الرواتب في مواعيدها
بعد حساب إجمالي رواتب الموظفين، يقوم أخصائي الرواتب بإعداد قسائم الرواتب التي تتضمن بيانات تشمل: اسم الموظف، الرقم الوظيفي، الراتب الإجمالي، الاستقطاعات، وصافي الراتب ، والتأكد من وصول الرواتب لجميع الموظفين دون أخطاء، وإرسالها إلى الموظفين لصرف جميع المستحقات سواء عبر الحوالات البنكية أو المنصات الإلكترونية، والتأكد من إتمام عملية الدفع بنجاح، ويتعين على أخصائي الرواتب قبل صرف الرواتب التأكد من أن الميزانية المتاحة تكفي لصرف الرواتب الشهرية، وكذلك الاحتفاظ بسجلات التحويل للمراجعة الداخلية أو التدقيق الخارجي.
اطلع على: نظام إدارة الرواتب
5- تحقيق الامتثال التنظيمي
يعمل أخصائي الرواتب على تحقيق الامتثال للوائح الحكومية والسياسات الداخلية للمؤسسة فيما يخص القوانين الضريبية وقوانين العمل، عن طريق التأكد من دقة الخصومات والإقرارات الضريبية، والالتزام بصرف الرواتب في مواعيدها المحددة وبشكل صحيح لتجنب استياء الموظفين.
كما تنطوي هذه المهمة على مراجعة العقود الوظيفية لضمان توافقها مع التشريعات والعمل داخل الحدود القانونية، والقيام بتدقيق دوري للرواتب للتحقق من الامتثال الداخلي والسياسات المعتمدة.
يمكنك الاطلاع على: سلم الرواتب وكيفية حسابه وتحديده للموظفين مع نموذج جاهز
6- الحفاظ على السجلات
تتضمن مهام hr payroll إدارة سجلات رواتب الموظفين والحفاظ عليها مرتبة ومنظمة ودقيقة وضمان سريتها سواء في نسخها الإلكترونية أو الورقية وفق سياسات الاحتفاظ والامتثال، إذ تحتوي تلك السجلات على بيانات الأجور والمزايا وخصم الضرائب، وجميعها تُستخدم في عمليات التدقيق والمراجعة.
ويحافظ أخصائي الرواتب على تلك السجلات عن طريق إنشاء سجلات دقيقة تتضمن كل معلومات الموظفين المالية والشخصية، وتحديثها في حال حدوث أي تغييرات في الراتب أو الوضع الوظيفي أو البدلات أو الاستقطاعات، وتصنيف السجلات بطريقة تسهل من الوصول إليها، مع إنشاء نسخ احتياطية منها سواء كانت إلكترونية أو ورقية.
اكتشف المزيد حول: نظام الأجور في إدارة الموارد البشرية
7- التعامل مع استفسارات الرواتب
أخصائي الرواتب هو المسؤول عن التعامل مع استفسارات الموظفين فيما يخص رواتبهم، إذ يتلقى الأسئلة حول أي فروقات في الرواتب أو مواعيد صرفها أو خصومات الضرائب أو الاستقطاعات الأخرى، ويقوم بالرد الفوري عليها.
عندما يجيب أخصائي الرواتب عن استفسارات الرواتب، يقوم بشرح كيفية حساب الراتب بما في ذلك الراتب الأساسي، البدلات، الاستقطاعات، والحوافز، ويعمل على توضيح أي فروقات أو استقطاعات لتجنب سوء الفهم أو القلق لدى الموظف.
تزودك صبّار بالكوادر المؤهلة من متخصصي الرواتب ممن يتمتعون بخبرة واسعة في معالجة الرواتب والحوافز بدقة عالية، وإدارة السجلات والبيانات الحساسة، والامتثال لأنظمة العمل والضرائب والتأمينات.
اقرأ أيضا: general accountant مهام
8- إعداد تقارير الرواتب
يُعد إعداد تقارير الرواتب من المهام الأساسية لأخصائي الرواتب، إذ يقوم بإعداد التقارير الشهرية التي تتضمن معلومات مثل تكلفة الموظف، ومصروفات المبالغ الإضافية، وتكاليف المستحقات، وتعويضات الموظفين، ورفعها للإدارة، وإعداد تقارير سنوية وإقرارات ضريبية خاصة بالرواتب، مع تقديم التقارير للجهات الخارجية عند الحاجة.
وتتضمن عملية إعداد التقارير تحليل البيانات، عن طريق عداد مؤشرات رئيسية مثل إجمالي الرواتب الشهرية، إجمالي الاستقطاعات، البدلات الأكثر شيوعًا، أو تكاليف الساعات الإضافية، ومن ثم تحديد أي اختلافات قد تحتاج إلى تصحيح، ثم صياغة التقرير ورفعه.
اعرف أكثر عن: مسير رواتب الموظفين - دليل شامل
9- التنسيق مع الموارد البشرية
يتعاون أخصائي الرواتب مع قسم الموارد البشرية بشأن التعيينات الجديدة، والترقيات، وإنهاء الخدمة، وأي تغييرات في حالة التوظيف، وللحفاظ على سجلات رواتب دقيقة وضمان إدخال جميع البيانات في نظام الرواتب في الوقت المحدد.
كما يعمل أخصائي الرواتب على التنسيق مع قسم الموارد البشرية فيما يتعلق بتحديد البدلات والمكافآت والحوافز وفق سياسات المؤسسة، وبرامج التأمين الصحي، التأمينات الاجتماعية، وقوانين الاستقطاعات، وفي تحديث سجلات الحضور والغياب والإجازات للتأكد من احتساب الإجازات المدفوعة أو الخصومات الخاصة بالغياب في الرواتب بشكل صحيح.
هل تبحث عن وظيفة أخصائي رواتب تناسب خبراتك وطموحاتك المهنية؟ تنشر صبّار للتوظيف عدد كبير من وظائف هذا التخصص التي تناسب المبتدئين وذوي الخبرة، ابدأ في البحث الآن.
10- المشاركة في مشاريع تحسين الرواتب
يشارك أخصائي الرواتب في المشاريع والمبادرات التي تهدف إلى تحسين عمليات الرواتب، بما في ذلك البرمجيات والأنظمة والإجراءات، كما يقدم اقتراحات تحسينات وإجراءات رقابية لتقليل الأخطاء ومنع الاحتيال.
ويشارك أيضًا أخصائي الرواتب في تحليل هيكل الرواتب الحالي من خلال دراسة كشوف الرواتب الحالية، البدلات، الحوافز، والاستقطاعات، ومقارنة تلك العناصر بمتوسط السوق لضمان التنافسية، وفي حال وجود أي فجوات في الرواتب بين الموظفين والأقسام، يقوم الأخصائي باقتراح تعديلات عليها لضمان العدالة الداخلية والتنافسية الخارجية.
اقرأ أكثر عن: كيفية حساب الرواتب؟
حسّن إدارة الرواتب في شركتك مع صبّار
ندرك في صبّار أن أي خطأ في إدارة الرواتب قد يكلفك الكثير، لذلك عملنا على تقديم حلول توظيف فعالة تمكنك من الوصول إلى أفضل خبراء إدارة الرواتب القادرين على التعامل مع كل تفاصيل الرواتب، والبدلات، والخصومات، والحضور والانصراف، والتوافق مع الأنظمة.
مهما كانت متطلباتك من الموظفين بإمكان صبّار تلبيتها على الفور، بفضل قاعدة البيانات الضخمة التي تحتوي على السير الذاتية لأفضل المتخصصين في إدارة الرواتب، من السعوديين والأجانب، المتاحين للعمل فورًا بدوام كامل أو جزئي، حضوريًا أو عن بُعد.
الخاتمة:
يقوم أخصائي الرواتب بدور محوري في إدارة البيانات المالية الخاصة بالموظفين، حيث يبدأ بجمع وتحديث معلومات العمل اليومية مثل الحضور، الإجازات، الساعات الإضافية، والخصومات، وإدخالها بدقة في نظام الرواتب. ثم يعمل على احتساب الرواتب والمستحقات الشهرية، بما يشمل الأجور الأساسية، البدلات، الخصومات الضريبية والتأمينية، واستقطاعات السلف، مع التأكد من التطبيق الصحيح للسياسات الداخلية. كما يشرف على إعداد قسائم الرواتب وصرفها في مواعيدها، ويحافظ على سجلات الرواتب بشكل منظم وسري، ويقدم الدعم للموظفين عبر الرد على استفساراتهم المتعلقة بالمستحقات أو أي فروقات مالية.
إضافة إلى ذلك، يضطلع أخصائي الرواتب بمهام تنظيمية واستراتيجية تدعم الامتثال ورفع كفاءة المؤسسة؛ فهو يضمن الالتزام بالقوانين الحكومية المتعلقة بالعمل والضرائب، ويعد تقارير شهرية وسنوية لعرض تكاليف الرواتب والتحليلات المالية للإدارة. كما يتعاون مع قسم الموارد البشرية في تحديث بيانات التعيين، الترقيات، وإنهاء الخدمات، ويساهم في تطوير إجراءات الرواتب وتحسين الأنظمة والبرمجيات لضمان دقة العمليات وتقليل الأخطاء. بهذه الأدوار المتكاملة، يصبح أخصائي الرواتب عنصراً أساسياً في استقرار الأداء المالي داخل أي منظمة.
