كيفية حساب الرواتب؟

تُعد عملية حساب الرواتب من أهم المهام في أي مؤسسة، فهي تضمن حصول الموظفين على مستحقاتهم بدقة وفي الوقت المحدد، وتضمن أيضًا امتثال الشركة للقوانين واللوائح المالية والضريبية. تتطلب هذه العملية دقة متناهية وفهمًا جيدًا للمكونات المختلفة للراتب والخصومات والمساهمات. 

يُعد حساب رواتب الموظفين بدقة من أهم مهام قسم الموارد البشرية أو المحاسبة، ويحتاج إلى فهم شامل لمكونات الراتب والتزامات المؤسسة، ويجب أن تتم هذه العملية عبر عدة خطوات، إليك تفصيل للخطوات الأساسية:

1- التأكد من توافر المعلومات عن الموظفين

قبل البدء في حساب رواتب الموظفين، يجب التأكد من توافر المعلومات المطلوبة عن كل موظف، وهي: معدل الأجر أو الراتب، عدد الساعات التي عملها الموظف خلال كل أسبوع من فترة الدفع، بيانات المزايا، بيانات التقاعد، سجلات التعويضات أو المبالغ المستردة من الموظف، أي معلومات عن الخصومات الخاصة بالموظف.

تُشكل هذه الخطوة الأساس الذي تُبنى عليه عملية حساب الرواتب بأكملها. فبدون بيانات دقيقة وكاملة، ستكون الحسابات خاطئة، مما قد يؤدي إلى مشاكل مالية وقانونية. 

• معدل الأجر أو الراتب سواء كانوا بالساعة أو بالراتب السنوي
• عدد الساعات التي عملها الموظف خلال كل أسبوع من فترة الدفع
• بيانات المزايا التي يستفيد منها الموظف والتي قد تتطلب خصمًا من راتبه. على سبيل المثال: أقساط التأمين الصحي أو التأمين على الحياة التي يدفع الموظف جزءًا منها، أو اشتراكات الأندية الرياضية التي توفرها الشركة بخصم.
• بيانات خطط التقاعد أو التأمينات الاجتماعية. يجب معرفة النسبة المئوية أو المبلغ الثابت الذي يُخصم من راتب الموظف لهذه الخطط.
• سجلات التعويضات أو المبالغ المستردة من الموظف، وهذه هي المبالغ التي قد تكون الشركة قد دفعتها نيابة عن الموظف (مثل نفقات السفر أو المصروفات التي تم سدادها مقدمًا).
• أي معلومات عن الخصومات الخاصة بالموظف:

2- حساب الراتب الإجمالي

في هذه الخطوة، يجب حساب الراتب الإجمالي للموظف، وهو إجمالي المبلغ الذي كسبه خلال فترة محددة بما في ذلك الحوافز، وتختلف طريقة الحساب باختلاف لطريقة تقاضي الأجر سواء شهريًا أو بالساعة، وذلك على النحو التالي:

لحساب الراتب الإجمالي لموظف يتقاضى راتبًا سنويًا، يتم قسمة الراتب السنوي على عدد مرات صرف الرواتب خلال السنة، على سبيل المثال، إذا كان موعد صرف الرواتب هو مطلع كل شهر، يُقسم الراتب على 12، ثم يُضاف إلى الناتج أي مدفوعات إضافية حصل عليها الموظف خلال فترة الراتب الحالية.

‍

لحساب الراتب الإجمالي للموظف الذي يتقاضى أجرًا بالساعة، يتم جمع عدد الساعات التي عملها في كل أسبوع على حدة، حتى يتسنى حساب عدد ساعات العمل الإضافي، وبعد حساب عدد الساعات العادية والإضافية التي عملها الموظف في كل أسبوع، يُكرر ذلك لباقي الأسابيع ضمن فترة الراتب، ثم يُضاف إلى الناتج أي مدفوعات إضافية حصل عليها الموظف خلال تلك الفترة.

3- احتساب الخصومات الطوعية

لخصومات الطوعية هي المبالغ التي يوافق الموظف على خصمها من راتبه مقابل مزايا أو خدمات معينة. هذه الخصومات ليست إلزامية بموجب القانون، ولكنها جزء من حزمة المزايا التي تقدمها الشركة أو يختارها الموظف.

هناك العديد من المزايا التي تقدمها المؤسسات لموظفيها إلى جانب الراتب الشهري أو الأجر بالساعة، مثل التأمين الصحي، التأمينات الاجتماعية، خطط التقاعد، وبناءً على الاستفادة من تلك المزايا يتم خصم مبالغ من راتب الموظف، وبالتالي لا بد من إدراج هذه الخطوة عند حساب رواتب الموظفين.

كما يُخصم من راتب الموظف الغرامات الموقعة عليه نتيجة الغياب أو التأخير، وكذلك مبالغ السلف التي اقترضها من المؤسسة.

من أمثلة هذه الخصومات:

• أقساط التأمين الصحي الإضافي أو التأمين على الحياة
• خطط الادخار أو التقاعد الاختيارية
• اشتراكات النوادي الرياضية أو العضوية المهنية
• سداد السلف أو القروض من الشركة
• التبرعات الخيرية
• الغرامات التأديبي

4- طرح الخصومات الإلزامية

الخصومات الإلزامية هي المبالغ التي يفرضها القانون أو أوامر قضائية على راتب الموظف، ولا يمكن للموظف أو الشركة تجنبها. تُخصم هذه المبالغ من إجمالي أجر الموظفين قبل حساب صافي الراتب.

فبعد خصم المزايا، يتم خصم المبالغ الإلزامية على الموظفين، وهي الضرائب، والاقتطاعات المفروضة، وأوامر الحجز القضائي، وتُخصم تلك المبالغ من إجمالي أجر الموظفين.

وذلك مثل:

• الضرائب، كضريبة الدخل، وضرائب التأمينات الاجتماعية
• الاقتطاعات المفروضة
• وأوامر الحجز القضائي (Garnishment Orders) التي تلزم الشركة بخصم جزء من راتب الموظف لسداد ديون أو التزامات مالية، مثل النفقة الزوجية أو نفقة الأطفال أو غيره

5- حساب مساهمات المؤسسة

بمجرد الانتهاء من حساب جميع الخصومات والمساهمات التي يتم اقتطاعها من راتب الموظف، يتم حساب المساهمات التي يتعين على المؤسسة دفعها، مثل التأمين الصحي، والتأمينات الاجتماعية.

هذه الخطوة لا تتعلق بخصم مبالغ من راتب الموظف، بل تتعلق بالتكاليف الإضافية التي تتحملها المؤسسة فوق الراتب الأساسي للموظف. هذه المساهمات هي جزء من التكلفة الإجمالية لتوظيف الموظف وتُعد التزامات قانونية أو تعاقدية على الشركة. من أمثلة مساهمات المؤسسة:

• مساهمة المؤسسة في التأمين الصحي: الجزء الذي تدفعه الشركة من أقساط التأمين الصحي للموظفين.
• مساهمة المؤسسة في التأمينات الاجتماعية: الجزء الذي تدفعه الشركة في نظام التأمينات الاجتماعية أو التقاعد الحكومي للموظفين.
• مساهمات في خطط التقاعد: إذا كانت الشركة تساهم في خطط تقاعد خاصة للموظفين.
• تكاليف التأمين ضد البطالة أو تعويضات العمال: في بعض الدول، تلتزم الشركات بدفع مساهمات لهذه الأنظمة.

6- حساب صافي الراتب

وهي الخطوة الأخيرة في عملية حساب راتب الموظف، إذ يتم حساب صافي الراتب الذي يحصل عليه من خلال المعادلة التالية: صافي الراتب = الراتب الأساسي + البدلات + الحوافز - الخصومات.

هذه هي الخطوة النهائية والأهم، حيث يتم تحديد المبلغ الفعلي الذي سيحصل عليه الموظف بعد جميع الإضافات والخصومات. يتم حساب صافي الراتب باستخدام المعادلة التالية:

صافي الراتب = الراتب الأساسي + البدلات + الحوافز - (جميع الخصومات الطوعية والإلزامية)

دعنا نفصل مكونات هذه المعادلة:

• الراتب الأساسي: هو المبلغ المتفق عليه للموظف قبل أي إضافات أو خصومات.
• البدلات: هي مبالغ إضافية تُدفع للموظف لتغطية نفقات معينة أو كمكافأة.
• الحوافز: هي مبالغ تُدفع للموظف بناءً على أدائه أو تحقيق أهداف معينة. قد تشمل:
• الخصومات: هي مجموع كل الخصومات التي تم حسابها في الخطوتين 2 و 3 (الخصومات الطوعية والإلزامية).

مثال توضيحي: إذا كان الراتب الأساسي لموظف 10,000 ريال، ويحصل على بدل سكن 2,000 ريال، وبدل نقل 500 ريال، ومكافأة أداء 1,000 ريال. وكانت لديه خصومات تأمينات اجتماعية (إلزامية) 800 ريال، وخصم تأمين صحي (طوعي) 200 ريال، وسلفة (طوعية) 500 ريال.

إجمالي المستحقات: 10,000 (أساسي) + 2,000 (سكن) + 500 (نقل) + 1,000 (مكافأة) = 13,500 ريال. إجمالي الخصومات: 800 (تأمينات) + 200 (تأمين صحي) + 500 (سلفة) = 1,500 ريال. صافي الراتب: 13,500 - 1,500 = 12,000 ريال.

صبّار هي اختيارك الأمثل لبناء فريق عمل مثالي

هل تبحث عن الموظفين المثاليين الذين يحدثون الفارق في عملك ولا تمتلك الوقت الكافي للفرز والمقابلات؟ مع صبّار يمكنك توظيف أفضل المرشحين من جميع التخصصات، خلال وقت قياسي ودون متاعب.

تمتلك صبّار قاعدة بيانات ضخمة من المرشحين المؤهلين الجاهزين للانضمام إليك فورًا، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، من السعوديين أو الأجانب أصحاب المهارات النادرة في سوق العمل، فقط تواصل معنا واستفد من أفضل خدمات التوظيف وباقات الاشتراك التي تناسب جميع احتياجاتك.

الخاتمة:

في الختام، تُعد عملية حساب الرواتب خطوة حيوية في إدارة الموارد البشرية والمالية داخل أي مؤسسة. فهي تتطلب دقة كبيرة وفهمًا شاملاً لجميع مكونات الراتب والخصومات والمساهمات، سواء كانت طوعية أو إلزامية، وذلك لضمان دفع مستحقات الموظفين بطريقة صحيحة وقانونية، مما يعزز الثقة بين الموظف وصاحب العمل.

كما أن الالتزام بالخطوات المنهجية في حساب الرواتب يسهم في تجنب الأخطاء المالية أو القانونية، ويضمن الامتثال للوائح المحلية. ومع تطور أنظمة المحاسبة والموارد البشرية، أصبح من الممكن أتمتة هذه العملية لتوفير الوقت وتقليل نسبة الخطأ، مما يرفع من كفاءة المؤسسة ويُحسّن من بيئة العمل بشكل عام.