نظام إدارة الرواتب

نظام إدارة الرواتب من الأدوات الأساسية التي تعتمد عليها المؤسسات في حساب أجور الموظفين بدقة وصرفها في مواعيدها المحددة، إذ يقوم تلقائيًا بحساب الرواتب والخصومات مع تحديث القوانين واللوائح بشكل مستمر لتفادي الأخطاء وضمان الامتثال، وقد شكّل تكرار التعويضات عبئًا على قسم الموارد البشرية، لذا أصبحت التكنولوجيا عنصرًا لا غنى عنه في تسهيل هذه المهام، فقد ساعدت برامج إدارة الرواتب على أتمتة العمليات الحسابية، وتوزيع الرواتب، وتنظيم البيانات بدقة، مما جعل تنفيذ هذه العمليات أسرع وأكثر كفاءة، وفي هذا المقال نوضح تعريف نظام إدارة الرواتب وأنواعه ومعايير اختياره.

نظام إدارة الرواتب:

نظام إدارة الرواتب هو عبارة عن برنامج تستخدمه المؤسسات من أجل إدارة رواتب الموظفين وكل ما يتعلق بمدفوعاتهم بشكل مؤتمت آلي بدلًا من تنفيذ هذه العملية بشكل يدوي، إذ تم تصميم هذا البرنامج لتبسيط العملية المعقدة لحساب الرواتب، ليتتبع كل شيء من البداية إلى النهاية، مما يتيح التحكم الكامل في جميع التفاصيل بسهولة.

يقوم نظام إدارة الرواتب بحساب مدفوعات الموظفين ومستحقاتهم المالية التي تشمل الرواتب، المكافآت، الخصومات، مدفوعات التأمينات، العلاوات، الأجر الإجمالي والصافي، فضلًا عن التعويضات الأخرى مثل مستحقات الإجازات وغيرها.

تنطوي طريقة عمل نظام إدارة الرواتب على إدخال معلومات الموظفين في النظام، بما في ذلك الراتب أو الأجر بالساعة، ومدة الإجازة السنوية، والمزايا، وغيرها، ليقوم هو بدوره بتتبع ساعات العمل والحضور، مع مراعاة تغييرات الرواتب، أو تعديلات الخصومات والاستقطاعات، ثم يقوم بحساب التعويضات الإجمالية وتطبيق الخصومات أو التعديلات اللازمة.

في الوقت الحالي، باتت المؤسسات خاصة الكبيرة تعتمد على نظام إدارة الرواتب بشكل أساسي في معالجة مستحقات الموظفين بدقة وفي مواعيدها المحددة، نظرًا لقيام تلك البرامج بتنفيذ هذه العملية آليًا، مما يضمن عدم وجود أخطاء في كشوف الرواتب قد تؤدي إلى تذمر الموظفين وتضعف من قدرة المؤسسة على الاحتفاظ بهم، إضافة إلى دور تلك البرامج في الحفاظ على سجلات دقيقة، وضمان أمان وخصوصية البيانات، وضمان الامتثال القانوني للوائح وقوانين العمل.

اقرأ أيضًا: مسير الرواتب في الموارد البشرية وسلم الرواتب

أنواع نظام إدارة الرواتب:

ينقسم نظام إدارة الرواتب إلى عدة أنواع رئيسية تختلف باختلاف طريقة تنفيذها، وذلك على النحو التالي:

1- أنظمة الرواتب الداخلية

أنظمة الرواتب الداخلية هي التطبيقات والبرامج المتخصصة التي يتم تثبيتها على أجهزة المؤسسة وتُدار من قِبل موظفين داخليين، مما يمكنهم من التحكم الكامل في البيانات المخزنة وإدارتها بسهولة، وهي الأنظمة التي تُستخدم بشكل شائع في الشركات والمؤسسات المتوسطة التي لا ترغب في الاستعانة بمصادر خارجية في معالجة رواتب الموظفين.

ما يميز أنظمة الرواتب الداخلية، أنها توفر مستويات أمان أعلى نظرًا لعدم تعرض البيانات لمخاطر الشبكة، كما أن عملية إدارة البيانات تتم داخل المؤسسة مما يضمن الحفاظ على خصوصية معلومات الموظفين، مع إمكانية تخصيص النظام ليتوافق مع احتياجات المؤسسة ومتطلباتها القانونية.

على الرغم من مميزات أنظمة الرواتب الداخلية، إلا أنه ما يعيبها ارتفاع تكلفتها الأولية مقارنة بالأنظمة الأخرى، كما أنها تزيد من احتمالية حدوث أخطاء داخلية خاصة في حال نقص الخبرة بالنظام.

2- أنظمة الرواتب السحابية

توفر أنظمة الرواتب السحابية منصات إلكترونية تستخدمها المؤسسات في أتمتة وتبسيط مهام إدارة الرواتب، وهي المنصات التي يمكن الوصول إليها عبر الأجهزة المتصلة بالإنترنت، إذ تستخدم خوادم شبكية بدلاً من تخزين البيانات على الأجهزة المحلية، وبالتالي فهي مناسبة للمؤسسات التي تضم فرق عمل عن بُعد.

ما يميز أنظمة الرواتب السحابية، أنها تقوم بمعالجة كشوف الرواتب بشكل مؤتمت وبالتالي تقل فرص ارتكاب الأخطاء البشرية، فضلًا عن مرونتها العالية، إذ يمكن للنظام التكيف سريعًا مع نمو المؤسسة وزيادة عدد موظفيها، إلى جانب تكاملها بسهولة مع برامج المحاسبة لتوفير حل متكامل.

من عيوب أنظمة الرواتب السحابية، احتمالية تعرض بيانات الموظفين والنظم المالية للاختراق نظرًا لتخزينها على الإنترنت، الأمر الذي يتطلب وجود بنية قوية للحماية.

3- أنظمة الرواتب الخارجية

في بعض الأحيان، تستعين المؤسسات بجهات خارجية لإدارة كشوف رواتب موظفيها، حتى يتسنى لها التركيز على وظائفها الأساسية وإسناد هذه المهمة للمتخصصين، أو لأنها لا تملك الخبرة الكافية لتنفيذ هذه العملية بكفاءة.

هناك العديد من الشركات المتخصصة في معالجة رواتب الموظفين تتولى هذه المهمة نيابة عن المؤسسة، إذ تقوم بإدارة جميع مدفوعات الموظفين، وتصبح هي المسؤولة عن صرف الرواتب بدقة وفي مواعيدها المحددة، وتضمن امتثال المؤسسة للوائح والقوانين المحلية.

من مميزات أنظمة الرواتب الخارجية، أنها تُدار بواسطة مختصين على دراية تامة بالقوانين والأنظمة الحالية، مما يقلل من احتمالية ارتكاب الأخطاء، كما أنها توفر الوقت وتتيح للموظفين الداخليين التركيز على مهام أخرى.

ومن عيوب تلك الأنظمة، أنها ذات تكلفة عالية بالنسبة للشركات الصغيرة، كما أن المزود الخارجي يتولى إدارة جميع بيانات الرواتب، مما قد يثير مخاوف تتعلق بالخصوصية.

تعرف على: نظام الأجور في إدارة الموارد البشرية

كيفية اختيار نظام إدارة الرواتب:

عندما تقرر المؤسسة اختيار نظامًا لإدارة رواتب موظفيها، هناك العديد من العوامل التي تستند إليها للاستقرار على النظام الأفضل، تشمل تلك العوامل ما يلي:

1- معايير الأمان وحماية خصوصية البيانات

من العوامل التي تضعها المؤسسات في اعتبارها عند اختيار نظام إدارة الرواتب، مدى تمتع النظام بمعايير الأمان التي تحافظ على البيانات، لضمان حماية خصوصية المعلومات الحساسة الخاصة بالموظفين وبياناتهم المالية وأرقام حساباتهم البنكية، لذلك لا بد من اختيار الأنظمة التي تستخدم بروتوكولات تشفير البيانات، وصلاحيات وصول مبنية على الأدوار، مع امتلاك المزودين الموثوقين بروتوكولات واضحة للتعامل مع انتهاكات البيانات.

2- التكلفة الإجمالية

يتوقف اختيار المؤسسة لبرنامج إدارة الرواتب على تكلفته الإجمالية التي يجب أن تناسب ميزانية المؤسسة، وبالتالي تقارن المؤسسة بين رسوم الاشتراك، وتكاليف الإعداد، والرسوم لكل موظف من جهة، وبين العوائد المحتملة من توفير الوقت، وتقليل الأخطاء، وتقليل مخاطر عدم الامتثال من جهة أخرى، مع التأكد من عدم وجود رسوم خفية تؤدي إلى زيادة التكاليف التشغيلية، ومن ثم تختار البرنامج المناسب.

3- قابلية التوسع

تُعد قابلية التوسع من المعايير المهمة التي تأخذها المؤسسة في الاعتبار عند اختيار النظام المناسب لإدارة الرواتب، إذ تحتاج المؤسسة إلى استخدام برنامج يواكب تطورها عندما تنمو ويزداد عدد موظفيها، بحيث يكون قادرًا على التعامل مع أنظمة الضرائب المتعددة، وتكرار الدفعات المختلفة، وقوانين العمل المتنوعة دون أي تعطيل.

تواصل معنا في صبّار ووظف الكفاءات والمواهب في إدارة الرواتب، لضمان تحسين تجربة الموظفين عبر صرف الرواتب في الوقت المحدد دون أخطاء، والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية بسهولة.

4- التكامل مع الأدوات الأخرى

يجب ألا تعمل إدارة الرواتب بمعزل عن باقي الأنظمة، لذلك عندما تختار المؤسسة نظام إدارة الرواتب المناسب، لا بد من التأكد من تكامله مع أنظمة تتبع الوقت، ومنصات الموارد البشرية، وبرامج المحاسبة، من أجل تحقيق أتمتة كاملة لعملية الرواتب، إذ يفيد هذا التكامل في إلغاء الحاجة إلى إدخال البيانات المكررة، وزيادة الدقة، وتقليل التدخل البشري إلى أدنى حد ممكن.

5- الدعم الفني

من العوامل التي لا ينبغي الإغفال عنها عند اختيار نظام إدارة الرواتب، قدرة مزود النظام على تقديم الدعم الفني للمؤسسة سواء خلال عملية التنفيذ الأولية، أو في أثناء الاستخدام اليومي للنظام، الأمر الذي يفرض على المؤسسة التأكد من امتلاك المزود فريق دعم متخصص متاحًا على مدار الساعة للتعامل مع أي مشكلات قد تواجه المؤسسة عند استخدام النظام، وللإجابة عن أي استفسار، وتقديم المشورة في الوقت المناسب.

6- مستوى الأتمتة

الغرض الأساسي من استخدام نظام إدارة الرواتب، معالجة كشوف رواتب الموظفين بشكل مؤتمت وتقليل تنفيذ هذه العملية يدويًا، لذلك كلما كان مستوى الأتمتة في البرنامج عاليًا وزاد عدد العمليات التي يمكن أتمتتها، كان أفضل بالنسبة للمؤسسة، ويمكن الاستدلال على مستوى أتمتة البرنامج من قدراته التي تكون أوسع وأكثر شمولًا.

7- سهولة الاستخدام

يجب أن يكون نظام إدارة الرواتب المقرر الاعتماد عليه سهل الاستخدام والفهم لكل من أصحاب العمل والموظفين، بحيث لا يقضي المستخدم وقتًا طويلًا في التنقل بين مختلف وظائف البرنامج، مع إمكانية الوصول إلى ميزاته بسهولة عبر الهواتف المحمولة، وهو العامل المهم الذي يجعل عملية إدارة الرواتب أكثر كفاءة.

8- وظائف الخدمة الذاتية للموظف

باتت وظائف الخدمة الذاتية للموظف من العوامل التي تؤخذ في الاعتبار قبل الاستقرار على نظام إدارة الرواتب المقرر الاعتماد عليه، إذ يتعين على المؤسسة اختيار نظام يمكن للموظفين استخدامه بسهولة لتنفيذ المهام البسيطة مثل تحديث البيانات، والإجابة عن مختلف الاستفسارات، حتى يكون لدى فريق الموارد البشرية المزيد من الوقت للتركيز على المهام الأكثر أهمية.

9- سهولة الوصول إلى البيانات

نظام إدارة الرواتب الفعال هو الذي يتيح للمستخدمين الوصول إلى البيانات بسهولة، من خلال تزويده بلوحة تحكم منظمة جيدًا وتقدم وظائف متعددة لعرض وتحليل واستخراج مجموعات مختلفة من البيانات في أي وقت.

اعرف أكثر عن: كيفية حساب الرواتب؟

10- القابلية للتخصيص

من الضروري أن يكون نظام إدارة الرواتب قابلًا للتخصيص، لأن كل مؤسسة لها متطلبات مختلفة فيما يتعلق بالرواتب والمحاسبة، وبالتالي يجب اختيار نظام يمكن تكييف وظائفه ومكوناته الأساسية وفقًا للاحتياجات الفردية للمؤسسة، حتى يكون قادرًا على تلبية جميع متطلباتها.

11- قدرات إعداد التقارير

من الوظائف الأساسية لنظم إدارة الرواتب إعداد التقارير حول عمليات الرواتب داخل المؤسسة، لذلك عند اختيار النظام المناسب، يجب التأكد من أنه يوفر خيارات إعداد التقارير الداخلية، وأن يدعم البرنامج أقسام الموارد البشرية والرواتب والمحاسبة في استخراج البيانات اللازمة لإعداد التقارير المالية والتخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة.

12- خيارات الدفع

لا تقتصر قدرات نظام إدارة الرواتب الفعال على حساب رواتب وأجور الموظفين آليا فحسب، بل تشمل أيضًا قدرات تسمح بإجراء المدفوعات بشكل آلي وتمكين الدفع الجماعي لجميع الموظفين بنقرة واحدة فقط.

13- دعم الامتثال

من معايير جودة نظام إدارة الرواتب، قدرته على دعم المؤسسة على الالتزام بالقوانين واللوائح المتعلقة بالرواتب، وهو ما يتحقق من خلال تحديث تلك اللوائح تلقائيًا بمجرد ورود أية تغيرات بها، وإرسال تذكيرات لتقديم تقارير الرواتب المهمة، وإنشاء هذه التقارير بالصيغة المطلوبة.

اقرأ المزيد عن: مسير رواتب الموظفين - دليل شامل

استثمر في معالجة رواتب شركتك بدقة مع صبّار

هل تبحث عن كفاءات متميزة في إدارة الرواتب لضمان سير العمليات المالية في شركتك بسلاسة ودقة؟ نحن في صبّار للتوظيف نوفر لك أفضل الخبرات المتخصصة في إدارة الرواتب، من الخبراء في احتساب الأجور والخصومات، المكافآت، الإجازات، المحترفين في استخدام أنظمة الرواتب والبرمجيات الحديثة، لتضمن صرف رواتب الموظفين بدقة واحترافية.

تمتلك صبّار قاعدة بيانات ضخمة لأصحاب المواهب ممن يناسبون احتياجاتك في إدارة الرواتب، السعوديين أو الأجانب، المؤهلين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين.

الخاتمة:

نظام إدارة الرواتب هو برنامج مؤتمت يُستخدم لإدارة جميع المدفوعات والمستحقات المالية للموظفين، بما يشمل الرواتب، المكافآت، الخصومات، التأمينات، العلاوات، والأجر الإجمالي والصافي، بالإضافة إلى التعويضات الأخرى مثل مستحقات الإجازات.

يقوم النظام بتتبع معلومات الموظفين مثل الراتب أو الأجر بالساعة، الإجازات، والمزايا، ثم يتابع ساعات العمل والحضور ويحسب التعويضات الإجمالية مع تطبيق الخصومات والتعديلات، مما يضمن دقة الكشوف وموعد صرف الرواتب، ويحافظ على أمان وسرية البيانات وامتثال المؤسسة للقوانين واللوائح.

ينقسم نظام إدارة الرواتب إلى عدة أنواع، منها الأنظمة الداخلية التي تُدار داخليًا وتوفر أمانًا عاليًا مع تحكم كامل في البيانات، والأنظمة السحابية التي يمكن الوصول إليها عبر الإنترنت وتتميز بالأتمتة والمرونة وقابلية التوسع، وأنظمة الرواتب الخارجية التي تديرها جهات متخصصة لتخفيف العبء على الموظفين الداخليين مع ضمان الالتزام بالقوانين.

عند اختيار النظام المناسب، يجب مراعاة معايير الأمان، التكلفة، قابلية التوسع، التكامل مع الأنظمة الأخرى، مستوى الأتمتة، سهولة الاستخدام، وظائف الخدمة الذاتية للموظفين، سهولة الوصول للبيانات، القابلية للتخصيص، قدرات إعداد التقارير، خيارات الدفع، ودعم الامتثال للقوانين.