مسير رواتب الموظفين - دليل شامل

مسير رواتب الموظفين يُعد ضمن العناصر الأساسية في إدارة الموارد البشرية داخل أي مؤسسة، فهو الوثيقة التي توثق تفاصيل الرواتب والمستحقات المالية لكل موظف خلال فترة زمنية محددة، ولا يقتصر دوره على توضيح الراتب الشهري فحسب، بل يشمل أيضًا البدلات، الخصومات، الحوافز، والاقتطاعات مثل التأمينات والضرائب، وبالتالي فإن تنظيم مسير الرواتب بدقة وشفافية يضمن دقة الأجور والساعات وإرسالها في الوقت المناسب، وفي هذا المقال نوضح ما هو مسير رواتب الموظفين وعناصره وكيفية عمله وكيفية استخدامه وأهميته، كما نوضح كيفية حساب الرواتب، مع تقديم نموذج لمسير الرواتب.

مسير رواتب الموظفين:

مسير رواتب الموظفين هو السجل أو الوثيقة الرسمية التي تستخدمها المؤسسات في تسجيل وإدارة معلومات الرواتب الخاصة بالموظفين، إذ يتضمن تفاصيل راتب كل موظف، وخصوماته، وصافي أجره خلال كل فترة دفع، كما يحتوي على أي معلومات أخرى ذات صلة تتضمنها عملية الرواتب، مثل الإجازات المدفوعة، وعدد ساعات العمل التي أداها الموظفون، وتاريخ صرف الرواتب، وأيام المرض، والخصومات، وغيرها، وبالتالي فهو أداة لا غنى عنها لضمان حساب رواتب الموظفين بدقة وصرفها في مواعيدها المُحددة سلفًا.

ويمكن إنشاء مسير رواتب الموظفين على شكل نسخ ورقية، أو مستندات إلكترونية، أو جزءًا من برنامج للرواتب، ويتم إعداده من خلال قسم الموارد البشرية أو عن طريق إدارة المؤسسة، أو بالاستعانة بمحاسب خارجي، وذلك وفقًا لحجم أعمال المؤسسة، وهو أداة لا غنى عنها في ضبط الميزانية والتخطيط المالي للمؤسسة، وضمان الشفافية بينها وبين الموظفين.

ويُعد مسير رواتب الافراد ملخصًا لجميع أنشطة الرواتب خلال فترة زمنية محددة، ويُظهر لمحة شاملة عن جميع المعاملات المالية المتعلقة بتعويضات الموظفين في تلك الفترة، فضلًا عن أهميته في حفظ السجلات، ففي كل مرة يتم فيها صرف راتب لموظف أو تعديل أجره، يجمع سجل الرواتب البيانات ويحفظها لأغراض حفظ السجلات، ومن خلاله، تتمكن المؤسسات من تتبع نفقات الرواتب، بما يضمن لها تنفيذ المدفوعات بدقة، والامتثال للوائح الضريبية.

تعرف على: مسير الرواتب في الموارد البشرية وسلم الرواتب

عناصر مسير الرواتب:

عناصر مسير الرواتب تمثل التفاصيل الأساسية التي توضح كيفية احتساب الراتب لكل موظف، وتختلف حسب سياسة كل مؤسسة، لكنها غالباً تشمل ما يلي:

1- معلومات الموظف

تُعد معلومات الموظف أولى عناصر مسير رواتب الافراد، إذ يتضمن هذا العنصر معلومات دقيقة عن الموظف تشمل: الاسم بالكامل، رقم التعريف الوظيفي، المسمى الوظيفي، القسم أو الإدارة، تاريخ التعيين، سجلات الحضور، وساعات العمل، وهي المعلومات التي تساعد في تحديد هوية كل موظف ودوره داخل المؤسسة، وفي حساب أجره بشكل صحيح.

وعند إعداد مسير الرواتب الجديد، لا بد من جمع معلومات الموظف وتحويلها إلى شكل رقمي لتخزينها بشكل آمن، مع الحفاظ على تحديثها، لضمان دقة سجلات الرواتب ووصول المدفوعات إلى الأشخاص الصحيحين.

2- الراتب الأساسي

يُعد الراتب الأساسي أحد أهم مكونات نظام الرواتب، لأنه يمثل الجزء الثابت من راتب الموظف، وهو عبارة عن صافي المبلغ الذي يكسبه الموظف دون احتساب أي حوافز إضافية مثل المكافآت أو المزايا وقبل إجراء أي خصومات.

ويتأثر الراتب الأساسي للموظف بعدة عوامل وهي المسمى الوظيفي والموقع في الهيكل الوظيفي للموظف، فصلًا عن عوامل أخرى تشمل المسؤوليات الإضافية والعمولات الثابتة.

3- البدلات

البدلات هي شكلاً إضافيًا من التعويض التي تقدمها المؤسسة للموظفين خلال فترة عملهم إلى جانب الراتب الأساسي، وتختلف البدلات من مؤسسة لأخرى، وتعتمد بشكل كبير على المسمى الوظيفي للموظف، فالموظفون ذوو المناصب العليا عادةً ما يحصلون على حزم بدلات أعلى، كما أن الوظائف التي تتطلب السفر المتكرر أو التنقل قد تشمل بدلات أكبر.

وتتعدد أنواع البدلات التي يحصل عليها الموظف من المؤسسة، وهي:

• بدل السكن: وهو المبلغ الإضافي الذي يحصل عليه الموظف لتغطية تكاليف الإيجار، خاصة إذا كان يعمل خارج مدينته.
• بدل التنقل: يحصل الموظف على بدل التنقل في حال تكليفه بالسفر لأداء مهمة عمل، إذ يُخصص هذا البدل لتغطية نفقات السفر والتنقل.
• بدل العلاج: تقدم المؤسسة بدل العلاج لتغطية المصاريف الطبية للموظف.
• بدل الوجبات: بعض المؤسسات تقدم لموظفيها مبلغ مالي يومي لتغطية نفقات وجبات الإفطار والغذاء على مدار اليوم.

5- ساعات العمل

يوضح هذا العنصر إجمالي عدد الساعات التي عملها الموظف خلال فترة الدفع، بما في ذلك ساعات العمل العادية، وساعات العمل الإضافية، وساعات الإجازات، وهو عنصر بالغ الأهمية نظرًا لاستخدامه في حساب الأجور بشكل دقيق، وضمان حصول الموظفين على تعويض عادل مقابل عدد الساعات التي سجلوها.

6- تفاصيل فترة الدفع

يحدد هذا القسم التواريخ المحددة لبداية ونهاية كل دورة رواتب، وبالتالي فهو يفيد في ضمان حصول الموظفين على رواتبهم عن الفترة المُحددة سلفًا، فضلًا عن أهميته في تتبع جدول الدفع والتقارير الضريبية.

7- الخصومات

تُعد الخصومات من مكونات الرواتب التي تُخصم مباشرة من الراتب الإجمالي للموظف، إذ تقوم المؤسسة بخصم مبالغ من الراتب الشهري للموظف، وبالتالي فهي من العناصر المؤثرة على صافي الراتب، وهو الراتب الفعلي الذي يتقاضاه الموظف بعد الخصومات، وتنقسم تلك الخصومات إلى فئتين هما:

• الخصومات الإلزامية: وهي المساهمات الإلزامية التي تفرضها الحكومة، مثل الضرائب، وأوامر الحجز القضائي، والاقتطاعات المفروضة.
• الخصومات الطوعية: مثل التأمين الصحي، وخيارات شراء الأسهم، والتأمينات الاجتماعية، والتأمين الصحي، والمساهمات في خطط التقاعد، واشتراكات النقابة.

8- الراتب الإجمالي

يشير الراتب الإجمالي إلى إجمالي المبلغ الذي يكسبه الموظف خلال الشهر، إذ يتضمن الراتب الأساسي، وعدد ساعات العمل المنتظمة، وعدد ساعات العمل الإضافية، بالإضافة إلى أجر العمل الإضافي، وأي مكافآت، أو عمولات، أو بدلات، أو حوافز، وما إلى ذلك، قبل تطبيق أي خصومات.

ويستخدم أصحاب العمل هذا المبلغ لحساب نفقات الرواتب قبل خصم الضرائب أو أي استقطاعات أخرى.

9- صافي الراتب

صافي الراتب هو المبلغ الذي يتقاضاه كل موظف فعليًا بعد خصم جميع الاستقطاعات من الأجر الإجمالي، إذ يتسلم الموظف هذا المبلغ في صورة تحويل مباشر إلى حسابه البنكي، بغض النظر عن دوره أو منصبه في المؤسسة، ويتم إدراج صافي الراتب في تقارير الرواتب الخاصة بالمؤسسة.

‍

كيفية عمل مسير الرواتب:

عند إنشاء مسير الرواتب الجديد، يجب اتباع مجموعة من الخطوات الأساسية التي تضمن تتبع تعويضات الموظفين بدقة وصرفها في مواعيدها المقررة، تشمل تلك الخطوات ما يلي:

1- إدراج معلومات الموظفين

في البداية، لا بد من جمع معلومات شاملة لكل موظف، وهي تشمل: الاسم الكامل، رقم هوية الموظف، المسمى الوظيفي، القسم أو الإدارة، تاريخ التوظيف، معدل الأجر (بالساعة أو راتب شهري)، دورة الدفع (أسبوعي، نصف شهري، شهري).

2- تحديد فترة الدفع وتسجيل عدد ساعات العمل

في هذه الخطوة، لا بد من تحديد فترة صرف رواتب الموظفين، وتسجيل إجمالي عدد الساعات التي عمل بها كل موظف خلال هذه الفترة، وقد لا تكون هذه الخطوة ضرورية بالنسبة للموظفين الذين يتقاضون رواتب ثابتة إلا عند احتساب العمل الإضافي.

3- تحديد الراتب الأساسي والبدلات

في هذه الخطوة، يتم تحديد الراتب الأساسي للموظف، وهو الراتب الشهري المتفق عليه في العقد، إلى جانب البدلات التي يحصل عليها، مثل بدل السكن، بدل الوجبات، بدل التنقل.

4- حساب الإضافات

تشمل الإضافات التي يجب احتسابها في مسير الرواتب: ساعات العمل الإضافية التي تُحسب وفقًا لسعر الساعة وعدد الساعات الزائدة، العمولات، المكافآت والحوافز.

5- حساب الراتب الإجمالي

بعد ذلك، يتم حساب الراتب الإجمالي، بالنسبة للموظفين الذين يتقاضون أجورهم بالساعة، يتم ضرب عدد ساعات العمل في الأجر بالساعة، أما الموظفين الذين يتقاضون رواتب سنوية، يتم قسمة الراتب السنوي على عدد فترات الدفع في السنة للحصول على الراتب الإجمالي للفترة.

6- حساب الخصومات والاستقطاعات

في هذه الخطوة يتم طرح الخصومات والاستقطاعات مثل أقساط التأمين الصحي، ومساهمات التقاعد، والمزايا الأخرى، إضافة إلى السلف المالية، الغياب دون إذن، التأخيرات، الجزاءات التأديبية، مع ضرورة توضيح مساهمات كل من الموظف وصاحب العمل.

7- حساب صافي الراتب

يتم حساب صافي الراتب من خلال جمع الراتب الأساسي والبدلات والإضافات، مطروحًا منها الخصومات والاستقطاعات.

8- اعتماد مسير الرواتب

بعد حساب صافي الراتب الخاص بكل موظف، يجب اعتماد مسير الرواتب من المدير المالي أو المسؤول، ثم إرساله إلى البنك لتنفيذ عمليات التحويل، يتبعها إصدار كشوفات الرواتب لكل موظف يحتوي على تفاصيل راتبه وخصوماته وصافيه.

9- الاحتفاظ بالسجلات

في هذه الخطوة، يتم الاحتفاظ بنسخة إلكترونية وورقية  من السجل التفصيلي لكل فترة رواتب، للرجوع إليها عند الحاجة أو للتدقيق الحكومي.

اقرأ أيضًا: سلم الرواتب وكيفية حسابه وتحديده للموظفين مع نموذج جاهز

أهمية مسير رواتب الموظفين:

يوفر مسير الرواتب مجموعة من الفوائد التي تعود على المؤسسات والموظفين معًا، نظرًا لدوره الحيوي في إدارة الرواتب من خلال ضمان تسجيل جميع المعاملات المتعلقة بالرواتب ومعالجتها بدقة، وتشمل جوانب أهمية مسير رواتب الموظفين ما يلي:

1- ضمان دقة الرواتب

يُعد مسير الرواتب بمثابة السجل الرسمي لكل دورة دفع داخل المؤسسة، وبالتالي فهو يسهل من تتبع الأجر الصافي والخصومات، ومن خلاله تضمن المؤسسة أن الموظفين يتقاضون المبالغ الصحيحة، وأن جميع الساعات والمكافآت والخصومات تم تسجيلها بدقة، وأن خصومات الضرائب تم احتسابها وتطبيقها بشكل صحيح.

كما أن وجود جميع تلك المعلومات في مكان واحد، يسهل من اكتشاف الأخطاء في عمليات الحساب، حتى يتسنى تصحيحها قبل صرف الرواتب للموظفين.

2- تنظيم السجلات

في مسير رواتب الموظفين، يتم تخزين جميع بيانات رواتب الموظفين في مكان واحد، مما يجعل من السهل الوصول إليها وإدارتها، مما يسهل من مراجعته عند الحاجة.

فضلًا عن أهمية هذه الميزة في في توفير قاعدة بيانات مركزية لمعلومات الموظفين، ونماذج الضرائب، وقسائم الرواتب، مما يسهل من إدارة البيانات، ويقلل من خطر فقدان أو ضياع المستندات.

3- دعم الالتزام القانوني والضريبي

غالبًا ما تطلب الجهات الحكومية من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات مفصلة للرواتب، لأنها توفر جميع التفاصيل اللازمة حول الأرباح، والاستقطاعات، والضرائب، وصافي الرواتب بشكل واضح، مما يسهل من عملية إعداد الإقرارات الضريبية، ويقلل من احتمال حدوث أخطاء عند التقديم للجهات الضريبية.

4- تقليل الأخطاء

يساعد مسير الرواتب على تتبع الرواتب تلقائيًا، ويقلل من احتمالية الأخطاء التي قد تحدث عند إجراء الحسابات يدويًا نظرًا لتنفيذ عمليات الحساب بشكل مؤتمت، بما يضمن احتساب الضرائب، والخصومات، والمزايا بدقة دون أخطاء، وبالتالي يحصل كل موظف على راتبه الصحيح في الوقت المحدد.

5- الحماية من النزاعات

تستفيد المؤسسات من مسير رواتب الموظفين في تجنب النزاعات القانونية مع أي موظف يدعي حصوله على راتبه ناقصًا أو متأخرًا، إذ يُعد هذا المسير هو السجل الرسمي الذي تستند إليه المؤسسة في إثبات صحة موقفها، لأنه يبين المبالغ المدفوعة ومواعيد دفعها وتفاصيل احتساب كل راتب، مما يقلل من المخاطر، ويعزز الشفافية والثقة.

6- ضمان الامتثال للأنظمة

من خلال مسير الرواتب، تتمكن المؤسسات من الالتزام بأحدث قوانين العمل والمتطلبات الضريبية، لأن المسير هو السجل الذي يتضمن أجور وضرائب ومزايا كل موظف، مما يضمن الامتثال للأنظمة، ويحمي المؤسسة من مخاطر عدم الامتثال.

7- توفير الوقت في معالجة الرواتب

تستغرق العمليات اليدوية في الحسابات وإدخال البيانات الكثير من الوقت، وهنا يأتي دور مسير الرواتب الذي يعمل على أتمتة العديد من المهام، مما يسرّع عملية إعداد الرواتب ويوفر وقتًا يمكن استغلاله في مهام أخرى أكثر أهمية.

8- تحسين عملية اتخاذ القرار

تستفيد أقسام الموارد البشرية والمالية بالمؤسسات من بيانات الرواتب المُسجلة في مسير رواتب الموظفين في تتبع تكاليف العمالة على مدى الزمن، وتحليل اتجاهات التعويضات وتحليل الرواتب حسب الوظائف أو الأقسام، والتنبؤ بتكاليف الرواتب المستقبلية، مما يتيح إجراء تعديلات على سياسات الرواتب واتخاذ أفضل القرارات في هذا الشأن.

9- زيادة رضا الموظفين

من الفوائد التي تعود على الموظفين نتيجة استخدام مسير الرواتب، حصولهم على رواتبهم في الوقت المحدد وبدقة، مما يعزز من رضاهم ويحسن من معنوياتهم، كما أن الأنظمة المؤتمتة في حساب رواتب الموظفين تتيح لهم الوصول إلى معلومات الرواتب الخاصة بهم، مما يعزز من ثقة الموظفين في المؤسسة.

ما هو نموذج مسير الرواتب:

نموذج مسير الرواتب هو التنسيق الإلكتروني المُعد مسبقًا، يحتوي على صفوف وأعمدة متعددة، ينشأه قسم الموارد البشرية أو قسم المالية في المؤسسات في إدراج تفاصيل رواتب الموظفين وتنظيمها وحسابها وتتبعها بشكل منهجي.

وتعمد المؤسسات إلى استخدام نموذج مسير الرواتب الإلكتروني نظرًا لأهميته في تسجيل بيانات دقيقة وخالية من الأخطاء، والاحتفاظ بسجل لساعات العمل، وجدول الدفع، وضريبة الرواتب، وأيام الغياب، وضمان صرف الرواتب في مواعيدها المحددة.

وما يميز نموذج مسير الرواتب الإلكتروني، سهولة استخدامه، إذ لا يتطلب تدريبًا مسبقًا، مما يمكّن متخصصي الموارد البشرية من تعبئته وإدارته بسهولة، وبالتالي يمكن توفير تكاليف الاستعانة بموظفين خارجيين لإدارة الرواتب.

وتتعدد الصيغ الإلكترونية التي يمكن استخدامها عند إنشاء نموذج مسير الرواتب مثل Excel أو Word أو PDF، ويحتوي كل نموذج مهما كانت صيغته على عناصر أساسية تشمل: اسم الموظف، الرقم الوظيفي، المسمى الوظيفي، القسم، عدد أيام العمل، عدد أيام الغياب، الراتب الأساسي، البدلات، المكافآت، الخصومات، صافي الراتب.

نموذج مسير رواتب:

إليكم فيما يلي نماذج مسير رواتب للموظفين جاهزة للتحميل والتعديل:

نموذج سجل الرواتب

يمكن استخدام نموذج سجل الرواتب المتاح بصيغة Excel في تتبع معلومات الموظفين مثل: الراتب، وجدول الدفع، وساعات الإجازة، والخصومات، وغير ذلك، كما يمكن الاستفادة منه في توضيح بيانات اقتطاعات الضرائب والخصومات الأخرى، بالإضافة إلى الراتب الإجمالي والصافي، وقائمة مفصلة بساعات العمل حسب النوع: عادية، إضافية، إجازات رسمية، إجازة سنوية، أو إجازة مرضية.

نموذج تعقب إجازات الموظفين

في نموذج مسير الرواتب الخاص بتعقب إجازات الموظفين المتاح بصيغة Excel، يمكن متابعة ساعات الإجازة والمرض المستخدمة والمكتسبة، إذ يحتوي جدول البيانات على أقسام توضح الساعات لكل فترة دفع، والساعات المتراكمة، والساعات المتاحة حاليًا، وهو ما يفيد في إدارة إجازات الموظفين المرضية والسنوية لكل موظف على حدة.

نموذج خصم الرواتب

يمكنكم تحميل نموذج مسير الرواتب الخاص بخصم رواتب الموظفين بصيغة Word واستخدامه في تسجيل الخصومات الاختيارية مثل ادخار التقاعد والتأمين الصحي والتأمينات الاجتماعية، مع إجراء التعديلات المطلوبة.

نموذج تعديل الرواتب

يمكن استخدام نموذج تعديل الرواتب المتاح للتحميل بصيغة Word في توثيق التعديلات على رواتب الموظفين وأسباب تلك التعديلات لأسباب متعددة، مثل بدء وظيفة جديدة، أو الحصول على ترقية، أو إنهاء الخدمة.

صبّار هي اختيارك الأمثل لبناء فريق عمل مثالي

هل تبحث عن الموظفين المثاليين الذين يحدثون الفارق في عملك ولا تمتلك الوقت الكافي للفرز والمقابلات؟ مع صبّار يمكنك توظيف أفضل المرشحين من جميع التخصصات، خلال وقت قياسي ودون متاعب.

تمتلك صبّار قاعدة بيانات ضخمة من المرشحين المؤهلين الجاهزين للانضمام إليك فورًا، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، من السعوديين أو الأجانب أصحاب المهارات النادرة في سوق العمل، فقط تواصل معنا واستفد من أفضل خدمات التوظيف وباقات الاشتراك التي تناسب جميع احتياجاتك.

الخاتمة:

في المؤسسات، يُعتبر مسير رواتب الموظفين أداة تنظيمية محورية لتوثيق وإدارة جميع تفاصيل الرواتب بدقة. يتضمن هذا السجل بيانات شاملة تشمل الرواتب الأساسية، البدلات، ساعات العمل، الإجازات، الخصومات، وصافي الأجر، إلى جانب معلومات الموظف الوظيفية. يساعد مسير الرواتب على ضمان صرف الرواتب في الوقت المناسب والامتثال للقوانين الضريبية والتنظيمية، كما أنه يُستخدم كمرجع رسمي عند الحاجة للتدقيق أو تسوية النزاعات. وتُعد دقة البيانات وتحديثها المستمر من أهم عوامل نجاح هذا النظام.

يُعد إعداد نموذج مسير الرواتب الإلكتروني وسيلة فعالة لتسهيل عملية إدارة الرواتب، ويمكن إنشاؤه باستخدام برامج مثل Excel أو Word، حيث يحتوي النموذج على عناصر أساسية مثل الاسم، القسم، الراتب، والخصومات. وبتطبيق خطوات محددة، تبدأ بجمع بيانات الموظفين، مرورًا بحساب الأجور والبدلات والخصومات، وانتهاءً بحساب صافي الراتب، يُسهم هذا النموذج في تقليل الأخطاء، وتحقيق الشفافية، وتوفير الوقت، وتعزيز رضا الموظفين. كما يُستخدم المسير كأداة لدعم اتخاذ القرار وتحليل التكاليف وتحسين إدارة الموارد البشرية والمالية.